Como Escrever um Memorando

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Um memorando serve para informar um determinado grupo de pessoas sobre uma questão específica — um evento futuro ou uma nova política, por exemplo — e encorajá-lo a agir. O temo "memorando" significa "que deve ser lembrado". [1] Continue lendo para aprender a escrever memorandos eficazes.

Parte 1
Parte 1 de 4:

Escrevendo o cabeçalho

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    O título deve estar escrito na primeira linha, com letras maiúsculas e negritadas de preferência. Opcionalmente, você pode alinhá-lo à esquerda ou no centro da página. Se quiser, também pode utilizar uma fonte maior do que o restante do texto. [2]
    • Dê um espaço duplo entre o título e o restante do cabeçalho.
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    O memorando funciona como uma forma de comunicação profissional e deve ser endereçado formalmente. Use o nome completo e o título da pessoa para quem enviará o memorando. [3]
    • Se vai enviar o documento para todos os funcionários da empresa, por exemplo, escreva: "PARA: Todos os funcionários".
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    Abaixo da linha "PARA:", inclua a linha "CC:" (cópia de cortesia. A ideia é que a pessoa receba o memorando como um aviso para mantê-la informada, mesmo que o assunto não a diga respeito diretamente.
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    Além dos destinatários, o cabeçalho deve incluir o remetente do memorando. Coloque seu nome completo e cargo.
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    Escreva por extenso o dia, o mês e o ano. Por exemplo: "DATA: Cinco de Janeiro de 2016" ou "Data: 5 de Janeiro de 2016".
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    Seja específico e breve, para que os destinatários tenham uma boa ideia do que se trata o documento logo de cara. [4]
    • Por exemplo, em vez de escrever "Formigas", seja mais específico: "O problema das formigas no escritório".
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    Ele deve estar no topo da página, alinhado à esquerda. Os termos "para", "de", "data" e "assunto" devem ser escritos em letras maiúsculas.
    • Um exemplo de cabeçalho bem formatado:
      PARA: Nome e cargo do destinatário.
      DE: Seu nome e cargo.
      DATA: Data completa da escrita do memorando.
      ASSUNTO: O tema tratado no documento.
    • Ao escrever o cabeçalho, não se esqueça de alinhar o texto e colocar espaços duplos entre as seções.
    • Se quiser, inclua também uma linha abaixo do cabeçalho cruzando a página. Assim, você o separará do corpo do documento.
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Parte 2
Parte 2 de 4:

Escrevendo o corpo do memorando

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    Para que ele tenha o efeito desejado, é preciso adequar o tom, o tamanho e o nível de formalidade de acordo com as pessoas que o lerão. Para fazer um bom trabalho, você deve ter uma boa ideia de quem lerá o documento.
    • Pense nas prioridades e preocupações do público-alvo.
    • Tente prever as possíveis perguntas dos leitores. Faça um brainstorm de conteúdo, incluindo exemplos, evidências e informações que possam persuadir o público-alvo.
    • Pensar em quem lerá o memorando também o ajudará a avaliar se deve incluir determinadas informações ou termos que podem ser impróprios.
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    Os memorandos não são cartas e não precisam começar com "Prezado Sr. Fulano". Toque direto no assunto em questão, para introduzir o que será discutido no documento. [5]
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    Contextualize o leitor sobre a ação que deseja que ele tome. O parágrafo funciona meio como uma tese, onde-se introduz o assunto e diz qual a importância dele. Pense também na introdução como um resumo do que dirá no resto do memorando. [6]
    • No geral, a introdução deve ter no máximo um parágrafo. [7]
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    "A partir de 1 de Julho de 2016, a empresa implementará novas políticas acerca dos planos de saúde. Todos os funcionários receberão um convênio médico e ganharão no mínimo R$ 30,00 por hora".
  5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/2\/29\/Write-a-Memo-Step-12-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-a-Memo-Step-12-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/2\/29\/Write-a-Memo-Step-12-Version-2.jpg\/v4-728px-Write-a-Memo-Step-12-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    O leitor pode precisar de algumas informações sobre a questão tratada. Dê contexto, mas seja breve e fale apenas o necessário. [8]
    • Se for relevante, prossiga explicando o porquê de determinada política ser implementada. Por exemplo: "Após assembleia, o sindicato agora exige que todos os funcionários recebam pelo menos R$ 30,00 por hora".
  6. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/4\/46\/Write-a-Memo-Step-13-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-a-Memo-Step-13-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/4\/46\/Write-a-Memo-Step-13-Version-2.jpg\/v4-728px-Write-a-Memo-Step-13-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Resuma-as brevemente e forneça evidências e motivos lógicos para as soluções propostas. Comece com as informações mais importantes e siga com as mais específicas. Informe os leitores de como eles se beneficiarão das ações recomendadas e o que acontecerá se não fizerem nada.
    • Se desejar, inclua gráficos, imagens, listas e tabelas. Os anexos devem ser sempre relevantes ao texto. [9]
    • Se estiver escrevendo um memorando grande, escreva cabeçalhos que separem todas as categorias. Por exemplo, em vez de escrever "Políticas", escreva "Novas políticas acerca dos funcionários de meio período". Seja breve e específico, para que o tema do memorando seja direto.
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    A função do memorando é tomar uma atitude quanto a uma questão em particular, seja anunciar um produto novo, comunicar novas políticas acerca dos relatórios ou informar como a empresa está lidando com um problema. Reforce a ação que deve ser tomada pelo leitor no último parágrafo do texto.
    • Por exemplo, você pode escrever: "Todos os funcionários devem utilizar o novo sistema até Junho de 2017".
    • Se necessário, inclua evidências que sustentem as recomendações.
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    O último parágrafo deve frisar os passos necessários para solucionar o problema em questão, além de reiterar a solidariedade da empresa. [10]
    • Você pode escrever algo como "Ficarei feliz em discutir as recomendações mais tarde e seguir com as decisões que tomaremos".
    • Outro exemplo de encerramento: "Estamos muito felizes com a expansão da linha e temos confiança de que ela ajudará a empresa a tornar-se mais sustentável".
    • O encerramento deve ter no máximo duas frases.
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Parte 3
Parte 3 de 4:

