Загрузить PDF
Загрузить PDF
Существует два типа планов по управлению изменениями. Один из них учитывает влияние изменений на организацию и направлен на поддержку переходного периода. Другой тип плана позволяет отслеживать ход единичного проекта, фиксировать отклонения или изменения в ходе и масштабе проекта. Цель и того, и другого плана – четко и ясно сформулировать, что именно необходимо сделать.
Шаги
-
Укажите причины для изменений. Перечислите те факторы, которые повлияли на решение внедрить изменения, например, низкий уровень производительности труда, новая технология или изменение миссии организации.
- Один из подходов – описать текущую ситуацию в организации и то, к какому состоянию в будущем ее приведет намеченный план. [1] X Источник информации
-
Укажите тип и масштаб изменений. Кратко опишите природу ожидаемых перемен в рамках проекта. Сформулируйте, что именно затронут перемены: должностные обязанности, процессы, политику и/или организационную структуру. Перечислите подразделения, рабочие группы, системы и прочие компоненты организации, на которые повлияют грядущие изменения. [2] X Источник информации
-
Укажите, кто из заинтересованных лиц поддерживает данный проект. Перечислите всех заинтересованных лиц, на которых повлияет реализация данного плана, например, высшее руководство, менеджер проекта, спонсор проекта, конечные пользователи и/или сотрудники компании. Укажите для каждой категории, поддерживают ли данные заинтересованные лица проект по изменениям.
- Попробуйте для большей ясности и наглядности отразить эту информацию в таблице. К примеру, в качестве удобного шаблона можно взять такие параметры, как осведомленность, уровень поддержки и влияние, и оценить каждую группу заинтересованных лиц по уровням высокий/средний/низкий. [3] X Источник информации
- Если есть возможность, проведите личные беседы, чтобы заручиться поддержкой заинтересованных лиц.
-
Создайте команду по управлению изменениями. Эта команда несет ответственность за то, чтобы доносить информацию до всех заинтересованных лиц, выслушивать их опасения и обеспечивать максимально безболезненное внедрение изменений. Выберите людей, которые пользуются доверием и авторитетом в организации, а также хорошими коммуникативными навыками. [4] X Источник информации
- Это также относится к уровню высшего руководства. [5] X Источник информации Акцентируйте внимание руководителей на том, что от них потребуется не только согласовать план, но и активно продвигать изменения.
-
Разработайте концептуальный подход к управлению организацией. Решающее значение для успешного внедрения изменений играет полная поддержка со стороны авторитетных людей в организации. Позвольте каждому руководителю высказать свое мнение относительно изменений и побудите каждого играть активную роль в проведении успешных изменений. [6] X Источник информации
-
Составьте план для каждой группы заинтересованных лиц. Оцените риски и опасения каждой группы заинтересованных лиц, в том числе тех, кто поддерживает изменения. Разделите между участниками команды по управлению изменениями задачи по проработке этих вопросов.
-
Составьте план коммуникаций. Коммуникации – это самый важный компонент управления изменениями. Как можно чаще общайтесь со всеми вовлеченными в процесс изменений людьми. Неустанно подчеркивайте причины для проведения изменений и пользу, которую они принесут.
- Заинтересованные лица должны иметь возможность общаться лично, что обеспечит двустороннюю связь. Личные встречи имеют важнейшее значение. [7] X Источник информации
- В качестве источника информации должны выступать спонсор из высшего руководства, непосредственный руководитель каждого сотрудника и любой дополнительный представитель комании, который пользуется доверием заинтересованных лиц. [8] X Источник информации Все информирование должно проводиться в едином ключе.
-
Отслеживайте сопротивление. Изменения всегда воспринимаются в штыки. Это происходит на индивидуальном уровне, поэтому общайтесь с заинтересованными лицами лично, чтобы выявить причину сопротивления. Отслеживайте недовольства и жалобы, чтобы команда по управлению изменениями могла своевременно решать возникшие проблемы. Наиболее распространенные проблемы такого характера включают в себя: [9] X Источник информации
- Отсутствие мотивации к изменениям или отсутствие ощущения того, что меры являются безотлагательными.
- Отсутствие понимания общей картины или причин, по которым необходимы изменения.
- Недостаток вводных данных для процесса.
- Неуверенность в завтрашнем дне, будущих обязанностях или требованиях к будущим обязанностям.
- Неспособность руководства соответствовать ожиданиям относительно внедрения изменений или информирования.
-
Устраняйте препятствия. Реакцией на большинство недовольств должно быть дополнительное информирование или изменения в коммуникационной стратегии относительно конкретных вопросов. В других случаях могут потребоваться дополнительные меры, которые следует включить в свой план или оставить команде по управлению изменениями для внедрения по необходимости. Рассмотрите, что из нижеперечисленного может быть актуально для вашей организации:
- В случае изменений в должностных обязанностях или рабочих процессах необходимо сделать основной акцент на обучении персонала. [10] X Источник информации
- Если вы ожидаете снижения морального духа в коллективе или слишком стрессового перехода к новым условиям, разрядите обстановку корпоративным мероприятием или вознаграждением для сотрудников. [11] X Источник информации
- Если заинтересованные лица не мотивированы на изменения, разработайте систему стимуляции. [12] X Источник информации
- Если заинтересованные лица считают, что остались за бортом, проведите собрание, чтобы получить от них замечания и скорректировать свой план соответственно.
