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O feedback é uma ferramenta essencial para ajudar funcionários e alunos a melhorarem o desempenho, e uma parte constituinte da maioria das empresas, escolas e faculdades. Ele se dá principalmente em ambientes em que você tem funcionários trabalhando, ou sendo treinados por você. Com o aumento do número de pessoas trabalhando remotamente, enviar feedback por e-mail se tornou indispensável. Quando você estiver responsável por funcionários, faça análises de performance. Caso seja um professor, o mesmo deve ser feito para os alunos.
Passos
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Explique por que motivo está enviando o e-mail. Pode até ser no corpo da mensagem, mas o ideal é que você faça isso no assunto do e-mail, para que a pessoa já saiba o que esperar dele. [1] X Fonte de pesquisa
- Escreva no assunto: “Feedback da proposta de projeto - Ótimo Começo!”
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Comece com uma observação positiva. Assim, você dará um tom amigável ao feedback, em detrimento de uma atmosfera crítica, o que aumentará as chances de o destinatário o enxergar como construtivo. [2] X Fonte de pesquisa
- Escreva algo como “Espero que você esteja tendo uma ótima semana!”
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Reconheça o trabalho que a pessoa fez. O destinatário certamente se esforçou bastante para entregar o trabalho que você está avaliando. Diga isso logo de cara, para que ele saiba que você reconhece os esforços. [3] X Fonte de pesquisa
- Diga algo como: “Obrigado por sua dedicação neste projeto. Foi um ótimo começo.”
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Dê o feedback positivo primeiro. Ao fazer isso, você estará amaciando as críticas que virão depois. Seja honesto, mas tente encontrar algo positivo. O foco pode ser em trabalhos passados, ou no atual. [4] X Fonte de pesquisa
- Diga: “Essa proposta foi muito boa. O esforço em definir objetivos ambiciosos foi visível, e vejo que sua metodologia foi muito bem desenvolvida.”
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Escreva o feedback negativo em forma de conselho. É mais fácil listar as mudanças necessárias, mas isso pode ser difícil para o leitor, e pode deixá-lo desanimado. Em vez disso, foque nas mudanças que você faria. [5] X Fonte de pesquisa
- Escreva, por exemplo: “Eu alteraria as seções 1 e 2, e expandiria a seção 3 com um orçamento”, ou “Eu cortaria o segundo parágrafo, e acrescentaria um análise dos projetos em andamento no fim da seção.”
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Explique o feedback negativo. Diga onde está o problema, deixando claro o motivo de aquilo ser um problema. Se a crítica for por causa de uma mudança de expectativas ou direção, explique isso, detalhando as mudanças ocorridas. [6] X Fonte de pesquisa
- Diga algo como: “Estamos fazendo uma mudança de direção em toda a companhia, e precisamos de propostas mais detalhadas. Por isso, você precisa expandir algumas partes. Neste esboço, coloquei onde será necessário acrescentar mais informações.”
- Se seu feedback for a respeito do comportamento da pessoa, dê exemplos do que quer dizer. [7] X Fonte de pesquisa Por exemplo, se o funcionário se vestiu de maneira inadequada em alguma reunião com clientes, dê exemplos disso. Diga a ele, "Da última vez que nos encontramos o cliente fulano, você estava de chinelos, e da penúltima, de camiseta. Essas roupas casuais não combinam com tom profissional que queremos manter na empresa."
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Especifique como a pessoa pode melhorar. Seu feedback não será útil, se não oferecer uma maneira de solucionar as questões analisadas. A depender do assunto, pode ser um checklist geral ou uma lista mais específica. [8] X Fonte de pesquisa
- Dê exemplos de como ela pode resolver os problemas. Isso é uma boa opção para quando você tiver uma solução específica em mente. Diga, por exemplo, "Na próxima apresentação, use cores neutras, e evite usar os efeitos animados de transição. Como os clientes participam das reuniões, evite também usar nossos jargões internos."
