Pdf downloaden
Pdf downloaden
Het opzetten van een vergadering vereist dat alle relevante informatie op een duidelijke, beknopte manier wordt gecommuniceerd. Je moet de mensen laten weten wanneer het is, waar het is en wat er besproken moet worden. Het kan helpen om een paar notities toe te voegen voor het geval er voorbereidend werk of benodigdheden voor de vergadering nodig zijn. Of je nu je e-mail of een applicatie als Outlook gebruikt, zorg ervoor dat je alle basisgegevens vermeldt, zodat je genodigden alle feiten kennen en weten wat ze kunnen verwachten.
Stappen
-
Schrijf een korte, relevante onderwerpsregel met de datum en het onderwerp van de vergadering. Het opnemen van deze details zorgt ervoor dat genodigden weten wanneer het is en wat er besproken moet worden, zonder zelfs maar de e-mail te hoeven openen. Je kunt bijvoorbeeld schrijven: 'Vergadering 8/12: Nieuwe rapportagerichtlijnen.' [1] X Bron
Waarschuwing: Het weglaten van het onderwerp van de vergadering zal er waarschijnlijk toe leiden dat mensen zullen antwoorden met de vraag of het relevant is voor hun afdeling of dat hun aanwezigheid verplicht is, dus wees er zeker van het onderwerp te vermelden!
-
Vraag om een bevestiging van de aanwezigheid in de onderwerpsregel. Als je wilt weten wie er naar de vergadering komt, vraag dan om een bevestiging in de onderwerpsregel. Op die manier weten ze dat ze zo snel mogelijk moeten reageren, zelfs voordat ze de e-mail openen. Je zou kunnen schrijven: 'Vrijdag 6/10 HR vergadering, gelieve z.s.m. te bevestigen.' [2] X Bron
- Je zou ook kunnen schrijven: 'Alsjeblieft, RSVP: HR vergadering 6/10'.
-
Laat ze in de onderwerpsregel weten of het een spoedvergadering is. Als het een dringend of tijdgevoelig onderwerp is dat direct een vergadering rechtvaardigt, voeg dan een gevoel van urgentie toe aan de onderwerpsregel. Je zou bijvoorbeeld iets kunnen schrijven in de trant van 'Spoedvergadering maandag 31/2': Cybersecurity'. [3] X Bron
- Het is belangrijk om ook het onderwerp van de vergadering te vermelden om hen een idee te geven van wat ze kunnen verwachten.
-
Geef aan of de aanwezigheid wel of niet verplicht is. Als je voor een groot bedrijf werkt, kan het zijn dat de aanwezigheid van sommige mensen niet voor elke vergadering vereist is. Vermeld de relevante afdeling in de onderwerpsregel of laat de ontvangers weten of ze aanwezig moeten zijn. Je kunt bijvoorbeeld schrijven: 'Verplichte marketingvergadering 6/10'. [4] X Bron
- Als de vergadering niet nodig is, zou je kunnen schrijven: 'Voorgestelde vergadering 6/10 over efficiënte onderzoekstactieken.
-
Gebruik volledige woorden in je onderwerpsregel om verwarring te voorkomen. Afkortingen lijken misschien efficiënt, maar ze zijn niet zo specifiek als volledige woorden en kunnen verwarring veroorzaken. Bijvoorbeeld: 'SEV' kan betekenen 'systemen en verwerking' of 'status en voortgang', afhankelijk van wie wel en niet bekend is met het jargon dat je gebruikt. [5] X Bron
- Het is echter oké om veel voorkomende, algemeen gangbare afkortingen te gebruiken zoals 'RSVP,' 'HR,' en 'Wo'.
Advertentie
-
Schrijf een korte, vriendelijke introductie en een kort briefje. Jezelf voorstellen is noodzakelijk als je voor een groot bedrijf werkt of als je nog niet iedereen kent. Het is ook belangrijk om in deze korte intro te vermelden of er documenten of benodigdheden moeten worden ingevuld en/of meegenomen dienen te worden naar de vergadering. [6] X Bron
- Maak je introductie persoonlijk of relevant voor het werk. Bijvoorbeeld: 'Hallo team, ik kijk uit naar de nieuwe programmalancering volgende week!
