Загрузить PDF
Загрузить PDF
Ведение бизнеса, особенно в офисной обстановке, требует сотрудничества на определенном уровне. К примеру, для принятия важных решений часто требуется объективное мнение нескольких человек, а для выполнения важной работы часто требуется опыт многих людей. Собрания – это один из способов структуризации и организации совместной работы, но без четкой цели и контроля собрания легко могут затянуться и стать бесполезными. Умение запланировать, подготовить и самостоятельно провести собрание может сыграть важную роль, если вы хотите, чтобы ваше собрание прошло не впустую и принесло результаты.
Шаги
-
Обсудите предстоящее собрание c теми, кто будет на нем присутствовать. Когда вы узнали, что вам предстоит провести предстоящее собрание, прежде всего вам следует потратить немного времени на то, чтобы поговорить c людьми, которые будут на нем присутствовать (особенно с высокопоставленными и влиятельными людьми). Спросите у них, не хотят ли они обсудить на собрании что-то конкретное. Примите к сведению их ответы и используйте их в качестве руководства при составлении повестки дня.
- Обращение с вопросом к тем, кто будет присутствовать на собрании касательно того, что бы они хотели обсудить на собрании – это умный ход, так как это не только облегчит составление повестки дня, но и вовлечет их в процесс еще до начала самого собрания. Люди более склонны посещать собрания и слушать, если они знают, что там поднимутся вопросы, которые имеют для них значение.
-
Составьте и раздайте повестку дня. Повестка дня может быть важным подспорьем не только для председателя собрания, но и для гостей, присутствующих на собрании. В повестке содержится важная информация – время и место проведения собрания, и имена участников. А главное – там также отмечены предполагаемые темы для обсуждения, чтобы каждый мог подготовиться. Разошлите повестки дня до того, как начнется собрание; чем важнее собрание, тем раньше следует это сделать.
- В вашей повестке для обязательно должен быть указан примерный регламент на обсуждение каждого вопроса. Строгое расписание, составленное заранее, поможет вам провести собрание по плану. Несмотря на то, что обсуждение некоторых пунктов вашей повестки может затянуться (а некоторых – ускориться), расписание намного облегчит вашу задачу – вы сможете следить за обсуждением каждого вопроса и внести соответствующие коррективы.
-
Изучите обсуждаемые вопросы и протоколы предыдущих заседаний. Люди, присутствующие на собрании, могут не знать о том, что вы собираетесь обсуждать: некоторые не присутствовали на предыдущих собраниях, а другие просто забыли. Будучи председателем собрания, вам лучше ознакомиться с историей собрания по состоянию на сегодняшний день. Постарайтесь поговорить с людьми, которые были на предыдущих собраниях, чтобы ознакомиться с нерешенными проблемами, которые можно будет затронуть на собрании. Также можно запросить записи предыдущих собраний у официального делопроизводителя для составления плана.
- Протоколы предыдущих собраний могут послужить важным ресурсом, если вы являетесь председателем собрания. Там подведены итоги проведенных обсуждений и решений, принятых во время предыдущих собраний, что поможет вам сравнительно быстро и легко войти в курс дела. Вы можете даже раздать важные протоколы собраний вместе с повесткой дня.
-
Заранее подготовьте место для проведения собрания. В день проведения собрания вам следует убедиться в том, что комната или зал, в которых вы хотите провести заседание, чистые, презентабельные и готовы к приходу участников. Вам также нужно удостовериться, что все технические компоненты собрания (презентации, проекторы, экраны и так далее) работают надлежащим образом, и полностью готовы к использованию – неразбериха с техникой может привести к тому, что вы потратите ценное время и отклонитесь от заданного плана.
- Если вы используете электронную презентацию (к примеру, PowerPoint и так далее), уделите минутку, чтобы разобраться с устройством дистанционного управления или пультом, которые вы будете использовать для переключения слайдов. Не стоит тратить время, разбираясь с элементами управления, если вы можете потратить его на обсуждение важных вопросов.
Реклама
-
Откройте заседание. Когда придет назначенное время, и соберутся все участники собрания (или, по крайней мере, все важные фигуры), обратите на себя внимание каждого из сидящих в зале. Представьтесь как председатель собрания и расскажите о том, какую цель преследует данное собрание. Установите намеченные временные рамки собрания, сообщив всем о предполагаемом времени окончания собрания – оно может затянуться или пройти быстрее, но лучше заранее установить намеченные временные рамки. Это поможет провести собрание по плану. Если некоторые участники не знакомы друг с другом, уделите минутку на то, чтобы провести быструю перекличку и представить важных участников.