- Uma alternativa é fazer perguntas que ajudarão a pessoa a encontrar soluções por ela mesma. Esse método é bom para solucionar problemas que têm diferentes meios de serem resolvidos. Por exemplo: “De que maneira você poderia agilizar os trâmites dos documentos?", ou “Quais mudanças você planeja implementar na próxima apresentação?” [9] X Fonte de pesquisa
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Deixe claro as consequências de não seguir o feedback. Alguns problemas podem afetar a companhia, e o funcionário precisa saber disso. Muitas vezes, há poucas consequências, mas às vezes você pode acabar perdendo clientes, ou deixá-los insatisfeitos, por causa dos defeitos do empregado. A depender da situação, pode haver consequências, caso o funcionário não pratique as mudanças necessárias. No caso de problemas, deixe isso claro. [10] X Fonte de pesquisa
- Por exemplo, explique que a empresa pode perder clientes por conta de papeladas com erro.
- Uma alternativa é dizer ao funcionário que ele poderá ser deixado de fora da próxima vez, caso não melhore sua organização em relação aos documentos.
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Finalize deixando um canal de comunicação aberto. Diga que pode explicar melhor o feedback caso necessário e esteja aberto a perguntas. Essa é uma maneira amigável de deixar claro que você está na cola do funcionário, sem deixá-lo desconfortável. [11] X Fonte de pesquisa
- Escreva algo como, “Por favor, me procure caso tenha alguma dúvida ou precise de algum esclarecimento.”.
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Defina um objetivo para a análise de desempenho. Saber o objetivo garantirá que você formule um feedback útil e que faça o funcionário evoluir. [12] X Fonte de pesquisa
- Você está, por exemplo, focando em melhorar o desempenho dos funcionários? Você está fazendo uma avaliação em toda a empresa, para determinar que tipo de desenvolvimento profissional cairia bem nela? É uma avaliação trimestral?
- Diga ao funcionário quais os objetivo do feedback. Diga algo como, "A empresa tem planos de oferecer treinamento de desenvolvimento profissional com base nas necessidades dos funcionários. Por isso, conduzirei uma análise de desempenho para cada funcionário."
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Releia os feedbacks antigos de cada um. Releia os feedbacks da avaliação anterior e considere os feedbacks informais enviados fora do período de avaliação. Avalie: os funcionários os utilizaram para melhorar? O que não mudou em nada? [13] X Fonte de pesquisa
- Caso eles tenham agido após o último feedback, isso deve ser mencionado como algo positivo agora.
- Caso contrário, discuta tanto o problema original quanto a falta de iniciativa em não solucioná-lo após o feedback.
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Explique o feedback positivo, dando exemplos específicos. Comece sempre com os comentários positivos. Diga à pessoa o que ela fez de certo, frisando as conquistas por ela alcançadas. Seja honesto, mas tente incluir tantas coisas positivas quanto houverem de negativas. [14] X Fonte de pesquisa
- Dê exemplos, como “Você foi proativo ao dar um passo a frente na liderança do projeto, e demonstrou ter perfil de líder ao coordenar a equipe, incorporando sugestões dos outros, e delegando bem as tarefas.”
- Elogie o comportamento que você quer ver continuar.
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Faça uma crítica construtiva com exemplos específicos. O foco dela deve ser beneficiar os funcionários e os objetivos da empresa. Diga quais pontos podem ser melhorados e explique porque precisam ser melhorados. [15] X Fonte de pesquisa
- Dê exemplos bem específicos. Diga, por exemplo: “Em suas últimas três apresentações, você deixou de fora as projeções orçamentárias, o que atrasou um pouco o projeto”, ou “A média de contas conquistadas no último trimestre foi de seis por pessoa, mas você conseguiu apenas duas. Esse desempenho está um pouco abaixo do esperado.”
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Defina metas de desempenho para o próximo período de avaliação. Assim, o funcionário saberá que deve focar em melhorar no futuro e entenderá como mudar, o que se refletirá nos resultados da empresa. [16] X Fonte de pesquisa
- Defina objetivos curtos e específicos. Por exemplo, "Cada empregado deve fazer quatro vendas diárias", "Os empregados devem melhorar a comunicação com os clientes", ou "Os empregados passarão por um treinamento de liderança".
