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O e-mail, como outras formas de comunicação, possui seus próprios protocolos sociais e etiquetas de educação. Caso precise escrever um e-mail pedindo ‘‘feedback’’ na escola, trabalho ou ao redigir um manuscrito, é necessário levar em consideração a formação das frases, o “timing” e a estrutura ao escrevê-lo, deixando o assunto bem claro para o leitor. Ser educado, pontual e específico ao redigir um e-mail poderá auxiliá-lo a obter o ‘‘feedback’’ necessário.
Passos
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Fale com a pessoa melhor qualificada para comentar sobre seu trabalho. Na maioria dos casos, será o gerente, que está em um cargo superior imediato ao seu. Em qualquer caso, fale com ele ou com um colega de trabalho que está há mais tempo na empresa. A experiência permitirá que eles o ajudem, dando o ‘‘feedback’’ necessário.
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Seja educado e humilde no e-mail. Siga as normas e regras impostas pela empresa em relação à redação de mensagens; é importante ser humilde ao pedir ‘‘feedback’’, mas não ao ponto de levar o chefe ou gerente a pensarem que você não sabe nada sobre seu cargo. Em vez disso, enquadre as perguntas de uma maneira que mostrem seu progresso em um projeto ou tarefa. [1] X Fonte de pesquisa Assim, o chefe saberá que você não está simplesmente olhando para o teto sem fazer nada. Não esqueça também das dicas a seguir. [2] X Fonte de pesquisa
- Diga, por exemplo: “Eu estava fazendo a apresentação de amanhã, quando vi um problema com o formato; não tenho certeza se estou seguindo o padrão da empresa. A apresentação está em anexo. Há alguma sugestão para o formato? Obrigado pela ajuda.”.
- Não se esqueça de agradecer à pessoa no e-mail.
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Seja específico no pedido de ‘‘feedback’’. Isso pode ajudá-lo a evitar um ‘‘feedback’’ muito “geral”, que provavelmente não servirá para nada na resolução de seu problema. Evite fazer perguntas que levem a uma resposta fechada (“sim ou não”), ao menos que seja necessário. Em vez disso, concentre-se em partes específicas de um projeto que precisa ser melhor trabalhado. Não “bombardeie” o chefe ou um colega com todas as perguntas possíveis que pode ter sobre o problema de uma só vez. [3] X Fonte de pesquisa
- Diga, por exemplo: “Não estava certo de como proceder com o arquivo do João. O cliente não respondeu aos meus e-mails e, já que é um trabalho importante, achei melhor pedir sua ajuda e saber o que eu deveria fazer.”.
- Caso esteja procurando por ‘‘feedback’’ geral sobre seu trabalho em forma de um relatório ou análise, peça especificamente por isso. Ser educado, conciso e o mais específico possível ajudará bastante. Você pode, por exemplo, pedir um relatório sobre sua eficiência ou criatividade; caso o pedido seja feito aos funcionários que respondem a você, talvez seja melhor realizar uma pesquisa de forma anônima. [4] X Fonte de pesquisa
DICA DE ESPECIALISTACoach de Ambiente de TrabalhoAlyson Garrido é uma Coach, Palestrante e Facilitadora certificada pela International Coach Federation. Com uma metodologia voltada à valorização dos pontos fortes de cada indivíduo, ela ajuda seus clientes a encontrar empregos e a avançar na carreira. Alyson trabalha com escolha de carreiras, preparo para entrevistas, negociação de salários e análises de performance, fazendo também comunicações customizadas e trabalhando com estratégias de liderança. É cofundadora da Systemic Coach Academy of New Zealand.Quando deseja obter um feedback, tente o método KISS . Ele consiste em se fazer as seguintes perguntas: "O que devo manter"; "O que devo melhorar?"; "O que devo começar a fazer?"; "O que eu devo parar de fazer?".
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Assim que as pessoas responderem, envie um e-mail de agradecimento. Ao verificar, pelo ‘‘feedback’’, que é necessário melhorar muito ou que seu trabalho não está correspondendo às expectativas, inclua uma breve declaração na resposta, dizendo como melhorará. Dê um tempo a si próprio para analisar seus sentimentos antes de responder imediatamente. [5] X Fonte de pesquisa
- Responda em no máximo um ou dois dias.
