Pdf downloaden
Pdf downloaden
Zakelijke rapporten zijn een van de meest effectieve middelen om mee te communiceren in de bedrijfswereld van vandaag. Er zijn verschillende doeleinden voor een zakelijk rapport, en bedrijven of individuen kunnen het gebruiken om belangrijke beslissingen te maken. Om een effectief zakelijk rapport te schrijven moet je eerst begrijpen wat het is en hoe het gebruikt kan worden.
Stappen
-
Presenteer een idee. Een rapport dat een idee presenteert heet een aanbevelingsrapport/adviesrapport. Je kunt deze rapporten gebruiken om advies te geven aan het management of andere belangrijke besluitmakers. Dit rapport heeft meestal een samenvatting en een middenstuk. De samenvatting benadrukt je advies.
- Je wilt misschien een 3D printer voor je afdeling. Om je manager te overtuigen om er eentje te kopen, kun je een adviesrapport schrijven waarmee je het management team formeel om een printer vraagt.
-
Presenteer de risico’s van een specifieke kans. Een onderzoeksrapport kan helpen om de risico’s te bepalen van een specifieke handeling. Dit rapport helpt een bedrijf te zien welke eventuele gevolgen het kan verwachten. In dit rapport hoort een introductie, middenstuk en conclusie. De introductie benadrukt het probleem dat wordt onderzocht. Het middenstuk wordt gebruikt om de feiten en de resultaten van het onderzoek te bespreken. En de conclusie vat het allemaal samen.
- Stel dat het farmaceutische bedrijf X samen wil werken met farmaceutisch bedrijf Y, maar nog zijn bedenkingen heeft. Bedrijf X wil niet samenwerken met een bedrijf dat nu of in het verleden financiële problemen heeft (gehad). Bedrijf X voert een onderzoek uit en gebruikt een onderzoeksrapport om de financiële informatie over bedrijf Y en de bestuurders in detail te bespreken.
-
Presenteer compliance informatie aan een bestuursorgaan. Dit rapport, genaamd een compliance rapport, helpt bedrijven om hun verantwoordelijkheid aan te tonen. Een bedrijf gebruikt een compliance rapport om te bewijzen aan een bestuursorgaan (gemeentebestuur, overheid etc.) dat het alle wetten/regels volgt die van toepassing zijn, en dat het op verstandige manier geld uitgeeft. Dit rapport bevat een introductie, een middenstuk en conclusie. De introductie bevat meestal een overzicht van de belangrijkste hoofdstukken in het rapport. Het middenstuk bevat de specifieke data, de feiten etc., die het bestuursorgaan moet weten. De conclusie vat alles samen.
- CALPERS (het pensioenstelsel voor de werknemers in Californië) moest aan het bestuur laten zien dat het in 2010 alle wetten en regels volgde die van toepassing waren. CALPERS stelde een jaarlijks compliance rapport op om hun jaarlijkse activiteiten aan te tonen.
-
Presenteer de haalbaarheid van een idee of voorgesteld project. Een onderzoeksrapport dat bepaalt of een idee werkt of niet, wordt een haalbaarheidsonderzoek genoemd. Dit verslag moet een samenvatting en middenstuk bevatten. De samenvatting presenteert het idee. Het middenstuk bevat de voordelen, potentiële problemen en gerelateerde kosten van het idee. Een bedrijf kan een haalbaarheidsonderzoek gebruiken om vragen zoals deze te beantwoorden:
- Kan dit project binnen het budget worden voltooid?
- Is dit project winstgevend?
- Kan dit project binnen de tijdsframe worden voltooid?
-
Presenteer onderzoeksresultaten uit andere studies. Dit soort onderzoeksrapport presenteert een onderzoek naar een bepaald probleem. Het biedt een gedetailleerd perspectief op een erg specifiek probleem. Het rapport moet een abstract (samenvatting) bevatten, een introductie, methoden, resultaten, conclusie en een aanbeveling. Het moet ook de bronnen van de genoemde onderzoeken vermelden.
