Pdf downloaden
Pdf downloaden
In de wereld van vandaag is het omgaan met werkdruk echt heel moeilijk. Iedereen die een fulltime baan heeft gehad weet dat een gemiddelde werkdag niet altijd lang genoeg duurt om alles wat je moet doen gedaan te krijgen. Echter, productiviteit kan aanzienlijk worden verbeterd door gewoonten aan te kweken die je efficiënter maken. Een efficiënte werknemer haalt het meeste uit elke minuut van de dag, waarbij alle aandacht als eerste voor de belangrijkste taken wordt gereserveerd. Efficiënter zijn op het werk zal niet alleen je productiviteit hoger maken en punten scoren bij de baas - het zal ook zorgen dat je het gevoel hebt iets bereikt te hebben, tevreden dat je een volle en productieve werkdag hebt gehad.
Stappen
-
Zorg voor een schone, geordende werkruimte. Efficiëntie op het werk kan soms net zo eenvoudig zijn als het opruimen van de rommel in je werkruimte. Een wanordelijke werkplek is een werkplek die je productiviteit kan belemmeren. Als je voortdurend worstelt met het vinden van specifieke hulpmiddelen of documenten in een berg rommel, dan wordt er ernstig veel werktijd verspild. Houd alleen items die je dagelijks gebruikt bij de hand – al het andere moet worden opgeborgen waar het niet in de weg ligt, 'maar ook' snel terug te vinden is.
- Als je in een kantoor werkt, richt je kantoorruimte en bureau dan zo in dat je snel en eenvoudig kunt vinden wat je nodig hebt om te werken. Als je niet in een kantoor werkt, dan gelden nog steeds dezelfde principes. Bijvoorbeeld: als je in een fietswinkel werkt, houd dan je gereedschap schoon en georganiseerd zodat je ze meteen kunt vinden als het nodig is. Bijna elke werkomgeving profiteert ervan om schoon en opgeruimd te worden gehouden.
- Kantoorpersoneel en andere mensen die omgaan met grote aantallen documenten horen een bestandssysteem te maken dat logisch is en georganiseerd. Houd documenten die je vaak gebruikt bij de hand. Berg andere documenten in alfabetische of een andere logische volgorde op.
-
Houd je werkplek goed bij. Zorg ervoor dat je altijd over de gereedschappen en hulpmiddelen beschikt die nodig zijn om je werk te kunnen doen . Dit betekent in een kantoor dingen zoals perforators, nietjes verwijderaars, rekenmachines, etc.. Buiten een kantooromgeving zijn de hulpmiddelen heel verschillend, maar de fundamentele beginselen zijn hetzelfde – zorg dat je alles hebt wat nodig is om aan het werk te kunnen gaan. Zowel wetenschappers die werken met complexe grafische toepassingen als technici die werken met moersleutels hebben baat bij gereedschap dat klaar ligt om te gebruiken.
- Dit betekent ook dat je ervoor moet zorgen dat je een goede voorraad hebt van alle verbruiksartikelen die je werk nodig heeft - nietmachines hebben nietjes nodig, timmerlieden hebben spijkers nodig, leraren hebben krijt nodig, enz.
- Zorg ervoor dat de middelen waar je mee werkt goed zijn onderhouden. Eén essentieel instrument dat het niet meer doet kan je workflow danig verstoren, zeker als je niet verder kunt zonder! Bespaar op de lange duur tijd door regelmatig je tools te reinigen en onderhouden.
-
Maak een overzichtelijke planning. Als je eraan gewend bent om van hot naar her te vliegen, dan zal elke inspanning om je dag te plannen waarschijnlijk je efficiëntie verhogen. Om een echt doeltreffend rooster bij te houden zal je jezelf moeten beperken tot 'één' uitgebreide agenda (eventueel aangevuld met één kalender in je kantoor of cubicle voor lange termijn doelstellingen). Ga je werk niet onnodig bemoeilijken door meer dan één schema bij te houden of door het bijhouden van een enorme verzameling notities die je onvermijdelijk zult verliezen. Je wilt op 'één' specifieke plek kunnen kijken om te zien wat je moet doen.
