Pdf downloaden
Pdf downloaden
Het schrijven van een werkverslag kan indrukwekkend zijn, hoewel het misschien eenvoudiger is dan je zou kunnen denken. Werkverslagen worden meestal gebruikt om de voortgang van een werkproject uit te leggen of om conclusies en aanbevelingen met betrekking tot werkplekproblemen te geven. Om eenvoudig een effectief werkverslag te schrijven, begin je met het overwegen van je doelstelling, je publiek, het onderzoek en de boodschap. Stel vervolgens je verslag op met een standaardindeling voor bedrijfsverslagen. Ten slotte kun je het verslag aanpassen om het effectief te maken.
Stappen
-
Bepaal de doelstelling en het onderwerp van het verslag. Misschien heeft iemand je om een verslag gevraagd. De doelstelling of het onderwerp zal waarschijnlijk in het verzoek worden opgenomen. Als je niet zeker bent van wat de doelstelling of het onderwerp is, overweeg dan wat je naar je publiek overbrengt. Je kunt ook je baas of leidinggevende om opheldering vragen. [1] X Bron
- De doelstelling kan bijvoorbeeld het analyseren van een bedrijfsprobleem zijn, de resultaten van een project waaraan je hebt gewerkt uit te leggen of je supervisor een overzicht te geven van je werkvoortgang. [2] X Bron
-
Bepaal de toon en taal die voor de doelgroep geschikt is. Overweeg wat de doelgroep al weet, evenals het jargon dat ze zullen begrijpen. Wanneer je een werkverslag schrijft, kun je vaak professioneler taalgebruik en jargon gebruiken dan wanneer je voor het grote publiek schrijft. [3] X Bron
- Wie zal het verslag lezen? Neem iedereen op in je doelgroep die het verslag redelijkerwijs zou kunnen gebruiken.
- Als je voor verschillende soorten lezers schrijft, neem dan alle nodige informatie op zodat ook de minst geïnformeerde lezer deze moeiteloos kan begrijpen. Gebruik echter koppen voor elke sectie zodat de geïnformeerde lezers informatie kunnen overslaan die voor hen overbodig is. [4] X Bron Je kunt ook secties bevatten voor elke doelgroep om tegemoet te komen aan hun afzonderlijke wensen.
-
Verzamel je onderzoek en ondersteunend materiaal, indien van toepassing. Neem het material op die je hebt gebruikt om conclusies te trekken of aanbevelingen te ontwikkelen. Je gaat hiernaar verwijzen terwijl je het verslag voorbereidt, en je moet deze wellicht opnemen in de bijlagen van het verslag. Dit zijn het soort zaken die je kunt opnemen bij het opstellen van het verslag: [5] X Bron
- Financiële gegevens
- Tabellen
- Grafieken
- Statistieken
- Enquêtes
- Vragenlijsten
- Gesprekken met deskundigen, collega's, klanten, enz.
-
Bekijk je voortgang als je een voortgangsverslag schrijft. Een goed voortgangsverslag geeft een snel overzicht van het werk dat je hebt gedaan, wat je gaat doen en of het project op schema ligt. Het beste is om het te beschouwen als een antwoord op vragen die mensen over je project hebben. Hier volgt wat je in je verslag moet opnemen: [6] X Bron
- Is het termijn van het project veranderd?
- Welke taken heb je gedaan sinds het laatste voortgangsverslag?
- Welke taken ga je vervolgens doen?
- Ben je op schema om het project op tijd af te ronden? Zo niet, waarom?
- Welke knelpunten ben je tegengekomen en hoe ga je deze oplossen?
- Heb je deze maand iets geleerd?
-
Maak een overzicht met de informatie die je in je verslag moet opnemen. Noteer je ideeën in een overzicht en gebruik dit als hulpmiddel bij het schrijven. Ontwikkel, terwijl je dit doet, de koppen voor je verslag om je te helpen organiseren wat je moet zeggen. Het overzicht hoeft niet netjes of goed ontwikkeld te zijn, want het is alleen voor eigen gebruik. [7] X Bron
- In de meeste gevallen moet je het verslag beginnen door de resultaten en de conclusies of aanbevelingen uit te leggen. Leg vervolgens uit hoe je tot dit punt bent gekomen en je redenering, indien van toepassing.
