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Um plano de trabalho é um esboço de um conjunto de objetivos e processos nos quais um time trabalha para alcançá-los, oferecendo uma melhor compreensão da essência desse projeto. Esses planos, tanto na vida profissional quanto na acadêmica, ajudam você a se manter organizado enquanto estiver trabalhando em alguns projetos. Através do plano de trabalho, você destrincha o processo e transforma-o em tarefas alcançáveis, fazendo, então, com que fique mais fácil de identificar aquilo que você almeja. Se quiser estar preparado para trabalhos que estão chegando, não saia daí até terminar de ler este artigo.
Passos
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Identifique o propósito do plano de trabalho. Eles são escritos por várias razões. Determine o propósito, de forma adiantada, para que possa prepará-lo corretamente. Fique sabendo que a maioria dos planos de trabalho é feita para um determinado período de tempo, ou seja, para um bimestre, trimestre, semestre ou ano.
- No local de trabalho, os planos de trabalho ajudam seu supervisor a saber em quais projetos você estará trabalhando durante os próximos meses. Esses, geralmente, vêm logo após uma avaliação de desempenho anual ou como equipes empreendedoras de grandes projetos. Os planos de trabalho também podem ser resultado de uma sessão de planos estratégicos provenientes de sua organização, no começo de um novo calendário ou de um ano fiscal.
- No mundo acadêmico, os planos de trabalho servem para ajudar os estudantes a criarem uma programação para projetos maiores. Eles também podem ajudar os professores a fazer o planejamento para o ano letivo, bem como para o bimestre, trimestre ou semestre, separadamente.
- Em um projeto pessoal, os planos de trabalho o ajudarão a traçar aquilo que pretende fazer, como pretende fazê-lo, e em que data pretende terminar. Os planos pessoais, apesar de não serem extremamente necessários, ajudarão a pessoa a manter o acompanhamento de seus objetivos e do progresso destes.
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Escreva a introdução e o resumo do trabalho. Em planos de trabalho profissionais, é assim que o formato deve ser: com introdução e com resumo. Eles fornecem ao supervisor ou gerente, as informações necessárias para colocar o plano de trabalho emo contexto. Entretanto, escrever uma introdução e um resumo não é tão necessário em um plano de trabalho acadêmico.
- A introdução deve ser curta e envolvente. Lembre aos seus superiores o motivo por você estar criando esse plano de trabalho. Introduza os projetos específicos que você estará trabalhando durante esse período.
- O resumo deve destacar as razões que o levaram a criar esse plano de trabalho. Por exemplo: mencione detalhes ou estatísticas de relatórios recentes, identifique problemas que precisam ser abordados, ou construa algo a partir de comentários e sugestões que recebeu em planos de trabalho anteriores.
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Estabeleça metas e objetivos. Eles se relacionam na medida que ambos o levarão àquilo que espera alcançar através de seu plano de trabalho. Entretanto, lembre-se da diferença básica entre eles: metas são gerais, e objetivos são mais específicos.
- As metas devem ser focadas no projeto como um todo. Anote o resultado final do projeto. Mantenha-o amplo. Por exemplo: faça com que seja para completar um trabalho de pesquisa ou para aprender mais sobre a escrita.
- Objetivos devem ser mais específicos e tangíveis. Em outras palavras, você deve poder marcá-los na lista quando os tiver alcançado. Por exemplo: encontrar pessoas para uma entrevista que enriquecesse seu trabalho daria um ótimo objetivo.
- Muitos planos de trabalho classificam os objetivos em de curto, médio ou longo prazo, dependendo de sua variação. Por exemplo: a meta de uma empresa consiste em aumentar, a curto prazo, sua audiência em 30% nos próximos três meses. Logo, ela deverá variar, significativamente, sua antiga meta (que era de longo prazo). Isso para que sua visibilidade em mídias sociais se fortaleça durante o próximo ano.
- Os objetivos normalmente são escritos na voz ativa, utilizando verbos de ação que possuem um significado específico de comando, como: planeje, escreva, aumente, meça.. Verbos que expressem um significado vago (como examine, entenda, aprenda, etc) são dispensáveis.
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Experimente organizar o plano de trabalho a partir de objetivos mais tangíveis, ou seja, aqueles que apresentem um resultado mensurável. Inclua em uma tabela, todos que forem necessários para levar a tal resultado. Esses objetivos, dependendo do tipo de plano de trabalho que você pretende criar, podem variar. Segue abaixo alguns modelos de objetivo:
- Específico : o que exatamente você está fazendo e para quem? Defina quais são essas pessoas e aquilo que irá utilizar para ajudá-las.
- Mensurável
: há como quantificar e medir isso?
