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Se precisa mover uma lista ou tabela de dados do Word para o Excel, não é necessário copiar e colar cada informação em uma célula da planilha. Depois de formatar o documento do Word adequadamente, é possível importá-lo com facilidade para o Excel.
Passos
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Entenda como o documento será convertido. Quando se importa um documento para o Excel, alguns caracteres serão usados para determinar qual dado vai para cada célula da planilha. Seguir alguns passos de formatação antes de importar ajuda a controlar a aparência final da planilha e minimiza a formatação manual depois desse passo. Isso é útil se estiver trabalhando com um documento muito extenso.
- Esse método funciona melhor quando se tem uma lista de múltiplas entradas, formatadas da mesma maneira (lista de endereços, telefones, e-mails, etc.).
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Procure por erros de formatação no documento. Antes de começar o processo de conversão, verifique se as entradas estão formatada da mesma maneira. Isso significa consertar quaisquer erros de pontuação, ou reorganizar quaisquer entradas que não combinam com o resto. Isso faz com que os dados sejam transferidos apropriadamente.
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Mostre os caracteres de formatação em seu documento do Word. Isso ajuda a determinar a melhor maneira de dividir duas entradas. É possível mostrá-los clicando em “Mostrar/Ocultar Marcas de Parágrafos”, na aba Página Inicial, ou pressionando Ctrl + ⇧ Shift + * .
- A maioria das lista tem uma marca de parágrafo no final de cada linha, ou uma no final de casa linha e outra na linha em branco entre duas entradas. Essas marcas são usadas para inserir caracteres usados pelo Excel para diferenciar células.
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Substitua as marcas de parágrafos entre cada entrada para se livrar do espaço extra. O Excel usará o espaço entre cada entrada para determinar as linhas, mas você precisa retirá-las por enquanto para ajudar no processo de formatação. Não se preocupe, elas serão adicionadas novamente. Isso funciona melhor quando se tem um marca de parágrafo no final de uma entrada e uma no espaço entre duas entradas (duas em uma linha).
- Pressione Ctrl + H para abrir a janela de Busca e Substituição.
- Digite ^p^p no campo de busca. Esse é o código para duas marcas de parágrafos em uma linha. Se cada entrada é uma linha e não há linhas em branco entre elas, use ^p .
- Digite um caractere delimitador no campo de substituição. Não use algo que aparece no documento, como ~ .
- Clique em Substituir Tudo . Você notará que as entradas podem se misturar, mas não é um problema se o caractere delimitador estiver no lugar certo (entre cada entrada).
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Separe cada entrada em campos diferentes. Agora que suas entradas são separadas e estão aparecendo em linhas subsequentes, é preciso definir quais dados aparecerão e cada campo. Por exemplo, se cada entrada é um nome na primeira linha, um endereço na segunda e um estado e código postal na terceira linha, é possível:
- Pressionar Ctrl + H para abrir a janela de Buscar e Substituir.
- Remover um dos ^p no campo de busca.
- Mudar o caractere no campo de substituição por uma vírgula , .
- Clicar Substituir Tudo . Isso substituirá os símbolos de parágrafo restantes com a vírgula, que irá separar cada linha em um campo.
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Substitua o caractere delimitador para terminar o processo de formatação. Assim que concluir os passos da busca e substituição, sua lista não parecerá mais com uma lista. Tudo estará na mesma linha, com vírgulas separando cada dado. Esse passo final transformará seus dados em uma lista e manterá as vírgulas que definem os campos.
- Pressione Ctrl + H para abrir a janela de Buscar e Substituir.
- Digite ~ (ou qualquer caractere que escolheu originalmente) no campo de busca.
- Digite ^p no campo de substituição.
- Clique em Substituir Tudo . Isso transformará suas entradas em grupos individuais separados pelas vírgulas.
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Salve o arquivo como um arquivo de texto normal. Agora que terminou a formatação, é possível salvar o documento de texto. Isso permitirá que o Excel leia e converta seus dados para os campos corretos.
- Clique na guia Arquivo e selecione “Salvar Como”.
- Clique na lista de “Tipo” e selecione “Texto”.
- Nomeie o arquivo como preferir e clique em Salavar .
- Se a Janela de Conversão de Arquivos aparecer, clique em OK .
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Abra o arquivo no Excel. Agora que salvou o arquivo, abra-o no Excel. [1] X Fonte de pesquisa smallbusiness.chron.com/export-data-word-excel-54287.html
- Clique na guia Arquivo e selecione Abrir.
- Clique em “Todos os Arquivos do Excel” e selecione “Arquivos de Texto”.
- Clique em Próximo > na janela de importação.
- Selecione “Vírgula” na lista de delimitadores. É possível ver como as entradas ficarão. Clique em Próximo > .
- Selecione o formato de dados para casa uma das colunas e clique em Concluir .
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Faça uma tabela no Word com os seus dados. Se tiver uma lista de dados no Word, é possível convertê0la para um formato de tabela que pode ser copiado e colado no Excel. Se o seus dados já está em uma tabela, vá para o próximo passo.
- Selecione todo o texto que quer converter em uma tabela.
- Clique na guia Inserir e então em Tabela.
- Selecione “Converter Texto em Tabela”.
- Digite o número de linhas por dado no campo “Número de Colunas”. Se houver uma linha em branco entre cada dado, adicione um ao total.
- Clique em OK .
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Verifique a formatação da tabela. O Word gerará uma tabela baseada nas suas configurações. Verifique novamente se tudo está no local correto.
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Clique no botão “+” que aparece no canto superior esquerdo da tabela. Isso será mostrado quando se passar o mouse pela tabela e clicar nesse botão selecionará todos os dados.
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Pressione . Ctrl + C para copiar os dados. Também é possível clicar “Copiar” na guia Página Inicial.
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Abra o Excel. Assim que os dados forem copiados, é possível abrir o Excel. Se quiser adicionar os dados em uma planilha existente, carregue-a. Coloque o cursor na célula na qual que que o canto superior esquerda da tabela apareça.
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Pressione . Ctrl + V para colar os dados. As células individuais da tabela do Word serão adicionadas a células individuais na planilha.
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Divida qualquer coluna restante. Dependendo do tipo de dado que está importando, talvez precise fazer alguma formatação adicional. Por exemplo, se estiver importado endereços e a cidade, abreviação do estado e código postal estiverem na mesma células, o Excel pode dividi-la automaticamente. [2] X Fonte de pesquisa
- Clique no título da coluna que quer dividir para selecionar toda ela.
- Selecione a guia Dados e clique em Textos em Colunas.
- Clique em Próximo > e selecione a “Vírgula” no campo de Delimitadores. Se estiver utilizando o exemplo acima, isso separará a cidade do estado e do código postal.
- Clique em Concluir para salvar as alterações.
- Selecione a coluna que ainda precisa ser dividida e repita o processo, selecionando “Espaço” em vez de “Vírgula” como delimitador. Isso separará a abreviação do estado do código postal.
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Referências
- ↑ smallbusiness.chron.com/export-data-word-excel-54287.html
- ↑ http://www.timeatlas.com/convert-word-docs-to-excel-part-2/
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