- Organiseer elke dag door een 'to-do'-lijst te maken. Begin met de hoogste prioriteiten van de dag zodat je zeker weet dat die in ieder geval worden gedaan. Plaats de minder belangrijke zaken aan het eind van de lijst. Begin bovenin aan het begin van je dag. Als het je niet lukt om de lijst af te ronden, probeer de rest dan de volgende dag te doen.
- Stel een tijdschema en termijn in voor je belangrijkste projecten en wees realistisch over de hoeveelheid tijd die zij in beslag zullen nemen. Je wilt niet jezelf instellen op een mislukking - het is beter om meer tijd te vragen aan het begin van een project, in plaats van vlak voor de deadline.
-
Elimineer afleiding. Verschillende werkomgevingen hebben verschillende afleidingen – bij sommige banen heb je te maken met een bijzonder spraakzame collega die maar niet weg wil gaan. Het is mogelijk dat anderen benauwend stil zijn, waardoor je afgeleid wordt door zelfs maar de zachtste geluiden. Doen wat je kunt om je te kunnen blijven concentreren op je werk. Als je werk het je mogelijk maat om veilig naar muziek luisteren, neem dan een MP3-speler met je mee. Je kunt zelfs notities plakken op je werkplek om je collega's duidelijk te maken dat je niet wilt worden gestoord. Het lijkt onbeleefd, maar dat is het niet - het is een redelijke en effectieve methode om ervoor te zorgen dat mensen je met rust laten terwijl je werkt. Vergeet niet, je kunt naar hartenlust socialiseren tijdens de pauzes en maaltijden. Een zeer veel voorkomende afleiding is tijd doorbrengen op recreatieve internetsites. Een studie toonde aan dat ongeveer twee derde van de werknemers op zijn minst een beetje tijd 'elke dag' verspild aan websites die niet aan hun werk gerelateerd zijn [1] X Bron Gelukkig hebben de meeste browsers gratis hulpmiddelen beschikbaar voor het verhogen van de productiviteit, waarmee je kunt problematische websites kunt blokkeren. Zoek in de beschikbare browser extensies naar een 'website blocker' of 'productivity aid.' Je zal in ieder geval een paar gratis en effectieve resultaten krijgen.
- Andere goede manieren om afleiding te voorkomen is door het in de gaten houden van je telefoontjes (om te voorkomen dat je onnodig telefoongesprekken gaat voeren) en het minimaliseren van drop-in vergaderingen.
-
Gebruik pauzes voor je persoonlijke zaken. Vreemd genoeg kunnen pauzes juist de efficiency van je je werkplek 'verhogen' in plaats van dat ze een belemmering vorm. Als eerste biedt een pauze je de broodnodige rust. Zonder deze zou wellicht oververmoeid raken, langzamer gaan werken of minder goed. Ten tweede geeft rust je een kans om je afleidingen 'af te handelen'. Gebruik je pauzes om alles wat te doen wat anders je van je werk zou kunnen houden. Merk je dat je aan het dagdromen bent over een familielid die je wil bellen, terwijl je eigenlijk moet werken? Bel ze op tijdens je pauze en elimineer je afleiding!Advertentie
-Step-11.jpg)
-
Deel je verantwoordelijkheden op in hanteerbare stukken. Grote projecten kunnen intimiderend worden - als ze groot genoeg zijn is het gemakkelijk om ze uit te stellen, tijd verspillend aan minder belangrijk werk tot je gedwongen bent om het hele project vlak voor de deadline aan te pakken. Als een efficiënte werknemer moet je belangrijk werk eerst doen, zelfs als dat betekent dat je een klein deel doet van een grote taak. Het voelt niet als de moeite waard om een klein deel te doen van een grote taak als om een kleine taak helemaal te voltooien, maar het is een slim gebruik van je tijd. Je zult je belangrijkste taken op de lange termijn sneller voltooien als je er elke dag een beetje aan werkt.
