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Os assuntos dos e-mails muitas vezes são o que os leitores usam para decidir se vão ou não vão abrir um e-mail. Este espaço precisa ser preenchido com frases curtas, diretas e detalhadas para que os receptores não apaguem o e-mail antes mesmo de lê-lo. Se você deixar bem claro o motivo pelo qual o leitor deve ver o que você tem a dizer usando detalhes nos assuntos, você receberá respostas mais rápidas e mais frequentes aos seus e-mails.
Passos
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Evite deixar o assunto em branco. Quando opta por não escrever nada na linha de assunto, você deixa de aproveitar a oportunidade que ela traz de atrair o leitor. O assunto em branco também faz você parecer preguiçoso e, o mais importante: ele não fará o leitor achar que precisa abrir ou responder ao e-mail rapidamente. [1] X Fonte de pesquisa
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Escreva o assunto antes de escrever o e-mail. A linha de assunto pode parecer um pensamento tardio que não é tão importante quanto o conteúdo do e-mail em si. Porém, já que ele é a primeira coisa que o leitor verá, ele é tão importante quanto, se não mais, do que o corpo do e-mail. Para garantir que você dedicará tempo e atenção suficientes ao seu assunto, escreva-o antes de qualquer outra coisa. [2] X Fonte de pesquisa
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Siga as regras normais de capitalização para não parecer desleixado. A menos que esteja mandando um lembrete rápido para alguém que você conhece muito bem, trate os e-mails como uma forma de comunicação formal. Capitalize os assuntos da mesma forma que faria com os títulos das suas apresentações. [3] X Fonte de pesquisa
- Lembre-se das regras básicas para capitalizar as palavras corretamente. Por exemplo, sempre deixe a primeira letra da primeira palavra em caixa alta, bem como nomes próprios, sejam de pessoas, empresas, instituições e afins. Não capitalize artigos (a, o, as, os), preposições (até, de) ou conjunções (e ou mas). [4] X Fonte de pesquisa
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Evite escrever o assunto como se fosse uma frase completa. Mesmo que os assuntos de e-mail devam estar gramaticalmente corretos, pense neles mais como títulos do que como frases que sempre precisam de pontuação. Não é necessário por ponto final no assunto, nem ponto de exclamação ou de interrogação.
- Alguns filtros de spam vão jogar os e-mails com pontuação no assunto diretamente na caixa de spam
- De vez em quando, você pode usar um ponto de interrogação para chamar a atenção do leitor. Não abuse desta estratégia.
- Conecte várias frases com traços nos assuntos. Por exemplo, o assunto: “Reunião marcada na terça – Sua presença é obrigatória” tem duas frases distintas conectadas por um traço.
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Escreva assuntos com menos de 50 caracteres. Seus assuntos de e-mails devem ser o mais breves possível. Às vezes, isso fará você deixar de lado alguns detalhes para incluir outros. É mais importante que o leitor saiba o que ele precisa fazer logo que ler o assunto. [5] X Fonte de pesquisa
- Nem sempre é possível manter o assunto abaixo de 50 caracteres. Às vezes, você vai ultrapassar 10 ou mais. Porém, se você mirar nos 50, vai começar a escrever assuntos de e-mail mais curtos.
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Coloque as palavras importantes primeiro para chamar a atenção do leitor. Quais serão essas palavras variará dependendo do propósito do seu e-mail. O seu nome e cargo precisam vir antes em certos e-mails, já a tarefa que precisa ser feita por você ou pelo leitor virá primeiro em outros. Pense no que fará o leitor ter mais chances de abrir o seu e-mail e coloque as palavras que correspondem com o tópico em questão bem no começo do assunto. [6] X Fonte de pesquisa
- Geralmente, você deve começar o assunto com uma palavra que indica o motivo de entrar em contato com seu leitor. Se as regras da sua empresa mudaram recentemente, por exemplo, escreva: “Regras da empresa alteradas – Precisa de atenção hoje”.
