Загрузить PDF Загрузить PDF

Ежегодное общее собрание (ЕОС) акционеров проводится один раз в год согласно уставу организации. На этом собрании вам понадобится обсудить финансовое положение, выборы правления и другие вопросы, которые влияют на работу всей организации.

Часть 1
Часть 1 из 3:

Планирование собрания

Загрузить PDF
  1. Прежде чем что-либо созывать, пересмотрите правила проведения ЕОС в вашей организации. Несмотря на то что большинство компаний придерживаются одной и той же общей структуры, некоторые детали могут различаться. [1]
    • К деталям, которым вам может понадобиться уделить особое внимание, входят способ оповещения участников собрания, процедура выбора новых членов совета и тип информации, которую нужно рассматривать на каждом ЕОС.
    • Также вам следует проверить, сколько людей должно присутствовать на собрании, чтобы оно считалось официальным, а также каким способом рассматриваются новые поправки к уставу организации, и как проходит за них голосование.
  2. Установите дату и время ЕОС как можно раньше. Немедленно предупредите основных участников.
    • Неосновных участников следует проинформировать после окончательного согласования деталей.
    • Как только все будут проинформированы о дате проведения собрания, вам следует регулярно рассылать напоминания, чтобы никто из участников не забыл.
  3. Если у вас нет собственного зала, вам понадобится выбрать место проведения своего собрания и зарезервировать его как можно скорее.
    • Даже если у вас есть собственный зал, организовывая ЕОС в отдельном месте, оно будет казаться более значительным и, следовательно, может привлечь больше посетителей.
    • Выберите место, которое сможет вместить всех участников. Убедитесь, что зал достаточно большой, чтобы обеспечить комфорт для каждого. Если у вас есть участники или другие присутствующие с особыми потребностями (например, требуются широкие дверные проходы и съезды для колясок), проверьте, что место проведение соответствует этим требованиям, прежде чем резервировать его. [2]
    • Как только вы определитесь с местом, забронируйте его, когда установите дату и время проведения собрания.
  4. Подготовьте повестку дня – перечень пунктов, которые будут рассматриваться на ЕОС.
    • Подготовьте повестку дня заранее. Возможно, вам понадобится разослать ее присутствующим вместе с извещением о собрании, но даже если вы этого не сделаете, вам все равно понадобится подготовить ее, чтобы раздать на самом собрании.
    • Расположите темы обсуждений в том порядке, в котором вы будете их рассматривать.
    • Как правило, достаточно указать заглавие каждой темы. Скорее всего, вам не понадобится расписывать детали каждой темы.
    • Пример повестки дня:
      • ПОВЕСТКА ДНЯ
      • 1) Приветствие
      • 2) Извинения за отсутствие некоторых участников
      • 3) Протокол предыдущего ЕОС
      • 4) Обсуждение вопросов по протоколу
      • 5) Годовой отчет председателя ЕОС
      • 6) Годовой отчет секретаря
      • 7) Годовой отчет финансового директора
      • 8) Выборы членов правления
      • 9) Общие вопросы
      • 10) Дата следующего собрания
      • 11) Закрытие собрания
  5. Требуется время, чтобы подготовить различные декларации, отчеты и документы, необходимые для ЕОС, поэтому начинайте заранее.
    • Как можно раньше позаботьтесь о подготовке всех документов и отчетов, за которые вы отвечаете.
    • Напомните остальным членам комитета подготовить информацию, за которую они отвечают.
    • Среди документов, которые вам может понадобиться приготовить, могут быть финансовые отчеты и другие документы бухгалтерской отчетности, протоколы предыдущих ЕОС, отчеты председателя, секретаря и финансового директора.
  6. Если на ЕОС будут обсуждаться выборы в совет, вам следует подыскать возможных кандидатов на соответствующие должности еще перед собранием.
    • Поговорите с кандидатами, которые есть у вас на примете, и спросите, хотели бы они занять должность.
    • Если кандидатам понадобится дополнительное обучение, предоставьте его.
  7. Следуйте уставу своей организации касательно времени и способа рассылки извещения.
    • Возможно, вам понадобится пригласить спонсоров, постоянных участников, бывших сотрудников и других акционеров или задействованных лиц.
    • В извещении, как правило, нужно указывать дату, время, длительность и место проведения ЕОС. Если будут проводиться выборы в совет, это тоже понадобится указать.
    • Вы можете включить в извещение всю повестку дня собрания или упомянуть один-два ключевых вопроса. Сверьтесь с уставом организации, чтобы определить правильную процедуру.
  8. В день ЕОС вам следует приехать на место проведения собрания несколькими часами ранее, чтобы подготовить зал.
    • Не забывайте, что некоторые участники могут приехать на 30 минут раньше. Постарайтесь подготовить места и освежающие напитки либо закуски, перед тем как они приедут.
    Реклама
Часть 2
Часть 2 из 3:

Обсуждение повестки дня на собрании

Загрузить PDF
  1. Как правило, секретарь отвечает за ведение протокола, но, если в вашей организации это не так, вам понадобится назначить человека, который будет записывать ход ЕОС.
    • Записывайте любые решения, принятые на ЕОС, особенно те, что касаются выборов и изменений в устав организации.
    • Возможно, будет полезно записать имена и контакты участников. Это можно сделать, попросив их зарегистрироваться по прибытию.
  2. Откройте ЕОС формальным приветствием, во время которого убедитесь, что всем участникам раздали повестку дня и годовые отчеты. [3]
    • Огласите собрание открытым. Как обычно, назовите полное название организации и номер текущего ЕОС (двадцать второе ежегодное общее собрание акционеров, тридцать девятое ежегодное общее собрание акционеров и т.п.).
    • Поприветствуйте всех участников и, если есть, назовите специальных гостей.
  3. Если кто-то из членов правления или важных гостей отсутствует, вы можете коротко перечислить их имена после приветствия.
    • Вы также можете пригласить других участников собрания выразить извинения от лица отсутствующих.
    • Сделайте предложение по процедуре, чтобы принять извинения.
  4. Проверьте, каждый ли получил копию протокола прошлогоднего ЕОС. Пересмотрите его, и, если все вопросы решены, утвердите протокол.
    • Если нужно внести поправки или исправления, это нужно сделать перед утверждением протокола.
    • После голосования за утверждение протокола председатель должен его окончательно утвердить.
  5. Темы, относящиеся к протоколу предыдущего ЕОС, нужно огласить сразу после его утверждения.
    • Обсудите темы надлежащим образом. В это время, как правило, нужно презентовать проблемные вопросы и наблюдения, поэтому предложения процедурного характера могут быть необязательны.
  6. Вам понадобится обсудить отчеты президента компании или председателя, секретаря и финансового директора.
    • Прочтите и обсудите каждый отчет по очереди. После тщательного рассмотрения каждого отчета вам понадобится внести предложение по процедурному вопросу, чтобы утвердить отчет.
    • Во время презентации отчета финансового директора вам понадобится предоставить участникам финансовые сведения прошлого года. Обычно это может сделать финансовый директор, но некоторым организациям может понадобиться независимая сторона.
  7. Если на ЕОС этого года нужно выбрать новых членов совета, вам следует провести эти выборы, после того как были рассмотрены отчеты, но перед тем как будут обсуждаться общие вопросы.
    • Подготовьте необходимые материалы заранее.
    • Согласуйте процедуру голосования перед собранием. Перед голосованием четко и ясно объясните процедуру.
    • Подсчитывать голоса должна независимая сторона.
    • В протоколе должно указываться, кого выдвинули кандидатами, кто предложил кандидатуры, и кто их поддержал. Также следует указать количество голосов, которое набрал каждый кандидат, и кого выбрали на каждую должность.
  8. Как правило, это последние вопросы, которые обсуждают на ЕОС. В это время участники поднимают проблемы, которые требуют отдельного внимания.
    • Поскольку эта часть собрания своего рода неформальна, вам, вероятно, не понадобится вносить предложения по процедурным вопросам или голосовать.
  9. Если вы знаете дату и место проведения следующего ЕОС, огласите их в конце собрания.
    • Если формально вы пока ничего не спланировали, пропустите этот шаг.
  10. После обсуждения всех вопросов объявите ЕОС закрытым.
    Реклама
Часть 3
Часть 3 из 3:

Как сделать собрание комфортным

Загрузить PDF
  1. Назначьте одного или двух участников, которые будут стоять у входа и приветствовать гостей, которые будут приходить.
    • Так вы сможете сделать атмосферу более дружеской и теплой.
  2. По крайней мере, постарайтесь предоставить воду всем присутствующим, особенно если собрание будет длинным.
    • Лучше предоставить участникам разные напитки. Вы можете приготовить как холодные напитки (вода, холодный чай и лимонад), так и горячие (чай и кофе).
    • В зависимости от времени суток, возможно, будет уместным предложить легкие закуски, например, сыр и крекеры.
  3. Он должен будет выступить по поводу неофициального вопроса, важного для членов вашей организации.
    • Как правило, гость будет выступать после обсуждения общих вопросов, но перед закрытием собрания. Если хотите, можете попросить его выступить после официального закрытия собрания.
  4. Бесплатная лотерея может стимулировать посещаемость. Платная лотерея может стимулировать как посещаемость, так и финансовую поддержку.
    • Вы можете организовать лотерею 50:50, в которой половина средств достанется победителю, а половина – организации.
    • Еще один вариант – лотерея, где можно выиграть корзинку с призами.
    • Вы можете установить условие, что претендовать на призы могут только присутствующие на собрании.
  5. Стимулируйте людей участвовать в собрании, делая формальную часть ЕОС как можно короче. После нее организуйте неформальную часть, когда участники смогут пообщаться и хорошо провести время. [4]
    • Если бюджет позволяет, организуйте обед по окончанию собрания. Вы можете снизить затраты, устроив обед, на котором каждый приносит что-то свое.
    • Для организаций с меньшим бюджетом было бы реалистичнее устроить фуршет. Вместо того чтобы предоставлять напитки и закуски во время собрания, дождитесь окончания и затем подайте разнообразные безалкогольные напитки и вино с легкими закусками.
    Реклама

Об этой статье

Эту страницу просматривали 4121 раз.

Была ли эта статья полезной?

Реклама