Pdf downloaden
Pdf downloaden
Met de toenemende populariteit van e-mail als alternatief voor de post worden uitnodigingen via e-mail ook steeds populairder voor bruiloften, verjaardagen, familiebijeenkomsten en dergelijke. Evenementenplanners vertrouwen tegenwoordig veel meer op e-mail. De afkorting r.s.v.p. is Frans en staat voor 'répondez s'il vous plaît': 'antwoord alstublieft'. Omdat r.s.v.p. in e-mails vooral zakelijk wordt gebruikt, begrijp niet iedereen goed hoe ze daar correct op moeten antwoorden. Gelukkig kun je door te bepalen hoe en wanneer je moet antwoorden, aandacht te besteden aan de tekst van je reactie en de ontvangst ervan te controleren, beter worden in antwoorden op een r.s.v.p.-mail.
Stappen
-
Vraag je af of je wel of niet gaat. Je eerste stap en beslissing zal zijn om te bepalen of je naar het eigenlijke evenement gaat. Je moet er over nadenken of je naar het evenement gaat zodra je de r.s.v.p-mail hebt ontvangen.
- Denk na over de locatie van het evenement en of je moet reizen. Als iemand je bijvoorbeeld uitnodigt voor een bruiloft buiten de stad, moet je misschien vliegtuigtickets kopen om er te komen. Dit kan kostbaar zijn.
- Plan om ervoor te zorgen dat je geen andere evenementen hebt op die dag en tijd.
- Praat met je partner en andere leden van je familie om er zeker van te zijn dat ze beschikbaar zijn. Het kan zijn dat je voor sommige leden de uitnodiging accepteert en voor andere niet. [1] X Bron
-
Herken het soort gelegenheid. Verschillende soorten gelegenheden vereisen verschillend taalgebruik en niveaus van formaliteit. Je moet dus eerst nadenken over de gelegenheid voordat je op de uitnodiging reageert. Dit zal helpen om ervoor te zorgen dat je geen sociale misstap begaat.
- Is het een informele gebeurtenis. Is het bijvoorbeeld een BBQ die je buurman zonder reden heeft en waarover hij of zij een informele e-mail stuurt? Dit type evenement kan een informele toon verdienen in je antwoord en je hebt misschien minder tijd om te reageren.
- Is het een formele gebeurtenis. Evenementen zoals bruiloften, verjaardagsfeestjes, bar of bat mitzvahs vereisen dat je op dezelfde formele toon reageert zoals je bent uitgenodigd. [2] X Bron
-
Antwoord tijdig. Nadat je je beslissing hebt genomen en over het evenement hebt nagedacht, moet je tijdig reageren. Uiteindelijk is dit een van de belangrijkste aspecten van het beantwoorden van een r.s.v.p.-mail, omdat je de persoon op de hoogte moet stellen of je het evenement al dan niet bijwoont.
- Lees wat de uitnodiging aangeeft als 'R.s.v.p. voor'-datum. Deze datum is geen suggestie. Zorg ervoor dat je de r.s.v.p. voor die datum hebt gelezen.
- Antwoord zo snel mogelijk. Hoewel de persoon die je heeft uitgenodigd je misschien een maand of twee heeft gegeven om te reageren, betekent dit niet dat je die hele tijd in beslag moet nemen. In plaats daarvan moet je reageren zodra je een concrete beslissing hebt genomen of je wel of niet komt. [3] X Bron
Advertentie
-
Vul de onderwerpsregel in. Nadat je hebt besloten hoe en wanneer je moet antwoorden, moet je je brief opstellen. Dit doe je door te beginnen met de onderwerpsregel. De onderwerpsregel moet je aanvaarding of afwijzing van de uitnodiging bevatten en de toon van die beslissing weergeven.
- Voor formele gebeurtenissen gebruik je een formele toon. Schrijf bijvoorbeeld 'Afzegging Roger en Anne voor het bal en banket op 11 mei.'