- Als je op het punt staat een controversiële conclusie of aanbeveling te maken, leg dan eerst het proces en de redenering uit, zodat je doelgroep in staat zal zijn te begrijpen waarom je tot dit idee bent gekomen.
Advertentie
-
Gebruik een voorblad of titelpagina. De titelpagina moet de naam van het verslag bevatten, gevolgd door de datum – op een afzonderlijke regel – waarop je het hebt ingediend. Op een derde regel vermeld je de namen van alle auteurs. Schrijf vervolgens de naam van je organisatie op de vierde regel. [8] X Bron
- In sommige gevallen kunt je ook een motivatiebrief toevoegen om uit te leggen waarom je het verslag hebt geschreven, wat het inhoudt en wat je denkt dat je daarna moet doen. Dit komt vaker voor bij verslagen die lang hebben geduurd om op te stellen of een extra uitleg nodig hebben voordat de lezer het verslag zelf bekijkt.
- Bij een voortgangsverslag vermeld je je naam, projectnaam, datum en verslagperiode op een titelpagina. Plaats elk item op een aparte regel. Je kunt elke regel labelen met 'naam', 'projectnaam', 'datum' en 'verslagperiode', of je kunt alleen de informatie vermelden. [9] X Bron
- Vraag je baas of er specifieke aanbevelingen zijn voor het opmaken van je werkverslag. Hij of zij is de beste bron voor het opstellen van je verslag.
-
Zorg voor een samenvatting van de belangrijkste informatie. Neem hierin je conclusies, motiveringen en aanbevelingen op. Hierdoor kan men de belangrijkste punten van je verslag begrijpen zonder het verslag in zijn geheel te hoeven lezen. Je hoeft geen gedetailleerde uitleg te schrijven, maar de lezer moet wel kunnen begrijpen waar het verslag over gaat. De samenvatting moet van één tot vijf pagina's zijn. [10] X Bron
- Je hoeft niet het complete verslag samen te vatten. Concentreer je alleen op de belangrijkste ideeën in het verslag, zoals de belangrijkste aanbevelingen of conclusies die je presenteert.
- Als je een voortgangsverslag schrijft, dan kun je dit gedeelte overslaan.
-
Sluit een inhoudsopgave in met wat er in het verslag staat. Geef de sectiekoppen in de inhoudsopgave aan, evenals de paginanummers waar die sectie begint. Hiermee kunnen de lezers gemakkelijk door het verslag navigeren om de nodige informatie te vinden. [11] X Bron
- Gebruik titels en koppen voor elke sectie, zodat het verslag gemakkelijk te lezen is.
- Als je een voortgangsverslag schrijft, dan hoef je meestal geen inhoudsopgave op te nemen, tenzij je baas dat liever heeft. Voeg echter titels en kopteksten voor elke sectie toe om het navigeren in het verslag te vergemakkelijken.
-
Schrijf een introductie om een overzicht van het verslag te geven. Vertel de lezer waarom je dit werkverslag hebt geschreven. Vat de context rond het verslag samen en leg je doelstelling uit. Geef aan wat de vragen zijn die je zult beantwoorden of het probleem dat je zult oplossen. Geef het termijn van het verslag aan en een actieplan met de inhoud ervan. [12] X Bron
- De introductie hoeft niet lang te zijn. Wees direct en specifiek, zodat de lezer de context en de doelstelling begrijpt zonder een lange uitleg.
- Schrijf twee tot vier alinea's voor de inleiding.
- Bij een voortgangsverslag mag de inleiding hooguit één of twee alinea's bevatten. Het moet het project en wat je hoopt te bereiken samenvatten. Je kunt ook aangeven wat je al hebt voltooid en wat je daarna gaat doen.
-
Leg de resultaten of conclusies uit die je presenteert. Geef een basisoverzicht van het onderzoek of de evaluaties die je hebt voltooid met betrekking tot dit project. Bespreek en interpreteer vervolgens je waarnemingen en hoe deze zich verhouden tot het onderwerp van het verslag. [13] X Bron
- In de meeste gevallen bevat dit gedeelte een inleidende paragraaf en een lijst met de conclusies die je hebt getrokken.
