Pdf downloaden
Pdf downloaden
Het bijhouden van gewerkte uren vindt niemand leuk om te doen. De meeste zzp’ers houden zich liever bezig met hun vak dan met tijdschrijven en boekhouden. Toch kom je er als ondernemer niet onderuit om op een of andere manier je uren te registreren. Hoe en welke uren je bijhoudt, lees je in dit artikel.
Stappen
Pdf downloaden
-
Houd declarabele en niet-declarabele uren bij. Binnen een project dat je uitvoert voor een klant, heb je hoogstwaarschijnlijk ook te maken met uren die je niet kunt factureren. Denk hierbij aan de uren die je besteed hebt aan het maken van de offerte of de uren die je kwijt bent aan de facturatie.
- Het is verleidelijk om alleen de declarabele uren bij te houden, maar dan ontbreekt de basis voor een goede projectevaluatie.
- Om te kunnen bepalen wat je daadwerkelijk per uur verdient, zul je alle uren die je aan een project besteedt, moeten bijhouden.
-
Houd projecturen en interne uren bij. Voor een compleet beeld van je bedrijfsvoering is het belangrijk om alle gewerkte uren bij te houden. Dat betekent dat je niet alleen de uren registreert die je besteed hebt aan je klanten, maar ook de uren waarin je werkzaamheden voor je eigen bedrijfsvoering hebt uitgevoerd.
- Denk hierbij aan uren die je besteedt aan acquisitie, aan de boekhouding of aan studie.
- Alleen door middel van het bijhouden van alle gewerkte uren, kun je de echte winstgevendheid van je werkzaamheden berekenen. Je kunt jezelf wel rijk rekenen met het indrukwekkende uurtarief dat je in rekening brengt voor je werkzaamheden, maar hoeveel interne uren die je niet kan factureren staan hier tegenover?
-
Ontwerp een standaardstructuur voor projecten. Het zal in de praktijk vaak voorkomen dat je projecten een vergelijkbare projectopbouw hebben. Als dit het geval is, maak dan gebruik van een standaard projectstructuur. door een standaardstructuur te gebruiken, bespaar je veel tijd bij het aanmaken van nieuwe projecten in je projectbeheersysteem. Een ander groot voordeel van het hanteren van een standaard projectstructuur is dat je je werkzaamheden goed over meerdere projecten heen kunt evalueren. Hoeveel tijd gaat er bijvoorbeeld gemiddeld zitten in de offerte- en voorbereidingsfase van een project ten opzichte van de uitvoeringsfase?
- Neem ook interne uren in je (standaard) projectstructuur. Registreer bij voorkeur niet alleen de te factureren uren, maar ook alle niet-facturabele uren. Als je op deze manier alle projectwerkzaamheden bijhoudt, dan kun je namelijk ook een goede analyse maken van de winstgevendheid van je project.
- Om het beeld helemaal compleet te krijgen, is het nodig om ook uren die niet aan een bepaald project gerelateerd zijn te registreren. Dit is allereerst van belang omdat alle uren die je besteedt aan de bedrijfsvoering, meetellen voor het urencriterium. Daarnaast is deze informatie onmisbaar als je de echte winstgevendheid van je bedrijf wilt berekenen. Je kunt jezelf immers wel rijk rekenen met een prachtig uurtarief, maar hoeveel uren staan hier in totaal tegenover die niet factureerbaar zijn?
-
4Bepaal de projectonderdelen. Het ligt voor de hand om een project voor de urenregistratie onder te verdelen in verschillende projectonderdelen. Het loont om hier goed over na te denken voordat je begint met het schrijven van uren op je projecten. Is het in jouw geval voldoende om enkel onderscheid te maken tussen projecturen die te factureren zijn en de overige uren? Of is het de moeite waard om binnen het project onderscheid te maken tussen alle verschillende activiteiten die je voor een project verricht?
-
5Bepaal het detailniveau. Is het nodig om begin- en eindtijd te noteren of is het voldoende om alleen het aantal gewerkte uren op een dag te noteren? Wil je tot op de minuut nauwkeurig je tijd bijhouden, dan zijn er urenregistratietools waarbij je dat door middel van een timer precies kunt meten. Sommige tools kijken zelfs mee aan welke documenten je werkt en bepalen op die manier de te registreren tijd per project.
-
Bepaal of je ook informatie wilt toevoegen. Volstaat het om alleen tijd te registreren of wil je deze uren ook nog van een nadere omschrijving voorzien? Dit laatste kost uiteraard wat meer tijd, maar als je deze informatie ook kunt gebruiken in je facturatie, dan is dat de extra inspanning wel waard. Je zult immers geen discussie meer hoeven voeren met je opdrachtgever over de herkomst van de bedragen op de factuur als je deze factuur voorziet van een heldere urenbijlage.Advertentie
Tips
- Het bijhouden van uren biedt je informatie die je nodig hebt als ondernemer of zzp’er voor het runnen van je bedrijf en het biedt je inzicht in je werkzaamheden.
- Heel uitgebreid je uren bijhouden lijkt misschien ingewikkeld en tijdrovend, maar als je na verloop van tijd een goede analyse wilt doen van de tijd die je in je bedrijf stopt, is een onderverdeling van je uren naar activiteit wel noodzakelijk. Wellicht kom je er dan achter dat je veel meer tijd aan communicatie kwijt bent dan je dacht, en wil je dat bij een volgend project in de offerte verwerken.
- Wanneer je als ondernemer je diensten op uurbasis levert, is het belangrijk om deze goed bij te houden. Je weet dan precies hoeveel uren je aan een project hebt gewerkt en hoeveel je in rekening kan brengen bij je klant.
- Als je aan kunt tonen dat je als zelfstandig ondernemer meer dan 1.225 uren aan je onderneming hebt besteed, heb je recht op zelfstandigenaftrek. De enige manier om dit aan te tonen is door middel van het bijhouden van een urenregistratie.
- Door je uren nauwkeurig te registreren, kun je achteraf een project goed evalueren. Kwamen de begrote uren overeen met de uren die je in werkelijkheid besteed hebt? Welk projectonderdeel viel tegen? Welk onderdeel viel mee?
- Het artikel uren bijhouden als zzp’er geeft een aantal voorbeelden van projectstructuren die je kunt gebruiken om uren bij te houden.
- Als zzp’er met weinig projecten kun je om te beginnen je uren bijhouden in een spreadsheet. Ben je niet zo handig met spreadsheets, dan zijn er ook legio urenregistratie-pakketten op de markt. Op de website Urenregistratie implementatie vind je een uitgebreid stappenplan om je te helpen met het kiezen van de juiste applicatie voor jouw bedrijf.
Advertentie
Over dit artikel
Deze pagina is 1.392 keer bekeken.
Advertentie
Meld je aan voor de gratis nieuwsbrief van wikiHow!
Je vindt dan elke week handige handleidingen in je inbox.
Meld me aan!
