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Organizar documentos por ordem alfabética é algo extremamente útil em qualquer situação, seja pessoal ou profissional. Dessa forma, o usuário pode encontrar, substituir, proteger e usar qualquer arquivo de que precise sem muito trabalho. Leia este artigo para obter algumas dicas de como fazer essa organização em português e criar um sistema simples e eficaz.
Passos
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Escolha que sistema alfabético quer usar. Até algo simples, como a sequência das letras do alfabeto, tem ramificações e alternativas. [1] X Fonte de pesquisa [2] X Fonte Confiável American Library Association Ir à fonte Selecione uma delas para usar sempre.
- Letra por letra: você pode separar os arquivos de acordo com a ordem sequencial das letras, ignorando o espaço entre palavras.
- Palavra por palavra: baseie a organização na primeira letra de cada palavra, em sucessão direta.
- Unidade por unidade: considere cada palavra, abreviação e inicial quando for fazer a organização — esta opção é a mais recomendada.
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Agrupe documentos semelhantes. Quando tiver todos os itens em mãos, decida como juntá-los em conjuntos: como um dicionário (por ordem alfabética, não importa a natureza dos arquivos) ou enciclopédia (agrupando documentos de acordo com o tipo ou assunto e, depois, separando tudo pela ordem alfabética mais uma vez).
- Se tiver de organizar muitos tipos de arquivos diferentes (receitas, recibos e comprovantes, cartas etc.), é melhor usar o formato de enciclopédia. Agrupe os itens de acordo com a natureza e, em seguida, separe-os por ordem alfabética usando divisórias, adesivos ou post-its coloridos.
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Monte um índice dos documentos. Se optar por seguir essa estratégia, ponha cada parte de títulos específicos nas devidas unidades. [3] X Fonte de pesquisa Para isso, separe os elementos de cada nome e crie um novo termo para designar determinados arquivos de forma alfabética — que pode ser diferente do nome comum. Por exemplo:
- Imagine que tem de organizar os seguintes itens: um artigo sobre aranhas de título "Hábitos alimentares noturnos das aranhas", uma biografia de Maria da Silva, especialista nesses artrópodes, e um panfleto promocional de uma exposição do animal num zoológico de São Paulo.
- A biografia de Maria da Silva seria indexada como "Silva, Maria da." (já que o sobrenome vem primeiro nesse tipo de organização) e viria sob a letra "S".
- O artigo "Hábitos alimentares noturnos das aranhas" pode ser indexado em sua forma natural, caso você opte por separar tudo como um dicionário. Assim, ficaria sob a letra "H" (de "Hábitos").
- Se preferir, você pode indexar "Hábitos alimentares noturnos das aranhas" como "Aranhas, Hábitos alimentares noturnos das" (se estiver agrupando tudo como uma enciclopédia, em vez de separar apenas o que se relaciona ao assunto desses artrópodes). Assim, o documento ficaria sob a letra "A".
- O panfleto profissional pode ser indexado como "Aranhas, exposições (Zoológico x de São Paulo)" — principalmente se você vier a adicionar mais materiais a essa seção, como mais panfletos de outros zoológicos: "Aranhas, exposições (Zoológico y de Salvador").
- Se preferir, organize o panfleto como "Zoológico x de São Paulo (Exposição de aranhas)", principalmente se vier a adicionar mais materiais relacionados ao zoológico em questão ou se quiser fazer o agrupamento em estilo de enciclopédia e de acordo com a localização geográfica.
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Organize os documentos por ordem alfabética de acordo com o nome no índice. Geralmente, segue-se a sequência normal das letras, indo de A (primeira) a Z (última). Use informações cada vez mais específicas para distinguir e separar arquivos. [4] X Fonte de pesquisa Por exemplo:
- A ordem de indexação do passo anterior pode ser algo como (dependendo do sistema usado): "Hábitos alimentares noturnos das aranhas", "Silva, Maria da." e "Zoológico x de São Paulo (Exposição de aranhas)" ou "Aranhas, exposições (Zoológico x de São Paulo)", "Aranhas, Hábitos alimentares noturnos das" e "Silva, Maria da.".
- Se um documento falar de "Elefante", ponha-o depois de algo cujo tema seja "Dromedário". Se tiver algo que fale de "Canguru", ponha-o entre os dois anteriores. O arquivo "Aranha", por sua vez, deve vir no início da organização, seguido de algo como "Baleia". Assim, a ordem final seria: "Aranha", "Baleia", "Canguru", "Dromedário" e "Elefante".