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Escolha subjetivos e verbos específicos para dizer qual o propósito do e-mail. Não coloque subjetivos e verbos vagos ou que não fiquem claros no seu assunto. Em vez disso, use palavras que indiquem exatamente o que você quer do seu leitor. Isso vai cortar o tamanho do assunto e passar os detalhes necessários mesmo assim. [7] X Fonte de pesquisa
- Em vez de escrever: “Contato para verificar novas informações”, escreva: “Regras de RH revisadas – Precisa de aprovação até quarta”. Na segunda versão do assunto, você deixou claro quais são as “novas informações” e o motivo pelo qual entrou em contato com o leitor. Assim, qualquer confusão sobre se é necessário ler o e-mail e o que precisa ser feito fica corrigida.
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Deixe claro qual o propósito do e-mail. Diga ao leitor porque está entrando em contato com ele. Seja o mais específico possível. Isso vai ajudar o leitor a saber logo de cara se deve ou não abrir o e-mail. [8] X Fonte de pesquisa
- Um assunto de um e-mail solicitando uma carta de recomendação ou referência pode ficar assim: “Solicitando recomendação para Tamara G. até sexta 06/02.”
- Se estiver oferecendo um benefício ao leitor, experimente escrever algo como: “Troque o óleo na MecaniCar com 50% de desconto esta semana”. [9] X Fonte de pesquisa
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Escreva o que você quer que o leitor faça. Logo que vir seu e-mail, o seu leitor vai querer saber o que é preciso ser feito. Saber isto prepara imediatamente o leitor para procurar mais detalhes do conteúdo no corpo da mensagem. [10] X Fonte de pesquisa
- Em vez de dizer “Preciso de um favor”, escreva: “Preciso de ajuda para escrever uma proposta de projeto semana que vem”. Isso deixa o leitor saber com o que exatamente você precisa de ajuda em vez de só saber que precisa de algo.
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Dê um prazo para que o leitor saiba até quando pode responder. Se você não disser quando precisa que ele responda você ou faça o que foi pedido, ele pode não responder até amanhã, semana que vem ou até mês que vem. Isso não é porque o leitor não quer ajudar. Muitas pessoas recebem dezenas ou até centenas de e-mails por dia, então os que não vierem com um prazo definido ficam perdidos na multidão facilmente. [11] X Fonte de pesquisa
- Se o e-mail for muito importante e precisar de resposta imediata, você pode usar as palavras “Urgente” ou “Necessário responder imediatamente” para que o leitor saiba que precisa dar atenção a esta mensagem.
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Reafirme quem é se o leitor não o conhece ainda. Às vezes, você terá que enviar e-mails para pessoas que não conhece. Nestes casos, pode ser importante dizer qual seu cargo, empresa ou nome para que elas tenham um motivo para abrir sua mensagem. Caso contrário, você pode parecer apenas uma pessoa aleatória mandando um e-mail que irá direto para o lixo! [12] X Fonte de pesquisa
- Se você é estudante e está entrando em contato com um político local para fazer um projeto da escola, escreva: “Aluno da E. E. João da Silva pede entrevista para projeto até 24/06”.
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Mencione encontrar o leitor se ele for alguém que você conheceu recentemente. Você pode estar entrando em contato com esta pessoa porque vocês acabaram de se conhecer e você quer desenvolver um relacionamento mais próximo. Refresque a memória dele no assunto, para que ele se lembre de quando o conheceu. As chances de ele marcar algo no futuro serão maiores se ele se lembrar do encontro. [13] X Fonte de pesquisa
- Talvez você tenha tido uma breve conversa com o leitor em uma conferência ou jantar sobre interesses em comum. Escreva um assunto como o a seguir: “Sobre nossa conversa na conf. de escritores de 30/04”.
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Diga quem é o contato em comum entre vocês se estiver sendo apresentado ao leitor. Se alguma outra pessoa colocar você em contato com o receptor, é importante deixar isso claro. As chances do seu leitor abrir o e-mail serão muito maiores com um assunto que inclua o nome de alguém que ele conhece, em vez de uma pessoa aleatória que ele nunca viu. O seu leitor também pode optar por falar com o contato em comum para confirmar esta apresentação. [14] X Fonte de pesquisa
- Por exemplo, escreva “Aluno do Dr. Silva solicita reunião no próximo mês”.