- Zo ziet een conclusie eruit: '1. Onze bevolking veroudert, wat leidt tot meer gezondheidsrisico's bij onze klanten.'
- Als je een voortgangsverslag schrijft, dan heb je geen resultaten of conclusies om te presenteren. In plaats daarvan vermeld je je prestaties of de voltooide taken in de sectie na je introductie. Je kunt in deze sectie ook een korte alinea van twee tot vier zinnen schrijven. Meestal is een lijst echter voldoende. Je kunt een lijst maken met: '€ 200 opgehaald om te betalen voor de festivaltent', 'Gecontracteerd met het feestplan om de festivalplanning te beheren' en '1500 inwoners ondervraagd om publieke input te verzamelen.' [14] X Bron
-
Geef je aanbevelingen voor de toekomst. Je aanbevelingen moeten uitleggen wat er in de toekomst zal gebeuren. Leg uit wat de oplossingen teweeg zullen brengen en hoe ze zich verhouden tot je conclusies. Geef na het schrijven van je uitleg je aanbevelingen in de vorm van actiepunten in een genummerde lijst. Maak een lijst van je aanbevelingen van belangrijkste tot minst belangrijke. [15] X Bron
- Je kunt bijvoorbeeld schrijven: '1. Alle werknemers trainen om reanimatie uit te voeren.'
- Als je een voortgangsverslag schrijft, geef je in plaats daarvan de taken of doelstellingen weer die je in de komende werkperiode wilt bereiken. Je kunt bijvoorbeeld een lijst maken met 'Leveranciers voor het festival zoeken', 'Festivalontwerpen goedkeuren' en 'Promotieposters bestellen'. [16] X Bron
-
Bespreek het proces en de redenering die tot je conclusies hebben geleid. Leg uit hoe je het onderwerp, probleem of kwestie hebt aangepakt. Controleer je waarnemingen en leg vervolgens uit hoe ze tot je aanbevelingen leiden. Scheid de discussie in verschillende secties met koppen die de lezer vertellen wat er in die sectie zit. [17] X Bron
- Dit omvat een langere bespreking van het onderzoek en de evaluaties.
- Deze sectie zou de langste in het verslag moeten zijn.
- Als je een voortgangsverslag schrijft, dan kun je dit gedeelte overslaan. In plaats daarvan, neem een gedeelte op over de obstakels die je tegenkwam tijdens het werken aan het project, en hoe je deze hebt aangepakt. [18] X Bron Je zou kunnen schrijven: 'Veel inwoners hebben de enquête niet teruggestuurd, omdat deze niet gefrankeerd was. In de toekomst zullen we gefrankeerde post opnemen in onze enquêtes of bewoners de mogelijkheid geven hun enquête digitaal in te vullen.'
-
Maak een lijst van alle referenties die je hebt gebruikt bij het opstellen van het verslag. Referenties kunnen tijdschriftartikelen, nieuwsartikelen, interviews, enquêtes, vragenlijsten, statistieken en andere gerelateerde informatie omvatten. Citeer deze verwijzingen aan het einde van het verslag en benoem de pagina als 'Referenties'. [19] X Bron
- Tenzij anders aangegeven, gebruik je de APA-opmaak voor zakelijke verslagen.
- Je kunt dit gedeelte overslaan als je een voortgangsverslag voorbereidt.
-
Geef bijlagen van materialen zoals enquêtes, vragenlijsten of e-mails. Niet elk werkverslag heeft bijlagen nodig. Je kunt ze echter opnemen als je de lezers materiaal wilt bieden waarnaar je hebt verwezen of wanneer je voor aanvullende informatie wilt zorgen die hen kan helpen het onderwerp of je waarnemingen beter te begrijpen. Etiketteer elke bijlage met een afzonderlijke letter. [20] X Bron
- Bijvoorbeeld: 'Bijlage A', 'Bijlage B' en 'Bijlage C.'
- Als je een voortgangsverslag schrijft, hoef je dit gedeelte niet op te nemen.
