Загрузить PDF
Загрузить PDF
Письмо с мощным вступлением имеет больше шансов оказать хорошее впечатление на его адресата. Готовитесь ли вы написать личное, деловое или сопроводительное письмо, порой бывает трудно представить себе, как правильно оформить шапку письма и что включить в первые несколько предложений. Если вы еще не знакомы с общепринятым форматом оформления писем или у вас возникли сложности с тем, как начать свое письмо, есть некоторые общепринятые правила и стратегии, с которыми вам будет полезно ознакомиться.
Шаги
-
Укажите свой обратный адрес в верхнем правом углу письма. В личном письме укажите свой собственный адрес в верхнем правом углу листа. [1] X Источник информации Так адресату будет легче ответить вам, ведь ему не придется для этого сохранять конверт от письма или искать ваш адрес где-то еще.
- При указании адреса нет необходимости указывать свое имя. Просто укажите первой строкой название улицы, номер дома и квартиры, ниже укажите населенный пункт и район, к которому он относится, в третьей строке напишите название региона или области, а в последней – почтовый индекс.
-
Ниже адреса поставьте дату письма. Очень важно указать дату создания письма, чтобы получатель знал, когда оно было написано. Также дата будет полезна и в том случае, если адресат захочет сохранить переписку с вами и решит отсортировать письма по датам. Укажите дату на следующей строке прямо под адресом. [2] X Источник информации
- Сначала укажите число месяца, затем месяц и год. Например: “22 апреля 2016 года”.
-
Обратитесь к адресату. Дальше вам необходимо пропустить одну строку и перейти к левому краю страницы. В качестве обращения в личных письмах обычно используют слова “дорогой”(ая), которые пишут с заглавной буквы. После слов “дорогой” или “дорогая” укажите имя человека и поставьте восклицательный знак. [3] X Источник информации
- Подумайте о том, как вы обычно обращаетесь к адресату при личном общении с ним или с ней. Например, вы можете использовать такие виды обращений, как “дорогая Светлана”, “дорогая бабушка” или “дорогой господин Иванов” в зависимости от того, называете ли вы человека обычно по имени, фамилии или по его родственному статусу.
-
Осведомитесь о делах адресата. В личном письме другу или родственнику обычно принято открывать текст каким-нибудь вопросом. Используемый в самом начале письма вопрос может демонстрировать вашу заинтересованность узнать, чем в настоящее время занимается адресат или как у него идут дела.
- Например, можно открыть письмо вопросом “... как идут твои дела?”, “... как тебе нравится новая школа?” или “... как ты себя чувствуешь?”
-
Продемонстрируйте свой интерес к тому, что человек когда-то говорил или делал. Еще один неплохой способ начать личное письмо – выразить интерес к тому, что адресат включил в свое последнее письмо к вам, скажем, рассказал вам о каком-то достижении, интересных каникулах или о возникших перед ним препятствиях.
- Например, можно начать письмо фразой “... поздравляю тебя с получением награды!” или “... похоже, что у тебя были действительно веселые каникулы!”, либо “... мне жаль слышать, что у тебя не очень ладится со школой”.
Реклама
-
Укажите свой адрес. Ваш полный почтовый адрес нужно указать в верхней части письма. Нет необходимости включать в него свое имя, но сам адрес при желании также можно дополнить снизу адресом электронной почты и/или номером телефона. [4] X Источник информации
- В российском деловом документообороте свой адрес принято располагать в верхнем левом углу. [5] X Источник информации .
-
Поставьте дату. Указав адрес и любые другие дополнительные контактные данные, пропустите одну строку и поставьте дату письма. Дату напишите полностью, указав день, месяц и год. [6] X Источник информации
- Например: “22 апреля 2016”.
-
Укажите адрес получателя в верхнем правом углу. Согласно принятым нормам российского делового документооборота, имя получателя письма, а также его полный почтовый адрес должны указываться в правом верхнем углу листа. При необходимости также указывается должность человека и наименование организации, в которой он работает. [7] X Источник информации
- После оформления шапки письма с адресами и датой пропустите строку перед тем, как написать на следующей строке обращение с заглавной буквы ("Уважаемый ___" или “Вниманию заинтересованных лиц”).
