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Um escritório bem organizado deixa qualquer profissional mais focado e produtivo, já que não tem mais que se preocupar com a bagunça. Se acontece com você, fique tranquilo: siga as dicas deste artigo para tornar todo o seu ambiente de trabalho mais agradável. Comece colocando tudo no lugar e redistribuindo os móveis. Por fim, arrume os seus materiais de trabalho e a papelada e pronto!
Passos
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Coloque a mesa em um ponto no qual você enxergue a janela. Você vai ficar muito menos estressado e mais produtivo se conseguir olhar a paisagem além da janela. Para isso, mexa a mesa até um ponto onde dê para ficar sentado e com uma boa vista. Só tenha cuidado para não escolher um local onde a tela do computador fique com reflexo ou a sua visão seja prejudicada. [1] X Fonte de pesquisa
- Se não tem uma sala própria, peça permissão ao seu superior antes de mudar a mesa de posição.
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Coloque as coisas que você mais usa bem perto. Faça uma lista de tudo o que você usa no dia a dia, poucas vezes por semana ou até uma vez ao mês — em ordem de importância. Depois, deixe todos os itens mais urgentes ao alcance da sua mão e passe os menos relevantes para as gavetas ou os armários que ficam um pouco mais distantes. [2] X Fonte de pesquisa
- Por exemplo: se não usa tanto a impressora, coloque-a do outro lado da sala para liberar espaço na mesa.
- Se usa uma série de itens várias vezes ao dia, guarde-os na primeira gaveta da mesa ou em uma estante próxima.
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Compre móveis com rodinhas para você consegue mexer tudo sem dificuldade. Compre armários, estantes e afins com rodinhas para conseguir mexer tudo quando necessário. Guarde as peças mais baixas, como criados, debaixo da mesa se houver espaço. Por fim, use uma cadeira também com rodinhas, que facilite a locomoção. [3] X Fonte de pesquisa
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Coloque uma lata de lixo acessível na sala. Se houver espaço, coloque um cesto do lado ou embaixo da sua mesa. Use-o para jogar todo lixo pequeno, como folhas de papel, embalagens e afins.
- Troque a sacola da lata de lixo de vez em quando para o escritório ficar sempre limpo e com um cheiro agradável.
- Rasgue ou triture documentos com informações pessoais antes de jogar fora.
Dica: se você mexe muito com papel, use uma lata de lixo só para separar esse material para reciclagem.
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Deixe o escritório mais confortável com alguns toques pessoais. Coloque alguns itens pessoais no escritório para dar a sua cara ao espaço: pendure quadros e retratos na parede, coloque fotos na sua mesa, distribua algumas plantinhas no local (desde que elas não atrapalhem a circulação) e assim por diante. [4] X Fonte de pesquisa
- Ponha no máximo dois itens na mesa para não ocupar espaço demais.
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Dê um rumo a tudo o que não usa. Organize as coisas que estão no escritório e determine com que frequência as usa. Se chegar à conclusão de que raramente ou nunca precisa de algo, coloque-o em uma caixa separada e dê um rumo a ela depois de terminar a inspeção.
- Se trabalha em um prédio comercial, coloque todas as coisas que não usa em um armário comunitário para as pessoas que quiserem. [5] X Fonte de pesquisa
Dica: se você tem muitas canetas e outros itens que não usa, tente doá-los a uma creche ou escola para os professores não terem que comprar materiais novos.
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Guarde canetas e outros acessórios pequenos em porta-objetos. Coloque um ou dois porta-objetos perto na mesa e use-os para guardar canetas e afins. Guarde também outros acessórios, como tesouras — sempre com a ponta para baixo para você não se machucar sem querer. [6] X Fonte de pesquisa
- Você também pode comprar organizadores de mesa com vários compartimentos se não gosta da ideia dos porta-objetos.
- Dê um toque decorativo à mesa com potinhos de conserva de vidro.
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Use bandejas para guardar objetos pequenos de escritório. Compre bandejas com vários compartimentos e use-as para separar os itens de escritório. Guarde materiais semelhantes na mesma área e coloque aqueles que você mais usa na frente e o que menos usa atrás. [7] X Fonte de pesquisa
- Você também pode comprar potinhos de plástico e colocar nas gavetas.
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Coloque etiquetas nos porta-objetos para saber o que cada um contém. Coloque os itens que você não usa com frequência em porta-objetos e guarde tudo no armário ou em uma estante. Só ponha uma ou duas coisas diferentes em cada pote e, depois, pregue etiquetas de papel no lado dos porta-objetos para saber o que está dentro. Seja bem específico. [8] X Fonte de pesquisa
- Você pode comprar esses porta-objetos de plástico em qualquer loja de departamento ou papelaria.
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Compre organizadores para fios e tire todos os cabos de cima da mesa. Qualquer mesa fica uma bagunça quando há vários cabos passando de um lado a outro. Junte todos e prenda-os com organizadores para eles não ficarem no caminho e nem caírem no chão. Depois, pregue o organizador na parede ou debaixo da mesa.
- Compre esses organizadores em qualquer papelaria ou loja de materiais de escritório.
- Você também pode prender os cabos à lateral da mesa com tira de velcro ou algo do tipo.
