Pdf downloaden
Pdf downloaden
Als je een lijst of tabel met gegevens wilt verplaatsen van Word naar Excel, dan hoef je niet elk afzonderlijk stukje informatie te kopiëren en plakken naar zijn eigen cel in de spreadsheet. Door eerst je Word-document correct op te maken, kun je eenvoudig het hele document in Excel importeren met niet meer dan een paar keer klikken.
Stappen
-
Begrijp hoe het document zal worden geconverteerd. Wanneer je een document in Excel importeert, dan zullen bepaalde karakters worden gebruikt om vast te stellen welke gegevens in welke cel komen in de Excel-spreadsheet. Door voorafgaand aan het importeren een paar opmaakstappen te volgen, kun je bepalen hoe het uiteindelijke spreadsheet eruit zal gaan zien en eventuele handmatige opmaak die je moet uitvoeren tot een minimum beperken. Dit is vooral nuttig als je een grote lijst importeert uit een Word-document in Excel.
- Deze methode werkt het best wanneer je een lijst hebt met meerdere ingangen, elk op dezelfde manier ingedeeld (lijst met adressen, telefoonnummers, e-mailadressen, etc.)
-
Controleer het document op eventuele opmaakfouten. Voordat je de conversie begint, moet je ervoor zorgen dat elke vermelding op dezelfde manier is opgemaakt. Dit betekent dat je interpunctiefouten verbetert of alle vermeldingen die niet overeenkomen met de rest correct ordent. Dit zorgt ervoor dat de gegevens naar behoren worden gekopieerd.
-
Toon de opmaaktekens in je Word-document. Het weergeven van de normaal verborgen opmaaktekens zal je helpen bepalen wat de beste manier is om de gegevens te splitsen. Je kunt ze weergeven door te klikken op de knop 'Toon/Verberg alineamarkeringen' in de Start-tab of door te drukken op Ctrl + ⇧ Shift + *
- De meeste lijsten hebben ofwel één alineateken aan het einde van elke regel, of een aan het eind van de regel en een op de lege regel tussen de vermeldingen. Je gebruikt de markeringen om de door Excel gebruikte tekens voor het onderscheid maken tussen de cellen in te voegen.
-
Vervang de alineamarkeringen tussen elke vermelding om extra ruimte te verwijderen. Excel gebruikt ruimte tussen items om de rijen te bepalen, maar je zult die nu eerst moeten verwijderen, om het opmaakproces te vereenvoudigen. Maak je geen zorgen, je gaat ze zo meteen weer terugplaatsen. Dit werkt het beste wanneer je één alineamarkering hebt aan de eind van een vermelding en een in de ruimte tussen de vermeldingen (twee in een rij).
- Druk op Ctrl + H om het Zoeken en Vervangen-venster te openen.
- Typ ^p^p in het Zoeken-veld. Dit is de code voor twee alineamarkeringen in een rij. Indien elke vermelding een enkele regel is, zonder dat er lege regels tussen staan, gebruik dan een enkele ^p .
- Typ een scheidingsteken in het Vervangen-veld. Zorg ervoor dat het geen karakter is dat elders in het document voorkomt, zoals ~ .
- Klik op Alles vervangen . Je zult merken dat de vermeldingen zich combineren, maar dat is nu geen probleem, zo lang het scheidingsteken maar op de juiste plaats staat (tussen elk item).
-
Scheid elke vermelding in afzonderlijke velden. Nu je vermeldingen zijn gescheiden zodat ze in achtereenvolgende rijen worden weergegeven, moet je definiëren welk gegeven in elk veld wordt weergegeven. Bijvoorbeeld, als elk item een naam is op de eerste regel, een adres op de tweede regel en een adres op de derde regel, doe dan het volgende:
- Druk op Ctrl + H om het Zoeken en Vervangen-venster te openen.
- Verwijder een van de ^p -markeringen in het Zoeken-veld.
- Wijzig het karakter in het veld Vervangen in een komma , .
- Klik op Alles vervangen . Dit vervangt de overgebleven alineasymbolen door de komma, welke van elke regel een veld maakt.
-
Vervang het scheidingsteken om het opmaakproces af te sluiten. Zodra je de twee bovenstaande stappen voor zoeken en vervangen hebt gedaan, zal je lijst er niet meer uitzien als een lijst. Alles staat nu op dezelfde regel, met komma's tussen elk gegeven. Deze laatste stap voor het zoeken en vervangen zal van je gegevens weer een lijst maken, met behoud van de komma's die de velden definiëren.
- Druk op Ctrl + H om het Zoeken en Vervangen-venster te openen.