- Voor informele evenementen, zoals de BBQ van je buurman, kun je schrijven: 'Niet in staat om op 11 mei naar je BBQ te komen.' [4] X Bron
-
Schrijf de aanhef. Het is belangrijk om de juiste aanhef voor je reactie te gebruiken, omdat dit de toon van je antwoord bepaalt. Door bovendien een gepaste aanhef te gebruiken, geef je de persoon die je uitnodigde voor het evenement een idee hoe je over hem of haar denkt.
- Kies een aanhef zoals: 'Liefste', 'Aan' of 'Mijn goede vriend'.
- Een informeel evenement vereist een eenvoudig aanhef aan de persoon die je gemaild heeft. Bijvoorbeeld: 'Beste John en Marcy'. [5] X Bron
-
Schrijf de tekst van het bericht. De tekst van het bericht is misschien wel het belangrijkste deel van de e-mail. Het geeft de toon van het evenement weer en reageert direct op de uitnodiging. Enkele voorbeelden van hoe je een uitnodiging kunt accepteren of weigeren zijn:
- Een meer informele gebeurtenis vraagt om een informeel antwoord, zoals: 'Hé Tom, bedankt voor je uitnodiging voor de BBQ, maar we zijn die dag niet thuis.
- Een formeel evenement vraagt om een meer formele toon. Bijvoorbeeld: 'De familie Haarssen neemt je uitnodiging aan voor de bruiloft van Josh en Belinda op vijf november 2019,'. Een ander voorbeeld is: 'Jan en Sarah Appel gaan graag in op je uitnodiging voor de verjaardag van Marta Roden.'
- Een formele afwijzing kan er misschien uitzien als: 'De familie Parker is helaas niet in staat aanwezig te zijn bij de bruiloft van Jan en Belinda op vijf november 2019.' [6] X Bron
-
Sluit de mail af met een groet, en typ je naam. Na het schrijven van je bericht, moet je de r.s.v.p-mail ondertekenen. Het ondertekenen van de e-mail is meer dan een formaliteit -- het vertegenwoordigt het type relatie dat je met de persoon hebt. Het geeft ook aan hoe je tegenover de persoon staat.
- Kies een formele groet. Kies bijvoorbeeld iets als: 'Met vriendelijke groet', 'Hartelijke groeten' of 'Hoogachtend' (zeer formeel).
- Kies een informele groet zoals 'Je…', 'Liefs', 'Hartelijke groeten' of 'Groetjes'.
- Kies een groet die past bij een afzegging of toezegging. Kies bijvoorbeeld 'Helaas' of 'Bedankt'.
- Typ je naam na de slotzin. Voor meer informele evenementen kun je met je voornaam ondertekenen, samen met de voornamen van iedereen die is uitgenodigd. Voor meer formele evenementen typ je de voornamen van iedereen die is uitgenodigd en de achternaam na de naam van de laatste persoon. In sommige omstandigheden, zoals die waarin je de persoon goed kent, kun je ondertekenen met 'De familie Smith'. [7] X Bron
Advertentie
-
Druk op weigeren of accepteren, als de e-mail een automatische knop bevat. Veel mensen die formele evenementen plannen, vertrouwen steeds meer op geautomatiseerde RSVP-diensten om e-mails te versturen. Als iemand zo'n dienst gebruikt om je een RSVP-e-mail te sturen, zal de e-mail waarschijnlijk worden gegenereerd door een derde partij. Bovendien zijn er waarschijnlijk knoppen in de e-mail ingebouwd waarmee je voor 'accepteren' of 'weigeren' kunt kiezen.
- Er is geen noodzaak om de eigenlijke persoon te e-mailen als je een dergelijke e-mail ontvangt.
- Als je de uitnodiging hebt geaccepteerd of afgewezen, wordt de informatie naar de maildienst gestuurd, die hem daarna doorstuurt naar de persoon die het evenement heeft gepland.
