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O modo correto de estruturar uma carta depende do tipo que você pretende escrever. A formatação que utilizar ao escrever para um amigo pode variar bastante da empregada em cartas formais. Ademais, a estrutura das tradicionais (enviadas pelo correio) variam dos e-mails. Continue lendo para saber a maneira certa de dar a estrutura adequada à sua próxima carta.
Passos
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Escreva seu nome e endereço na parte superior. Coloque o nome da via (rua, avenida, etc.), cidade, estado e CEP, alinhado à esquerda e com espaçamento simples. [1] X Fonte de pesquisa
- A cidade, o estado e o CEP devem ser escritos na mesma linha, enquanto o nome da via deve ficar em outra.
- Se você enviar a carta com um timbre oficial de uma empresa, pule esta etapa para não repetir o endereço.
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Coloque a data logo abaixo de seu endereço. Digite a data em que a carta foi escrita ou quando foi terminada de ser redigida; fica a seu critério.
- A data deve ficar alinhada à esquerda, assim como o endereço logo acima dela.
- Escreva a data no formato "dia-mês-ano". Escreva o mês por extenso, mas use números para indicar o dia e o ano. Exemplo: 9 de Fevereiro de 2013.
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Pule uma linha entre a data e a próxima seção da carta. Isto irá separar e deixar a data mais bem estruturada em relação à próxima seção.
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Use uma referência, se for o caso. [2] X Fonte de pesquisa Se você estiver escrevendo uma carta referente a algum assunto específico, pode ser bom incluir uma referência ao tema através do "Re:".
- A referência deve estar alinhada à esquerda e não deve exceder o limite de uma linha.
- Use referências quando estiver respondendo à outra carta, a um anúncio de trabalho ou quando estiver pedindo uma informação específica.
- Após a referência (opcional), você pode pular uma linha para separá-la melhor do resto da carta.
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Digite o endereço do destinatário. Inclua seu nome e cargo, bem como o nome da empresa, endereço, cidade, estado e CEP.
- Todas estas informações devem estar alinhadas à esquerda e com espaçamento simples. O nome do destinatário deve estar escrito em uma só linha, bem como seu cargo, o nome da empresa, endereço e uma última linha com cidade, estado e CEP (estes três itens numa mesma linha).
- Se for enviar a carta para outro país, inclua o nome dele em maiúsculas numa linha logo abaixo do endereço.
- Enderece a carta para uma pessoa específica, sempre que possível, e coloque o título adequado da pessoa, como "Sr", "Sra" ou "Srta". Se não tiver certeza de qual é o sexo do destinatário, não coloque título.
- Após estas informações, pule uma linha.
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Inclua uma saudação educada. As saudações educadas mais comuns incluem expressões como “Caro(a)” , “Prezado(a)” ou ainda "Estimado(a)", seguidas pelo título da pessoa e seu último nome. O nome é seguido por vírgula.
- A saudação deve estar alinhada à esquerda.
- Se não souber o sexo do destinatário, você pode dirigir-se à pessoa por seu nome completo ou usar seu último nome seguido por seu cargo.
- Após a saudação pule uma linha.
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Escreva uma linha de assunto, caso queira. Escreva a linha de assunto em letras maiúsculas embaixo da saudação e a mantenha alinhada à esquerda.
- Esta parte deve ser breve mas descritiva. Tente não passar de uma linha.
- Note que esta seção não é muito comum, devendo ser utilizada apenas de vez em quando.
- Não inclua a linha de assunto se você colocou uma linha de referência.
- Caso a escreva, pule uma linha logo após a mesma para dar continuidade.
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O corpo da carta deve ser iniciado com uma breve introdução que explica o propósito da sua carta. Alinhe os parágrafos à esquerda mas sinta-se livre para adicionar recuos no começo deles.
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Após a introdução, escreva o corpo da carta. Esta seção deve ser maior, elaborando o propósito de sua carta e incluindo uma conclusão que a resume.
- O corpo da carta deve ser bem conciso. Cada parágrafo deve ter um único espaço, mas deixe uma linha em branco após cada um deles e também após o parágrafo final.
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Finalize-a com uma conclusão educada. Alguns exemplos deste tipo de encerramento são: “Atenciosamente”, “Obrigado(a) pela atenção” ou "Muito Obrigado". Lembre-se de alinhar sua saudação à esquerda e colocar uma vírgula logo após.