-
Решите, уместно ли вам будет использовать обращение “уважаемый”. Начало делового письма со слова “уважаемый” является стандартной практикой, но оно не всегда считается уместным. Например, обращение “уважаемый” может показаться слишком личным для письма-рекламации или излишним для служебной переписки. [8] X Источник информации
- Подумайте о том, кому вы пишете и уместно ли в вашем случае использовать обращение “уважаемый”. Если в дальнейшем вы надеетесь установить с адресатом тесную деловую связь, например, на совместное участие в проекте, вероятно, будет уместно обратиться к нему со слова “уважаемый”. [9] X Источник информации
- Если вам некомфортно начинать письмо с обращения “уважаемый”, всегда можно опустить его и оставить лишь слово “господин” и имя адресата. Например, можно начать письмо с обращения “Господин Петров В.И.”, после которого написать свое вводное предложение.
- Еще одной альтернативой обращения в деловом письме служит фраза “Вниманию заинтересованных лиц!”, она звучит еще более отстраненно и официально, чем отсутствие обращения “уважаемый”. Ее уместно использовать только в том случае, когда вы не знаете имя необходимого вам адресата.
-
Подумайте о том, как будет лучше обращаться к адресату. Прежде чем написать обращение к адресату по имени, подумайте, как это будет лучше сделать. В большинстве случаев в деловой переписке используется более официальная форма обращения по имени и отчеству, либо обращение по фамилии с указанием звания. Также можно принять во внимание способ обращения этого человека к вам в своих письмах.
- Учтите звание или должность человека, к которому обращаетесь . Если человек, которому вы пишете обладает определенным званием или находится на особой должности, то это можно включить в обращение. Например, если человек носит звание доктора наук, к нему можно обратиться фразой “Уважаемый доктор Сидоров! ...”. Если же вы пишете военному человеку в звании генерала, письмо можно начать фразой “Уважаемый генерал Волков! ...”. К человеку в особой должности можно обратиться, например, так: “Уважаемый господин президент! ...” [10] X Источник информации
- Обратитесь к письму, на которое отвечаете. Если вы подготавливаете ответ на другое письмо, полезно будет проверить, какая форма обращения была использована в нем, чтобы принять решение о способе обращения в ответном письме. Например, если к вам обращались фразой “Уважаемая госпожа Зайцева! ...”, то вам также рекомендуется использовать обращение “Уважаемый/уважаемая господин/госпожа ____! ...”. [11] X Источник информации
- Подумайте о том, насколько хорошо вы знаете получателя письма. При выборе формы обращения также не помешает принять во внимание, насколько хорошо вы знаете адресата. Обращаетесь ли вы друг к другу по имени? Или же вы используете имя и отчество для обращения к этому человеку? Помните, что даже если когда-то в прошлом вы обращались к человеку лишь по имени, это может оказаться слишком неформальной формой обращения для делового письма. В случае возникновения сомнений ради предосторожности лучше склониться в сторону более формального обращения с использованием слов “уважаемый”, “господин” или указанием звания или должности.
-
Задайте письму приятный тон. Вне зависимости от цели вашего письма будет полезно придать ему приятный тон, чтобы увеличить шансы на внимательное отношение к нему адресата. Даже если вы пишете ради того, чтобы выразить жалобу, или по иному неприятному поводу, никогда не стоит начинать письмо с грубостей и требований. Вместо этого постарайтесь выразить адресату добрые пожелания или поздравить его с каким-либо достижением.
- Например, если вы с самого начала хотите задать письму приятный тон, то его можно начать с фразы: “... надеюсь, это письмо найдет вас в полном здравии!” Или можно использовать такую фразу: “... поздравляю вас с повышением по службе!”
-
Объясните цель письма. Несмотря на то, что будет совсем неплохо открыть письмо в дружелюбном тоне, также очень важно сразу перейти к сути дела и указать цель своего письма. Объяснить адресату свою цель можно простой и прямой шаблонной фразой, которая начинается со слов: “Пишу вам касательно/с целью ...” [12] X Источник информации
- Эта вводная фраза подходит к самым разнообразным случаям. Например, она может предстать в следующем виде: “Пишу вам касательно наших общих интересов”. А также в таком: “Пишу вам с целью подать жалобу”. Или в таком: “Пишу вам с целью предложить партнерство между нашими компаниями”.
Реклама
-
Используйте формат делового письма при оформлении шапки сопроводительного письма. Для указания адресов в сопроводительном письме можно использовать тот же формат, который используется для деловых писем.
- Напишите собственный адрес в верхнем левом углу своего письма. Не указывайте при этом своего имени, а только лишь адрес.
- На строке ниже дополните почтовый адрес адресом электронной почты, наименованием личного веб-сайта и/или номером телефона.
- Пропустите одну строку.
- Поставьте дату с указанием месяца прописью: "22 апреля 2016"
- Пропустите еще строку.
