Загрузить PDF
Загрузить PDF
Открывать свой почтовый ящик может быть сродни открытию ящика Пандоры, полного неправильной грамматики, ошибок в орфографии и дурного вкуса. Подумайте о том, какое впечатление ваши письма производят на других людей. Следуйте этим шагам, чтобы улучшить свой этикет.
Шаги
Загрузить PDF
-
Старайтесь, чтобы ваши письма были лаконичными, диалоговыми и сфокусированными на теме. Письма на экране компьютера читать сложнее, чем письма на бумаге, поэтому постарайтесь, чтобы ваши письма были краткими и по теме. Не существует идеальной длины электронного сообщения, однако постарайтесь, чтобы предложения состояли из 8–12 слов, и оставляйте между абзацами пустую строку.
- В рабочем письме говорите сразу о деле: начните с «Я надеюсь на то, что вы…» или «Я думаю, мы должны…» и изложите суть дела в следующих предложениях. Многие читают только первые несколько строк, письма перед тем как решить, отвечать сейчас или позднее. Эти несколько строк должны содержать достаточно информации, чтобы позволить получателю принять решение. Для более личных писем же очень часто неплохо было бы начать с краткой персональной записки, а затем уже описать основную проблему.
-
Старайтесь избегать броского и красочного оформления. Изменяя шрифты и цвета, вставляя маркированные списки или добавляя ссылки на страницы, вы можете превратить ваше письмо в что-то дикое либо вообще нечитабельное получателем, даже если на вашем компьютере оно смотрелось прекрасно. Чем проще, тем лучше.
-
Ограничьте количество вложений. Постарайтесь добавлять вложения только в случае крайней необходимости. Постарайтесь, чтобы они были как можно меньше. Большинство почтовых агентов способно отправлять и принимать вложения до 1 Мбайта, но если размер вложения превышает 1 Мбайт, это может стать проблемой для получателя письма, потому что даже небольшие письма могут долго загружаться, если у получателя медленное соединение с интернетом. Если вам нужно отправить файл большего размера, заархивируйте его или воспользуйтесь онлайн-сервисами, которые помогают в отправке больших файлов, например Dropbox или Google Диск. Если вам нужно отправить несколько страниц, например план встреч или большой объем исправленного текста, отправьте факс или набранный текст в письме.
- Не архивируйте вложения без необходимости. Если только вложение не слишком большого размера, иначе вы рискуете потратить впустую время получателя и ограничить его доступ к вашим вложениям. На некоторых мобильных устройствах нет возможности распаковывать заархивированные файлы. К тому же это излишне, так как многие широко используемые файлы, как .xlsx, .docx, .pptx (MS Excel, Word и Powerpoint), уже и так сжаты.
- Помните, что многие люди и организации не будут открывать вложения от тех, кого они не знают, а некоторые почтовые аккаунты настроены на то, чтобы письма с вложениями автоматически перенаправлялись в папку с нежелательными сообщениями, поэтому, если вы, например, ищете работу, необходимо следовать четким инструкциям относительно вложений. Если нет никаких инструкций, отправьте дополнительное сообщение, в котором уведомите получателя о письме с вложением.
-
Подумайте хорошо перед отправкой. Не отправляйте письма сгоряча. Напишите то, что хотите, затем сохраните письмо. Добавьте получателя и нажмите кнопку «Отправить» только после того, как вы хорошенько подумали о том, что написали; вы можете поменять свое мнение, и это будет только к лучшему.
- Сейчас письма стали инструментом, позволяющим спросить или сказать то, что вы бы никогда не сказали человеку в лицо (когда-нибудь задумывались, почему в сети вы становитесь инстинктивно другим человеком?). Если вы отправляете что-либо другому человеку, перечитайте это и подумайте, сказали бы вы это человеку в лицо? Если тема письма довольно щекотливая, перечитайте дважды.
-
Будьте осторожны с использованием сокращений и эмоций. Это может быть приемлемо в неформальном письме (с другом). Но если вы начнете применять сокращения в официальных письмах, это может показаться окружающим неуместным, а вас сочтут за легкомысленного человека.
- Некоторые сокращения используются повсеместно и в основном считаются приемлемыми, кроме официальных, профессиональных писем.
Реклама
-
Правильно заполняйте строку получателя. Вы обычно отправляете письмо тому, кто должен принять меры, а в копию ставите коллегу или вашего начальника.
- Будьте осторожны, когда отправляете письмо сразу нескольким людям. Это может привести к тому, что сразу несколько человек возьмется за одно и то же задание или, наоборот, никто не предпримет попыток к действию, полагая, что задание выполняет кто-то другой.