- Use letra maiúscula apenas na primeira letra da primeira palavra da saudação final.
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Após a conclusão, coloque seu nome. No entanto, você deve pular três linhas após a conclusão e antes de colocar seu nome completo, escrevendo depois seu cargo na linha logo abaixo.
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Mencione anexos no fim da carta. Se for inclui-los, escreva "Anexos" uma linha embaixo do nome que digitou, com título e lista de anexos colocados.
- Note que não este passo não é necessário caso não tenha nenhum anexo.
- A seção de anexos deve ser alinhada à esquerda e possuir espaçamento simples.
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Inclua as iniciais do digitador, se for o caso. Se a carta foi redigida por outra pessoa enquanto você a ditou, coloque as iniciais dela no rodapé da carta, uma linha abaixo dos anexos.
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Assine após imprimir a carta. Escreva seu nome à mão, de preferência com letras cursivas, entre o texto final e seu nome digitado. Assinar de punho próprio fará com que o destinatário perceba que você realmente se dedicou a enviar esta carta a eles, mostrando que ela é bem importante.Publicidade
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Indique a data. Inclua a data em que a carta foi escrita ou finalizada no canto direito superior da mesma. [3] X Fonte de pesquisa
- Escreva a data no formato "dia-mês-ano". O formato normal é escrever dia e ano com números e o mês por extenso, mas não há problema em escrever toda ela com algarismos.
- A data deve estar alinhada à direita da página.
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Escreva uma saudação amistosa. "Caro(a)", "Prezado(a)" e "Estimado(a)" ainda são as mais comuns, mas dependendo do relacionamento que tiver com o destinatário, você poderá escrever uma sem muitas formalidades ou até apenas o nome dele.
- A saudação deve estar alinhada à esquerda e ser seguida de uma vírgula.
- Ao escrever para um amigo ou parente, o mais comum é colocar apenas o primeiro nome da pessoa. Por exemplo: "Querida Joana".
- Para cartas ainda mais casuais e amistosas, você pode até substituir o "Caro" ou "Prezado" com uma saudação casual, como "Olá", "Oi" ou "Como vai?".
- Se for enviar a carta para uma pessoa mais velha ou alguém que deva mostrar respeito, coloque um título pessoal e o sobrenome. Por exemplo: "Prezada Sra. Corrêa".
- Pule um linha entre a saudação e o texto principal da carta.
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Inclua uma introdução, corpo e conclusão de sua carta. A introdução e a conclusão devem consistir apenas de um parágrafo único e breve, mas a parte do corpo da carta deve ser bem maior.
- Alinhe o texto principal à esquerda mas coloque recuo na primeira linha de cada parágrafo.
- Todo o texto principal deve ter espaço simples. Geralmente não é necessário pular uma linha entre parágrafos para este tipo de carta, mas não há nenhum problema em fazer isto caso aumente a legibilidade da carta.
- Pule uma linha após a sentença final do texto principal para separar esta seção da conclusão.
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Faça uma conclusão adequada. "Atenciosamente" ainda é a saudação final mais utilizada, até mesmo em cartas para pessoas próximas. No entanto, se ela for bem casual, você pode incluir um encerramento menos convencional, escrevendo "Até a próxima!" ou "Nos falamos depois!" se o destinatário for um amigo próximo.
- Após a saudação, coloque uma vírgula mas não o seu nome digitado depois dela.
- A conclusão deve ficar alinhada ao cabeçalho.
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Assine. Assine diretamente abaixo da conclusão, utilizando geralmente letras cursivas e não de fôrma.
- Se você se referiu ao destinatário apenas através de seu primeiro nome, é possível assinar colocando apenas seu nome e deixar por isso mesmo, caso prefira. Se o destinatário pode não saber quem você é através só de seu primeiro nome, escreva também seu sobrenome.
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Comece com uma descrição breve mas precisa do propósito do e-mail. Ela deve estar localizada no campo "Assunto" da mensagem e não no corpo em si.
- Caso seu e-mail seja esperado pelo destinatário, a descrição pode abordar apenas o assunto em pauta; se a pessoa não estiver no aguardo pela mensagem, redigir a descrição pode ser um pouco mais complicado. O objetivo deve ser fazer com que o leitor saiba o que esperar ao abrir o e-mail, ou seja, é necessário motivar o destinatário a efetivamente abri-lo.