-
Sluit een korte conclusie samen met een samenvatting van je waarnemingen of vooruitgang. Je hoeft misschien geen conclusie te geven, maar het schrijven ervan kan een mooie samenvatting van je inspanningen zijn. Houd je conclusie bij drie tot vier zinnen met een samenvatting van de informatie die je in je verslag hebt gepresenteerd. [21] X Bron
- Je zou kunnen schrijven: 'Het planningsproject voor het kunstfestival ligt op schema en zal volgens planning worden voltooid. We hebben 90% van onze pre-planningactiviteiten voltooid en verleggen nu de aandacht naar de aanschaf van het nodige materiaal. Het project heeft geen openstaande obstakels, maar we zullen eventuele toekomstige belemmeringen gaandeweg aanpakken.'
Advertentie
-
Gebruik duidelijke koppen om je doelgroep te helpen door het verslag te navigeren. Maak koppen die direct zijn en gelijk ter zake komen. De lezer moet precies weten wat het verslag bevat.
- De koppen kunnen zijn: introductie, voltooide taken, doelstellingen voor het volgende kwartaal, obstakels en oplossingen, en conclusie.
- Stem de rubrieken af op de informatie in het verslag.
- Bij een voortgangsverslag zijn de lezers waarschijnlijk je supervisor, het team of de klanten. [22] X Bron
-
Gebruik eenvoudige en directe taal om je ideeën over te brengen. Een werkverslag hoeft geen moeilijke woorden en creatieve zinnen te bevatten. Je hoeft alleen maar je punt over te brengen aan de lezer. Druk je ideeën uit in de eenvoudigste woorden die mogelijk zijn en ter zake. [23] X Bron
- Je zou kunnen schrijven: 'Inkomsten stijgen 50% voor het vierde kwartaal', in plaats van 'Inkomsten stijgen met 50% om geweldige inkomsten uit het vierde kwartaal te genereren.'
-
Schrijf beknopt om het verslag zo kort mogelijk te houden. Overbodig schrijven verspilt zowel jouw tijd als dat van de lezers. Wees niet oppervlakkig en kom meteen ter zaken. [24] X Bron
- Houd er rekening mee dat sommige werkverslagen nogal lang kunnen zijn, omdat ze veel informatie kunnen bevatten. Je schrijven moet echter altijd beknopt zijn.
- Het is prima om te schrijven: 'De omzet steeg in het laatste kwartaal nadat het verkooppersoneel cold-calling had toegepast', in plaats van: 'We zagen een exponentiële stijging van de inkomsten in het afgelopen kwartaal toen onze getalenteerde en toegewijde verkopers potentieel klanten begonnen te bellen om hen te vragen meer producten te kopen.'
-
Doe je ideeën in objectieve en niet-emotionele taal uitdrukken. Hou je aan de feiten en laat de lezer zelf conclusies trekken op basis van een objectieve kijk op het onderwerp. Hoewel je misschien aanbevelingen voor een probleem zult doen, probeer niet de emoties van de lezers op te roepen om ze te overtuigen. Laat de lezer zijn eigen ideeën en oordeel vormen op basis van een objectieve kijk op de feiten. [25] X Bron
- In plaats van te schrijven: 'Niet-betrokken medewerkers hebben een laag moreel, waardoor het kantoor een zielloze machine is' zou je kunnen schrijven: 'Personeelsleden wier productiviteitscijfers lager scoorden dan anderen meldden zich niet betrokken te voelen.'
-
Vermijd het gebruik van straattaal, evenals het woord 'ik' in de meeste verslagen. Het kan geschikt zijn om 'ik' te gebruiken in een voortgangsverslag, als je schrijft over een project waaraan jij alleen werkt. Als dit niet het geval is, gebruik dan het woord 'ik' of ander straattaal niet in je werkverslag. Het is echter prima om 'u' te gebruiken wanneer je een zin richt naar de beoogde lezer. [26] X Bron
- Houd je taal professioneel door het hele verslag heen.
-
Lees je verslag na om ervoor te zorgen dat het geen fouten bevat. Grammatica- en spelfouten ondermijnen de professionaliteit van je werkverslag. Het is van essentieel belang dat je het verslag nakijkt om er zeker van te zijn dat je geen typefouten, onjuiste bewoordingen of onjuist gebruikte woorden hebt gebruikt. Het beste is om het verslag minimaal twee keer te na te kijken. [27] X Bron
- Laat, indien mogelijk, iemand anders het verslag voor je nakijken, omdat het moeilijk is om je eigen fouten te herkennen.