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Use uma linguagem simples para evitar confusões. O objetivo é que o leitor entenda perfeitamente o assunto, sem problemas. Evite o uso de palavras grandes demais ou um vocabulário complexo. Finja que está mandando o e-mail para uma criança no ensino fundamental e pergunte-se se ela conseguiria entender todas as palavras no assunto do e-mail. [15] X Fonte de pesquisa
- Evite vocabulários obscuros quando há uma palavra mais simples que funciona no caso. Escolha: “Novas regras do escritório – Revise e responda rapidamente”, em vez de “Novas regras do escritório – Revise e responda celeremente”. “Rapidamente” e “celeremente” significam a mesma coisa, mas a primeira opção é mais aceitável e menos confusa.
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Use símbolos e abreviações para encurtar os assuntos. Muitas palavras podem ser encurtadas sem causar confusão. Use apenas abreviações e símbolos comuns releia o assunto do e-mail para garantir que não haverá confusão sobre o propósito do e-mail.
- Por exemplo, quinta-feira pode ficar apenas quinta. “+” é compreendido por todos como “mais”. “Para” e “com” podem ser escritos “p/” e “c/”, respectivamente. “PSC” é uma abreviação consagrada para a expressão “para seu conhecimento”.
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Veja se há erros de ortografia ou gramática. Assim como qualquer outra parte do e-mail, o assunto precisa ficar livre de erros. Isso garante que você não pareça antiprofissional ou preguiçoso logo de cara, antes mesmo do leitor ter a chance de abrir a mensagem.
- Os verificadores ortográficos dos e-mails podem não cobrir os assuntos, então tenha bastante cuidado com erros de ortografia. Se estiver preocupado, copie e cole o assunto no Word ou no Documentos do Google e use o corretor ortográfico de lá.
- O assunto não precisa ser uma frase completa, mas evite erros gramaticais comuns, como não usar o plural corretamente.
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Leia os assuntos em voz alta para ver se eles ficaram claros. A melhor forma de garantir que os assuntos fiquem simples, breves e corretamente escritos é lê-los em voz alta para si mesmo. Quando ouvir as palavras sendo ditas, você pegará erros que não conseguiria se só as tivesse lido pela tela.
- Se estiver em um local público, leia em voz baixa, mas audível para você mesmo.
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Avisos
- Não escreva assuntos de e-mail de rotina com pontos de exclamação “!!!” ou em CAIXA ALTA. Você perderá credibilidade.
- Nunca comece uma frase no assunto e termine-a no corpo do e-mail. Por exemplo, não escreva “Gostaria de pedir um favor…” no assunto e comece o e-mail “para sexta-feira”.
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Referências
- ↑ http://www.businessinsider.com/how-to-write-an-email-subject-line-2015-1
- ↑ http://www.businessinsider.com/how-to-write-an-email-subject-line-2015-1
- ↑ http://mentalfloss.com/article/90726/how-your-sloppy-email-subject-lines-are-affecting-your-work
- ↑ http://grammar.yourdictionary.com/capitalization/rules-for-capitalization-in-titles.html
- ↑ https://blog.hubspot.com/marketing/improve-your-email-subject-line#sm.000015x7bjge3ofpk10it449ea765
- ↑ http://www.businessinsider.com/how-to-write-an-email-subject-line-2015-1
- ↑ https://blog.hubspot.com/marketing/improve-your-email-subject-line#sm.000015x7bjge3ofpk10it449ea765
- ↑ https://www.businessinsider.com/how-to-write-an-excellent-email-subject-line-2014-3
- ↑ https://blog.hubspot.com/marketing/improve-your-email-subject-line#sm.000015x7bjge3ofpk10it449ea765
- ↑ http://www.businessinsider.com/how-to-write-an-email-subject-line-2015-1
- ↑ http://www.businessinsider.com/how-to-write-an-email-subject-line-2015-1
- ↑ http://time.com/3531725/7-email-secrets/
- ↑ http://time.com/3531725/7-email-secrets/
- ↑ http://www.businessinsider.com/how-to-write-an-email-subject-line-2015-1
- ↑ https://blog.hubspot.com/marketing/improve-your-email-subject-line#sm.000015x7bjge3ofpk10it449ea765
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