- Een bedrijf kan bijvoorbeeld een bedrijfsonderzoek uitvoeren om te bepalen of roken in de werknemerslounge moet worden afgeschaft. Degene die het onderzoek schrijft moet een onderzoeksrapport maken.
-
Help een bedrijf om het beleid, de producten of processen te verbeteren via monitoring. Dit rapport, genaamd een periodiek rapport, wordt om de zoveel tijd geschreven, bijvoorbeeld wekelijks, maandelijks, per kwartaal etc. Het onderzoekt de efficiëntie, winst en verlies, of andere meetbare cijfers over een gekozen interval.
- Een verkoopmedewerker bij een farmaceutisch bedrijf kan bijvoorbeeld een maandelijks overzicht van zijn of haar verkoopgesprekken geven.
-
Rapporteer over een specifieke situatie. Een specifieke situatie - in tegenstelling tot een bepaalde interval - vereist een situationele analyse. Een situatie kan zo simpel zijn als de informatie die bij een conferentie wordt gepresenteerd, of zo complex als een rapport over de reactie op een natuurlijke ramp. Deze rapporten bevatten een introductie, middenstuk en conclusie. Gebruik de introductie om het evenement te beschrijven en een beknopte preview te geven van wat je in het middenstuk bespreekt. De conclusie bespreekt de handelingen in de situatie die zijn genomen of noodzakelijk zijn.
- Bijvoorbeeld: een overheidsorgaan wil een situationele analyse/rapport na een orkaan.
-
Presenteer verschillende oplossingen voor een probleem of situatie. Gebruik een rapport met een maatstaf om verschillende oplossingen te geven voor een bepaalde situatie. De schrijver kan gebaseerd op de resultaten een bepaalde handeling of actie voorstellen. Het rapport moet een introductie, middenstuk en conclusie bevatten. De introductie vermeldt het doel van het rapport. Het middenstuk presenteert de situatie of het probleem, gevolgd door potentiële oplossingen/alternatieven. De conclusie onthult de beste oplossing of alternatief.
- Bijvoorbeeld: VDL Nedcar wil een fabriek opzetten in Azië. Het rapport kan drie opties voor landen geven, gebaseerd op de behoeften van het bedrijf. Het rapport kan dan een conclusie trekken welk van de drie landen de beste locatie is voor een nieuwe fabriek.
Advertentie
-
Bepaal je doelstelling en de opmaak. Vraag jezelf af wat je wilt bereiken met het rapport. [1] X Bron Kies een van de rapporten zoals hierboven vermeld, gebaseerd op het gewenste doel.
- Maak een nauwkeurige doelstelling, ongeacht het antwoord. Als het warrig is, brengt je rapport je lezer alleen maar in de war, wat de betrouwbaarheid van het rapport aantast.
- Je wilt bijvoorbeeld een groter reclamebudget voor jouw afdeling. Focus je rapport op het huidige reclamebudget en hoe je een groter budget effectief zou kunnen benutten.
-
Bepaal wie je lezer is. Je lezer kan een externe partij zijn (iemand die niet binnen jouw bedrijf werkt) of iemand binnen jouw bedrijf. Denk na over de kennis die je lezer heeft over het onderwerp en hoe vertrouwt hij/zij daarmee is. Denk ook na over hoe de lezer de informatie in het verslag gaat gebruiken. [2] X Bron
- Onthoud dat, ongeacht je lezer, voor een bedrijf of cliënt niets duidelijker spreekt dan geld.
- Stel dat je bijvoorbeeld een programma wilt implementeren voor je afdeling waarin functionele taken worden gedeeld. Je besluit dat je doelgroep bestaat uit de HR directeur van het bedrijf, de CEO en de COO. Bedenk hoeveel ze misschien al weten over dit soort programma’s. Het antwoord daarop zet de toon voor het rapport. Als het bedrijf nog nooit heeft nagedacht over zo’n programma, dan moet het rapport zowel informerend zijn als strategisch. Als het bedrijf er wel al eerder over heeft nagedacht, dan moet het rapport minder informerend zijn en meer overtuigend.
