Загрузить PDF
Загрузить PDF
На сегодняшний день люди все чаще пользуются электронной почтой в качестве альтернативы традиционным почтовым службам. Именно поэтому приглашения на мероприятия (будь то свадьбы, дни рождения, праздничные встречи или другие события) с помощью электронных писем становятся все более распространенными. Сегодня организаторы мероприятий довольно часто рассылают электронные письма с приглашениями. Поскольку такой способ оповещения о событии появился не так давно, многие люди не имеют представления о том, как правильно отвечать на такие письма. К счастью, для этого достаточно определиться с характером и временем ответа, подготовить свой ответ и удостовериться, что ваше электронное письмо будет прочитано.
Шаги
-
Решите, готовы ли вы принять приглашение. В первую очередь следует определиться, собираетесь ли вы посетить данное мероприятие. Подумайте над этим вопросом следует сразу, как только прочтете пригласительное письмо.
- Учитывайте место проведения мероприятия и необходимость поездок. Например, если друзья приглашают вас на свадьбу в другой город, то может потребоваться авиаперелет и покупка билетов. Такое путешествие может оказаться дорогостоящим.
- Убедитесь, что на это время у вас не назначены другие дела и мероприятия.
- Обсудите возможность вашего присутствия с партнером и другими членами семьи. В некоторых ситуациях потребуется подтвердить присутствие лишь части приглашенных. [1] X Источник информации
-
Определите тип события. Различные мероприятия предусматривают различный тон и степень официальности вашего ответа. Следовательно, оцените тип события до ответа на приглашение, чтобы не допускать социальной оплошности.
- Неофициальное мероприятие. Например, вы получили письмо в свободном стиле, в котором сосед приглашает вас на барбекю по случаю важного для него события. Для такого мероприятия вполне уместен неофициальный тон ответа, но отвечать следует без промедления.
- Официальное мероприятие. Приглашения на свадьбы и вечеринки по случаю дня рождения или юбилея требуют официального тона ответа. [2] X Источник информации
-
Отвечайте своевременно. Оцените свои планы и примите решение, после чего предоставьте своевременный ответ. В конце концов, именно своевременность является одним из главнейших аспектов ответа на приглашение. Важно заранее уведомить человека о вашем присутствии или отсутствии на мероприятии.
- Найдите в письме время, до которого нужно дать ответ. Это не пожелание, а точная и вполне конкретная просьба.
- Отвечайте при первой же возможности. Если приглашающая сторона просит вас дать свой ответ в течение одного или двух месяцев, то это не значит, что отвечать следует спустя данный период времени. Примите твердое решение и сообщите свой ответ как можно скорее. [3] X Источник информации
Реклама
-
Заполните строку темы. Выберите характер и время ответа, поле чего составьте письмо. Прежде всего, укажите тему в соответствующей строке. В теме необходимо сразу сообщить о присутствии или невозможности посетить мероприятие с учетом типа события.
- Для официальных мероприятий используйте официальный тон. Например, укажите “Александр и Катерина вынуждены отклонить ваше приглашение на юбилей, который состоится 11 мая”.
- Для неофициальных мероприятий вроде барбекю у соседей возможен такой ответ: “Не сможем прийти на пикник 11 числа”. [4] X Источник информации
-
Выберите форму обращения. Обращение к адресату письма играет важную роль, так как задает тон всего ответа. Вдобавок, правильно выбранное приветствие покажет приглашающей стороне ваше отношение.
- Выбирайте такие обращения, как “Дорогой”, “Уважаемая” или “Мои дорогие друзья”.
- Для неофициального мероприятия будет уместным простое обращение к автору приглашения вроде “Дорогие Олег и Яна”. [5] X Источник информации
-
Напишите основную часть письма. Основная часть вашего сообщения — это самая важная часть ответа на письмо. Она должна отражать тон события и давать прямой ответ на приглашение. Так, возможны следующие варианты:
- Неофициальное мероприятие и неофициальный ответ: “Мы очень благодарны за приглашение на пикник, но в этот день нас не будет в городе”.
- Официальное мероприятие и официальный ответ: “Семья Петровых принимает приглашение на свадьбу Алексея и Марины, которая состоится 5 ноября 2018 года”. Еще один пример: “Валентин и Ольга Лебедевы с радостью принимают приглашение на юбилей свадьбы четы Агаповых”.
- Пример официального отказа: “Семья Хохловых не сможет присутствовать на свадьбе Алексея и Марины 5 ноября 2018 года”. [6] X Источник информации
-
Оставьте подпись и укажите свое имя. После текста письма необходимо оставить подпись к нему. Это не просто формальность, ведь подпись отражает характер ваших отношений с приглашающей стороной и отношение к человеку.