- Da próxima vez que avaliar a turma, lembre-se de focar nesses pontos do desempenho, pois foi o combinado com eles.
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Sugira oportunidades de desenvolvimento profissional. Baseie suas recomendações nas críticas construtivas que você fez. A depender dos recursos disponíveis, você pode disponibilizar workshops, cursos, treinamentos na empresa ou mentoria. Sem dinheiro para tal? Procure cursos gratuitos na Internet. [17] X Fonte de pesquisa
- Após conversar com os envolvidos, abra-se a sugestões. Por exemplo, algum funcionário pode pedir ajuda em um aspecto que você não considerou.
- Leve em conta os objetivos do funcionário no emprego. Se ele almejar se tornar um gerente, por exemplo, recomende que faça cursos de liderança. Talvez alguém tenha interesse em design gráfico. Nesse caso, coloque-o para fazer um curso da área, de modo que ele possa contribuir para a empresa nesse âmbito.
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Termine o feedback com uma mensagem inspiradora. Não importa o quanto você fique cheio de dedos na hora de passar o feedback, ninguém gosta de ler sobre os defeitos de si ou sobre coisas que precisam ser melhoradas ao próprio respeito. Portanto, finalize o feedback encorajando os envolvidos a se sentirem empoderados, e não sobrecarregados ou desanimados. [18] X Fonte de pesquisa
- Diga algo como “No último trimestre, você deu umas tropeçadas, mas conseguiu se ajustar bem à carga de trabalho. Estamos gostando do que estamos vendo, e a expectativa é que você dê bons frutos neste trimestre também.”
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Incentive uma resposta por parte do recipiente. A resposta pode ser dada verbalmente, ou escrita em um modelo enviado. De preferência, dê a ele a oportunidade de pensar a respeito, pois o funcionário ficará mais confortável em escrever um feedback em sua ausência. [19] X Fonte de pesquisa
- Peça à pessoa para que ela dê um feedback de seu feedback. Por exemplo, “Se você pudesse melhorar alguma coisa em meu feedback, o que seria?", e “O feedback foi útil e bem claro?” [20] X Fonte de pesquisa
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Foque no aprendizado. A intenção do feedback é ajudar o aluno a aprender. Por isso, faça comentários úteis, que o direcionem à melhora, e não fique punindo o aluno por causa de erros. O foco é instrui-lo, e não apenas criticá-lo. [21] X Fonte Confiável Edutopia Ir à fonte
- Você pode dar feedbacks a diferentes tarefas, incluindo trabalhos escritos, seminários, e projetos.
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Dê um feedback em relação ao conteúdo e à metodologia. Ambos são aspectos importantes, e é preciso ensinar os alunos a melhorarem nos dois. Um aluno pode, por exemplo, ser muito bom em desenvolver as ideias, mas ter um português fraco, com muitos erros de ortografia, pontuação, coesão e coerência. [22] X Fonte Confiável Edutopia Ir à fonte
- Se você estiver dando um feedback de um seminário ou projeto, divida-o em partes, assim como o trabalho o foi.
- Por exemplo, uma apresentação oral deve receber um feedback a respeito do conteúdo e das habilidades de fala. Já um projeto escrito, precisa ser avaliado quanto ao conteúdo, criatividade, e execução.
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Seja específico em relação ao que é positivo, e ao que é negativo. Comentários como “muito bom”, “melhorou bastante”, “trabalhe um pouco mais essa parte”, não ajudam em nada o aluno, pois ele não saberá exatamente o que precisa melhorar, e nem o que está certo. Para que o feedback surta efeito, ele precisa saber o que exatamente funcionou, ou não. [23] X Fonte Confiável Edutopia Ir à fonte
- Escreva algo como, “A tese central está bem definida, e muito bem escrita, assim como o formato está adequado. Por outro lado, os tópicos frasais precisam dar uma melhorada, porque eles não estão se conectando muito bem ao assunto desenvolvido na tese.”
