Как организовать систему электронного документооборота

Загрузить PDF
Соавтор(ы): Команда wikiHow

Загрузить PDF

Бумажные документы хранятся в папках и шкафах, а цифровыми файлами, включая фотографии и документы, можно управлять с помощью электронной системы документооборота.

Метод 1
Метод 1 из 2:

В Windows

Загрузить PDF
  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/7\/71\/Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-1-Version-2.jpg\/v4-460px-Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-1-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/7\/71\/Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-1-Version-2.jpg\/v4-728px-Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-1-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Чтобы выбрать несколько файлов в окне Проводника, щелкните по первому нужному файлу, зажмите ⇧ Shift и щелкните по последнему файлу.
  2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/5\/5d\/Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-2-Version-2.jpg\/v4-460px-Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-2-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/5\/5d\/Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-2-Version-2.jpg\/v4-728px-Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-2-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    В Windows есть папки, созданные по умолчанию, например, «Мои документы», «Мои рисунки» и «Моя музыка», но можно выбрать любую другую папку.
  3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/b\/bd\/Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-3-Version-2.jpg\/v4-460px-Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-3-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/b\/bd\/Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-3-Version-2.jpg\/v4-728px-Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-3-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    В ней будут храниться подпапки с документами.
    • в окне Проводника щелкните правой кнопкой мыши там, где будет создана новая папка;
    • нажмите «Создать»;
    • нажмите «Папка». По умолчанию созданная папка будет называться «Новая папка»;
    • введите имя папки;
    • нажмите ↵ Enter .
  4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/0\/0c\/Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-4-Version-2.jpg\/v4-460px-Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-4-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/0\/0c\/Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-4-Version-2.jpg\/v4-728px-Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-4-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Дважды щелкните по имени основной папки, чтобы открыть ее. Теперь создайте подпапки (сделайте это так же, как создали основную папку).
  5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/a\/ac\/Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-5-Version-2.jpg\/v4-460px-Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-5-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/a\/ac\/Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-5-Version-2.jpg\/v4-728px-Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-5-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Откройте два окна Проводника, расположите их рядом друг с другом, а затем перетащите файлы в созданные папки.
  6. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/9\/92\/Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-6-Version-2.jpg\/v4-460px-Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-6-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/9\/92\/Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-6-Version-2.jpg\/v4-728px-Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-6-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Воспользуйтесь функцией «Архивация и восстановление», чтобы регулярно копировать файлы на внешний жесткий диск или в облачное хранилище. Если жесткий диск компьютера выйдет из строя, воспользуйтесь резервной копией для восстановления файлов на новый жесткий диск.
    • нажмите «Пуск»;
    • в строке поиска введите «архивация»;
    • нажмите «Архивация и восстановление»;
    • нажмите «Настроить резервное копирование» и следуйте инструкциям на экране.
    Реклама
Метод 2
Метод 2 из 2:

В Mac OS X

Загрузить PDF
  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/8\/89\/Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-7.jpg\/v4-460px-Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-7.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/8\/89\/Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-7.jpg\/v4-728px-Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-7.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Чтобы выбрать несколько файлов в окне Finder, щелкните по первому нужному файлу, зажмите ⇧ Shift и щелкните по последнему файлу.
    • зажмите Control, щелкните по одному из файлов, а затем нажмите «Новая папка из выбранного»;
    • введите имя новой папки;
    • нажмите ⏎ Return .
  2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/a\/a1\/Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-8.jpg\/v4-460px-Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-8.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/a\/a1\/Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-8.jpg\/v4-728px-Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-8.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Чтобы открыть основную папку, нажмите и удерживайте ⌘ Command , а затем дважды щелкните по основной папке. Теперь создайте подпапки (сделайте это так же, как создали основную папку).
  3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/6\/61\/Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-9.jpg\/v4-460px-Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-9.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/6\/61\/Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-9.jpg\/v4-728px-Organize-an-Electronic-Filing-System-Step-9.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    С помощью Time Machine скопируйте файлы на внешний жесткий диск, в устройство Time Capsule или на сервер macOS Server в сети. Если жесткий диск компьютера выйдет из строя, воспользуйтесь резервной копией для восстановления файлов на новый жесткий диск.
    • в меню Nime Machine нажмите «Настройки»; [1]
    • нажмите «Выбрать резервный диск»; [2]
    • выберите, куда вы хотите скопировать резервную копию файлов. Это может быть внешний жесткий диск или устройство Time Capsule. Выберите носитель и нажмите «Использовать»; [3]
    • если вы хотите скопировать резервную копию на несколько устройств, выберите «Добавить или удалить резервный диск», а затем добавьте другое устройство для резервного копирования. Это повысит сохранность файлов. [4]
    Реклама

Советы

  • В имена файлов можно добавить даты их создания, чтобы проще находить файлы. Когда будете переименовывать файлы, добавьте дату в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ, например, 29.09.2018 или упрощенно 290918.
  • Чтобы упорядочить файлы по имени в окне Проводнике Windows, щелкните по заголовку «Имя».
  • Когда вы подключите внешний жесткий диск к компьютеру, система поинтересуется, хотите ли вы использовать диск для резервного копирования; в этом случае выберите «Архивация и восстановление» (в Windows) или «Time Machine» (в Mac OS X).
Реклама

Дополнительные статьи

Как
обнаружить спрятанные камеры и микрофоны
Как
прикинуться хакером
Как
запустить программу из командной строки
Как
подключить контроллер PS4 к игровой приставке PS5
Как
использовать контроллер PS3 на компьютере
Как
подключить к компьютеру еще один жесткий диск
Как
сделать стилус
Как
найти потерянный пульт от телевизора
Как
создать электромагнитный импульс
Как
установить жесткий диск
Как
подключить HDMI к телевизору
Как
сделать FM антенну
Как
работать с программой "Cheat Engine"
Как
исправить застрявший пиксель на ЖК–мониторе
Реклама

Источники

  1. ↑ https://support.apple.com/en-gu/HT201250
  2. ↑ https://support.apple.com/en-gu/HT201250
  3. ↑ https://support.apple.com/en-gu/HT201250
  4. ↑ https://support.apple.com/en-gu/HT201250

Об этой статье

На других языках
Эту страницу просматривали 4027 раз.

Была ли эта статья полезной?

Реклама