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Triture ou rasgue os documentos que têm informações pessoais. Não jogue fora qualquer documento que contenha informações pessoais (contas bancárias, números de CPF ou de cartão de crédito e assim por diante). Nesse caso, é melhor triturar ou rasgar os papéis em pedaços minúsculos para não correr o risco de expor as pessoas. Use um triturador ou faça tudo à mão. [9] X Fonte de pesquisa
- Se você tem algum documento importante e que não pode jogar fora, como certidões de nascimento, cópias de RG e CPF e afins, proteja-os com um cofre à prova de fogo.
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Organize os papéis em uma bandeja em cima da mesa. Compre uma bandeja com vários compartimentos para colocar documentos diferentes e coloque-a na borda da mesa, onde ela fique ao alcance da mão. Use um acessório vertical se não tem muito espaço ou horizontal se tem mais conforto. Depois, identifique o que está em que lugar com etiquetas em cada parte da estrutura. [10] X Fonte de pesquisa
- Compre essas bandejas em qualquer papelaria ou loja de materiais de escritório.
- As bandejas também são excelentes para guardar pastas e cadernos.
- Separe um espaço da sua mesa para usar de vez em quando, conforme necessário. [11] X Fonte de pesquisa
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Use um organizador de parede para tirar a papelada da mesa. Esses organizadores de plástico também quebram um galho em termos de documentos e pastas. Pendure um perto da mesa para ter acesso fácil a esses materiais sem ter que fazer bagunça. Mais uma vez, coloque uma etiqueta em cada compartimento. [12] X Fonte de pesquisa
- Você também pode pendurar esses organizadores atrás da porta.
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Pregue um quadro de avisos na parede para sempre ficar atento aos documentos e datas importantes. Ache um ponto da parede com espaço suficiente para um quadro de avisos. Instale-o e organize-o em seções para itens diferentes, como documentos, recibos, post-its e afins. Coloque o que for mais importante em pontos bem chamativos. [13] X Fonte de pesquisa
- Muitos cubículos de empresas já têm paredes feitas para esse fim.
- Use alfinetes e outros acessórios de cores diferentes de acordo com o tipo de documento. Por exemplo: pregue recibos fiscais com alfinetes azuis, mas contas a pagar com alfinetes vermelhos.
- Você também pode pregar fotos suas, caso não haja espaço para elas na mesa.
Dica: se você não tem espaço para um quadro de avisos grande, compre algo menor em qualquer papelaria ou loja de materiais para escritório.
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Use pastas de cores diferentes para identificar tudo. Compre pastas coloridas e use-as para organizar os documentos de acordo com a categoria. Por exemplo: você pode guardar contas em pastas vermelhas e recibos em pastas verdes. Mais uma vez, identifique o conteúdo de tudo com uma etiqueta. Depois de organizar tudo, coloque as pastas em um armário ou na bandeja. [14] X Fonte de pesquisa
- Você pode ainda colocar etiquetas coloridas nas abas das pastas, caso elas tenham a mesma cor.
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Crie uma agenda e outros documentos digitais para não usar papel. Você pode criar versões digitais de todos os documentos possíveis para reduzir o gasto de papel no escritório. Crie pastas no computador ou use um programa de organização. Depois, apague os arquivos obsoletos quando quiser abrir espaço para coisas novas. [15] X Fonte de pesquisa
- Crie cópias de segurança de documentos importantes em um serviço de armazenamento em nível ou HD externo.
- Se você tem scanner, digitalize os documentos físicos e jogue-os fora depois.
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Dicas
- Limpe e organize a mesa todos os dias e você nunca vai ter problemas. [16] X Fonte de pesquisa
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Referências
- ↑ http://www.lonny.com/See+It+Now/articles/H3X1rUjgRoC/How+Organize+Office+Can+Change+How+Work
- ↑ https://www.youtube.com/watch?v=kU5U4AZZ3pg&feature=
- ↑ http://www.oprah.com/home/peter-walshs-ten-steps-to-home-office-organization/all
- ↑ https://www.roberthalf.com/blog/salaries-and-skills/how-to-organize-your-desk-for-maximum-efficiency
- ↑ http://www.oprah.com/home/peter-walshs-ten-steps-to-home-office-organization/all
- ↑ https://www.homedit.com/diy-cubicle-organization/
- ↑ https://www.cio.com/article/2404456/how-to-organize-your-office-and-boost-your-productivity.html
- ↑ https://www.youtube.com/watch?v=o5_GlULF06U&feature=
- ↑ https://portal.ct.gov/DCP/Common-Elements/Common-Elements/Guidelines-for-Shredding-and-Saving-Personal-Documents
- ↑ https://www.cio.com/article/2404456/how-to-organize-your-office-and-boost-your-productivity.html
- ↑ https://www.roberthalf.com/blog/salaries-and-skills/how-to-organize-your-desk-for-maximum-efficiency
- ↑ https://www.cio.com/article/2404456/how-to-organize-your-office-and-boost-your-productivity.html
- ↑ https://www.roberthalf.com/blog/salaries-and-skills/how-to-organize-your-desk-for-maximum-efficiency
- ↑ http://www.oprah.com/home/peter-walshs-ten-steps-to-home-office-organization/all
- ↑ https://www.roberthalf.com/blog/salaries-and-skills/how-to-organize-your-desk-for-maximum-efficiency
- ↑ http://www.oprah.com/home/peter-walshs-ten-steps-to-home-office-organization/all
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