Загрузить PDF
Загрузить PDF
Для правильной организации работы в офисе очень важно иметь эффективную систему учета и хранения документов. Независимо от количества людей, имеющих доступ к документам, система должна быть организована таким образом, чтобы каждый мог найти необходимый документ. Если система учета и хранения документов будет сложной в использовании, то вы начнете оставлять все документы под рукой в страхе потерять их в картотеке, в результате чего ваш стол будет завален кипами бумаг.
Шаги
Загрузить PDF
-
Выберите систему хранения документов. Какой бы она не была, прежде всего, она должна быть логичной, чтобы вы знали точное местонахождение каждого документа. Возможные варианты решения:
- Алфавитная. Такая система подойдет лучше всего, если большая часть ваших документов содержит имена клиентов, пациентов или заказчиков.
- Тематика или категории: Большинство систем организованы по тематикам или категориям, они отлично работают при правильной организации, но сильно сбивают с толку при неправильной.
- Номерная/хронологическая. Такая система лучше всего подходит для пронумерованных или датированных документов вроде заказов на покупку или рецептов.
-
Используйте в картотечных ящиках подвесные папки. Подвесные папки являются несъемными, они выступают в роли держателей для конвертов, которые вы будете доставать из ящиков.
-
Рассортируйте документы в стопки по категориям. Если высота стопки превышает 5 см, разделите ее на подкатегории. Если стопка слишком низкая, объедините ее с другой стопкой и переименуйте. Названия стопок должны позволять с легкостью определять, в какую из них надо отправить конкретный документ.
-
Укладывайте каждую стопку в бумажный конверт и давайте четкое обозначение. Лучше всего использовать папки с вкладками по центру, а не в шахматном порядке, чтобы ваши документы имели более опрятный вид.
-
Складывайте конверты в подвесные папки. Для большинства документов подойдут обычные подвесные папки, но для толстых или разделенных на подкатегории документов используйте папки с плоским дном. Вы можете располагать папки в любом порядке, но обычно для этого используют алфавитную систему.
-
Обозначьте подвесные папки теми же именами, что и конверты. Расположите все пластиковые вкладки в левой части папки, если вы не используете вертикальную картотеку. В последнем случае, когда папки расположены слева направо в открытом ящике, а не от лицевой стороны до задней стенки, располагайте вкладки справа.
-
Запасные папки и конверты следует сложить возле картотеки, чтобы вы всегда могли быстро добавить папку, когда у вас в руках окажется документ, не относящийся к уже существующим папкам. Не используйте слишком толстые или тонкие папки. При перегруппировке документов не забывайте сменить названия папок.
-
В конце года извлеките все папки, обозначьте новые бумажные папки теми же названиями категорий и поместите их в шкафы. Пройдитесь по старым папкам, чтобы перенести часть нужных документов в текущие папки, а остальное отправьте в архив.Реклама
Советы
- Вы можете захотеть обозначить папки цветовой кодировкой, напечатав на компьютере цветные бирки, чтобы картотека выглядела более эффектно. Но когда вам нужно будет внести изменения, например, добавить одну папку, вы можете расстроиться, когда обнаружите, что у вас закончились папки подходящего цвета и придется подписать папку вручную. Простота надежнее всего.
Реклама
Предупреждения
- Никогда не создавайте стопку под названием «Разное», иначе вы так никогда и не распределите эти документы по категориям.
- Организовав систему хранения документов, следите за порядком в картотеке. Каждый день выкраивайте время на то, чтобы рассортировать и убрать документы с вашего стола. Не поддавайтесь искушению поставить сверху картотеки глубокую корзину для документов, иначе вы наполните ее и у вас получится склад неупорядоченных документов.
Реклама
Об этой статье
Эту страницу просматривали 13 252 раза.
Реклама