- Geautomatiseerde r.s.v.p.-service e-mails van derden worden vaak gebruikt voor semi-formele evenementen zoals verjaardagsfeestjes, buurtfeesten, etc.
-
Klik op de 'Ontvangstbevestiging'. Als je zeker wilt weten dat de persoon je antwoord krijgt, kun je overwegen om op de knop 'Ontvangstbevestiging' in je e-mailprogramma te klikken. Door hierop te klikken, heeft je e-mailservice een bevestigingsmail gegenereerd wanneer de persoon aan wie je een antwoord geeft, je antwoord ontvangt of opent. Op deze manier weet je dat ze je bericht hebben ontvangen.
- De knop Ontvangstbevestiging kan zich op verschillende locaties bevinden, afhankelijk van het e-mailprogramma dat je gebruikt.
- Sommige e-maildiensten bieden deze optie mogelijk niet. [8] X Bron
-
Stuur een vervolg e-mail als je je plannen wijzigt. In sommige gevallen kan het nodig zijn om je reactie te wijzigen. Of je de uitnodiging hebt geaccepteerd en later ontdekt dat je niet aanwezig kunt zijn, of dat je hem hebt geweigerd en plotseling toch in staat bent om te gaan, je moet dan contact opnemen met de persoon die je heeft uitgenodigd, om het diegene te laten weten.
- Als je per ongeluk een geautomatiseerde -- op knoppen gebaseerde -- r.s.v.p.-mail hebt geaccepteerd, moet je de persoon direct een e-mail sturen om je fout te corrigeren.
- Als je een uitnodiging die je oorspronkelijk hebt geaccepteerd wilt weigeren, laat het de verzender dan weten. Stuur ze bijvoorbeeld een e-mail met als onderwerp 'Veranderen van mijn r.s.v.p.' en schrijf iets als 'Als gevolg van onvoorziene gebeurtenissen, zullen Sarah en ik niet in staat zijn om op je 20e verjaardagsfeest op de 14e van deze maand erbij te zijn. Onze excuses voor de verandering en we hopen je binnenkort op een ander moment weer te zien.'
- Als je een uitnodiging moet accepteren die je al hebt afgewezen, vertel het dan aan de persoon. E-mail diegene bijvoorbeeld met als onderwerp 'Verandering van mijn r.s.v.p.’ en schrijf 'Ik zou graag bij je evenement aanwezig zijn, als je nog steeds de mogelijkheid hebt om meer gasten te ontvangen.'
- R.s.v.p.-wijzigingen moeten zo snel mogelijk worden doorgevoerd. Informele evenementen kunnen binnen enkele dagen van het evenement worden gewijzigd, maar wijzigingen aan r.s.v.p.’s bij formele evenementen (zoals bruiloften) moeten minstens een maand van tevoren worden doorgegeven. [9] X Bron
Advertentie
Bronnen
- ↑ http://time.com/money/2864165/faraway-destination-wedding-costs-guests/
- ↑ http://time.com/money/2864165/faraway-destination-wedding-costs-guests/
- ↑ https://apracticalwedding.com/5-tips-getting-people-rsvp-wedding-invitation/
- ↑ https://www.linkedin.com/pulse/20141115103405-31005782-how-to-rsvp-politely
- ↑ http://theeverylastdetail.com/stationery-week-rsvp-card-insight/
- ↑ https://www.linkedin.com/pulse/20141115103405-31005782-how-to-rsvp-politely
- ↑ https://en.oxforddictionaries.com/writing-help/choose-the-right-greeting-and-sign-off
- ↑ http://www.contactmonkey.com/blog/47-outlook-read-receipt-vs-outlook-delivery-receipt
- ↑ http://www.mannersmentor.com/social-situations/the-number-one-etiquette-violation-are-you-guilty-too
Over dit artikel
Deze pagina is 12.697 keer bekeken.
Advertentie
Meld je aan voor de gratis nieuwsbrief van wikiHow!
Je vindt dan elke week handige handleidingen in je inbox.
Meld me aan!