- Напишите приветствие. Это может быть фраза "Уважаемый ___" или "Вниманию заинтересованных лиц".
-
Сообщите в обобщенном виде о своих достижениях. Допустимо начать сопроводительное письмо такими простыми словами, как “... направляю вам резюме в целях предложить свою кандидатуру на должность X”. Однако, если вы хотите попробовать немного другой подход, можно начать письмо с обобщенного описания самых важных своих достижений. Краткая справка достижений может привлечь внимание работника отдела кадров и повысить ваши шансы быть приглашенным на собеседование. [13] X Источник информации
- Например, письмо можно начать так: “... за последние пять лет я удвоил продажи компании и расширил рынок продаж на три соседних региона”. Затем можно чуть подробнее рассказать о своем профессиональном опыте, образовании, дополнительных курсах и прочих важных профессиональных навыках.
-
Выразите свой энтузиазм. Когда вы пишете сопроводительное письмо, отражение на бумаге того волнения, которое вы испытываете в надежде получить работу, также может увеличить шансы того, что вас пригласят на собеседование. Работника отдела кадров может впечатлить ваше стремление приступить к работе. [14] X Источник информации
- Например, можно воспользоваться фразой такого рода: “Меня очень обрадовало появление вакансии именно в вашей компании, так как меня всегда привлекала идея работать у вас”. Затем можно объяснить, чем именно вас привлекает компания, по какой причине вы так стремитесь в ней работать и почему вы считаете, что подойдете на открытую вакансию.
-
Используйте в тексте важные ключевые слова. Ключевые слова могут оказаться очень полезными в том случае, когда вы будете конкурировать за вакансию со многими другими людьми. Использование ключевых слов в самом начале содержания письма может повысить ваши шансы быть замеченным, особенно если эти ключевые слова будут указывать на то, что вы, возможно, являетесь хорошей кандидатурой на соответствующую должность. [15] X Источник информации
- Неплохими ключевыми словами могут быть те же слова, что встречаются в описании вакансии, например, особые навыки или определенный опыт, которым вы обладаете. К примеру, можно начать сопроводительное письмо таким образом: “... за пять лет работы в должности менеджера продаж я разработал немало успешных стратегий реализации, регулярно устраивал рекламные презентации продукции, а также подготовил множество коммерческих заготовок для своих непосредственных подчиненных”.
- Также можно упомянуть имя того человека (или сразу нескольких), который порекомендовал вам данную вакансию. Это тоже может обратить на себя внимание работника отдела кадров и гарантировать вам приглашение на собеседование. Например, можно написать нечто следующее: “... я узнал о вакансии Х от начальника нашего управления, господина Васильева С. И.”
Реклама
Советы
- Личные письма могут быть настолько длинными, насколько вам нравится. Однако, если вы пишете сопроводительное письмо к резюме, чтобы устроиться на работу, или участвуете в деловой переписке, следите за тем, чтобы письма были максимально возможно краткими и по существу дела. В таких видах писем необходимо уметь выразить всю необходимую информацию на одной странице текста.
Реклама
Источники
- ↑ http://www.nhcs.net/parsley/curriculum/postal/friendlyletter.html
- ↑ http://www.nhcs.net/parsley/curriculum/postal/friendlyletter.html
- ↑ http://www.nhcs.net/parsley/curriculum/postal/friendlyletter.html
- ↑ https://writing.wisc.edu/Handbook/BusinessLetter.html
- ↑ http://www.mental-skills.ru/dict/struktura-delovogo-pisma/
- ↑ https://writing.wisc.edu/Handbook/BusinessLetter.html
- ↑ http://www.mental-skills.ru/dict/struktura-delovogo-pisma/
- ↑ http://www.dailywritingtips.com/how-to-address-your-elders-your-doctor-young-children-and-your-ceo/
- ↑ http://www.businesswritingblog.com/business_writing/2005/08/do_i_have_to_ca.html
- ↑ http://www.dailywritingtips.com/how-to-address-your-elders-your-doctor-young-children-and-your-ceo/
- ↑ http://www.dailywritingtips.com/how-to-address-your-elders-your-doctor-young-children-and-your-ceo/
- ↑ http://library.bcu.ac.uk/learner/writingguides/1.06.htm
- ↑ https://www.glassdoor.com/blog/5-opening-lines-cover-letter-noticed/
- ↑ https://www.glassdoor.com/blog/5-opening-lines-cover-letter-noticed/
- ↑ https://www.glassdoor.com/blog/5-opening-lines-cover-letter-noticed/
Реклама
