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O trato que se dispensa a alguém pode afetar o modo como se é visto por ele e por outras pessoas. Felizmente, saber como e quando reagir a qualquer situação é uma habilidade que se pode exercitar. Em interações pessoalmente, é fundamental prestar atenção ao interlocutor e permitir que ele se expresse para que você possa formular e articular uma resposta adequada. Interações virtuais também são regidas por uma série de regras tácitas de etiqueta. O e-mail é um meio de comunicação que pede formalidade, clareza e eficiência.
Passos
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Use linguagem informal. E-mails, cartas e certos tipos de interação pessoal podem ser muito formais. Já em mensagens de texto, devido à limitação de número de caracteres, é possível ser mais descontraído e caloroso. [1] X Fonte de pesquisa
- É perfeitamente aceitável, por exemplo, usar "vc" em lugar de "você" para poupar espaço, digitar mais rápido ou mostrar descontração.
- As normas de pontuação, do mesmo modo, não são levadas a ferro e fogo. Ser extremamente preciosista com pontos e vírgulas pode inclusive quebrar o ritmo da conversa e passar um tom demasiado formal.
- Não se pode ser informal sempre, mas convém igualar o tom das suas mensagens ao do interlocutor a fim de que ele não se sinta constrangido.
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Leve a conversa adiante fazendo perguntas abertas, que exijam a opinião da pessoa acerca do assunto. Perguntas que podem ser respondidas apenas com "sim" ou "não" farão a conversa morrer. [2] X Fonte de pesquisa
- Ao discutir questões de trabalho, por exemplo, você pode perguntar: "O que achou do novo projeto?".
- Se receber uma mensagem que pareça incompleta, convide a pessoa a elaborar o assunto: "Concordo com você, mas por que acha isso?".
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Evite mensagens breves ou monossilábicas. Mensagens de texto são relativamente curtas por natureza, mas, quando são abruptas demais, passam a impressão de irritação. Tente escrever uma resposta de pelo menos uma ou duas orações completas. [3] X Fonte de pesquisa
- Haverá casos, obviamente, em que responder "ok" é perfeitamente aceitável, mas evite responder "s" (contração de "sim") ou usando apenas um emoji, o que pode parecer grosseiro.
Dica: se você é do tipo que envia mensagens breves costumeiramente, tudo bem.
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Use a pontuação e os emojis de acordo com a impressão que quer passar. Por não ser possível usar tons de voz e expressões faciais, nem sempre é possível soar como se deseja por escrito. Use a pontuação e os emojis para diminuir essas ambiguidades. [4] X Fonte de pesquisa
- Uma resposta como "tudo bem, obrigado 😀" evita que você pareça contrariado.
- Ser muito assertivo — "é claro que não" — pode exprimir certa frustração em contraste com uma alternativa mais descontraída: "não, imagine".
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Releia a mensagem antes de enviá-la. Não aperte "enviar" sem antes dar uma boa olhada no que escreveu com vistas a identificar erros de digitação e certificar-se de que a sua mensagem tenha sido transmitida claramente e no tom desejado.
- Enviada a mensagem, não há como voltar atrás. Melhor ser precavido do que passar por um constrangimento.
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Não envie várias mensagens de uma vez. Elas gerariam uma série de notificações que poderiam irritar o seu correspondente. Envie uma mensagem com tudo o que você gostaria de dizer em vez de várias mensagens curtas. [5] X Fonte de pesquisa
- É claro que você pode enviar outra mensagem caso queira clarificar ou tenha esquecido algum detalhe.
- Se enviou duas mensagens e não recebeu resposta, é porque a pessoa não quer ou não pode falar. Deixe-a responder no tempo dela.
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Se for difícil demais tratar do tema por mensagens de texto, peça para fazer um telefonema. Mensagens de texto forçam-nos a ser breves e concisos. Se você estiver a tratar de um assunto que essa limitação não consiga comportar, pergunte à pessoa se ela não gostaria de conversar por telefone.
- Diga: "Acho que seria melhor discutir isto por telefone. Me ligue quando puder. Obrigado!"