- Учтите, что некоторые предприятия и организации имеют строгий, регламентированный порядок открытия и проведения собраний. К примеру, Американская федерация государственных, окружных и муниципальных служащих (AFSCME) использует систему под названием «Регламент Роберта», которая предусматривает созыв заседания стуком молотка и весьма специфические правила представления и принятия предложений. [1] X Источник информации
-
Подведите итог важных пунктов предыдущих собраний. Начиная собрания, которые являются частью длительного неоконченного проекта, вам следует кратко ввести всех участников в курс дела, рассказав им о проекте, быстро суммировав все важные события или решения, принятые на предыдущих собраниях. Не все присутствующие могут быть так же хорошо осведомлены об обсуждаемых вопросах, как вы, поэтому для того, чтобы собрание прошло результативно и эффективно, следует быстро ввести всех в курс дела.
- Если вы не хотите самостоятельно подводить итоги, то это может сделать официальный секретарь или делопроизводитель, зачитав протоколы предыдущих совещаний, чтобы соблюсти все формальности при подведении итогов.
- Вы также можете зачитать важные документы и информационные материалы, которые появились в вашем распоряжении после предыдущего собрания.
- Стоит отметить, что если вы раздаете участникам копии протоколов/документов, то зачитывать их вслух необязательно. [2] X Источник информации
-
Разрешите важным участникам доложить о состоянии дел. Затем дайте слово людям, обладающим соответствующей информацией, чтобы они рассказали участникам заседания о новых или недавних событиях, произошедших с момента последней встречи. Практически это может быть все, что угодно. К примеру, новые проблемы, с которыми столкнулось ваше предприятие или организация, кадровые изменения, проектные разработки, а также изменения стратегии – все это может быть рассмотрено на заседании. Участники собрания также захотят услышать о результатах каких-либо конкретных действий, предпринятых вследствие решений, принятых на последнем собрании.
-
Обратите внимание слушателей на нерешенные проблемы. Если есть проблемы, которые остались нерешенными или решения, которые не смогли принять на предыдущем собрании, постарайтесь разобраться с ними перед тем, как переходить к новым задачам. Чем дольше вы откладываете решение старых проблем, тем меньше участники собрания захотят брать на себя ответственность за их решение, поэтому постарайтесь припереть их к стенке и разобраться с затяжными нерешенными проблемами во время собрания. Обычно нерешенные вопросы помечаются как «нерешенные» или «отложенные до следующего обсуждения» в протоколах предыдущих собраний.
- В зависимости от атмосферы в коллективе и правил, на вашем предприятии или в организации может быть специальный порядок принятия решений. К примеру, возможно, участникам собрания следует просто прийти к единому решению большинством голосов или выбрать группу из высокопоставленных людей, в задачи которой входит принятие всех решений.
- Стоит отметить, что некоторые вопросы слишком обширны для решения на собраниях. Не обязательно рассуждать о развитии долгосрочных проектов, которые еще не окончены. Но все же вы должны поднимать решение вопросов или проектов, которыми необходимо заняться сейчас.
-
Поговорите о новых предприятиях. Затем поднимите новые проблемы, дела и вопросы, которые нужно обсудить. Причины этих проблем должны крыться в событиях, произошедших после предыдущего собрания, а также имеющихся в настоящее время. Постарайтесь добиться от участников конкретных, ясных решений – чем больше вопросов вы оставите нерешенными, тем больше нерешенных дел вам придется разбирать на следующем собрании.
-
Подведите итоги собрания. Когда вы затронули дела, оставшиеся в прошлом и происходящие сейчас, уделите время на то, чтобы подвести итоги для всех участников собрания. Разберите результаты всех принятых решений, при необходимости дайте конкретные задания участникам собрания, выполнение которых вы будете ожидать к следующему собранию.
- Этот ключевой пункт – ваш последний шанс убедиться в том, что каждый покинул совещательный зал, получив точное представление о ваших проектах и о том, что от него ожидается.