-
Bepaal wat je moet leren. Het moeilijkste gedeelte van het schrijven van een zakelijk rapport is niet het schrijven zelf. Het is het samenstellen van de conclusie en het verzamelen van de benodigde data om die conclusie te ondersteunen. Dit vereist diverse vaardigheden, waaronder dataverzameling en marktanalyse. Wat moet je - en wat moet uiteindelijk het management - weten om een geïnformeerde beslissing te kunnen nemen over het onderwerp?
-
Verzamel de juiste data voor je rapport. Het is belangrijk dat je data komt uit gedegen onderzoek; anders loop je het risico om de betrouwbaarheid aan te tasten. Het verzamelen van de data hangt af van het soort rapport dat je schrijft. Zorg ervoor dat je nauwkeurige indicatoren gebruikt die relevant zijn voor het doel van het rapport.
- Data kun je intern vinden, wat betekent dat je het vrij snel kunt verzamelen. Je kunt bijvoorbeeld de verkoopafdeling bellen voor verkoopcijfers, waardoor je je data snel kunt verwerken in je rapport.
- Externe data kan ook intern verkrijgbaar zijn. Als een afdeling al een klantenanalyse heeft gemaakt, kun je die lenen. Je hoeft niet het onderzoek zelf te doen. Dit verschilt per bedrijf, maar de schrijver van een zakelijk rapport hoeft meestal niet het eerste onderzoek te doen.
- Als je een aanbevelings/adviesrapport schrijft bijvoorbeeld, dan moet je het onderzoek doen naar alle voordelen van je voorgestelde idee en die resultaten in je rapport verwerken.
-
Stel je rapport samen. Hoe je je rapport samenstelt, hangt af van je doelstelling. Je stelt bijvoorbeeld een compliance rapport anders samen dan een haalbaarheidsonderzoek. Zodra je een idee hebt van hoe je je rapport wilt samenstellen, kun je de inhoud schrijven.
- Deel relevante data op in verschillende hoofdstukken. Een zakelijk rapport mag geen stortvloed aan cijfers en informatie zijn. Het onderverdelen van de data in aparte hoofdstukken is belangrijk voor een succesvol geschreven zakelijk rapport. Houd bijvoorbeeld de verkoopcijfers apart van de klantenanalyse, en geef ze elk een aparte titel.
- Gebruik koppen om het rapport structuur te geven, waardoor het snel kan worden doorgelezen als onafhankelijk onderzoek en het tegelijkertijd de basisdoelstelling van het rapport ondersteunt.
- Aangezien sommige onderdelen afhankelijk zijn van de analyse of de input van anderen, kun je vaak afzonderlijk aan de delen werken terwijl je op de analyse wacht.
-
Trek conclusies met specifieke aanbevelingen. Trek heldere conclusies die logisch volgen uit de data in het rapport. Geef een heldere aanbeveling over het beste beleid, gebaseerd op de conclusie. [3] X Bron
- Eventuele doelstellingen moeten specifieke en meetbare acties bevatten. Schrijf eventuele veranderingen op in functiebeschrijvingen, schema’s of kosten die nodig zijn om het nieuwe plan te implementeren. Elke uitspraak moet direct aantonen hoe de nieuwe methode helpt om de doelstelling/oplossing te halen die in het rapport wordt gegeven.
-
Schrijf de managementsamenvatting. De managementsamenvatting moet op de eerste pagina van het rapport staan, maar het moet het laatste zijn wat je schrijft. De managementsamenvatting moet je resultaten en conclusies presenteren, en een beknopt overzicht geven van wat iemand gaat lezen als ze ervoor kiezen op het hele rapport te lezen. Net als een trailer in een film of een abstract in een academisch essay.
- De managementsamenvatting heet zo aangezien het waarschijnlijk het enige is wat een drukke manager zou lezen. Vertel je baas de belangrijkste punten in niet meer dan 200-300 woorden. Als je baas nieuwsgierig is, kan hij/zij de rest van het rapport lezen.
