Как организовать офисные файлы

Загрузить PDF
Загрузить PDF

Организация офисных файлов может быть трудной задачей, особенно если у вас есть большое количество файлов и документов. Но это не должен быть болезненный процесс. Перспективное планирование и принятие решений о файловой системе может помочь вам организовать свои файлы, чтобы удовлетворять требованиям бизнеса, и гарантировать, что будете искать важные документы более эффективно. Вот несколько шагов, которые помогут вам начать работу по организации своих офисных файлов.

Часть 1
Часть 1 из 3:

Выделите время на сортировку

Загрузить PDF
  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/1\/11\/Organize-Office-Files-Step-1.jpg\/v4-460px-Organize-Office-Files-Step-1.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/1\/11\/Organize-Office-Files-Step-1.jpg\/v4-728px-Organize-Office-Files-Step-1.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Выделите достаточно времени для организации своих файлов так, чтобы не пришлось начинать и останавливаться несколько раз. Убедитесь, что у вас есть достаточно папок и ярлыков для создания новых файлов, прежде чем начнете.
    Реклама
Часть 2
Часть 2 из 3:

Сортировка документов и файлов

Загрузить PDF
  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/32\/Organize-Office-Files-Step-2.jpg\/v4-460px-Organize-Office-Files-Step-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/32\/Organize-Office-Files-Step-2.jpg\/v4-728px-Organize-Office-Files-Step-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Разделите массу документов и файлов, которые хотите организовать, на более мелкие, более управляемые пакеты.
    • Пройдитесь по каждому пакету индивидуально и выкиньте или порвите на клочки любые документы и файлы, от которых можете избавиться, чтобы сократить файловое пространство и минимизировать беспорядок.
    • Разделите документы и файлы, которые хотите сохранить, по 2 различным стекам: 1 - для файлов,с которыми должны иметь дело в ближайшие месяцы, и 1 - для файлов, которые можно архивировать и которые не нуждаются в доступе в ближайшем будущем.
  2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/b\/be\/Organize-Office-Files-Step-3.jpg\/v4-460px-Organize-Office-Files-Step-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/b\/be\/Organize-Office-Files-Step-3.jpg\/v4-728px-Organize-Office-Files-Step-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Храните папки в алфавитном порядке, если у вас есть клиентские файлы. Например, если каждая папка - это имя человека или название компании, то можете обдумать возможность систематизации в алфавитном порядке по фамилиям людей. Если это так, убедитесь, что каждая вкладка файла помечена четко фамилией человека, затем - именем. Храните папки по алфавиту, а затем пометьте ящики картотеки так, чтобы вы знали, какой ящик содержит фамилии на какую букву.
  3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/a\/a8\/Organize-Office-Files-Step-4.jpg\/v4-460px-Organize-Office-Files-Step-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/a\/a8\/Organize-Office-Files-Step-4.jpg\/v4-728px-Organize-Office-Files-Step-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Храните информацию по категориям, если у вас есть файлы для различных частей вашего бизнеса. Вы можете иметь некоторые файлы для счетов, обслуживания или контрактов, в этом случае нужно организовать их по различным категориям для систематизации. Четкая помечайте каждый файл его правильной категорией, и поместите все соответствующие документы вовнутрь. Возможно, вам придется создавать подкатегории, так что используйте папку подвесного хранения для обозначения категории и папок файлов для подкатегорий.
    • Создайте файл для документов, с которыми необходимо иметь дело в срочном порядке так, чтобы вы знали, где быстро найти важные документы.
    • Поместите файлы в шкаф так, чтобы временные файлы находились спереди и заархивированные файлы - сзади. Таким образом файлы, с которыми имеете дело более часто, будут находиться в непосредственной досягаемости.
    Реклама
Часть 3
Часть 3 из 3:

Создание ежемесячных файлов

Загрузить PDF
  1. 1
    В дополнение к использованию вышеуказанных методов добавьте набор папок, отмеченных по Месяцам (и Годам ----). Когда у вас нет времени сделать это сразу, по крайней мере поместите свои документы в ежемесячный файл, чтобы вы могли работать с информацией, поданной в хронологическом порядке. Это также гарантирует, что у вас будут подсказки, откуда начинать искать, когда вам нужно что-то.
    • Ежемесячные файлы - также хорошее место для хранения документов, которые на самом деле не соответствуют другим категориям.
  2. 2
    В конце года посмотрите, что остается в ежемесячных папках, и вы, возможно, обнаружите закономерность - и новую файловую группу (название категории), которая отсутствует в вашей системе. Создайте файл для нее в новом году.
  3. 3
    Скрепите остальную информацию за месяц. Храните в одном файле под названием Разное (Год ----).
    Реклама

Советы

  • После того как организовали свои офисные файлы, оставайтесь организованными. Будьте последовательными при работе с системой управления файлами и размещайте все там, где оно должно находиться.
  • Выбросьте, переработайте или порвите на клочки документы, которые вам не нужны, чтобы избежать путаницы в новой системе управления файлами.
Реклама

Что вам понадобится

  • Шкаф для файлов
  • Подвесные файлы
  • Папки
  • Этикетки (ярлыки)
  • Маркеры


Дополнительные статьи

Как
стать порнозвездой
Как
позвонить о невыходе на работу по болезни, если вам просто нужен выходной
Как
быть хорошей официанткой
Как
ускорить течение рабочего дня
Как
сказать кому то на работе, что от него плохо пахнет
Как
работать с тем, кто вас ненавидит
Как
бальзамировать
Как
исправить заклинивший степлер
Как
зарабатывать деньги, если у вас социофобия
Как
разлюбить коллегу
Как
быть секретным агентом
Как
защитить себя от ложных обвинений на работе
Как
быть отличным оператором кол–центра
Как
зарабатывать на жизнь без работы
Реклама

Источники

  1. http://www.time-management-success.com/how-to-organize-office-files.html
  2. http://smallbusiness.chron.com/organize-office-files-folders-2875.html

Об этой статье

На других языках
Эту страницу просматривали 5807 раз.

Была ли эта статья полезной?

Реклама