- Se quiser adicionar algo como "Ariranha", ponha-o depois do arquivo para "Aranha" — ambos começam com "A" e têm "R" como segunda letra; assim, examine a terceira letra ("I" e "A", respectivamente) para determinar a ordem. No fim das contas, seu arquivo ficaria assim: "Aranha", "Ariranha", "Baleia", "Canguru", "Dromedário" e "Elefante".
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Ponha etiquetas nas pastas de documentos. Para poder encontrar itens e adicionar mais material aos diretórios sem dificuldades, marque cada um com o nome indexado do seu conteúdo.
- Ponha itens novos na pasta certa.
- Se quiser, use post-its e adesivos coloridos para facilitar o uso dos documentos. Se tiver agrupado os itens como uma enciclopédia, por exemplo, separe cada um com um tom distinto, marcando itens e afins com etiquetas coloridas.
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Registre e documente o sistema de arquivamento e indexação. Seja consistente, não importa o tipo de organização que decidir usar. Facilite o processo para toda pessoa que vier a ter acesso aos arquivos. Você pode, por exemplo, criar e compartilhar um documento que especifique as regras da separação de itens para que todos usufruam ao máximo da estratégia. [5] X Fonte de pesquisa
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Guarde itens e documentos novos do modo correto. Ponha tudo no arquivo de acordo com seus nomes no índice e em ordem alfabética, seguindo seu sistema de preferência. Conforme necessário, tire o que for mais antigo para ceder espaço a itens recentes.Publicidade
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Arquive documentos usando termos e palavras-chave. Isso pode ser ideal em alguns casos, não importa a ordem das palavras de títulos ou nomes. Dessa forma, você pode indexar e localizar documentos usando seus termos mais lógicos. Por exemplo:
- Algo como "Universidade de São Paulo" vai estar indexado como "São Paulo, Universidade de". [6] X Fonte de pesquisa "São Paulo" são as palavras-chave, em vez de "Universidade" — afinal, existem centenas de universidades no Brasil, como "Universidade de Brasília", "Universidade Federal do Rio de Janeiro" etc.
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Organize nomes de acordo com sobrenomes. Muitos especialistas recomendam que o sobrenome venha primeiro na organização, já que é uma palavra-chave. [7] X Fonte de pesquisa
- Assim, no exemplo "Maria da Silva", teríamos "Silva, Maria da.".
- Ponha títulos (Dr., Sr. etc.) no fim [8] X Fonte de pesquisa : algo como "Dra. Maria da Silva", por exemplo, ficaria como "Silva, Maria da., Dra.".
- Com nomes estrangeiros, ordene os nomes na maneira com que são falados (letra a letra). Isso acontece, por exemplo, com "MacDonald" (em vez de "McDonald"). Outras unidades tipicamente estrangeiras, como "D'", "L'", "Le" etc. seguem a mesma regra. [9] X Fonte de pesquisa [10] X Fonte de pesquisa
- Há uma exceção à regra: se o nome do documento for parte de uma empresa ou organização, [11] X Fonte de pesquisa trate o termo como uma unidade dentro do nome geral. Por exemplo: "Maria da Silva Consultoria jurídica" ficaria sob "M", não como "Silva, Maria da. Consultoria jurídica.".
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Ignore artigos ("o", "a", "um" etc . ), conjunções ("e", "mas", "ou" etc.) e preposições ("para", "por", "em" etc.) . [12] X Fonte de pesquisa Quando se quer indexar ou organizar algo por ordem alfabética, é comum deixar essas unidades linguísticas de lado — principalmente quando fazem parte do início do nome de um documento. Por exemplo:
- "Uma investigação sobre os hábitos alimentares da ema" ficaria sob a letra "E", de "ema" (a palavra-chave do título), em vez de "U", de "Uma".
- "Silva e Sousa Advogados Associados" ficaria depois de "Silva, Maria de.". Ambos os nomes indexados começam com a palavra "Silva" e, por isso, deve-se considerar a próxima palavra-chave do termo ("Sousa" e "Maria", respectivamente) para determinar a ordem final. Ignore a palavra "e", que é irrelevante.
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Escreva abreviações por extenso. [13] X Fonte de pesquisa Quando estiver indexando ou arquivando documentos, você pode se deparar com algo como "S.A." (de "Sociedade Anônima") e afins. Opte por escrever tudo por extenso, em vez de usar apenas iniciais.
- Por exemplo: prefira "Alimentos Maria da Silva, Sociedade Anônima" em vez de "Alimentos Maria da Silva, S.A.".
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Organize numerais pela ordem matemática. Quando estiver mexendo no alfabeto, você pode acabar encontrando títulos com termos numéricos. Opte pela ordem natural, não pelas letras em si (afinal, números vêm antes de letras).