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Identifique-se. Os professores têm centenas de estudantes, em especial os de universidades. É importante incluir seu nome e sobrenome, o campus em que estuda, a classe e em qual disciplina você assiste as aulas. Caso ainda esteja na escola, coloque a matéria e a série que está. Dessa forma, o professor não perderá tempo tentando descobrir quem enviou a mensagem e poderá escrever o ‘‘feedback’’ da melhor forma possível. [6] X Fonte de pesquisa
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Redija a mensagem formalmente. Às vezes, os estudantes têm dificuldade com isso ao enviarem um e-mail ao professor. Escreva “Bom dia, Sr. Joaquim” ou “Cara Sra. Luiza”. Se o professor enviou o e-mail a você, não seja menos formal do que o tom adotado por ele, sempre com profissionalismo. Em vez de escrever “Opa, o que vc achou do meu trabalho? Não ficou muito bom, né?”, escreva “Acho que não entendi direito o que preciso fazer nesse trabalho. Tenho algumas perguntas sobre ele.”. [7] X Fonte de pesquisa
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Seja breve. Não se preocupe em explicar todo o contexto de suas perguntas, ao menos que seja necessário. Ao pedir um ‘‘feedback’’ sobre fazer uma pós-graduação, muito provavelmente será preciso explicar ao professor quais são suas intenções; ao indaga-lo sobre um trabalho, por outro lado, não precisa explicar que você atrasou porque seu cão fugiu de casa – ao menos que seja necessário entregar o trabalho em instantes – ou qualquer coisa irrelevante à tarefa em questão. [8] X Fonte de pesquisa
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Não espere para pedir ajuda na noite anterior à prova ou entrega de trabalho. Além da chance de ele responder a você ser menor, o professor poderá ficar irritado por ter esperado até o último minuto para fazer a pergunta. Se não houver outra opção, seja breve, específico e peça desculpas; isso aumenta a chance de receber uma resposta, desde que ele leia o e-mail a tempo. [9] X Fonte de pesquisa
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Ao entregar um trabalho em formato digital, use as extensões que forem pedidas por ele. Às vezes, o professor pedirá que o trabalho seja entregue em um formato específico. Se ele pedir um “.doc”, por exemplo, não envie um “.pdf” ou “.pages”; caso não tenha certeza, mande um “.pdf”, “.rtf” ou envie um e-mail perguntando. [10] X Fonte de pesquisa
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Peça para que ele dê um ‘‘feedback’’ de uma prova ou trabalho que já foi entregue. Basta enviar um e-mail ao professor e ser educado. Caso ele esteja na faculdade, vá até a sala dos professores ou marque um horário em que ele estará lá. Escreva: “Caro Prof. Oliveira, eu esperava ir melhor na prova do senhor. Pode me ajudar e tirar algumas dúvidas para que me saia melhor da próxima vez?”. Normalmente, a resposta a tais pedidos é favorável.Publicidade
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Antes de tudo, envie um e-mail a alguém que você conhece. Para obter um ‘‘feedback’’ atencioso, envie o e-mail a um conhecido antes, como um colega de faculdade ou amigo próximo. Escreva a mensagem normalmente ao pedir o ‘‘feedback’’; se você costuma ligar para ele, faça isso. Não envie o manuscrito no primeiro e-mail, ao menos que saiba que a pessoa concordará com seu pedido (como alguém que possui um trabalho que foi revisado por você ou a um indivíduo que se ofereceu a ler o manuscrito). [11] X Fonte de pesquisa
- Inclua também uma breve descrição ou um sumário, dependendo se a pessoa que receber o e-mail for um amigo ou colega de classe.