- Diga, por exemplo: “As ideias estão bem apresentadas, mas recomendo que você venha falar comigo, para darmos uma pincelada nas vírgulas, e trabalhar melhor algumas frases.”
- Misture comentários positivos e críticas construtivas.
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Faça sugestões de como o trabalho pode melhorar, em vez de corrigir erros. Você pode até marcar alguns erros, mas evite editar o trabalho. Aponte o que viu de errado, como o excesso de vírgulas, e sugira em quais aspectos o aluno deve focar para melhorar. [24] X Fonte Confiável Edutopia Ir à fonte
- Diga, por exemplo, “Você deu uma exagerada nas vírgulas em todo o trabalho. Dê uma olhadinhas nas regras de pontuação e evite separar o sujeito do predicado. Venha conversar comigo e a gente trabalha junto em um ou dois parágrafos".
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Defina prioridades para o próximo rascunho ou trabalho. Assim, o aluno saberá onde focar os esforços. Elas podem ser definidas com base nos objetivos de aprendizado ou nas necessidades do aluno, a depender do que esteja em questão. [25] X Fonte de pesquisa
- Diga a ele: “Neste momento, quero que você foque em usar a voz ativa, e em evitar o excesso de vírgulas.”
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Se vocês estiverem sem muito tempo, faça um feedback focado em uma seção ou habilidade. Dirija sua atenção para os objetivos de aprendizagem atuais ou para a habilidade que o aluno mais precisa desenvolver. Certifique-se de que ele saiba que você está avaliando apenas algumas partes da escrita. Assim, ele não será levado a pensar que todo o resto está perfeito. [26] X Fonte Confiável Edutopia Ir à fonte
- Sugestão: grife ou sublinhe a parte a que cabe o feedback.
- Antes de devolver o trabalho ao aluno, deixe claro que o feedback se refere a uma parte ou aspecto dele.
- Se você sentir que esta é a melhor opção, deixe o aluno escolher quais técnicas ou partes do trabalho ele deseja melhorar.
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Evite sobrecarregar o aluno. Se os erros forem muitos, não tente consertá-los todos em um único feedback. Caso contrario, o aluno poderá se sentir sobrecarregado, e ficar desanimado. Por isso, comece corrigindo o mais básico, e propondo as mudanças mais fáceis. [27] X Fonte Confiável Edutopia Ir à fonte
- Por exemplo, foque na construção das frases, em relação à pontuação, e nos erros de ortografia. Ensine o aluno a pesquisar as palavras, quando não tiver certeza de como escrevê-las.
- O foco também pode ser no assunto tratado pelo trabalho em si.
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Incentive o aluno a continuar estudando. No fim do feedback, deixe uma mensagem positiva, para que ele se sinta motivado. Faça referência a outros pontos melhorados, o deixando com vontade de melhorar mais ainda. [28] X Fonte de pesquisa
- Escreva algo como “Vi bem seu desempenho desde o começo do ano e tenho certeza de que seu trabalho sairá excelente após essas sugestões. Não vejo a hora de ler seu próximo artigo!".
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Referências
- ↑ http://www.blairenglish.com/articles/general_articles/writing-articles/how-to-write-feedback-emails.html
- ↑ https://www.fastcompany.com/40428663/how-to-deliver-constructive-feedback-in-an-email-without-sounding-overly-harsh
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- ↑ https://www.fastcompany.com/34680/how-give-good-feedback
- ↑ https://www.edutopia.org/article/making-most-your-writing-feedback
- ↑ https://www.edutopia.org/article/making-most-your-writing-feedback
- ↑ https://www.edutopia.org/article/making-most-your-writing-feedback
- ↑ https://www.edutopia.org/article/making-most-your-writing-feedback
- ↑ http://www.chicagonow.com/white-rhino/2017/01/how-to-give-writing-feedback-to-students-efficiently/
- ↑ https://www.edutopia.org/article/making-most-your-writing-feedback
- ↑ https://www.edutopia.org/article/making-most-your-writing-feedback
- ↑ http://www.chicagonow.com/white-rhino/2017/01/how-to-give-writing-feedback-to-students-efficiently/
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