Tip: Herinner de ontvangers eraan wanneer ze taken moeten uitvoeren of iets mee moeten nemen naar de vergadering. Bijvoorbeeld: 'Ter herinnering, breng vier gedrukte exemplaren van de lijsten met je leverancierscontacten mee.'
-
Vermeld de vergaderdatum en tijd op een aparte regel, zodat het opvalt. Dit is essentiële informatie voor mensen om de vergadering bij te wonen, dus je wilt dat het duidelijk is en zich onderscheidt van de rest van de tekst. Houd twee lege regels aan boven en onder de tekst en/of zet deze in een vet lettertype. [7] X Bron
- Bijvoorbeeld: '6 oktober, 10:30 - 11:45 uur'.
- Als de vergadering online is, maak dan een lijst van de tijdzone, zodat mensen in verschillende tijdzones hem niet hoeven te missen vanwege eventuele miscommunicatie. Je zou bijvoorbeeld kunnen schrijven: 6 oktober, 10:30 - 11:45 uur (UTC+1).
-
Geef de locatie aan na de datum en tijd. Laat de locatie net zo goed opvallen als de datum en de tijd, vooral als jullie elkaar op een nieuwe plek ontmoeten, als het moeilijk te vinden is of als je weet dat sommige ontvangers niet bekend zijn met de omgeving. Voor virtuele vergaderingen (via een live forum of videochat), geef je een link naar het forum of videogesprek voor eenvoudige toegang. [8] X Bron
- Wanneer je aanwijzingen geeft, wees dan zo gedetailleerd mogelijk. Bijvoorbeeld: 'Kom naar vergaderzaal 592 in het Timarengebouw (209 Hoofdstr.). Zaal 592 bevindt zich op de 12e etage van het gebouw, aan de zuidkant van het gebouw (aan je linkerhand nadat je uit de lift bent gestapt).'
-
Deel het doel van de bijeenkomst. Laat de ontvangers weten wat het doel is van de vergadering. Geef een korte agenda voor de vergadering om te helpen bij het herkennen van de taken die vooraf moeten worden uitgevoerd. Je kunt eenvoudigweg het onderwerp aangeven (zoals 'Cybersecurity Update') of je kunt een tijdlijn aangeven: [9] X Bron
- 10:30 - 10:45 Update van de status van het project
- 10:45 - 11:10 Vergelijk en selecteer passende voorstellen
- 11:10 - 11:30 Brainstormen en doelen voor lancering
-
Proeflees je e-mail op zoek naar grammaticale en feitelijke fouten. De belangrijkste dingen om te proeflezen zijn de datum, tijd en locatie van de vergadering, dus zorg ervoor dat je die correct hebt! Je kunt ook je inleiding, agenda of andere aantekeningen die je mogelijk hebt opgenomen proeflezen, om ervoor te zorgen dat je in ieder geval de basis hebt behandeld. [10] X Bron
- Lees je e-mail hardop om er zeker van te zijn dat je schrijven duidelijk en beknopt is, voordat je het verstuurt.
Advertentie
-
Klik op 'Nieuwe vergadering' onder de Start-tab in Outlook. Als je bedrijf gebruikmaakt van een communicatiedatabase met een geïntegreerde agenda, zoals Outlook, gebruik deze dan om je vergadering in te richten. Dat is meestal de gebruikelijkste manier om contact te onderhouden voor mensen met wie je werkt. [11] X Bron
- Als je bedrijf geen gebruikmaakt van Outlook of iets dergelijks, dan kun je je werkgerelateerde e-mail gebruiken om de uitnodiging te versturen.
-
Selecteer een tijd en datum in het venster 'Agenda-assistent'. Nadat je een nieuwe vergadering hebt aangemaakt, verschijnt het venster 'Agenda'. Klik op 'Agenda-assistent' en geef een beschikbare tijd en datum aan voor de vergadering. [12] X Bron
- Zorg ervoor dat het een tijd is waarop jij en de beoogde aanwezigen beschikbaar zijn. Afhankelijk van de applicatie van je bedrijf, kan het nodig zijn om je kijk-instellingen aan te passen om ieders agenda te tonen (naast die van jezelf).