-
И напоследок заложите основу для следующего собрания. В конце скажите всем, чего им следует ожидать от следующего собрания, и, если вы уже начали его планировать, озвучьте предполагаемое место его проведения. Тогда участники собрания поймут, что существует непрерывная связь между проектами и решениями, и у них есть время на то, чтобы двигаться вперед или выполнить поставленные перед ними задачи.
- Учтите, что наличие плана следующего собрания необязательно, если на своем собрании вы подняли все прошлые и настоящие вопросы. Но если есть еще достаточно нерешенных дел, а вы хотите быть уверенными в том, что их обсудят в будущем или хотите проследить за развитием определенных проектов, то, возможно, лучше заранее подготовить почву.
Реклама
-
Руководите обсуждением, но не занимайте господствующее положение. Одна из обязанностей председателя собрания, которым вы являетесь – это поддерживать обсуждение и следить, чтобы оно шло по плану. Вы не должны навязывать свое мнение по каждому вопросу или вести обсуждение по точному графику. Будьте гибкими. Пусть участники собрания свободно высказываются и поднимают новые вопросы для обсуждения, даже если они не были отмечены в повестке дня. Вы можете мягко изменить ход дискуссии или сменить тему, чтобы обсуждение шло по плану, но не следует вмешиваться по мелочам. Ведь вы же преследуете общие цели.
- Во время проведения собрания внимательно следите за тем, чтобы не отклониться от повестки дня. Если вы отстали, возможно, вам придется пропустить некоторые вопросы или отложить их на потом для экономии времени. Не бойтесь это сделать, если обсуждаемые вопросы действительно являются важными.
-
Привлеките к обсуждению всех участников. Будучи председателем собрания, вы обязаны обеспечить открытое и плодотворное обсуждение. Если вы заметили, что некоторые участники, обладающие информацией, которая важна для обсуждения вопросов, набрали воды в рот – разговорите их. Необязательно обращаться к ним напрямую, просто скажите что-то наподобие «Я думаю, что здесь необходима экспертная оценка мистера Смита» – это отличный способ вовлечь в дискуссию пассивных участников собрания.
-
Убедитесь в том, что все понимают, о чем идет речь. Вам может быть трудно вспомнить о том, что не все присутствующие на собрании люди обладают одинаковым опытом и знаниями касательно обсуждаемых вопросов. Чтобы удостовериться, что все участники собрания продуктивно провели свое время, вам следует кратко изложить сложные вопросы или темы в простой форме, когда о них зайдет речь. Менее осведомленные участники собрания несомненно оценят такой шаг.
-
Не оставляйте без внимания сложные или щекотливые вопросы. Если компетентный председатель не возьмет их под свой контроль, собрания будут проходить в высшей степени непродуктивно. Постарайтесь убедиться в том, что каждый важный вопрос был поднят. Не позволяйте участникам перекладывать ответственность на других или придумывать нелепые отговорки касательно тех проблем, которые не были освещены. Постарайтесь припереть их к стенке и добиться ответов на те вопросы, которые никто не хочет поднимать. Несмотря на то, что это может прийтись по вкусу не всем участникам, подобные щекотливые вопросы требуют точного ответа, чтобы собрание прошло как можно более результативно.
- Убедитесь в том, чтобы важные решения были запротоколированы (если у вас есть официальные делопроизводители или протоколисты, поручите им выполнение этой задачи). Если вы хотите взять на себя труд ответить на сложные вопросы, стоит удостовериться, что полученные вами ответы будут запротоколированы надлежащим образом.
-
Следите за временем. Собрания не зря имеют плохую репутацию – многие люди считают их пустой тратой времени. Чтобы ваше собрание не затянулось, будучи председателем, вы должны следить за тем, чтобы обсуждение не стояло на месте. Не бойтесь откладывать некоторые незначительные вопросы или обсуждения на потом, если вы видите, что собрание продолжается дольше, чем вы ожидали. Будьте готовы на лету менять свое расписание, чтобы убедиться в том, что вы не потратили драгоценного времени ни одного из его участников.Реклама
Источники
- ↑ http://www.afscme.org/news-publications/publications/afscme-governance/pdf/How_to_Chair.pdf
- ↑ http://www.afscme.org/news-publications/publications/afscme-governance/pdf/How_to_Chair.pdf
- http://www.diycommitteeguide.org/article/chairing-meetings
- http://www.resourcecentre.org.uk/information/chairing-a-meeting/
- http://www.meetingwizard.org/meetings/chairing-meetings.cfm
Реклама