Finalizando o memorando

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    Use uma formatação padrão para facilitar a leitura, com fonte Arial ou Times New Roman tamanho 12. Use as margens padrão do Word em todos os lados.
    • Formate os parágrafos usando espaços duplos entre eles e sem usar recuo.
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    Leia-o em voz alta para verificar se a escrita está clara, concisa e sem erros. Confira se a linguagem utilizada é consistente e elimine termos específicos e desnecessário.
    • Revise a ortografia, a gramática e os erros de conteúdo, prestando muita atenção em nomes, datas e valores.
    • Verifique se o memorando não está longo demais e corte os materiais desnecessários.
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    O documento não deve incluir uma linha de assinatura, mas é de bom grado assiná-lo. Inclua o seu nome completo no texto e, após imprimi-lo, assine-o à mão com caneta para indicar que aprovou o documento. [11]
  4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/9\/9e\/Write-a-Memo-Step-19.jpg\/v4-460px-Write-a-Memo-Step-19.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/9\/9e\/Write-a-Memo-Step-19.jpg\/v4-728px-Write-a-Memo-Step-19.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Descubra se a empresa tem um papel timbrado específico para memorandos. Se não tiver, use o papel timbrado comum da companhia.
    • Se está criando um documento que será enviado apenas por e-mail, crie um cabeçalho com o logo da empresa e informações de contato. Salve-o como modelo para os próximos memorandos que for escrever.
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    Você pode imprimir cópias do memorando e distribuí-las pelo escritório ou simplesmente enviar um e-mail para todos os destinatários.
    • Se for enviar o memorando por e-mail, formate-o em HTML ou converta-o em PDF e anexe-o ao corpo da mensagem.
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Parte 4
Parte 4 de 4:

