Pdf downloaden
Pdf downloaden
Email is tegenwoordig een van de meest gebruikte communicatiemiddelen. Weten hoe je jezelf via email voor moet stellen kan wonderen doen voor je carrière en je netwerken. Een beknopte, duidelijke introductie vergroot de kans dat de ontvanger de tijd zal nemen om je email te lezen, en dat de ontvanger zich betrokken gaat voelen bij jou. Mijd de meest voorkomende misstappen om ervoor te zorgen dat jij je van de rest kunt onderscheiden.
Stappen
-
Zorg voor een goede onderwerpregel. De ontvanger zou een goed idee moeten hebben van waar de email over gaat—nog voordat hij/zij de email geopend heeft. Houd het kort en bondig; een lange onderwerpregel kan nogal hinderlijk zijn. Voor een inleidende email volstaat het over het algemeen om te schrijven: "Introductie - Jouw Naam".
- Zorg ervoor dat dat je onderwerpregel als eerste invoert! Vaak bewaart men de onderwerpregel voor het laatst; dit kan ervoor zorgen dat je helemaal vergeet de onderwerpregel te schrijven.
- Mobiele apparaten laten meestal slechts 25-30 tekens van de onderwerpregel zien—houd het dus kort.
-
Begin met een zakelijke aanhef. Begin niet met "Hallo" of "Hey". Je kunt dat soort begroetingen gebruiken als je de persoon eenmaal hebt leren kennen. Begin liever met een beproefde en betrouwbare groet. Gebruik de voornaam van de ontvanger niet in je aanhef. [1] X Bron
- "Geachte heer/mevrouw"— Dit is altijd een goede optie.
- "Aan alle betrokken/"Aan wie het aanbelangt"—Gebruik deze optie alleen als je niet zeker weet wie de email zal ontvangen.
-
Stel jezelf voor. In de eerste zin dien je jezelf voor te stellen aan je ontvanger. Dit helpt hen de rest van de email te associëren met een naam.
- "Mijn naam is…"
- Voeg eventueel je titel toe. Als je meerdere titels hebt, schrijf ze dan niet allemaal uit. Kies gewoon voor de belangrijkste of meest relevante. [2] X Bron
Advertentie
-
Leg uit hoe je aan het emailadres van de ontvanger gekomen bent. Laat de ontvanger weten hoe je achter zijn/haar contactgegevens gekomen bent. Dit laat zien dat je hiervoor de juiste kanalen gebruikt hebt, en dat je het niet op slinkse wijze verkregen hebt.
- "Uw kantoormanager heeft me uw emailadres doorgestuurd."
- "Ik heb dit emailadres op uw website gevonden."
- "Die-en-die zei dat ik contact met u op moest nemen."
-
Praat over de laatste keer dat jullie elkaar ontmoet hebben (indien van toepassing). Het geheugen van de ontvanger opfrissen kan tot meer betrokkenheid leiden.
- "We hebben elkaar kort gesproken op de conferentie vorige week."
- "We hebben elkaar gisteren over de telefoon gesproken."
- "Ik heb uw presentatie over … gezien."
-
Deel een gezamenlijke interesse. Hierdoor kun je een verstandhouding opbouwen, en voorkomen dat jullie zakelijke emails te kil klinken. Om gezamenlijke interesses te vinden moet je misschien op onderzoek uitgaan. Bekijk bijvoorbeeld eens op Facebook, Twitter, of LinkedIn.
- Laat de ander weten hoe je erachter bent gekomen dat jullie een interesse delen—doe je dat niet, dan lijk je wel een stalker.
- Probeer de gezamenlijke interesses het liefst zakelijk te houden. Denk bijvoorbeeld aan iets in jullie branche, of een professionele passie die jullie delen.
-
Leg uit waarom je contact opgenomen hebt. Wacht niet te lang om ter zake te komen. Een email waarin pas na zes paragrafen duidelijk wordt waar het over gaat zal door niemand uitgelezen worden. Leg luid en duidelijk uit wat je wilt, en waarom je contact opneemt met de ontvanger. Als je om advies vraagt of een ander verzoek doet, zorg er dan voor dat dat behapbaar is—zeker als dit jullie eerst contact is.
- "Ik zou graag meer willen weten over…"
- "Ik zou graag eens met u afspreken om… te bespreken."
- "Ik zou graag uw mening horen over…"
-
Houd de email gefocust op één onderwerp. Van de hak op de tak springen zorgt ervoor dat de ontvanger zijn/haar interesse zal verliezen, of zal vergeten waarom je ook al weer gemaild hebt. Houd je inleidende email simpel, en vraag de ontvanger slechts om één ding.Advertentie
-
Bedank de ontvanger voor zijn/haar tijd. Niemand vindt het leuk om al zijn emails te lezen, dus zorg ervoor dat je de ontvanger bedankt voor het lezen van die van jou. Deze eenvoudige hoffelijkheid zal het humeur van de ontvanger aanzienlijk verbeteren, en de kans vergroten dat jij antwoord krijgt.
- "Bedankt dat u de tijd genomen heeft om deze email te lezen."
- "Ik waardeer dat u er de tijd voor genomen heeft om deze email te lezen."
-
Roep op tot actie. Vraag de ontvanger om je terug te mailen of bellen, om over je verzoek na te denken, of wat dan ook. Een vraag stellen is ook een goede manier om iemand bij jouw mail te betrekken. [3] X Bron
- "Laten we een keer afspreken voor lunch."
- "Wat vindt u van…?"
- "Ik kijk uit naar uw antwoord."
- "I look forward to your response"
-
Beëindig de email. Als je een zakelijke email afsluit, zorg er dan voor dat de slotgroet dankbaar doch beknopt is. Een eenvoudige slotgroet zorgt ervoor dat de email professioneel blijft, maar geeft ook blijk van jouw dankbaarheid.
- "Met vriendelijke groet(en)"
- "Hoogachtend"
- "Bedankt"
- "Bij voorbaat dank, "
- Niet: "Groetjes", "Mvg", etc.
-
Onderteken de mail. Als je je maildienst niet zo ingesteld hebt dat je mails automatisch ondertekend worden, zorg er dan voor dat je afsluit met je naam, titel, en contactgegevens. Overdrijf het niet met vijf telefoonnummers, twee emailadressen, en drie websites. Houd het simpel, zodat de ontvanger weet hoe hij/zij op de beste manier contact met jou op kan nemen. Zet geen citaten of motto's in je ondertekening. [4] X Bron
-
-
- Jan Janssen
- jan.janssen@mail.nl
- 06 123 456 78
- www.janjanssenswebsite.nl
-
-
-
Proeflees je mail. Voordat je op "Verzenden" drukt dien je even de tijd te nemen om je email te proeflezen. Corrigeer eventuele foutjes in de spelling en grammatica. Aangezien deze email de eerste correspondentie tussen jou en de ontvanger is, wil je dat de eerste indruk zo goed mogelijk is. Spel- en grammaticale fouten zullen afbreuk doen aan de professionaliteit van je email.Advertentie
Bronnen
- ↑ http://www.englishforbusinesscommunication.com/how-to-formally-introduce-yourself-in-emails/
- ↑ http://smallbusiness.chron.com/introduce-yourself-email-26674.html
- ↑ http://www.glassdoor.com/blog/introduce-networking-email/
- ↑ http://www.forbes.com/sites/susanadams/2013/09/27/57-ways-to-sign-off-on-an-email/
Advertentie
Meld je aan voor de gratis nieuwsbrief van wikiHow!
Je vindt dan elke week handige handleidingen in je inbox.
Meld me aan!