- Bijvoorbeeld, als je een grote presentatie moet geven binnen een maand, maak dan een doelstelling voor het 'vandaag' creëren van een overzicht. Het is niet vreselijk tijdrovend, dus het zal je niet van je andere werk afleiden, maar het is een belangrijke eerste stap dat de rest van het proces sneller en eenvoudiger maakt.
-
Je werklast te verlichten door werk te delegeren. Tenzij je op de onderkant van de ladder staat binnen het bedrijf, heb je wellicht de mogelijkheid om vooral herhalende taken op te splitsen onder één of meer van je ondergeschikten, om jezelf om tijd te besparen. Geef je ondergeschikten geen projecten waarvan alleen jij weet hoe je ze op bevredigende wijze kunt voltooien. In plaats daarvan geef je hen de tijdrovende, monotone taken die je afhouden van het gebruik van je talenten voor meer belangrijk werk. Als je werk gaat delegeren, vergeet dan niet om je assistent een deadline te geven en hier op terug te komen. Wees 'altijd' hoffelijk naar je ondergeschikten wanneer ze je helpen - als ze het gevoel hebben dat je hen waardeert, dan zullen zij bij toekomstige projecten hard voor je willen werken.
- Als je een stagiair, een beginnende werknemer, of iemand anders bent met een lage status binnen het bedrijf, dan kun je nog steeds proberen om met name eentonig werk te verdelen onder werknemers die op hetzelfde niveau functioneren als jij (met hun toestemming, alsmede de toestemming van je leidinggevende, natuurlijk). Als je gebruik hebt gemaakt van de hulp van een collega, sta dan ook voor je collega klaar!
- Als je een goede relatie met je baas hebt, dan kun je zelfs vragen of hij een deel van het werk aan anderen voor je kan delegeren!
-
Houden vergaderingen zo strak mogelijk. Er is een reden dat iedereen een hekel heeft aan vergaderingen - volgens een enquête van 2012 beschouwt bijna de helft van alle respondenten vergaderingen als de grootste bron van verspilde tijd op het werk - groter zelfs dan tijd besteed aan persoonlijke en recreatieve websites. [2] X Bron Vergaderingen kunnen cruciaal zijn voor het bespreken van doelstellingen en de vaststelling van een toekomstvisie. Maar word er niet top gelet, dan verzanden veel vergaderingen te vaak in opgeblazen gebeurtenissen, waaraan uren van je tijd worden verspild (of in extreme gevallen, zelfs dagen ), zonder dat er iets belangrijks wordt besloten. Hier zijn een paar tips om je vergaderingen zo effectief mogelijk te maken:
- Maak een agenda voor elke vergadering zodat de tijd die is gereserveerd zo goed mogelijk wordt gebruikt. Stel per onderwerp vast hoeveel tijd eraan mag worden besteed. Houd je zo goed mogelijk vast aan je agenda - als andere onderwerpen zich voordoen, stel dan voor om deze later in een één-op-één gesprek te bespreken.
- Nodig zo weinig mogelijk mensen uit voor de vergadering. Door het aantal mensen wat deelneemt aan vergaderingen tot het absolute minimum te beperken, verklein je de kans dat het gesprek zal afwijken van de gestelde onderwerpen. Het houdt ook iedereen die er niet per se bij moet zijn achter hun bureau, aan het werk.
- Beperk diapresentaties tot een minimum. Er is veel debat over het nut van diapresentaties (PowerPoint, etc.) en of deze helpen of hinderen bij het efficiënter maken van een vergadering. [3] X Bron [4] X Bron Het volgende is duidelijk: als je slides/dia's in je presentatie gebruikt, houd ze dan zo beknopt en informatief mogelijk. Gebruik slides om afbeeldingen en gegevens te tonen die niet kunnen worden overgebracht via je toespraak, maar 'niet' om de hele inhoud van je presentatie weer te geven.
- Tot slot, als een overkoepelend beginsel, weet wat je wilt beslissen voor je de vergadering opent en neem dat besluit zo spoedig mogelijk.