- Typ ~ (of welk karakter je oorspronkelijk had gekozen) in het Zoeken-veld.
- Typ ^p in het Vervangen-veld.
- Klik op Alles vervangen . Dit maakt van de gegevens weer individuele groepen, gescheiden door komma's.
-
Sla het bestand op als platte tekst. Nu het formatteren is voltooid, kun je het document als een tekstbestand opslaan. Hierdoor zal Excel je gegevens kunnen lezen en verwerken, zodat ze in de juiste velden komen te staan.
- Klik op het tabblad Bestand en selecteer 'Opslaan als'.
- Klik op 'Opslaan als type' en selecteer 'Tekst zonder opmaak'.
- Geef het bestand een naam van je voorkeur en klik op Opslaan .
- Indien het bestandsconversie-venster verschijnt, klik dan op OK .
-
Open het bestand in Excel. Nu het bestand is opgeslagen als gewone tekst, kun je het openen in Excel. [1] X Bron smallbusiness.chron.com/export-data-word-excel-54287.html
- Klik op het tabblad Bestand en selecteer Openen.
- Klik op het drop-downmenu 'Alle Excel-bestanden' en selecteer 'Tekstbestanden'.
- Klik op Volgende > in de wizard voor het importeren van tekst.
- Selecteer 'Komma' in de lijst met scheidingstekens. Je ziet hoe de gegevens worden gescheiden in het voorbeeld onderin het venster. Klik op Volgende > .
- Selecteer de gegevensindeling voor elk van de kolommen en klik op Voltooien .
Advertentie
-
Maak een tabel in Word met je gegevens. Heb je een lijst van gegevens in Word, dan kun je die converteren naar een tabelindeling in Word en vervolgens eenvoudig kopiëren naar Excel. Als je gegevens al in tabelformaat staan, ga dan verder met de volgende stap.
- Selecteer alle tekst die je naar een tabel wilt converteren.
- Klik op de Invoegen-tab en daarna op de Tabel-knop.
- Selecteer 'Tekst naar tabel converteren'.
- Voer het aantal regels in per gegeven in het veld 'Aantal kolommen'. Is er een lege regel tussen elk gegeven, voeg dan een kolom toe aan het totaal.
- Klik op OK .
-
Controleer de opmaak van je tabel. Word zal een tabel maken op basis van je instellingen. Controleer nogmaals dat alles op de juiste plek staat.
-
Klik op de kleine '+'-knop die verschijnt in de linkerbovenhoek van de tabel. Deze verschijnt wanneer je met de cursor boven de tabel zweeft. Door hierop te klikken selecteer je alle gegevens in de tabel.
-
Druk op . Ctrl + C om de gegevens te kopiëren . Je kunt ook op de knop 'Kopiëren' in het tabblad Start klikken.
-
Open Excel. Zijn de gegevens gekopieerd, dan kun je Excel openen. Wil je de gegevens in een bestaand spreadsheet plaatsen, laad die dan. Plaats de cursor in de cel waar je wilt dat de cel uiterst linksboven van de tabel verschijnt.
-
Druk op . Ctrl + V om de gegevens te plakken . De afzonderlijke cellen uit de Word-tabel worden in aparte cellen geplaatst in de Excel-spreadsheet.
-
Splits eventuele overgebleven kolommen. Afhankelijk van het type gegeven dat je aan het importeren bent, is er wellicht aanvullende opmaak die je moet doorvoeren. Bijvoorbeeld: als je adressen importeert, dan kan het zijn dat de plaats, provincie en postcode allemaal in dezelfde cel staan. Je kunt Excel deze gegevens automatisch laten opslitsen. [2] X Bron
- Klik op de kolomkop van de kolom die je wilt splitsen om de hele kolom te selecteren.
- Selecteer de 'Gegevens'-tab en klik op de knop 'Tekst naar kolommen'.
- Klik op Volgende > en selecteer de 'Komma' in het veld Scheidingsteken. Indien je het bovenstaande voorbeeld hebt gevolgd, zal dit de plaats scheiden van de provincie en de postcode.
- Klik op Voltooien om de wijzigingen op te slaan.
- Selecteer de kolom die nog moet worden opgesplitst, en herhaal het proces, waarbij je 'Spatie' als scheidingsteken kiest, in plaats van 'Komma'. Hiermee scheid je de provincie van de postcode.
Advertentie
Bronnen
- ↑ smallbusiness.chron.com/export-data-word-excel-54287.html
- ↑ http://www.timeatlas.com/convert-word-docs-to-excel-part-2/
Advertentie
Meld je aan voor de gratis nieuwsbrief van wikiHow!
Je vindt dan elke week handige handleidingen in je inbox.
Meld me aan!
