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Às vezes, por vários motivos, é inevitável cancelar um compromisso. Pode ser por um atraso inesperado, problemas na viagem, ou uma coincidência na agenda. Dar a notícia à pessoa com quem você furará pode ser chato, mas se você for honesto, educado, e não demorar muito, ela certamente será compreensiva. Reagende o compromisso quando do cancelamento, ou assim que puder. Ofereça-se para fazer a maior parte do deslocamento, para que também seja mais conveniente para ela.
Passos
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Entre em contato com a pessoa assim que puder. Quanto mais você esperar para fazer o cancelamento, mais inconveniente ele será. Avise o quanto antes, para demonstrar respeito à pessoa e ao tempo dela.
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Cancele por telefone caso não possa avisar bem antes. Caso você for cancelar o compromisso menos de 24 horas antes da hora marcada, ligue para a pessoa. Mandar uma mensagem de texto, e-mail ou recado através de terceiros denotará falta de respeito e será bem inconveniente. Ninguém se agrada com uma mudança dessas de última hora. [1] X Fonte de pesquisa
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Peça sinceras desculpas. Mesmo que você avise a pessoa com antecedência, deixe claro o quanto sente por ter tido que cancelar o compromisso. Pode ser que ela tenha evitado outros planos para encontrá-lo, e você pode ter causado inconvenientes ao cancelar. [2] X Fonte de pesquisa
- Um pedido de desculpas breve basta. Diga, “Sinto muito que não pude encontrá-lo dessa vez.”
- Evite dizê-lo de maneira vaga, ou dizer que você “talvez” não consiga chegar a tempo. É melhor ser sincero e falar logo a verdade.
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Explique brevemente o motivo do cancelamento. Se você tem um bom motivo, como um voo atrasado, ou uma doença, simplesmente explique isso. Caso a razão para o cancelamento seja menos aceitável, como esquecimento, ou outro compromisso no mesmo horário, dê uma explicação geral como “Surgiu um imprevisto e não tenho como comparecer.” [3] X Fonte de pesquisa
- Não é necessário explicar todos os detalhes do cancelamento, mas seja sincero. Se você ficar enchendo linguiça, a pessoa pode achar que você está inventando. [4] X Fonte de pesquisa
- Nunca diga que “Algo mais importante apareceu” ou nada parecido.
- Não invente desculpas. Você correrá o risco de ser descoberto e isso pode piorar toda a situação.
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Deixe claro que você valoriza o tempo dela. Declare enfaticamente que você agradece a atenção e que lamenta muito ter que cancelar. Deixe claro que você reconhece que o tempo dela é limitado e, portanto, valioso.
- Isso se aplica principalmente se a pessoa fosse fazer-lhe um favor, como dar um auxílio profissional em uma área em que você é menos experiente. [5] X Fonte de pesquisa
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Quando do cancelamento, ofereça-se para reagendar. Isso não somente poupará você de ter que fazer isso depois, mas também demonstrará que você tem interesse no evento. Seja por telefone ou por e-mail, deixe claro que você quer reagendar o compromisso, de acordo com o que for conveniente para a pessoa. [6] X Fonte de pesquisa
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Dê exemplos de datas ou horários disponíveis. Seu papel agora é dar à pessoa a prioridade no agendamento, mas é bom listar algumas opções para que ela possa escolher uma. Pense em três ou quatro momentos em que você estará disponível e pergunte se algum deles é conveniente. [7] X Fonte Confiável Harvard Business Review Ir à fonte
- Diga, por exemplo, “Estou livre na sexta após o almoço, no domingo o dia todo, e na terça-feira, entre as 13h e as 17h. Algum desses horários dá certo pra você, ou será melhor outra hora?”
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Ofereça-se para fazer o maior deslocamento. Para compensar o cancelamento da primeira data, apresente a possibilidade de encontrar a pessoa onde for mais conveniente para ela. Na hora marcada, vá até o escritório, ou a qualquer outro lugar em que ela já esteja. [8] X Fonte de pesquisa
- Uma alternativa é sugerir que a reunião seja por Skype ou Google Hangouts, se a pessoa estiver muito ocupada ou fisicamente distante. [9] X Fonte de pesquisa
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Escolha um horário em que você já saiba que não cancelará novamente. Após o primeiro cancelamento, seria muito irritante ou inconveniente fazer isso de novo. Sua reputação poderia ficar terrivelmente prejudicada. Olhe bem sua agenda, e certifique-se de que o horário combinado dará certo para você, e de que não haja grandes chances de algo dar errado.
- Se por exemplo, você não tem compromissos em dezembro, mas já sabe que a agenda se encherá até lá, é melhor não reagendar o compromisso para esse mês.
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Anote o horário escolhido para o compromisso remarcado. Assim que souber quando deverá encontrar a pessoa, salve um evento no calendário, ou no Google Agenda. Coloque também um post-it em um lugar visível, para que você não tenha como se esquecer. [10] X Fonte Confiável Harvard Business Review Ir à fonte
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Quando o encontro finalmente ocorrer, agradeça à pessoa pela paciência. Isso deve ser a primeira coisa a ser feita. Não precisa se desculpar novamente; basta demonstrar gratidão pela compreensão e ela saberá que você valoriza o tempo dela. [11] X Fonte de pesquisaPublicidade
Dicas
- Evite cancelar compromissos, a não ser que isso seja inevitável, pois isso pode prejudicar sua imagem, e afetar seu networking. [12] X Fonte de pesquisa
- Caso você vá se encontrar com alguém que cobra por algum serviço, pergunte sobre as políticas de cancelamento.
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Referências
- ↑ https://www.theguardian.com/media-network/2015/jul/28/survive-modern-office-workplace-etiquette
- ↑ https://englishlive.ef.com/blog/english-in-the-real-world/4-simple-steps-cancel-plans-english/
- ↑ https://www.brit.co/how-to-gracefully-cancel-plans/
- ↑ https://www.realsimple.com/work-life/work-life-etiquette/canceling-plans-etiquette
- ↑ http://www.businessinsider.com/how-to-cancel-a-meeting-without-pissing-anyone-off-2010-5
- ↑ https://www.theglobeandmail.com/report-on-business/small-business/how-to-politely-cancel-a-meeting/article4319984/
- ↑ https://hbr.org/2011/03/scheduling-a-meeting-the-right
- ↑ http://www.businessinsider.com/how-to-cancel-a-meeting-without-pissing-anyone-off-2010-5
- ↑ https://www.fastcompany.com/3027631/meeting-etiquette-101-fist-bumps-going-topless-and-picking-up-tabs
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