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Entre em contato com um especialista. Se for necessário obter conselhos de um especialista, envie um e-mail a ele, explicando o projeto e o porquê de precisar ‘‘feedback’’. Não seja intrometido e agradeça gentilmente pela consideração. Diga: “Eu entenderei se o senhor não tiver tempo para dar ‘‘feedback’’ a mim.”. Se quiser, pergunte também se alguma outra pessoa poderá ajudá-lo em relação ao assunto, caso ele não possa. [12] X Fonte de pesquisa
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Não envie o manuscrito por e-mail para um profissional sem antes realizar uma consulta. Provavelmente, você não obterá uma resposta, ao menos que diga explicitamente que pagará pela ajuda; se o indivíduo é um autor famoso, a chance de ele responder a um e-mail desse tipo é pequena, já que é provável que a pessoa receba centenas de mensagens do tipo por dia. [13] X Fonte de pesquisa Em vez disso, peça auxílio aos amigos, colegas e professores antes. A possibilidade obter ajuda deles é maior, tanto por terem mais tempo livre quanto por estarem dispostos a fazer isso. [14] X Fonte de pesquisa
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Seja específico e diga o que deseja como ‘‘feedback’’. Caso queira apenas saber os pontos positivos do seu projeto, escreva na mensagem, dizendo também o tipo: bem detalhado, apenas de uma seção ou segmento ou de todo o trabalho. Além disso, fale qual o aspecto do manuscrito que o indivíduo deve analisar: a estrutura, a estética ou a gramática, por exemplo. Ao expor isso, o leitor terá mais facilidade em relação aos pontos que deverão ser melhores analisados e o que você deseja. [15] X Fonte de pesquisa
- O ‘‘feedback’’ positivo não precisa ser desconstrutivo. Se a pessoa explicar o que está bom no projeto, será possível saber mais sobre o manuscrito. [16] X Fonte de pesquisa
- Ao obter ‘‘feedback’’ negativo, separe um tempinho para responder adequadamente. Se um amigo escrever isso, ele provavelmente só quer ajudá-lo, enquanto um professor – independentemente do quão irritado ou bravo você se sentir – nunca deve receber uma resposta rude. Em vez disso, agradeça pela ajuda e vá em frente; após um tempo, você poderá descobrir que o ‘‘feedback’’ foi valioso, mesmo se a maneira com que ele foi recebido não foi tão gentil. [17] X Fonte de pesquisa
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Dê tempo para o leitor responder. Ao pedir um ‘‘feedback’’ detalhado de um manuscrito de um romance, não espere uma resposta dentro de um dia ou sequer uma semana. Para editar um manuscrito grande, é necessário muito tempo; caso tenha uma data limite, informe a pessoa. Se preferir, basta perguntar se ela pode entregar algumas edições em uma certa data; não esqueça que a pessoa também tem uma vida e obrigações. [18] X Fonte de pesquisa
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Agradeça pela ajuda. Se for um amigo, compre um presente para ele, como uma caixa de chocolates ou pague na mesma moeda, auxiliando-o com um trabalho da faculdade; caso seja um professor, escreva um e-mail agradecendo e mostrando sua gratidão por ele ter gasto o tempo ajudando-o na tarefa. Esquecer de agradecer o indivíduo que deu ‘‘feedback’’ a você pode dar a ele a impressão de que foi usado ou que houve ingratidão por sua parte; se precisar novamente da ajuda dele no futuro, a chance de receber auxilio será bem menor. [19] X Fonte de pesquisaPublicidade
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Não faça muitas perguntas. Em praticamente todos os negócios que existem, os clientes recebem vários tipos de formulários para responder um questionário sobre atendimento, qualidade de produtos e mais. Encher o e-mail de perguntas é garantia de fazer com que o leitor apague a mensagem sem lê-la; por outro lado, se quiser que ele leia e responda, faça uma ou duas perguntas no máximo. [20] X Fonte de pesquisa
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Faça perguntas abertas. Em vez de permitir apenas um “sim ou não” como resposta, redija questões que levem os leitores a darem respostas mais completas. Em vez de perguntar “Você nos recomendaria a um amigo?”, escreva “Como você nos descreveria a um amigo?”. Essas perguntas permitem que você obtenha mais informações nas respostas do que em um “sim ou não”. [21] X Fonte de pesquisa
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Explicite para o cliente que você levará as respostas dele para a direção da empresa. Dessa forma, ele sentirá que a opinião dele não vai ficar guardada na caixa de entrada do e-mail para sempre, onde pode ou não ser lida e levada em consideração. Além disso, a chance de obter um ‘‘feedback’’ sincero é maior quando o cliente sabe que você responderá. [22] X Fonte de pesquisa
- Ao responder, seja cordial, sincero e profissional. Na cultura viral da internet dos dias atuais, você pode arruinar a reputação de uma empresa em alguns segundos ao responder a um cliente de forma nada profissional e hipócrita.