-
Gebruik indien nodig infographics voor de data. In sommige gevallen kan het handig zijn om grafieken of diagrammen te gebruiken om kwantitatieve data te presenteren. [4] X Bron Gebruik kleur, aangezien het de aandacht trekt en de informatie laat opvallen. Gebruik waar mogelijk bullet points, cijfers of tekstkaders om het rapport leesbaarder te maken. Dit onderscheidt je data van de rest van het rapport en versterkt de betekenis.
- Over het algemeen zijn visuele cijfers een goed idee voor zakelijke rapporten omdat de tekst en de data zelf een beetje droog kunnen zijn. Overdrijf het echter niet. Alle infographics moeten relevant en noodzakelijk zijn.
- Gebruik tekstkaders op pagina’s met veel tekst zonder tabellen of afbeeldingen. Een volle pagina tekst kan de lezer vermoeien. Een tekstkader kan ook effectief zijn om de belangrijkste punten samen te vatten.
-
Citeer je bronnen indien nodig. Afhankelijk van het soort onderzoek dat je hebt gedaan, moet je uitleggen waar je je informatie vandaan hebt. Het doel van een bibliografie of bronnenpagina in een zakelijk rapport is om anderen de bron te geven van de informatie in het geval ze zelf graag de data willen inzien.
- Gebruik een geschikte wijze om de bronnen in je rapport te citeren, gebaseerd op jouw industrie.
-
Lees je rapport opnieuw. Spelfouten of simpele grammaticale fouten kunnen je lezers de indruk geven dat je niet genoeg moeite hebt gedaan. Door deze fouten kan zelfs de betrouwbaarheid van je resultaten in twijfel worden getrokken. Zorg er ook voor dat je je informatie op een heldere, nauwkeurige manier presenteert. [5] X Bron
- Overdrijf bijvoorbeeld niet met dure woorden of ingewikkelde zinnen.
- Vermijd dialect of straattaal.
- Als je rapport en je doelgroep gebonden zijn aan een specifieke industrie, kun je wel jargon of technische termen gebruiken. Maar je moet voorzichtig zijn dat je het niet te vaak gebruikt.
- Over het algemeen is zakelijk schrijven beter in de passieve vorm, en dit is een van de weinige gevallen waarin de passieve vorm beter is dan de actieve vorm.
- Je kunt vaak fouten missen als je je eigen werk opnieuw leest, omdat je er te bekend mee bent. Denk na wie in jouw afdeling ook baat bij het rapport heeft en het voor je kan lezen. Wees open voor feedback. Het is beter om van een medewerker de fouten te horen dan van een baas. Lees elke opmerking en schrijf het rapport opnieuw waarbij je rekening houdt met de opmerkingen.
-
Schrijf een inhoudsopgave . Stel het zakelijk rapport zo formeel mogelijk op en maak een inhoudsopgave zodat het inzichtelijk is en mensen snel kunnen doorbladeren naar een hoofdstuk. Vermeld alle relevante hoofdstukken, met name de managementsamenvatting en de conclusie.
-
Bind je zakelijk rapport samen. Een gedegen, grondig onderzocht rapport gaat het best samen met een mooie presentatie. Dit kan onder andere een mooie map, boekbinder of papier zijn. Het gaat erom dat je zakelijk rapport er zo scherp uitziet dat je lezer het graag wil lezen.
- Dit geldt ook voor eventuele grafieken en diagrammen in het rapport.
Advertentie
Bronnen
- ↑ http://wac.colostate.edu/teaching/tipsheets/writing_business_reports.pdf
- ↑ http://wac.colostate.edu/teaching/tipsheets/writing_business_reports.pdf
- ↑ http://www.cgu.edu/pages/852.asp
- ↑ http://hsc.csu.edu.au/business_studies/intro/writing/writing.html
- ↑ http://hsc.csu.edu.au/business_studies/intro/writing/writing.html
Over dit artikel
Deze pagina is 5.970 keer bekeken.
Advertentie
Meld je aan voor de gratis nieuwsbrief van wikiHow!
Je vindt dan elke week handige handleidingen in je inbox.
Meld me aan!