-
Smoor kantoordrama's in de kiem. Werkplekken kunnen echt vreselijk stressvolle plaatsen zijn. Als de gemoederen oplaaien, pak dan de bron onmiddellijk en rechtstreeks aan. Dit kan betekenen dat jij, de persoon waar je ruzie mee hebt, of jullie beiden, met oprechte verontschuldigingen moeten komen. Doe dit zo snel mogelijk. Als je een paar ruzies laat uitmonden in wrok, dan zal op de lange duur je efficiëntie eronder lijden omdat je tijd verspilt met het uit de weg gaan van deze collega. Wat nog belangrijker is, je zult je ellendig gaan voelen – laat problemen op de werkplek je efficiëntie 'en' humeur niet ruïneren!
- Wees niet bang om een bemiddelaar/mediator in te schakelen. Bedrijven weten dat ruzies en gekwetste gevoelens slecht zijn voor de workflow, en daarom schakelen ze vaak mensen in die speciaal opgeleid zijn om geschillen te beslechten. Neem contact op met de HR van je werkplek als je last hebt van frustraties, verdrietig of bang bent vanwege iemand anders op de werkplek.
- Wanneer alles is uitgesproken en afgehandeld hoef je geen vrienden te worden met die collega - je hoeft alleen te kunnen werken met hem of haar. Wees beleefd en tactvol op de werkplek, zelfs tegenover mensen waar je een hekel aan hebt.
Advertentie
-
Zorg dat je goed uitgerust bent. Vermoeidheid heeft nog nooit de kwaliteit van iemands werk verbeterd. Vermoeidheid kan je productie vertragen, maakt je prestaties saai en kan je, als je geneigd bent om in slaap te vallen, ernstig in verlegenheid brengen tijdens belangrijke vergaderingen. Daar komt nog bij dat ernstig slaapgebrek in verband wordt gebracht met een verscheidenheid aan gezondheidsproblemen. [5] X Bron Val niet in slaap achter je bureau en verslaap je niet zodat je te laat komt op je werk – probeer tenminste 7-8 uur slaap te krijgen elke nacht om op je best te kunnen functioneren.
- Vermoeidheid op de werkplek kan in het beste geval een kleine afleiding zijn. In het slechtste geval kan het zorgen voor zeer onveilige situaties. Als je een baan hebt waarbij het leven van andere mensen op het spel staat (bijvoorbeeld, als je een luchtverkeersleider bent of vrachtwagenchauffeur), dan is het absoluut noodzakelijk dat je voldoende nachtrust krijgt.
-
Zorg voor voldoende lichaamsbeweging. Wetenschap heeft aangetoond dat een goed oefeningsregime je stemming en productiviteit verbetert. [6] X Bron Dit geldt met name voor sedentaire kantoorbanen. Als je het grootste deel van je tijd op het werk zittend doorbrengt achter een computer, let er dan vooral op dat je elke dag een beetje tijd besteed aan bewegen - niet alleen zal het gemakkelijker worden om lang stil te zitten op het werk, maar het zal je ook gelukkiger, scherper en gemotiveerder maken.
- Als je begint met een trainingsroutine, probeer dan niet al te zware cardio te combineren met wat krachttraining.
-
Blijf positief. Als je probeert om je werkefficiëntie te verbeteren, kan het verleidelijk zijn om al te serieus bezig te gaan met je werk. Vaak is dit niet een goed idee - je kan je efficiëntie zo misschien op de korte termijn verbeteren, maar als je nooit jezelf wat plezier toestaat op het werk, dan wordt het gemakkelijk om opgebrand te raken, en het leidt tot vermoeidheid, stress en een gebrek aan motivatie. Proberen vrolijk te blijven - als je je goed voelt op het werk zal je meer kans maken om gemotiveerd en ambitieus te blijven. Doe kleine dingen om je humeur te verbeteren, die niet je productiviteit belemmeren – luister naar muziek via de koptelefoon, doe af en toe wat rekoefeningen of neem je laptop mee naar de pauzekamer voor wat meer rust en stilte.
- Doe kleine dingen om je humeur te verbeteren die je productiviteit niet belemmeren - luister naar muziek via een koptelefoon, neem stretchpauzes of neem je laptop mee naar de pauzeruimte voor wat rust en stilte.
