Как организовать систему хранения документов

Загрузить PDF
Загрузить PDF

Существует несколько способов создания картотеки. Выбор зависит от ваших нужд и предпочитаемого метода поиска.

Шаги

Загрузить PDF
  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/b\/bd\/Arrange-a-Paper-Filing-System-Step-1-Version-2.jpg\/v4-460px-Arrange-a-Paper-Filing-System-Step-1-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/b\/bd\/Arrange-a-Paper-Filing-System-Step-1-Version-2.jpg\/v4-728px-Arrange-a-Paper-Filing-System-Step-1-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Алфавитная система отлично работает, если вы сортируете имена людей, авторов, названия фильмов и книг и т.д. Если вы используете простые для поиска имена документов, алфавитная система будет для вас, пожалуй, самой удобной и простой в использовании.
  2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/36\/Arrange-a-Paper-Filing-System-Step-2-Version-2.jpg\/v4-460px-Arrange-a-Paper-Filing-System-Step-2-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/36\/Arrange-a-Paper-Filing-System-Step-2-Version-2.jpg\/v4-728px-Arrange-a-Paper-Filing-System-Step-2-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Если вы учитесь или работаете с определенным набором предметов, разделение по темам может быть весьма удобно для поиска информации. Например, если вы изучаете право, ваши документы могут быть разделены по названиям предметов: конституционной право, административное право, международное право и т.д.
  3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/c\/ca\/Arrange-a-Paper-Filing-System-Step-3.jpg\/v4-460px-Arrange-a-Paper-Filing-System-Step-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/c\/ca\/Arrange-a-Paper-Filing-System-Step-3.jpg\/v4-728px-Arrange-a-Paper-Filing-System-Step-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Это хорошо работает с бумагами, которые вы используете постоянно. Эта система хорошо работает в сочетании с другой, например, алфавитной. Размещайте наиболее часто используемую информацию компактно в том месте, откуда ее будет просто и быстро достать, например, в передней части ящика для бумаг.
  4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/3b\/Arrange-a-Paper-Filing-System-Step-4-Version-2.jpg\/v4-460px-Arrange-a-Paper-Filing-System-Step-4-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/3b\/Arrange-a-Paper-Filing-System-Step-4-Version-2.jpg\/v4-728px-Arrange-a-Paper-Filing-System-Step-4-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Такая система хорошо подходит для работы с числами или датами. Например, если вы работаете со счетами, чеками, событиями, числовая система поможет извлекать информацию очень быстро. В рамках нее можно делать отдельное разделение по месяцам и годам. Для людей, использующих числа в качестве способа идентификации документа, например, работающих с медицинскими бумагами, правовыми документами, судебными протоколами и т.д. числовая система будет очень практичным методом поиска информации в картотеке.
  5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/e\/eb\/Arrange-a-Paper-Filing-System-Step-5-Version-2.jpg\/v4-460px-Arrange-a-Paper-Filing-System-Step-5-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/e\/eb\/Arrange-a-Paper-Filing-System-Step-5-Version-2.jpg\/v4-728px-Arrange-a-Paper-Filing-System-Step-5-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Такой креативный подход будет полезен людям с хорошей визуальной памятью. Использование цветового кода может помочь при создании перекрестных ссылок на разные проекты.
    Реклама

Советы

  • Данные принципы полезны в том числе и для компьютерных систем хранения данных.
  • Используйте указатели для данных, расположенных не по алфавиту. Указатели должны быть организованы в алфавитном порядке, чтобы данные можно было быстро найти. Указатель стоит помещать в передней части хранилища документов.
  • Начните с перебирания и сортировки ваших бумаг, в процессе чего следует отмечать бумаги для последующей категоризации.
  • Также следует иметь отдельное место для документов, которые не входят ни в одну из имеющихся категорий.
Реклама

Что вам понадобится

  • Картотечные таблицы
  • Папки для документов
  • Ящики для хранения папок

Дополнительные статьи

Как
зубрить в ночь перед экзаменом
Как
выучить материал за один день
Как
сосредоточиться на учебе
Как
быть отличником без особых усилий
Как
учиться на одни пятерки
Как
сконцентрироваться на учебе
Как
вести хороший конспект
Как
вычислить пройденное расстояние с помощью шагов
Как
правильно учиться
Как
сделать перерыв во время учебы
Как
заставить себя сделать домашнюю работу, когда вам этого совершенно не хочется
Как
найти Полярную звезду
Как
учить всю ночь
Как
убедить преподавателя повысить вам оценку
Реклама

Об этой статье

На других языках
Эту страницу просматривали 5357 раз.

Была ли эта статья полезной?

Реклама