Загрузить PDF
Загрузить PDF
Будь то неожиданная задержка, проблемы в поездке или путаница в расписании, отмена планов порой неизбежна. Как бы страшно вам ни было сообщать эту новость человеку, с которым вы пропускаете встречу, лучше быть честным и вежливым и как можно скорее предупредить его, и тогда — будем надеяться — он проявит понимание. Кроме того, перенесите встречу на другой день или на ближайшее время и предложите встретиться поближе к тому месту, где человек находится, чтобы причинить ему меньше неудобств.
Шаги
-
Как можно скорее свяжитесь с человеком, с которым у вас назначена встреча. Чем дольше вы будете тянуть время, тем больше неудобств вы причините. Если вы заблаговременно предупредите человека, вы покажете, что уважаете как его самого, так и его время.
-
Позвоните, чтобы отменить встречу лично, если сообщаете об этом в последний момент. Если вы предупреждаете меньше, чем за сутки, напрямую свяжитесь с человеком, с которым у вас назначена встреча. В данной ситуации электронное письмо, СМС или уведомление через другого сотрудника об отмене будет выглядеть неучтиво. [1] X Источник информации
-
Принесите искренние извинения. Даже если вы предупреждаете заблаговременно, выразите сожаление за отмену. Возможно, человек отказался от других планов, чтобы встретиться с вами, или, может, вы причинили ему неудобства. [2] X Источник информации
- Достаточно краткого, простого извинения, например: «Мне очень жаль, что не получилось встретиться с вами в этот раз».
- Не используйте неопределенные формулировки и не говорите, что вы «возможно» не сможете прийти на встречу. Лучше говорить прямо и откровенно.
-
Кратко поясните причину отмены. Если у вас есть веская причина, например проблемы с поездкой или болезнь, просто сообщите, почему вам пришлось отменить встречу. Если причина не такая уважительная, например вы просто забыли о встрече или случайно поставили два дела на одно время, предоставьте общее объяснение, например: «Кое-что случилось, из-за чего я не могу выбраться». [3] X Источник информации
- Нет никакой необходимости вдаваться в подробности, почему вы отменяете встречу, даже если вы будете честны. При излишнем количестве деталей у человека может сложиться впечатление, что вы все выдумываете. [4] X Источник информации
- Никогда не говорите, что «случилось что-то более важное» или что-либо в этом роде.
- Не придумывайте оправданий. Велик риск, что человек раскроет вашу ложь, что может усугубить ситуацию.
-
Дайте человеку понять, что вы цените его время. Обязательно подчеркните, что вы благодарны ему за то, что он назначил встречу с вами, и что вы сожалеете о том, что вам пришлось ее отменить. Дайте ясно понять, что вы осознаете, что его время не безгранично.
- Это особенно важно, если человек назначил встречу с вами в качестве одолжения, как профессионал с большим опытом в интересующей вас области. [5] X Источник информации
Реклама
-
Предложите перенести встречу, когда будете ее отменять. Это не только избавит вас от хлопот при организации в дальнейшем, но и покажет, что вы все еще заинтересованы в этой встрече. Когда будете звонить или писать электронное письмо, чтобы отменить встречу, упомяните в конце, что вы хотели бы перенести ее на удобное для человека время. [6] X Источник информации
-
Перечислите несколько временных интервалов, когда вы можете встретиться. Сделайте все возможное, чтобы подстроиться под расписание другого человека, однако предоставьте ему несколько вариантов на выбор. Выделите 3–4 свободных промежутка в своем расписании и спросите, удобно ли будет человеку встретиться в это время. [7] X Надежный источник Harvard Business Review Перейти к источнику
- Например, можно сказать: «Я свободен в пятницу после 14:00, в любое время в понедельник или во вторник между 13 и 15 часами дня. Подходит ли вам какой-нибудь из этих вариантов, или вам удобнее встретиться в другое время?»
-
Предложите встретиться где-нибудь поближе к этому человеку. Чтобы компенсировать отмену первой встречи, было бы неплохо сделать перенесенную встречу более удобной для него. Предложите встретиться в его офисе или где-нибудь поблизости, где он уже будет находиться в это время. [8] X Источник информации
- Можно также предложить связаться по Skype или Viber, если человек, с которым вы пытаетесь перенести встречу, очень занят или далеко находится. [9] X Источник информации
-
Выберите время, которое вам точно подходит. После отмены первой встречи, вторая отмена может вызвать еще больше раздражения и неудобств. Кроме того, так вы можете испортить отношения с человеком. Внимательно изучите свое расписание и убедитесь, что время, которое вы согласовываете, вам подходит, и что в этот период вероятность непредвиденных обстоятельств минимальна.
- Например, если на декабрь у вас ничего не запланировано, но вы знаете, что ближе к праздникам, как правило, прибавляется много дел, лучше не переносить встречу на это время.
-
Запишите время, которое вы выберете для встречи. Как только вы определитесь, на какое время перенести встречу, внесите его в свой ежедневник или свое расписание. Можно также написать физическую заметку-напоминание и поместить ее на видное место. [10] X Надежный источник Harvard Business Review Перейти к источнику
-
При встрече поблагодарите человека за терпение. Начните встречу с благодарности человеку (или людям) за перенос. Нет необходимости снова приносить извинения, однако если вы выразите признательность за то, что он вошел в ваше положение, это покажет, что вы цените его время. [11] X Источник информацииРеклама
Советы
- Делайте все возможное, чтобы не отменять встречи, так как это может плохо отразиться на вас и может навредить вашим деловым и личным связям. [12] X Источник информации
- Если вы встречаетесь с человеком, чьи услуги вы оплачиваете (например, с психологом), проверьте, действует ли у него политика отмены бронирования.
Реклама
Источники
- ↑ https://www.theguardian.com/media-network/2015/jul/28/survive-modern-office-workplace-etiquette
- ↑ https://englishlive.ef.com/blog/english-in-the-real-world/4-simple-steps-cancel-plans-english/
- ↑ https://www.brit.co/how-to-gracefully-cancel-plans/
- ↑ https://www.realsimple.com/work-life/work-life-etiquette/canceling-plans-etiquette
- ↑ http://www.businessinsider.com/how-to-cancel-a-meeting-without-pissing-anyone-off-2010-5
- ↑ https://www.theglobeandmail.com/report-on-business/small-business/how-to-politely-cancel-a-meeting/article4319984/
- ↑ https://hbr.org/2011/03/scheduling-a-meeting-the-right
- ↑ http://www.businessinsider.com/how-to-cancel-a-meeting-without-pissing-anyone-off-2010-5
- ↑ https://www.fastcompany.com/3027631/meeting-etiquette-101-fist-bumps-going-topless-and-picking-up-tabs
Реклама