- Profiteer van je eetpauzes - geniet van de kans om lekker te eten en kletsen met collega's waar je goed mee overweg kunt.
- Drink niet teveel koffie. Koffie kan een fantastische oppepper zijn op die dagen wanneer je je uitgeblust voelt, maar als je het elke dag drinkt dan wordt je er afhankelijk van en zal je er geen voordeel meer van hebben.
-
Motiveer jezelf. Het is gemakkelijker om efficiënt te werken als er een goede reden is om te werken. Als je af en toe moeite hebt om jezelf voort te duwen, denk dan na over de redenen die je in de eerste plaats tot je baan hebben geleid - je levensdoelen, je dromen en je visie voor jezelf. Probeer na te denken over je werk als een middel om een doel te bereiken – waarbij het 'doel' je ideale visie is op je leven. Als je geniet van je werk, probeer dan te denken over wat voor gevoel je werk je geeft- voel je je voldaan en alsof je iets bereikt hebt na een dag werken?
- Denk na over de goede dingen die je werk je oplevert. Misschien heb je dat huis of die auto kunnen kopen met het geld dat je hebt verdiend door je werk, of misschien zorgt je werk ervoor dat je kinderen het aan niets ontbreekt. Denk ook de andere 'voordelen' van je baan - medische en/of tandheelkundige zorg voor je familie, bijvoorbeeld.
- Denken na over de gevolgen als je 'niet' werkt. Wat zal je moet opgeven als je je bron van inkomsten verliest? Op welke manier zal het invloed hebben op je familie of andere mensen die dicht bij je staan?
-
Beloon jezelf. Als je met succes je werkefficiëntie hebt verhoogd, vier dit dan - je verdient het. Het is niet gemakkelijk af te komen van slechte gewoonten en goede te cultiveren, dus beloon jezelf voor je harde werk. Neem een borrel na het werk op vrijdag, spreek met enkele vrienden af voor een avondje uit, of ga gewoon in bed liggen met een boek - wat je ook gelukkig maakt na een lange werkweek, doe het. Het belonen jezelf verhoogt je gevoel dat je iets gepresteerd hebt, en dat is een belangrijk onderdeel van het hoog houden van je motivatie.
- Je beloning hoeft niet groot of grandioos te zijn en zeker niet iets dat financieel onverantwoord is. Bescheiden en gematigde beloningen zijn het beste. Bewaar dat nieuwe horloge maar voor een meer speciale gelegenheid.
Advertentie
Tips
Implementeer een vertraagd beloningssysteem waarbij je de minst prettige projecten als eerste doet in plaats van ze tot het laatste moment uit te stellen. Op die manier breng je niet de hele dag door met opzien tegen het project en proberen om het te vermijden. Door het vervelende project als eerste te doen zal je meer tevreden zijn en kun je de dag op een prettige manier afsluiten met de leukere of minder stressvolle projecten.
Advertentie
Bronnen
- ↑ http://www.forbes.com/sites/cherylsnappconner/2012/07/17/employees-really-do-waste-time-at-work/
- ↑ http://business.salary.com/why-how-your-employees-are-wasting-time-at-work/slide/9/
- ↑ http://www.thinkoutsidetheslide.com/are-we-wasting-250-million-per-day-due-to-bad-powerpoint/
- ↑ http://www.tlnt.com/2011/04/29/weekly-wrap-does-power-point-cause-bad-meetings-not-bloody-likely/
- ↑ http://www.sleepfoundation.org/article/white-papers/how-much-sleep-do-adults-need
- ↑ http://www.sparkpeople.com/resource/fitness_articles.asp?id=795
- http://lifelearningtoday.com/2007/08/23/25-tips-to-become-more-productive-and-happy-at-work/
Over dit artikel
Deze pagina is 6.040 keer bekeken.
Advertentie
Meld je aan voor de gratis nieuwsbrief van wikiHow!
Je vindt dan elke week handige handleidingen in je inbox.
Meld me aan!
