Kantoorartikelen beheren en de inventaris bijhouden

Bijdragen van Caitlin Jaymes

Kantoorartikelen kunnen duur zijn, daarom is het heel belangrijk in de gaten te houden wat je kantoor op voorraad heeft en hoe snel de artikelen gebruikt worden. Als je nog nooit geïnventariseerd hebt, voel je je misschien een beetje overweldigd. Geen nood, we loodsen je door het hele proces zodat je je inventaris als een pro kunt beheren! We beginnen met enkele basistips voor het opzetten van je inventaris, en gaan dan over tot de details van het track- en bestelproces.

Methode 1

Methode 1 van 10:

Benoem een voorraadbeheerder om toezicht te houden op de inventaris.

Pdf downloaden

1
Door deze verantwoordelijkheid aan één persoon toe te wijzen wordt het proces gestroomlijnd. Een goede voorraadbeheerder organiseert, controleert en volgt de voorraad dagelijks. Als er vragen over kantoorartikelen komen, dan is hij of zij de aangewezen persoon en zal onmiddellijk alle vragen over de voorraad kunnen beantwoorden. ^{[1]
X
Bron}
- Kantoorartikelen kunnen prijzig zijn, daarom is de voorraadbeheerder ook een soort van poortwachter om de toegang tot de voorraadruimte te beperken.
Advertentie

Methode 2

Methode 2 van 10:

Bewaar de voorraad op een centrale plaats.

Pdf downloaden

1
Wijs een speciale ruimte aan voor de voorraad zodat je het gemakkelijk kunt bijhouden. Je hebt waarschijnlijk al een speciale ruimte voor je kantoorartikelen, maar als dat niet zo is, richt er dan een in! Het bijhouden en volgen van de voorraad is veel eenvoudiger als alles samen in dezelfde ruimte wordt opgeborgen. ^{[2]
X
Bron}
- Als je weinig ruimte hebt, volstaat een grote plank, een opbergkast, of een ongebruikt bureau. ^{[3]
  X
  Bron}

Methode 3

Methode 3 van 10:

Organiseer de voorraadruimte om er gemakkelijk te kunnen zoeken.

Pdf downloaden

1
Groepeer en label de artikelen zodat ze gemakkelijk terug te vinden en te volgen zijn. Begin met alle artikelen te sorteren en zet soort bij soort. Bepaal vervolgens hoe je de artikelen in de ruimte wilt ordenen. Denk na over de artikelen die je dagelijks, wekelijks of maandelijks nodig hebt. Rangschik ze dan zo dat degene die je het vaakst nodig hebt gemakkelijk te zien en te bereiken zijn. Als je dat gedaan hebt, label je de planken, manden of bakken met de naam van elk artikel. ^{[4]
X
Bron}
- Zet bijvoorbeeld vaak benodigde spullen op ooghoogte zodat je er gemakkelijk bij kunt. Items als toners en printers kunnen op hogere planken, omdat je ze niet zo vaak hoeft te pakken.
- Als je veel spullen hebt, kun je ze gemakkelijker terugvinden door ze alfabetisch op naam te ordenen.
- Je kunt de spullen ook groeperen volgens de behoeften van de afdeling. Zet bijvoorbeeld boekhoudkundige artikelen op een plank en administratieve op een aparte plank.
Advertentie

Methode 4

Methode 4 van 10:

Maak een hoofdlijst van alle kantoorartikelen.

Pdf downloaden

1
Een hoofdlijst maken is gemakkelijk nu de voorraad georganiseerd is! Pak een pen en papier en begin met het opschrijven van elk artikel dat je op voorraad hebt. Vermeld het merk, de naam, het nummer, de kleur van het product, en alle andere details die je moet weten voor wanneer je een artikel moet bijbestellen. ^{[5]
X
Bron}
- Schrijf bijvoorbeeld het specifieke merk en type toner dat de printer op het hoofdkantoor verbruikt. Zo hoef je niet telkens die gegevens op te zoeken als je een nieuwe inktpatroon moet bestellen.

Methode 5

Methode 5 van 10:

Breng de lijst van materialen over op een spreadsheet.

Pdf downloaden

Je hoeft voor de meeste kantoren geen speciale software te kopen om voorraden te beheren! Een spreadsheet, zoals Excel of Google Sheets, werkt prima. Begin met een kolom voor de artikelen en vermeldt de namen van elk van hen in afzonderlijke cellen. Zet dan extra kolommen op zodat je details kunt invullen als merk, onderdeelnummer, kleur, enz. ^{[6]
X
Bron}

Advertentie

Methode 6

Methode 6 van 10:

Tel de artikelen en typ de totalen in de spreadsheet.