- Als de tijd het toelaat, dan moet je het verslag minstens 24 uur opzij leggen voordat je het nakijkt.
Advertentie
Tips
- Nadat je je eerste werkverslag hebt geschreven, kun je het als sjabloon voor toekomstige verslagen gebruiken.
- Waarschijnlijk bestaat er al een sjabloon voor werkverslagen op je werkplek. Neem contact op met je supervisor om te zien of je een sjabloon voor je verslag kunt gebruiken.
- Baseer, indien mogelijk, je verslagindeling op een bestaand werkverslag van je bedrijf of organisatie. Controleer de bestanden op je kantoor of vraag een collega of je supervisor om een kopie van een bestaand verslag.
Advertentie
Waarschuwingen
- Als je een bestaand verslag als voorbeeld gebruikt, moet je de bewoordingen erin niet kopiëren. Dit is plagiaat en zal waarschijnlijk leiden tot professionele gevolgen.
Advertentie
Bronnen
- ↑ https://bizfluent.com/how-7883364-write-report-boss.html
- ↑ https://www.cipd.co.uk/knowledge/students/study-guides/business-report-writing
- ↑ https://bizfluent.com/how-7883364-write-report-boss.html
- ↑ https://www.victoria.ac.nz/vbs/teaching/resources/VBS-Report-Writing-Guide-2017.pdf
- ↑ https://bizfluent.com/how-7883364-write-report-boss.html
- ↑ https://www.e-education.psu.edu/styleforstudents/c6_p10.html
- ↑ https://www.victoria.ac.nz/vbs/teaching/resources/VBS-Report-Writing-Guide-2017.pdf
- ↑ https://www.victoria.ac.nz/vbs/teaching/resources/VBS-Report-Writing-Guide-2017.pdf
- ↑ https://www.e-education.psu.edu/styleforstudents/c6_p10.html
- ↑ https://bizfluent.com/how-7883364-write-report-boss.html
- ↑ https://www.auckland.ac.nz/en/engineering/current-students/undergraduate/practical-work/practical-work-reports.html
- ↑ https://www.auckland.ac.nz/en/engineering/current-students/undergraduate/practical-work/practical-work-reports.html
- ↑ https://www.victoria.ac.nz/vbs/teaching/resources/VBS-Report-Writing-Guide-2017.pdf
- ↑ https://www.e-education.psu.edu/styleforstudents/c6_p10.html
- ↑ https://www.victoria.ac.nz/vbs/teaching/resources/VBS-Report-Writing-Guide-2017.pdf
- ↑ https://www.e-education.psu.edu/styleforstudents/c6_p10.html
- ↑ https://www.victoria.ac.nz/vbs/teaching/resources/VBS-Report-Writing-Guide-2017.pdf
- ↑ https://www.e-education.psu.edu/styleforstudents/c6_p10.html
- ↑ https://www.victoria.ac.nz/vbs/teaching/resources/VBS-Report-Writing-Guide-2017.pdf
- ↑ https://www.victoria.ac.nz/vbs/teaching/resources/VBS-Report-Writing-Guide-2017.pdf
- ↑ https://www.e-education.psu.edu/styleforstudents/c6_p10.html
- ↑ https://www.e-education.psu.edu/styleforstudents/c6_p10.html
- ↑ https://bizfluent.com/how-7883364-write-report-boss.html
- ↑ https://bizfluent.com/how-7883364-write-report-boss.html
- ↑ https://wac.colostate.edu/docs/tipsheets/writing_business_reports.pdf
- ↑ https://wac.colostate.edu/docs/tipsheets/writing_business_reports.pdf
- ↑ https://bizfluent.com/how-7883364-write-report-boss.html
Over dit artikel
Deze pagina is 7.045 keer bekeken.
Advertentie
Meld je aan voor de gratis nieuwsbrief van wikiHow!
Je vindt dan elke week handige handleidingen in je inbox.
Meld me aan!