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Ouça atentamente quando a outra pessoa estiver com a palavra. Faça contato visual com ela e uma expressão atenta para demonstrar que a compreende. [6] X Fonte de pesquisa
- Dedique toda a sua atenção ao interlocutor para deixá-lo à vontade.
- Se estiver com problemas para escutar, aproxime-se dele ou pergunte se ele não gostaria de ir a um lugar mais silencioso.
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Preste atenção a sinais não verbais. A linguagem corporal diz tanto quanto a falada, e também nos ajuda a escolher a melhor maneira de reagir. [7] X Fonte de pesquisa
- Se o interlocutor tem as pernas inquietas ou está sempre a olhar para os lados, pode estar apreensivo ou com medo, diante do que talvez seja melhor perguntar se ele está bem do que insistir no assunto.
- Preste atenção ao tom do interlocutor. Falar alto ou agressivamente sugere irritação, o que pede que você ofereça uma resposta tranquilizadora para que a situação não se agrave.
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Não comece a planejar o que falar quando o interlocutor estiver com a palavra, ou ele pode notar que você está se antecipando e irritar-se. Comece a elaborar a sua resposta apenas quando ele terminar de falar e você estiver em posse de todas as informações necessárias. [8] X Fonte de pesquisa
- Ademais, interromper os outros é falta de educação.
Dica: durante a fala do interlocutor, faça uma nota mental dos tópicos que você deseja responder, mas não deixe de dar atenção a ele apenas para elaborar uma réplica sagaz.
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Espere a outra pessoa terminar de falar. Além de esse ser um princípio básico de etiqueta, esperar vai permitir compor uma resposta baseada em tudo o que o interlocutor queria dizer. [9] X Fonte de pesquisa
- Ele talvez queira fazer um adendo depois de terminar de falar: "Esqueci de dizer que...". Aguarde-o terminar antes de começar a sua réplica.
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Pense bem no que vai dizer para dizê-lo com mais confiança. Pense em todas as informações que ouvir e só então tente compor uma resposta que abarque todas elas. Se a sua fala não tiver relação com o que foi dito, você pode dar a entender que não estava prestando atenção. [10] X Fonte de pesquisa
- Ter calma vai dar-lhe mais tempo para organizar os pensamentos e soar mais inteligente.
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Solicite esclarecimentos e informações adicionais. Se você não conseguiu ouvir bem o que lhe foi dito, não se arrisque a responder com lacunas na sua compreensão: peça esclarecimentos ao interlocutor antes de tentar responder qualquer coisa.
- Caso não fiquem claras a intenção ou as ideias do interlocutor, peça-lhe uma explicação: "O que você quer dizer com isso?" [11] X Fonte de pesquisa
- Não tenha medo: não é falta de educação pedir a alguém que repita ou esclareça melhor o que disse.
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Ao responder, seja claro e direto. Uma vez que tenha considerado tudo o que foi dito e pensado numa resposta, enuncie-a com clareza e confiança. Não floreie as palavras, ou você correrá o risco de ser vago ou contraditório. A sinceridade é muito valorizada, e por um bom motivo: é sendo sincero que se demonstra carinho e preocupação com alguém. [12] X Fonte de pesquisa
- Observe se o interlocutor está prestando atenção para não ter de se repetir.
- Observe se ele deseja a palavra e dê-lhe oportunidades de falar.
- Dê à pessoa tempo para responder. Não se distraia e nem encerre a conversa simplesmente porque está satisfeito com a sua fala.
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Encare discordâncias com naturalidade. Por mais bem colocado que o seu argumento seja, sempre haverá a possibilidade de ele não ser aceito por alguém. Isso é normal! Pode acontecer de tentarem depreciar não apenas as suas ideias, como também a sua pessoa. [13] X Fonte de pesquisa
- Se for provocado, mantenha a cabeça fria.
- Permita que o interlocutor expresse as opiniões e crenças dele, e não tente forçá-lo a aceitar as suas.
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Tente responder e-mails em, no máximo, 48 horas. A presteza demonstra cortesia e profissionalismo. A resposta não precisa ser imediata, mas é importante que não extrapole dois dias. [14] X Fonte de pesquisa
- Isso deve ser feito mesmo com e-mails sem relação com você ou enviados por engano, a fim de que o remetente possa procurar a pessoa certa.