-
Voeg deelnemers toe door hun naam in te typen of door gebruik te maken van je adresboek. Klik op de tekstbalk om handmatig namen in te voeren of door je adresboek te bladeren en hun namen uit de lijst te selecteren. Gebruik de functie 'Agenda-assistent' om de beschikbaarheid van andere mensen te controleren. [13] X Bron
- Als er mensen zijn die niet aanwezig kunnen zijn, dan worden hun namen gemarkeerd. De assistent zal zelfs aanbevolen tijden tonen voor jou en de beoogde aanwezigen.
-
Stel de begin- en eindtijd van de vergadering in. Zorg ervoor dat de datum van de vergadering de datum is die je eerder hebt geselecteerd, en klik op de kalenderknop om eventuele wijzigingen aan te brengen. Gebruik vervolgens de pijlen omlaag rechts van de tijdlijsten, om de juiste begin- en eindtijd te selecteren. [14] X Bron
- Het toevoegen van eindtijd houdt rekening met de tijd van de andere aanwezigen, zodat ze weten wat ze kunnen verwachten en hun woon-werkverkeer of werk rond de vergadering kunnen plannen.
-
Klik op 'Afspraak' onder het tabblad 'Vergadering' bovenaan het scherm. Als je op deze knop klikt, keer je terug naar het algemene afsprakenvenster en zie je de geplande datum van de vergadering. Vanaf hier kun je een onderwerp, locatie en notities toevoegen. [15] X Bron
- Als je je invoer niet op het afspraakscherm ziet staan, ga dan terug en herhaal het proces totdat het verschijnt.
-
Wees specifiek bij het invoeren van het onderwerp, de locatie en de notities. Laat de ontvangers in een paar korte woorden weten waar de vergadering over gaat (bijv. 'Aankomende test van product'). Wees specifiek over de locatie en geef aanwijzingen als het geen typische ontmoetingsplaats is of als het lastig is om er te komen. Voeg eventuele extra notities toe (zoals voorbereidend werk) die relevant zijn voor de vergadering. [16] X Bron
- Geef het adres van de locatie, zelfs als je denkt dat ze het al weten.
- Klik op 'Verzenden' als je klaar bent.
Tip: Vermijd te brede onderwerpen zoals 'brainstormen', omdat dat de mensen niet veel zegt over het doel van de vergadering. In plaats daarvan zou je kunnen zeggen, 'Brainstormen over verkopers voor een nieuw product'.
Advertentie
Tips
- Bij het proeflezen van je e-mail of uitnodiging moet je het kort en bondig houden.
- Gebruik een vriendelijke, professionele schrijfstijl.
- Kijk de ontvangerslijst dubbel na om er zeker van te zijn dat iedereen die er moet zijn, wordt uitgenodigd.
- Typ adressen in de 'bcc'-regel als je wilt dat de adressen van de overige geadresseerden verborgen blijven voor de ontvangers.
Advertentie
Waarschuwingen
- Stuur de uitnodiging of e-mail niet zonder datum, tijd en locatie. Het zal je genodigden waarschijnlijk frustreren en je zult een heleboel vragen krijgen waarin je om die informatie wordt gevraagd.
- Schrijf niet alles in hoofdletters -- het zal schreeuwerig en zeer onprofessioneel overkomen.
Advertentie
Bronnen
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ http://edtech.ut.edu/microsoft-office/333-using-outlook-scheduling-assistant-to-create-meeting-invitations
- ↑ http://edtech.ut.edu/microsoft-office/333-using-outlook-scheduling-assistant-to-create-meeting-invitations
- ↑ http://edtech.ut.edu/microsoft-office/333-using-outlook-scheduling-assistant-to-create-meeting-invitations
- ↑ http://edtech.ut.edu/microsoft-office/333-using-outlook-scheduling-assistant-to-create-meeting-invitations
- ↑ http://edtech.ut.edu/microsoft-office/333-using-outlook-scheduling-assistant-to-create-meeting-invitations
- ↑ http://edtech.ut.edu/microsoft-office/333-using-outlook-scheduling-assistant-to-create-meeting-invitations
Advertentie
Meld je aan voor de gratis nieuwsbrief van wikiHow!
Je vindt dan elke week handige handleidingen in je inbox.
Meld me aan!