Você pode contar os resultados? Você estruturou o trabalho de forma que "a saúde na África do Sul melhore em 2020?" ou você estruturou esse plano para que "os casos do vírus HIV, causador da AIDS, diminuíssem em 20% nos recém nascidos da África do Sul em 2020?"
- Lembre-se de que para que as alterações sejam contadas, o número de referência precisa ser definido. Se não sabe qual é a taxa de incidência do vírus HIV entre os sul-africanos recém nascidos, será impossível dizer que você diminuiu a taxa de incidência do vírus em 20%.
- Alcançável
: podemos deixar isso pronto no tempo previsto com os recursos disponíveis que possuímos?
O objetivo precisa ser realístico, de acordo com as restrições dadas. Aumentar as vendas em 500% é até razoável quando se possuí uma empresa pequena. Mas aumentar as vendas em 500% se você domina o mercado é impossível.
- Em alguns casos, profissionais ou autoridades devem ser consultados para analisar se os objetivos do seu plano de trabalho são alcançáveis.
- Relevante : esse objetivo apresentará algum efeito sobre a meta ou estratégia almejados? Embora isso provavelmente seja importante para a saúde de todos, medir o peso e a altura dos estudantes de ensino médio nos leva a mudar em relação aos processos de saúde mental? Faça com que seus objetivos e métodos apresentem uma relação clara e intuitiva.
- Tempo limite : quando esse objetivo será alcançado e/ou saberemos que o terminamos? Especifique uma data final para o projeto. Estipule quais resultados, caso haja algum, causariam um fim pré-maturo à ele, mesmo com todos os outros sendo alcançados.
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Anote quais são os recursos. Inclua tudo aquilo que for necessário para que alcance suas metas e seus objetivos. Dependendo do propósito do seu plano de trabalho, os recursos irão variar.
- No local de trabalho, os recursos podem incluir coisas como o orçamento financeiro e/ou pessoal, consultores, prédios ou salas... Caso queira que o plano de trabalho aparente ser mais formal, o orçamento deve vir no apêndice.
- Já na área acadêmica, os recursos podem incluir acesso à diferentes bibliotecas, além de materiais de pesquisa, como livros, jornais e revistas e acesso aos computadores e à internet, bem como a professores e outras pessoas que possam te ajudar no caso de você ter alguma dúvida.
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Identifique qualquer constrangimento. Os constrangimentos são obstáculos que podem aparecer no meio do caminho para a conquista daquilo que procura. Por exemplo: se estiver trabalhando em um trabalho de pesquisa para a escola, você provavelmente vai se sentir como se a agenda estivesse muito lotada para dar uma brecha que o permita pesquisar e escrever corretamente e com calma. Portanto, esse constrangimento seria sua agenda lotada. Por essa razão, você deve cortar algo dela de modo que possa realizar aquilo que foi determinado com eficiência e qualidade. Somente assim você terminará.
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Quem é responsável? A responsabilidade é essencial para um bom plano. Quem é responsável por completar cada tarefa? Mesmo que a equipe inteira esteja trabalhando em uma determinada tarefa, somente uma pessoa deve ser responsável por dar conta de entregá-la pronta na data prevista.
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Escreva sua estratégia. Analise o plano de trabalho e decida como fará para utilizar seus recursos e para superar seus obstáculos, de modo que suas metas e seus objetivos sejam alcançados. Se quiser, faça uso de algum programa de gerenciamento de projetos ou de um calendário pessoal para manter suas informações organizadas.
- Anote os passos específicos a serem seguidos. Identifique aquilo que precisa acontecer a cada dia ou a cada semana para que você alcance seus objetivos. Anote também os passos que você acha que outras pessoas ou que seu time deverão seguir.
- Crie um horário. Essa é uma ótima forma de se organizar. Contudo, lembre-se de que, mesmo criando um horário, coisas inesperadas podem acontecer, e por isso é sempre bom manter um pouquinho de espaço livre para o caso de imprevistos. Não seja pego de surpresa!
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Dicas
- Faça com que o plano funcione para você. Planos de trabalho podem ser tão detalhados e extensos como você gostaria ou precisaria que fossem. Eles podem ser escritos em um pedaço de papel ou criados em algum programa profissional, que possua gráficos e cores. Qual das alternativas utilizar? Aquela que for mais natural e efetiva para você.
- Se seu projeto for grande demais, identifique os marcos principais. Esses marcos são nada mais do que pontos de referência que destacam certos aspectos em uma reunião, e que podem ser utilizados no decorrer do projeto. Eles também podem servir como um ponto de reflexão que o permite reconhecer sua função no processo e fazer com que tenha certeza de que você ainda está incluído naquele plano.
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Referências
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