- Por exemplo: o grupo "3M Company" viria antes de "100 Melhores Estratégias de Negócios", já que "3" é menor que "100".
- Itens como "Melhores Estratégias de Negócios" e "Melhores Estratégias de Venda", por exemplo, viriam após "100 Melhores Estratégias de Negócios", já que números antecedem letras.
- Considere números escritos por extenso como palavras, não numerais em si. Por exemplo: arquive "100 Melhores Estratégias de Negócios", "Melhores Estratégias de Negócios" e "Melhores Estratégias de Venda", nessa ordem.
- Se servir para o seu caso, abra uma exceção e arquive numerais como se fossem palavras. [14] X Fonte de pesquisa
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Decida o que fazer com caracteres especiais. [15] X Fonte Confiável American Library Association Ir à fonte Durante a organização, leve em consideração termos que não pertençam ao alfabeto e nem sejam numéricos. O posicionamento final depende do seu tipo:
- Sinais de pontuação (pontos, vírgulas etc.) costumam ser ignorados. [16] X Fonte de pesquisa [17] X Fonte de pesquisa Por exemplo: ponha "Comer Bem" e "Comer, Rezar, Amar" nessa ordem.
- Sinais diacríticos são vistos como a letra correspondente, sem o sinal em si. [18] X Fonte Confiável Library of Congress Ir à fonte Por exemplo: ponha "Über" como "Uber". Há, entretanto, uma exceção: quando se está organizando documentos pela ordem alfabética de um idioma que use muitos diacríticos — nesse caso, siga a ordem normal da língua.
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Quando organizar itens que tenham a mesma inicial, siga a regra geral do "tudo ou nada". É normal ignorar qualquer espaço (incluindo sinais de pontuação e outros elementos afins) durante a organização por ordem alfabética, mas isso depende do caso.
- Por exemplo: ponha arquivos que comecem com "Santana" antes de algo que comece com "Santa Ana". [19] X Fonte de pesquisa
- Além disso, "Silva, Maria da." deve vir antes de "Silva, Maria da., Dra.".
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Quando necessário, diferencie arquivos com informações mais detalhadas. [20] X Fonte de pesquisa Em casos raros, informações alfabéticas são insuficientes para determinar a ordem de disposição. Se acontecer com você, use dados mais específicos para reconhecer documentos de título semelhante. Por exemplo:
- Se tiver documentos de duas pessoas cujo nome é Maria da Silva, ordene-os pela data de nascimento. Ponha "Silva, Maria da. (n. 1853)" antes de "Silva, Maria da. (n. 1967)", por exemplo.
- Se quiser, ordene documentos de acordo com detalhes geográficos quando precisar fazer distinções. Se tiver itens para três agências de um mesmo banco em três locais diferentes, por exemplo, use a ordem alfabética de acordo com a cidade ou o estado: "Banco do Brasil (São Paulo)", "Banco do Brasil (Rio de Janeiro)" e "Banco do Brasil (Salvador)".
- Além disso, se tiver dois tipos diferentes de aranhas, por exemplo, separe-as de acordo com a classificação taxonômica, localização geográfica etc.: "Aranha, Tarântula" e "Aranha, Viúva-Negra" ou "Aranha (América do Sul)" e "Aranha (Oceania)", nessas ordens.
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Deixe claras as exceções e regras especiais. [21] X Fonte de pesquisa Converse com quem for usar o arquivo sobre as exceções aos preceitos de organização para que todos tirem proveito máximo dele.Publicidade
Dicas
- Se quiser dicas ainda mais específicas de organização, pesquise as publicações da ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas), que atua na área. [22] X Fonte de pesquisa
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Referências
- ↑ http://www.mhhe.com/business/buscom/gregg/docs/appc.pdf
- ↑ http://www.ala.org/tools/libfactsheets/alalibraryfactsheet27
- ↑ http://www.mhhe.com/business/buscom/gregg/docs/appc.pdf
- ↑ https://www.tsl.texas.gov/slrm/recordspubs/fs.html# alp
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- ↑ http://www.dartmouth.edu/~library/recmgmt/forms/FilingRules.pdf?mswitch-redir=classic
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- ↑ http://www.mhhe.com/business/buscom/gregg/docs/appc.pdf
- ↑ http://www.niso.org/publications/tr/tr03.pdf
- ↑ https://www.loc.gov/catdir/cpso/G100.pdf
- ↑ http://www.dartmouth.edu/~library/recmgmt/forms/FilingRules.pdf?mswitch-redir=classic
- ↑ http://www.mhhe.com/business/buscom/gregg/docs/appc.pdf
- ↑ http://www.mhhe.com/business/buscom/gregg/docs/appc.pdf
- ↑ http://www.abnt.org.br/
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