Utilizando modelos

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    Faça uma pesquisa detalhada para encontrar o modelo ideal para a empresa ou use os modelos disponíveis no Microsoft Word. Os modelos normalmente têm uma formatação básica padrão, mas utilizam fontes e tamanhos diferentes.
    • Baixe o modelo mais adequado para o que precisa.
    • Leia os termos de uso antes de utilizar qualquer modelo encontrado na internet.
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    Após clicar no botão de download, basta aguardar. Acesse a pasta onde salvou o arquivo e abra-o no Microsoft Word. Caso o documento tenha sido baixado nos formatos .ZIP ou .RAR, baixe um programa de extração.
    • Para evitar problemas de compatibilidade com os modelos encontrados na internet, instale a versão mais atualizada do Microsoft Word no computador. Ao utilizar versões antigas, os modelos podem não funcionar como o esperado. Atualize o Microsoft Word antes de mais nada.
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    Os modelos são completamente editáveis e podem ser customizados de acordo com suas necessidades. Por exemplo, você pode adicionar o logo da empresa no cabeçalho de qualquer modelo, basta clicar na seção e fazer as alterações necessárias.
  4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/4\/40\/Write-a-Memo-Step-24.jpg\/v4-460px-Write-a-Memo-Step-24.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/4\/40\/Write-a-Memo-Step-24.jpg\/v4-728px-Write-a-Memo-Step-24.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Tome muito cuidado na hora de preencher os campos "De", "Para", "CC" e "Assunto", para que não deixe nada em branco. Revise após preenchê-los para evitar erros de digitação e gramática.
  5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/9\/9d\/Write-a-Memo-Step-25.jpg\/v4-460px-Write-a-Memo-Step-25.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/9\/9d\/Write-a-Memo-Step-25.jpg\/v4-728px-Write-a-Memo-Step-25.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Agora é a hora de escrever a introdução, o corpo e o encerramento do memorando. Se preferir, use listas ordenadas para organizar as informações.
    • Mantenha a formatação do modelo para que o texto fique bem alinhado e com margens corretas.
    • Se necessário, customize o memorando para utilizar uma tabela. Essa pode ser uma boa ideia caso o uso de listas faça com que o texto fique poluído e difícil de ler.
    • Não se esqueça de deletar o texto padrão do modelo. Revise bem o documento antes de imprimi-lo ou enviá-lo.
  6. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/6\/6d\/Write-a-Memo-Step-26.jpg\/v4-460px-Write-a-Memo-Step-26.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/6\/6d\/Write-a-Memo-Step-26.jpg\/v4-728px-Write-a-Memo-Step-26.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Ele fica no fim da página e normalmente contém informações adicionais, como seu contato pessoal ou da empresa. Separe um tempo na revisão para verificar se as informações digitadas estão corretas. Você não quer escrever um memorando excelente com informações de contato incorretas, quer?
  7. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/d\/d5\/Write-a-Memo-Step-27.jpg\/v4-460px-Write-a-Memo-Step-27.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/d5\/Write-a-Memo-Step-27.jpg\/v4-728px-Write-a-Memo-Step-27.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    A maior vantagem de se utilizar um modelo é a customização quase total do memorando. Dê um pouco de personalidade ao documento para que ele se destaque. Você pode utilizar uma cor adequada para a situação, de modo que o memorando fique visualmente chamativo, mas ainda profissional.
  8. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/0\/02\/Write-a-Memo-Step-28.jpg\/v4-460px-Write-a-Memo-Step-28.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/0\/02\/Write-a-Memo-Step-28.jpg\/v4-728px-Write-a-Memo-Step-28.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    É bom ter uma cópia de back-up do documento, que servirá de prova da comunicação enviada para os funcionários.
  9. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/f\/f8\/Write-a-Memo-Step-29.jpg\/v4-460px-Write-a-Memo-Step-29.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/f\/f8\/Write-a-Memo-Step-29.jpg\/v4-728px-Write-a-Memo-Step-29.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Sempre que precisar de um memorando para um assunto diferente, basta editar o modelo novamente, alterando o que for necessário. Assim, você economizará tempo e criará uma comunicação consistente e profissional. Um bom memorando chamará a atenção dos leitores.
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Dicas

  • Não se explique demais. É bom explicar o porquê de se fazer algo, mas não é preciso exagerar.
  • Os memorandos devem ser breves, sempre.
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Referências

  1. ↑ http://www.dailywritingtips.com/how-to-write-a-memo/
  2. ↑ http://www.fsb.muohio.edu/heitgedl/Memo%20writing%20tips%20ACC333%20SP06.pdf
  3. ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/owlprint/590/
  4. ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/owlprint/590/
  5. ↑ http://www.des.ucdavis.edu/faculty/handy/ESP171/Writing_Memos.pdf
  6. ↑ http://www.fsb.muohio.edu/heitgedl/Memo%20writing%20tips%20ACC333%20SP06.pdf
  7. ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/590/3/
  8. ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/owlprint/590/
  9. ↑ http://www.forbes.com/sites/davidteten/2013/08/01/how-to-write-a-memo-that-people-will-actually-read/
  1. ↑ http://www.fsb.muohio.edu/heitgedl/Memo%20writing%20tips%20ACC333%20SP06.pdf
  2. ↑ http://www.des.ucdavis.edu/faculty/handy/ESP171/Writing_Memos.pdf

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