Реклама
-
Определите роли в управлении изменениями. Перечислите все роли, которые необходимы в рамках данного проекта. Опишите обязанности и необходимые навыки для каждой из ролей. Как минимум, включите менеджера проекта, который должен внедрять изменения на ежедневной основе, и спонсора проекта, который должен отслеживать общий прогресс и принимать решения относительно управления изменениями на руководящем уровне.
- Для более крупных проектов в большой организации вам потребуется разделить роль управления проектом между несколькими людьми, имеющими разную специализацию.
-
Используйте панель контроля за изменениями. Проекты в программном обеспечении, как правило, оснащены панелью контроля за изменениями, доступ к которой есть у представителей каждой из групп заинтересованных лиц. Подобное программное обеспечение позволяет автоматически согласовывать запросы на изменения, избавляя от этой обязанности менеджера проекта, а также информировать о решениях заинтересованных лиц. [13] X Источник информации Такой подход хорошо работает в проектах с большим количеством заинтересованных лиц, а также в тех проектах, которые требуют регулярного пересмотра масштаба и целей проекта.
-
Разработайте процесс внедрения запросов на изменения. Необходимо продумать, каким образом идея претворяется в реальность, когда кто-то из участников команды выявляет необходимый следующий шаг. Опишите этот процесс и согласуйте его предварительно со всей командой. Здесь приводится пример: [14] X Источник информации
- Участник команды заполняет форму запроса на изменения и направляет этот запрос менеджеру проекта.
- Менеджер проекта регистрирует данный запрос в общем списке запросов и отмечает статус запроса, когда принимается решение внедрить идею или отказаться от нее.
- Менеджер выдает задачу участника команды на составление более конкретного плана с учетом требуемых ресурсов.
- Менеджер проекта направляет план на согласование спонсору проекта.
- Изменение внедряется. Заинтересованные лица регулярно получают информацию о текущей ситуации.
-
Создайте форму запроса на изменение. Каждый запрос на изменение должен быть зарегистрирован в общем списке запросов и включать в себя следующие: [15] X Источник информации
- дата запроса на изменение;
- номер запроса на изменение, присваиваемый менеджером проекта;
- наименование и описание;
- имя автора запроса, адрес электронной почты и номер телефона;
- приоритет (высокий, средний, низкий). Срочные планы по управлению изменениями требуют определения четких сроков; [16] X Источник информации
- номер продукта и версии (для проектов по разработке ПО).
-
Внесите дополнительную информацию в журнал регистрации запросов. Журнал регистрации запросов должен также отражать актуальные решение и меры по внедрению. Помимо информации, указанной в форме запроса, здесь должны также содержаться следующие данные: [17] X Источник информации
- отметка о результатах согласования (утверждено или отменено);
- подпись человека, согласовавшего данный запрос;
- срок внедрения изменения;
- дата завершения проекта по изменению.
-
Отслеживайте основные изменения. В дополнение к ежедневному отслеживанию статуса проекта, будет полезно фиксировать все основные решения по данному проекту. Подобные записи облегчают задачу отслеживания долгосрочных проектов или проектов, в процессе которых происходят изменения в составе руководства. Данная информация также используется в информировании клиентов и высшего руководства. При любых изменениях в сроках, масштабах или требованиях проекта, приоритетах или стратегии, отмечайте следующую информацию: [18] X Источник информации
- Кто принял решение.
- Когда решение было принято.
- Краткое описание причин, по которым было принято данное решение, и процесса его внедрения. Прикладывайте все документы, имеющие отношение к данному процессу.
Реклама
Рекомендации
- Укрепляйте доверие и приверженность как среди своих сотрудников, так и среди клиентов. Изменения вызывают у людей, как правило, чувство дискомфорта. Демонстрируя людям, что вы стремитесь действовать в их интересах, вы сможете заручиться их поддержкой.
Источники
- ↑ http://www.nrm.wa.gov.au/media/10528/change_management_plan_workbook_and_template.pdf
- ↑ http://www.nrm.wa.gov.au/media/10528/change_management_plan_workbook_and_template.pdf
- ↑ http://www.strategicplantool.com/Test_Files/Change_Management_Plan_Builder.doc
- ↑ http://www.cedmag.com/article-detail.cfm?id=10925388
- ↑ http://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_87.htm
- ↑ http://www.cedmag.com/article-detail.cfm?id=10925388
- ↑ http://www.doa.nc.gov/procurement/documents/reports/ChangeManagementCommunicationsPlan_2011.pdf
- ↑ http://www.change-management.com/tutorial-communication-with-without.htm
- ↑ http://www.doa.nc.gov/procurement/documents/reports/ChangeManagementCommunicationsPlan_2011.pdf
- ↑ http://www.cedmag.com/article-detail.cfm?id=10925388
- ↑ http://www.cedmag.com/article-detail.cfm?id=10925388
- ↑ http://www.doa.nc.gov/procurement/documents/reports/ChangeManagementCommunicationsPlan_2011.pdf
- ↑ http://www.construx.com/uploadedFiles/Construx/Construx_Pages/Resources%281%29/CxBest_ChangeControlBoard.pdf
- ↑ http://www2.cdc.gov/cdcup/library/templates/cdc_up_change_management_plan_template.doc
- ↑ http://www2.cdc.gov/cdcup/library/templates/cdc_up_change_management_plan_template.doc
- ↑ http://pma.doit.wisc.edu/plan/3-4/how.html
- ↑ http://doit.maryland.gov/SDLC/Documents/Change%20Management%20Plan.doc
- ↑ http://www.liquidplanner.com/blog/how-should-a-project-manager-capture-decisions/
Об этой статье
Эту страницу просматривали 10 388 раз.
Реклама