- Выберите официальную подпись вроде “С уважением”, “Ваш верный друг”, “Искренне ваш” или “С наилучшими пожеланиями”.
- Используйте неофициальную подпись вроде “Твой друг”, “Всего наилучшего” или “Всех благ”.
- Выбирайте такую подпись, которая соответствует согласию или отказу вроде “С сожалением” или “С благодарностью”.
- Укажите свое имя после завершающей фразы. Если мероприятие неофициальное, можно лишь указать свое имя с именами остальных приглашенных. Ваш ответ на официальное приглашение должен содержать имена всех приглашенных и фамилию после последнего имени. В некоторых случаях вроде близких отношений с приглашающей стороной можно написать “Семья Петровых” без имен. [7] X Источник информации
Реклама
-
Выберите отказ или согласие, если письмо содержит автоматизированные кнопки. Организаторы официальных мероприятий все чаще пользуются услугами автоматизированных служб рассылки приглашений. Если человек воспользовался таким сервисом, то вероятно, что письмо отправлено третьей стороной. Вдобавок, в сообщении могут быть встроенные кнопки для быстрого ответа с надписями вроде “Согласиться” и “Отказаться”.
- В таком случае нет необходимости писать ответ организатору мероприятия.
- После вашего согласия или отказа соответствующая информация будет отправлена сторонней службе, после чего она пересылается организатору мероприятия.
- Автоматизированные службы рассылки приглашений часто используются в ситуации с полуофициальными событиями вроде вечеринки по случаю для рождения или праздника.
-
Выберите функцию “Подтвердить получение”. Если вы волнуетесь, что человек может не увидеть ваш ответ, то нажмите кнопку “Подтвердить получение” на экране составления письма. Благодаря такой функции ваша служба электронной почты создаст подтверждение, когда получатель сможет прочитать или получить ваш ответ. Вы будете знать, что человек получил ваш ответ.
- В зависимости от сервиса электронной почты кнопка может находиться в разных частях экрана.
- Не все службы имеют такую функцию. [8] X Источник информации
-
Отправьте дополнительное письмо, если ваши планы изменились. В редких случаях появляется необходимость изменить ваш ответ. Если вы ответили согласием, но через какое-то время возникли новые обстоятельства, или после отказа у вас появилась возможность посетить мероприятие, то следует связаться с приглашающей стороной и сообщить эту новость.
- Если вы случайно нажали кнопку “Согласиться”, то отправьте ответ и сообщите об ошибке.
- Если нужно отказаться от ранее принятого приглашения, свяжитесь с приглашающей стороной. Например, отправьте электронное письмо с темой “Измененный ответ на приглашение” и текстом вроде “В связи с непредвиденными обстоятельствами Анна и я не сможем присутствовать на 20-й годовщине вашей свадьбы 14 августа. Приносим свои извинения и надеемся на скорую встречу”.
- Если вы хотите принять приглашение после отказа, то сообщите об этом. Например, отправьте письмо с темой “Измененный ответ на приглашение” и текстом “Я буду очень рад посетить ваше мероприятие, если у вас есть возможность принять еще одного гостя”.
- Сообщайте об изменениях как можно скорее. В случае с неофициальным мероприятием ответ можно изменить за несколько дней до события, тогда как о вашем присутствии или отсутствии на официальном мероприятии вроде свадьбы следует сообщить хотя бы за месяц до такого события. [9] X Источник информации
Реклама
Источники
- ↑ http://time.com/money/2864165/faraway-destination-wedding-costs-guests/
- ↑ http://time.com/money/2864165/faraway-destination-wedding-costs-guests/
- ↑ https://apracticalwedding.com/5-tips-getting-people-rsvp-wedding-invitation/
- ↑ https://www.linkedin.com/pulse/20141115103405-31005782-how-to-rsvp-politely
- ↑ http://theeverylastdetail.com/stationery-week-rsvp-card-insight/
- ↑ https://www.linkedin.com/pulse/20141115103405-31005782-how-to-rsvp-politely
- ↑ https://en.oxforddictionaries.com/writing-help/choose-the-right-greeting-and-sign-off
- ↑ http://www.contactmonkey.com/blog/47-outlook-read-receipt-vs-outlook-delivery-receipt
- ↑ http://www.mannersmentor.com/social-situations/the-number-one-etiquette-violation-are-you-guilty-too
Об этой статье
Эту страницу просматривали 28 146 раз.
Реклама