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O e-mail em si deve ser iniciado com uma saudação formal. Na maioria das vezes, "Prezado(a)", "Caro(a)" ou "Estimado(a)" são boas opções de saudações, que são seguidas pelo cargo formal do indivíduo ou empresa que receberá a mensagem.
- Enderece a carta a um destinatário específico sempre que possível. Evite enviá-la para destinatários sem colocar o nome. Só use "A Quem Interessar Possa" como último recurso.
- A pontuação mais adequada a se usar após a saudação ainda é ponto e vírgula. Dito isto, muitas pessoas, atualmente, colocam apenas uma vírgula depois da saudação de um e-mail formal.
- Se não tiver certeza se deve endereçar o destinatário como "Sr." ou "Sra.", escreva apenas o nome completo do indivíduo.
- Pule uma linha após a saudação formal.
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Redija a mensagem, mantendo-a informativa e breve. Assim como qualquer carta, o texto principal deve possuir uma introdução, corpo e conclusão. Toda ela, incluindo o corpo, deve ser curta e abordar diretamente o assunto na medida do possível.
- Alinhe o texto principal à esquerda.
- Não use recuo.
- No texto principal, use espaços simples, mas deixe uma linha em branco entre cada parágrafo e após o último.
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Use uma saudação na conclusão. "Atenciosamente" ou "Obrigado(a)" são as formas mais educadas de finalizar a carta, logo após o texto principal da carta (coloque uma vírgula logo após).
- Lembre-se de alinhar a conclusão à esquerda e deixar maiúscula apenas a primeira letra da primeira palavra.
- Outras formas de encerramento que podem ser utilizadas são "Cordialmente", "Felicidades" e "Sinceramente".
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Digite seu nome logo abaixo da conclusão. Obviamente, ao contrário de uma carta em papel, você não poderá assinar o e-mail.
- Alinhe seu nome à esquerda.
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Liste suas informações de contato na parte inferior. Pule uma linha após seu nome e digite seu endereço físico, número de telefone, e-mail e site/blog se possuir.
- Alinhe à esquerda e use espaços simples para estes dados. Cada nova informação deve ter sua linha separada.
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Comece descrevendo de forma simples e precisa o assunto do seu e-mail no campo "Assunto". Desta forma, o destinatário poderá rapidamente saber qual o assunto antes até de abrir seu e-mail, fornecendo informação suficiente para que ele saiba o que esperar. [4] X Fonte de pesquisa
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Comece com uma saudação ou cumprimento educado no próprio corpo do e-mail. Inclua o termo que desejar, como "Caro(a)” , “Prezado(a)” ou ainda "Estimado(a)". Logo depois, coloque o nome do destinatário.
- Alinhe a saudação à esquerda.
- Se for escrever para um amigo próximo, não é necessário colocar a saudação, se preferir, começando diretamente com o primeiro nome seguido de uma vírgula.
- Pule uma linha entre a saudação e o corpo do e-mail.
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Redija o corpo do e-mail. Assim como todas as outras cartas, o corpo do e-mail deve possuir uma introdução, corpo e conclusão. No entanto, se a mensagem é para um amigo próximo, este tipo de estrutura pode não ser necessária.
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Finalize a mensagem com uma saudação. Ao concluir o e-mail endereçado a um amigo, não é necessário dar uma saudação formal, mas apenas sinalizar que o e-mail está sendo encerrado.
- Se o destinatário for um amigo bem próximo, não há nenhum problema em simplesmente finalizar a mensagem apenas com seu nome e sem uma saudação.
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Dicas
- Em alguns lugares do mundo, a estrutura das cartas é outra, com alteração de pontuações após saudações, formato de data distinto (mês-data-ano ou até ano-mês-dia) e alinhamentos diferentes.
- Se não gostar do formato incluído aqui, algumas vezes chamado de "estrutura de blocos", você pode pesquisar sobre as estruturas de blocos modificados e semi-blocos. [5] X Fonte de pesquisa Basicamente, as mesmas informações utilizadas são organizadas de forma diferente.
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Referências
- ↑ http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/01/
- ↑ http://www.dailywritingtips.com/how-to-format-a-us-business-letter/
- ↑ http://www.chebeague.org/powellmcgillicuddy/socialstudieslinks/penpal/letterformat.html
- ↑ http://blog.nathanbransford.com/2010/03/how-to-format-query-letter.html
- ↑ http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/2/
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