Загрузить PDF
Загрузить PDF
Навести порядок в распечатанных документах - как по работе, так и личных целях - можно без особых хлопот, если упорядочить их по алфавиту. Такая организация документов позволит и вам, и любому другому человеку быстро найти нужные сведения, а также обеспечит защиту документов. Впрочем, не все так просто, и в деле сортировки документов по алфавиту есть несколько тонкостей, о которых мы вам сейчас и расскажем.
Шаги
-
Разложите документы по алфавиту, исходя из их названия. Используйте для этого так называемый алфавитный указатель.
-
Положите документы в ту или иную буквенную папку, исходя из того, с какой буквы они начинаются. Упорядочивать документы, которые начинаются с одной и той же буквы, надо по второй букве названия. Если же и вторая буква совпадает - то по третьей. Или по четвертой. Или по пятой. Отклонений от этого алгоритма здесь нет и быть не может, но это воздастся вам сторицей - эта сортировка сотрет все белые пятна в документации.
-
Опишите, каким образом вы сортировали документы. Вам нужно, чтобы каждый, кто имеет доступ к упорядоченным вами документам, знал, по какому принципу они разложены.
-
Положите документы в ящик или туда, где они должны храниться, не нарушая порядка. Добавляя к документам что-то новое, не забывайте про алфавит!Реклама
-
Воспользуйтесь ярлыками с буквами алфавита. Индексация (проще говоря - подписывание) документов является основой основ в деле упорядочивания документов. Именно на этом этапе документы будут переноситься в соответствующие разделы и секции вашего каталога. Собственно, названия разделов служат для описания их содержимого, и тогда название раздела становится и названием документа. Упорядочьте разделы по алфавиту, воспользовавшись приведенными ниже советами.
-
Имена собственные можно проиндексировать в следующем порядке: фамилия, затем имя, затем отчество или второе имя. Пунктуацию можно игнорировать.
- Если используются префиксы, то соедините префикс с той частью имени, которую он предваряет, и поставьте ее на первое место. Знаки пунктуации не нужны.
- Дефисы можно игнорировать, а части имени до и после дефиса ставьте на первое место.
- Аббревиатуры и однобуквенные слова индексируются как есть. Инициалы дробятся на отдельные части.
- Должности и именные суффиксы указываются в последнюю очередь, при этом сперва указывается должность, потом суффикс.
-
Документы, относящиеся к организациям, можно упорядочить по названию оных предприятий. В данном случае каждое слово названия организации считается отдельным элементом. Учет идет в том же порядке, в каком представлены в названии слова.
- Аббревиатуры и однобуквенные слова индексируются как есть. Буквы при этом следует разделять пробелами и считать отдельными друг от друга элементами.
- Знаки пунктуации в данном случается опускаются, слова до и после пунктуационных знаков указываются в первом элементе.
- Цифры и номера записываются в буквенном формате и индексируются так, как индексировались бы, будь они изначально словами. Знаки пунктуации опять же опускаются. Документы, название которых начинается с римских цифр, располагаются раньше аналогичных, чье название начинается с арабских цифр, при этом цифры указываются от меньшей к большей. Только после этого можно располагать документы, начинающиеся со слов.
- Все символы записываются словами, все цифры, непосредственно связанные с символом, следует указывать в первом элементе.
-
Названия правительственных организаций индексируются с указанием на первом месте страны и региона юрисдикции той или иной организации. Название организации указываются в следующем элементе, а слова “управление”, “бюро”, “представительно” и аналогичные указываются в самом конце.
-
В том случае, если имена одинаковые, используйте адрес для каталогизации документов. Используйте следующий порядок: название > регион > город > название улицы > номер дома.Реклама
Советы
- Всегда кладите документы обратно туда же, откуда вы их брали.
- При индексации важно в первую очередь следовать стандартным правилам, только потом - корпоративным.
- Разработайте систему для указания, когда и кем был получен документ.
Реклама
Предупреждения
- Чем больше людей имеет доступ к каталогу документов, тем больше там будет беспорядка.
Реклама
Источники
Реклама