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Saúde o leitor com profissionalismo. O e-mail é mais formal do que um telefonema ou mensagem de texto. Abra o texto com um "Olá", seguido pelo sobrenome da pessoa. [15] X Fonte de pesquisa
- Você pode ser mais informal se o seu correspondente prefere assim ou insiste que você o chame pelo primeiro nome. Vale o mesmo se ele prefere um apelido em vez do próprio nome ("Guga" em vez de "Gustavo", por exemplo).
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Economize os pontos de exclamação. Fique atento à gramática, ortografia e pontuação. E, a não ser que a situação o permita, não use pontos de exclamação em excesso, o que pode parecer artificial ou adulador. [16] X Fonte de pesquisa
- Pontos de exclamação são bem-vindos quando se quer parabenizar alguém ou demonstrar entusiasmo, mas o exagero dilui o seu efeito.
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Evite fontes extravagantes. Tipografias tradicionais passam mais profissionalismo. Não pinte o texto de várias cores diferentes e evite fontes informais, como a Comic Sans. [17] X Fonte de pesquisa
- Use Arial ou Times New Roman em tamanho 10 ou 12.
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Analise todos os destinatários com atenção. Há outras pessoas que seria interessante incluir na discussão? Da mesma maneira, enviar e-mails desnecessários a colegas e superiores pode ser irritante. [18] X Fonte de pesquisa
- Também é possível enviar uma cópia oculta a outros destinatários.
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Decida a quem responder em um e-mail com vários destinatários. Se for apropriado que todos leiam a sua resposta, clique em "responder a todos". Se você tem um assunto a tratar com apenas uma delas, selecione apenas a ela. [19] X Fonte de pesquisa
- Se a mensagem original tem vários remetentes, selecione apenas as pessoas que precisem ler a sua réplica ao enviá-la.
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Evite mandar um e-mail apenas para agradecer, a não ser que seja necessário. A não ser que o remetente lhe peça uma confirmação de leitura, não é necessário escrever uma nova mensagem se não houver nenhuma informação nova a acrescentar. [20] X Fonte de pesquisa
Dica: se a mensagem contiver uma solicitação de confirmação de leitura, aceite-a.
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Revise o e-mail e os destinatários antes de clicar em "enviar". Um erro ortográfico ou de gramática poderia arranhar a sua reputação. Releia atentamente o escreveu à procura de erros e verifique se a lista de destinatários está correta. [21] X Fonte de pesquisa
- Não confie no corretor gramatical! Ele nem sempre apanhará todos os erros.
- Leia o e-mail em voz alta para conferir a sonoridade dele.
- Gerenciadores de e-mails apresentam sugestões de contatos na barra de destinatários, o que facilita erros.
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Referências
- ↑ https://pro.psychcentral.com/exhausted-woman/2017/11/the-art-of-good-communication-texting-etiquette/
- ↑ https://www.forbes.com/sites/johnhall/2013/08/18/13-simple-ways-you-can-have-more-meaningful-conversations/#345864ff4fe9
- ↑ https://www.entrepreneur.com/article/277610
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- ↑ https://www.grammarly.com/blog/texting-etiquette/
- ↑ https://www.psychologytoday.com/us/blog/fulfillment-any-age/201107/10-tips-talk-about-anything-anyone
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- ↑ https://hackspirit.com/how-to-talk-to-people/
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- ↑ https://hackspirit.com/how-to-talk-to-people/
- ↑ https://www.inc.com/guides/2010/06/email-etiquette.html
- ↑ https://www.inc.com/business-insider/email-etiquette-rules.html
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- ↑ https://www.inc.com/guides/2010/06/email-etiquette.html
- ↑ https://www.businessinsider.com/email-etiquette-rules-every-professional-needs-to-know-2016-1#use-a-professional-email-address-2
- ↑ https://www.inc.com/business-insider/email-etiquette-rules.html
- ↑ https://www.inc.com/business-insider/email-etiquette-rules.html
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