- Если вы отправляете письмо тем, чьи адреса вы хотели бы сохранить в тайне, включите их в поле «скрытая копия», а в поле «кому» внесите свой адрес электронной почты.
- Если вы не хотите напрягать какого-либо человека (например, если этот человек представил вас другому человеку, с которым вы в данный момент прорабатываете какие-либо детали, и вы не хотите засорять почту того, кто вас изначально познакомил), переместите его адрес из поля «Кому» или «Копия» в поле «Скрытая копия».
-
Пусть тема письма будет информативной. Хорошая тема дает краткое описание самого письма и быстро подготавливает получателя. Папки входящих писем обычно завалены, поэтому информативная тема поможет получателю правильно расставить приоритеты писем. Это также убережет ваше письмо от удаления до прочтения. Так как тема письма — это первое, что видит получатель, постарайтесь сделать так, чтобы заголовок был кратким, без ошибок и без общих фраз «Привет», «Как дела», без имени получателя (письмо может быть заблокировано анти-спам фильтрами).
- Избегайте выделения ваших писем получателю. Избавьтесь от привычки выделять письма, как «срочное» или «очень важное», либо к вашим письмам начнут относиться, как к истории с мальчиком, который кричал «Волк!», и такие письма будут в конечном счете проигнорированы. Полагать, что ваше письмо важнее писем других людей слишком самоуверенно и раздражающе, особенно это касается рабочих вопросов. Будьте любезны, позвольте получателю самому расставить приоритеты в письмах.
Реклама
-
Будьте осторожны с тем, кого вы ставите в копию. Если вы сначала отвечаете на письмо, а потом пересылаете его кому-то еще, кого начальный отправитель не включил в копию, удостоверьтесь, что отправитель исходного письма не будет возражать против этого. Возможно, эта информация предназначалась только вам. Это особенно важно, если отправитель исходного текста является вашим начальником. Кроме того, будьте осторожны с функцией «скрытая копия»: если человек, которого вы поставили в скрытую копию, ответит на письмо, не заметив, что это была скрытая копия, это может привести к неприятным последствиям.
-
Решите, кому вы должны ответить. Если письмо было отправлено только вам, скорее всего, и отвечать вам нужно будет только одному человеку. Если же письмо было отправлено нескольким получателям, возможно, вам нужно будет ответить всем. Будьте рассудительны: если вы будете постоянно нажимать «Ответить всем», это приведет к тому, что избыток таких писем будет скапливаться в папках «Входящие» у очень многих людей. Подумайте о последствиях: нажимая «Ответить всем», вы отправляете письмо двадцати людям, а затем эти двадцать человек нажимают «Ответить всем»; это очень быстро может превратиться в сотни, а то и тысячи писем, потому что люди, не зная, кто же является ответственным, хотят, чтобы все были в курсе дела.
-
Дважды подумайте перед тем, как ответить только для того, чтобы сказать «спасибо». Некоторые совершенно не нуждаются в подобных письмах. Открыть и прочитать то, что ты уже знаешь — потратить лишнее время. Некоторые люди добавляют строку, в которой указывают, что не нуждаются в благодарности.
-
Обобщайте длинные рассуждения. Пролистывать множество страниц, чтобы понять, о чем идет речь, может быть довольно неприятно и раздражающе. Вместо того, чтобы продолжать пересылать письма с долгими обсуждениями, уделите немного времени и напишите краткое содержание для ваших получателей.
-
Постарайтесь, чтобы ваш ответ был информативным. Многие люди и компании получают множество писем и отвечают на сотни писем ежедневно. Избегайте таких односложных ответов, как простое «да». Добавьте также и вопрос, который был вам задан, с тем чтобы получатель знал, на что именно вы даете ответ. Постарайтесь избежать того, чтобы вашему получателю пришлось пролистывать историю ваших сообщений.
-
Отвечайте оперативно. Если вам нужно подумать или провести исследование перед тем, как ответить, или же если вы сейчас слишком заняты, чтобы написать подробный ответ, напишите отправителю короткое сообщение, что вы получили письмо и постараетесь ответить на него в ближайшее время.
-
Проявите инициативу. Отвечая на вопрос, постарайтесь предвидеть все вопросы, чтобы сэкономить время себе и своим получателям. Напишите об этом в своем письме, пока у кого-либо не возникли вопросы, что чревато чередой новых писем.Реклама
-
Не пересылайте частную переписку. Например, не пересылайте письмо, в котором содержится секрет, особенно если человек, которому вы пишете, не хочет этого. Это может привести к тому, что получатель перестанет вам доверять, а ваши отношения испортятся. Вряд ли вам хочется этого.