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Não coloque nenhuma animação em flash ou recursos que demorem para serem carregados. Clientes com conexões lentas não terão paciência e apagarão o e-mail devido à demora em carregar a mensagem. Lembre-se de que o ‘‘feedback’’ é mais importante para você do que a eles. [23] X Fonte de pesquisa
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Use uma fonte e formato de designs adequados. O e-mail deve ter uma aparência limpa e profissional; se ele vier com a formatação quebradas e com a fonte “Comic Sans”, o cliente nem dará atenção. Use fontes padrões, como “Times New Roman” ou “Arial” caso não tenha certeza de qual utilizar, não exagerando nos gráficos e implementando um design simples e bonito. [24] X Fonte de pesquisa
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Verifique se o e-mail é compatível com todos os dispositivos. O formato de coluna única é bem mais flexível que o de várias colunas; além disso, verifique se as fontes não são pequenas demais. O e-mail deve ser exibido corretamente em smartphones, tablets e computadores. É fundamental que a mensagem seja compatível com dispositivos móveis, já que as pessoas consultam o e-mail através do celular cada vez mais. [25] X Fonte de pesquisaPublicidade
Dicas
- Um pouco de humildade o ajudará a ir longe.
- Não fique incomodando as pessoas e pedindo insistentemente por ‘‘feedback’’.
- Ao escrever um e-mail requisitando ‘‘feedback’’, mantenha a etiqueta adequada.
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Referências
- ↑ http://fortune.com/2015/05/22/asking-performance-feedback-work/
- ↑ http://michaelhyatt.com/e-mail-etiquette-101.html
- ↑ http://fortune.com/2015/05/22/asking-performance-feedback-work/
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- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/694/1/
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- ↑ http://www.luc.edu/media/lucedu/writing/loyolaowldocuments/Email%20Etiquette.pdf
- ↑ https://www.umass.edu/writingprogram/teaching/handbook/college-writing-basics.html
- ↑ https://www.elsevier.com/authors-update/story/publishing-tips/5-ways-you-can-ensure-your-manuscript-avoids-the-desk-reject-pile
- ↑ http://journalistsresource.org/tip-sheets/reporting/interviewing-a-source
- ↑ http://fabulouslorraine.com/writing/top-ten-things-never-to-send-your-favorite-writer/
- ↑ https://greenleafbookgroup.com/learning-center/book-creation/how-to-get-feedback-on-your-manuscript
- ↑ http://www.wiseinkblog.com/planning/at-first-draft-the-6-minimal-steps-to-revising-your-manuscript-before-submission/
- ↑ http://jimmiescollage.com/2010/12/positive-feedback-writing/
- ↑ http://flavorwire.com/446215/11-writers-on-how-they-deal-with-criticism/2
- ↑ http://connection.sagepub.com/blog/sage-connection/2013/11/05/9-publishing-basics-for-anyone-submitting-to-a-scholarly-journal/
- ↑ https://greenleafbookgroup.com/learning-center/book-creation/how-to-get-feedback-on-your-manuscript
- ↑ https://www.kayako.com/blog/the-proper-way-to-ask-for-customer-feedback/
- ↑ https://www.kayako.com/blog/the-proper-way-to-ask-for-customer-feedback/
- ↑ https://www.helpscout.net/blog/customer-feedback/
- ↑ https://www.campaignmonitor.com/dev-resources/will-it-work/flash/
- ↑ https://designschool.canva.com/blog/best-email-designs/
- ↑ http://blogs.constantcontact.com/mobile-friendly-emails/
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