Pdf downloaden

1
Maak een laatste kolom om de huidige voorraad bij te houden. Typ het totale aantal dat je voor elk artikel in voorraad hebt in de laatste kolom van de spreadsheet. Nu moet je de spreadsheet opslaan en op je bureaublad bewaren, zodat je hem gemakkelijk kunt raadplegen en bijwerken. ^{[7]
X
Bron}
- Als je meer in detail wilt gaan, maak dan een kolom voor 'triggerpoints' en vul ook die getallen in. Het triggerpoint is de aanbevolen hoeveelheid van elk artikel om constant op voorraad te hebben. Zodra de voorraad daaronder zakt, is het tijd om bij te vullen! Op deze manier kom je nooit iets tekort. ^{[8]
  X
  Bron}

Methode 7

Methode 7 van 10:

Gebruik voorraadbeheersoftware voor grotere kantoren.

Pdf downloaden

1
De software vereenvoudigt het inventarisatieproces als je veel bij te houden hebt. Voor grote kantoren met veel voorraad is investeren in voorraadbeheersoftware het geld waard! Eerst typ je de namen van de artikelen in en hoeveel je er van elk op voorraad hebt. Dan werkt de voorraadbeheerder de voorraadtotalen bij telkens als hij artikelen uit de ruimte haalt. ^{[9]
X
Bron}
- Als het programma niet in realtime bijgewerkt kan worden, dan kan de beheerder een geschreven logboek bijhouden van voorwerpen die uitgenomen worden en die gegevens later invoeren.
- Stel de software zo in dat die op het bureaublad of in een tekstbericht waarschuwingen geeft wanneer de artikelen hun triggerpoint bereiken, zodat je nooit meer iets mist!
- Elk programma werkt anders, dus zorg dat je er een hebt dat voor je kantoor zinvol is. Met sommige programma's kun je bijvoorbeeld streepjescodes scannen om de actuele voorraad bij te houden. Dit is geweldig voor grote kantoren met veel voorraad!
Advertentie

Methode 8

Methode 8 van 10:

Doe routinecontroles om de voorraad bij te houden.

Pdf downloaden

1
Voorraadcontroles zijn belangrijk zodat je de spreadsheet kunt bijwerken. Afhankelijk van hoe snel je kantoor door de voorraad heen gaat, kan het nodig zijn wekelijks, tweewekelijks of maandelijks een voorraadcontrole te doen. Ga er op de aangewezen dag naar toe en tel hoeveel je van elk artikel hebt. Werk dan de spreadsheet bij met de huidige voorraden en bestel bij wat je nodig hebt. ^{[10]
X
Bron}
- Als je triggerpoints instelt, vergeet dan niet op die aantallen af te gaan in plaats van op het totale aantal op voorraad.

Methode 9

Methode 9 van 10:

Plan de besteldagen in om je te helpen op schema te blijven.

Pdf downloaden

1
Plan een specifieke dag voor het plaatsen van bestellingen om overzichtelijk te kunnen werken. Een dag hiervoor vastleggen helpt je voorraad op peil te houden en voorkomt dat je op willekeurige tijdstippen meerdere bestellingen voor voorraden plaatst. Je kunt gewoon plannen om op de afgesproken dag alles in één keer te bestellen en alles wordt dan ook samen geleverd. ^{[11]
X
Bron}
- Hoe vaak je moet bijbestellen hangt af van je voorraadverloop en hoe vaak je routinecontroles doet.
Advertentie

Methode 10

Methode 10 van 10:

Beperk de toegang tot de voorraadkamer van het kantoor.

Pdf downloaden

1
Sluit de voorraadruimte af zodat alleen de manager er toegang toe heeft. Het wordt een stuk moeilijker om alles bij te houden als het personeel spullen kan pakken wanneer ze maar willen. Het kan ook duur worden, want de spullen verdwijnen dan ook veel sneller. Om dit te voorkomen, sluit je de voorraadruimte af of beperk je de toegang zodat alleen de voorraadbeheerder (en eventueel een paar andere belangrijke medewerkers) erin kunnen. ^{[12]
X
Bron}
- Dit betekent dat de werknemers via de manager (of de bevoegde helpers) zullen moeten gaan als ze iets nodig hebben.

[1]

[2]

[3]

[4]

[5]

[6]

[7]

[8]

[9]

[10]

[11]

[12]

Aanmelden

Kantoorartikelen beheren en de inventaris bijhouden

Stappen

Benoem een voorraadbeheerder om toezicht te houden op de inventaris.

Bewaar de voorraad op een centrale plaats.

Organiseer de voorraadruimte om er gemakkelijk te kunnen zoeken.

Maak een hoofdlijst van alle kantoorartikelen.

Breng de lijst van materialen over op een spreadsheet.

Tel de artikelen en typ de totalen in de spreadsheet.

Gebruik voorraadbeheersoftware voor grotere kantoren.

Doe routinecontroles om de voorraad bij te houden.

Plan de besteldagen in om je te helpen op schema te blijven.

Beperk de toegang tot de voorraadkamer van het kantoor.

Gerelateerde artikelen

Bronnen

Over dit artikel

Was dit artikel nuttig?

Gerelateerde artikelen

Meld je aan voor de gratis nieuwsbrief van wikiHow!

Volg ons

Delen

Explore Categories