-
Не распространяйте слухи о людях. Если искушение все же есть, попробуйте поставить себя на место этого человека — как бы вы себя чувствовали, если бы этот человек распространял слухи о вас? Например, если у вашего друга репутация подлого и любящего командовать человека, как бы вы себя чувствовали, если бы один из ваших друзей говорил с окружающими о ваших причудах? Вы бы не чувствовали себя самым счастливым человеком, не так ли?
-
Избегайте обсуждения личных дел окружающих. Например, не говорите со своей подругой о том, что ее подруга рассталась со своим парнем. Письма не являются полностью конфиденциальными, не исключено, что человек, которого вы обсуждаете, увидит это письмо и придет в бешенство, а это, конечно же, может испортить ваши отношения.
-
Не горячитесь. Насмешки и ругань — это оскорбления, посланные специально, чтобы обидеть вас, поэтому очень важно не отвечать на них, иначе может разгореться настоящая перепалка. Это может вывести из себя другого человека, а ваш почтовый ящик может быть заблокирован.
-
Не разглашайте чужую личную информацию без разрешения. Это может быть все, что угодно, — от возраста человека до названия университета или школы, которую посещает этот человек. Поставьте себя на место этого человека — как бы вы себя чувствовали, если бы ваш друг дал кому-то другому ваш домашний адрес? Не очень приятно, поэтому перед тем, как делиться персональной информацией о другом человеке, спросите его разрешения или вовсе не делайте этого.
-
Не отправляйте письмо, когда вы рассержены. Это обязательно отразится в вашем письме, и получатель может расстроиться. Например, если вы рассержены на кого-то на работе и отправляете письмо этому человеку, обвиняя его во всех грехах, это может привести к тому, что этот человек тоже разозлится. Тот же принцип при ответе на письмо — если вы рассержены на кого-либо за какое-то определенное сообщение, не отвечайте пока не успокоитесь.Реклама
Советы
- Будьте вежливы в конце вашего письма. Завершая письмо фразами «С наилучшими пожеланиями», «Удачи» или «Заранее спасибо», вы можете смягчить даже довольно жесткое письмо и даже добиться более благоприятного ответа.
- Будьте осторожны, когда просите прислать подтверждение получения. Хотя и существует множество инстанций, в которых эти подтверждения требуются для записей, истории, в большинстве случаев это довольно раздражительно, так как заставляет получателя совершать дополнительные действия. Если это что-то очень срочное или вам необходимо узнать, получил ли человек ваше письмо, просто возьмите телефон и позвоните ему.
- Помните, ваш тон может быть отображен даже в письме. Вы когда-нибудь пробовали использовать в письме сарказм так, что ваш получатель понимал бы его не в том смысле? В письме очень трудно передать все те нюансы, которые можно выразить в устной речи. Пытаясь передать настроение, некоторые люди используют смайлики, но пользуйтесь ими осторожно, иначе можете показаться непрофессиональным. Кроме того, не стоит полагать, что использование смайлов может смягчить нелегкую беседу.
- Стандартные шрифты гораздо легче воспринимаются. Например, Arial, Cambria и Narrow. Размер шрифта должен быть нормальным, не более 15. Если вам нужно привлечь к чему-либо особое внимание, сделайте шрифт жирнее или с наклоном. Это гораздо лучше, чем «кричать» заглавными буквами.
- Избегайте использования электронной почты как средства уклонения от личного контакта. Предложение «Мы свяжемся с вами по электронной почте» иногда может вывести человека из себя как ни что иное. Вы не должны уклоняться от личных встреч и телефонных разговоров с помощью электронной почты. Постарайтесь не пользоваться электронной почтой в не очень приятных для вас ситуациях, например, если вам нужно принести извинения или оправдаться в своей ошибке.
- Если вы получили оскорбление, удалите его немедленно, чтобы избежать начала перепалки.
Реклама
Предупреждения
- Не ожидайте того, что содержимое ваших писем будет сохранено в секрете. Будьте осторожны в своих словах, иначе это может обернуться против вас.
- Не используйте рабочую подпись в личных сообщениях — это может казаться не очень дружелюбным.
- Не пользуйтесь только заглавными буквами. Это ненужная привычка может вывести из себя вашего собеседника и привести к тому, что он напишет гневное послание в ответ. Прописные буквы приравниваются к «крику».
- Постарайтесь не пересылать «письма счастья». Найдется немного человек, способных насладиться подобными ненужными письмами. Было доказано, что такие письма распространяют вирусы с компьютера на компьютер. Пересылайте только те письма, которые получены вами от знакомых адресатов.
- Избегайте кибербуллинга. Это незаконно и может сильно повлиять на других людей, в особенности на подростков (даже может привести к самоубийству).
Реклама
Реклама
