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Os e-mails são uma forma comum de comunicação nos dias de hoje e saber se apresentar ao redigir uma mensagem pode ajudá-lo a alavancar sua carreira e a fazer contatos com eficácia. Escrever uma apresentação clara e sucinta aumentará as chances de o destinatário ler a mensagem com atenção e respondê-la em sequência. Evite os erros mais comuns para que se destaque na multidão.
Passos
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Escreva o assunto de forma clara. O destinatário deve ter uma boa noção do conteúdo da mensagem mesmo antes de abri-la. Seja direto e reto: um assunto longo pode ser maçante para o leitor. Para um e-mail introdutório, é perfeitamente aceitável escrever, por exemplo, “Apresentação - Seu nome ".
- Escreva o assunto antes de mais nada. Um erro comum é deixar o assunto por último, acabar esquecendo e enviar o e-mail com ele em branco.
- Dispositivos móveis geralmente mostram apenas de 25 a 30 caracteres do assunto, então, seja breve.
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Abra com uma saudação profissional. Não comece com “Olá” ou “Oi”. Comece com uma saudação típica de ambientes profissionais. Evite usar o primeiro nome da pessoa para saudá-la.
- "Cara Srta./Sra. ou Caro Sr.” – Se não tiver certeza sobre o estado civil da mulher com a qual você está falando, prefira “Sra.”
- "A quem possa interessar": só deve ser usado caso você não saiba quem vai receber a mensagem.
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Apresente-se. Sua primeira frase deve ser de apresentação. Isso permite que a pessoa associe um nome ao resto da mensagem.
- "Meu nome é..."
- Apresente seu título, se tiver um. Se você tiver vários, não faça uma lista. Fale somente do mais relevante ou importante.
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Explique como você conseguiu o contato da pessoa. Informe ao destinatário como você conseguiu o e-mail dele. Isso ajuda a mostrar que você buscou os meios apropriados para entrar em contato.
- "O gerente do seu escritório me passou seu endereço de e-mail.”
- "Encontrei esse endereço de e-mail no seu website."
- "Tal pessoa disse que eu deveria entrar em contato com você.”
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Fale sobre a última vez que vocês se encontraram (caso isso tenha ocorrido). Instigar a memória da pessoa pode levar a um maior envolvimento da parte dela.
- "Nós conversamos brevemente na conferência da semana passada."
- "Eu liguei para você ontem."
- "Eu vi a sua palestra na..."
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Compartilhe um interesse em comum. Isso pode ajudar você a interagir melhor com o destinatário e também evita que a mensagem seja muito formal ou fria. Para determinar quais são os interesses que vocês têm em comum, pode ser preciso pesquisar brevemente sobre a pessoa. Os possíveis pontos de pesquisa incluem include Facebook, Twitter e LinkedIn.
- Informe à pessoa onde você descobriu a informação para não parecer que você está investigando ou perseguindo ela.
- Se possível, escolha um interesse que tenha a ver com o lado profissional de vocês, como uma área de atuação em comum ou uma empresa.
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Explique o motivo do seu contato. Não fique enrolando e vá direto ao ponto. Ninguém vai ler um e-mail que tem vários parágrafos informando somente coisas irrelevantes. Seja claro e direto sobre o que você quer e o porquê de estar entrando em contato com a pessoa. Se o objetivo é pedir conselhos ou qualquer outra coisa, reflita antes se o pedido é razoável, principalmente se esse for seu primeiro contato com a pessoa.
- "Eu estou interessado em aprender mais sobre..."
- "Eu gostaria de encontrar você quando for possível para falar a respeito de..."
- "Queria saber sua opinião sobre..."
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Concentre o e-mail em apenas um assunto. Falar sobre várias coisas pode fazer com que a pessoa perca o interesse em você ou esqueça o motivo do seu contato. Peça apenas uma coisa e seja conciso.Publicidade
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Agradeça a pessoa pelo tempo dela. Ninguém gosta de ficar lendo e-mails, então, não se esqueça de agradecer a pessoa por ler o seu. Essa simples cortesia pode melhorar muito o humor da pessoa e aumentar suas chances de obter uma resposta.
- "Desde já agradeço a sua atenção."
- "Obrigada por dedicar seu tempo à essa mensagem."
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Solicite uma reação. Peça ao destinatário para responder a mensagem, ligar, pensar na sua proposta ou qualquer outra coisa que deixe-o envolvido. Fazer uma pergunta também é uma ótima forma de aumentar o envolvimento. [1] X Fonte de pesquisa
- "Entre em contato comigo quando tiver um tempo."
- "Podemos nos encontrar para almoçar, se quiser."
- "O que você acha de...?"
- "Aguardo sua resposta."
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Finalize o e-mail. Ao enviar um e-mail com teor profissional, despeça-se de forma grata e concisa. Um simples cumprimento pode manter o profissionalismo e expressar sua gratidão.
- "Atenciosamente,"
- "Muito obrigado,"
- "Agradeço sua atenção,"
- "Grato,"
- Evite coisas como "Abraço," "Beijos," “Falou”, "Paz," ou "Obrigado pela consideração."
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Inclua sua assinatura. Se você não configurou seu e-mail para apresentar uma assinatura automática em cada mensagem, finalize com seu nome, título e informação de contato. Não exagere e coloque cinco números de telefone, dois endereços de e-mil ou três websites. Mantenha a simplicidade e escolha seu melhor e-mail ou número de telefone para a pessoa entrar em contato. Evite incluir citações na sua assinatura. [2] X Fonte de pesquisa
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- Jose Silva
- jose.silva@mail.com
- (11)5555-1234
- www.sitedojosesilva.com
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Revise o e-mail. Antes de clicar em “Enviar”, leia atentamente o que você escreveu pelo menos duas vezes e corrija quaisquer erros que encontrar. Como o e-mail provavelmente será seu primeiro contato com a pessoa, é preciso deixar a melhor impressão possível. Erros de gramática e ortografia farão seu e-mail parecer pouco profissional.Publicidade
Referências
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