บทความนี้ ร่วมเขียน โดย Caitlin Jaymes
. เคทลิน เจมส์เป็นนักจัดระเบียบตู้เสื้อผ้าและสไตลิสต์ในลอสแองเจลิส เธอให้ความรู้แก่ลูกค้าแบบตัวต่อตัวว่าจะใช้สอยตู้เสื้อผ้าได้ครบ 100% อย่างไร หลังร่วมงานกับเธอ ลูกค้าจะเพิ่มความมั่นใจในการแต่งกาย งานของเธอถูกพูดถึงใน VoyageLA, Liverpool Los Angeles, และ Brother Snapchat Channel
มีการอ้างอิง 7 ข้อ
ที่อ้างอิงอยู่ในบทความ ซึ่งสามารถพบได้ทางด้านล่างของบทความ
บทความนี้ถูกเข้าชม 5,624 ครั้ง
อุปกรณ์สำนักงานบางอย่างก็ราคาไม่ใช่ถูกๆ การบันทึกสต็อกอุปกรณ์สำนักงานที่มี จากนั้นติดตามว่าหมดเร็วแค่ไหน จึงเป็นเรื่องสำคัญ ถ้าไม่เคยทำรายการอุปกรณ์สำนักงานมาก่อน อาจจะรู้สึกว่าเป็นงานใหญ่ แต่ก็อย่าเพิ่งเครียดไป เพราะบทความวิกิฮาวนี้จะมาแนะนำขั้นตอนทั้งหมดในการบริหารจัดการอุปกรณ์สำนักงานในสต็อกให้คุณเอง รับรองจะเก่งเหมือนมืออาชีพเลย! โดยจะเริ่มจากเคล็ดลับการจัดสต็อกพื้นฐาน ไปจนถึงขั้นตอนเฉพาะอย่างการเช็คสต็อก และเติมสต็อกอุปกรณ์สำนักงาน
ขั้นตอน
-
ถ้ากำหนดคนดูแลสต็อกไว้คนเดียว ทุกกระบวนการจะเป็นไปอย่างลื่นไหล. ผู้จัดการสต็อกอุปกรณ์สำนักงานที่ดี จะคอยจัดระเบียบ ตรวจเช็ค และติดตามของในสต็อกเป็นประจำทุกวัน ถ้ามีคำถามอะไรเกี่ยวกับอุปกรณ์สำนักงานขึ้นมา ก็สอบถามผู้จัดการได้เลย ซึ่งผู้จัดการก็ควรตอบคำถามได้ทันที ในทุกเรื่องเกี่ยวกับอุปกรณ์สำนักงาน [1] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- อุปกรณ์สำนักงานบางอย่างก็ราคาไม่ใช่ถูกๆ เพราะฉะนั้นผู้ที่ดูแลสต็อกต้องทำหน้าที่เหมือนคนเฝ้าประตู ไม่ใช่ปล่อยให้ใครเดินเข้าออกได้ตามสะดวก
โฆษณา
-
กำหนดพื้นที่รวมอุปกรณ์สำนักงาน จะได้ตรวจติดตามง่ายๆ. ในบริษัทน่าจะมีพื้นที่เก็บอุปกรณ์สำนักงานโดยเฉพาะอยู่แล้ว แต่ถ้ายังไม่มี ให้รีบหา! ถ้าทุกอย่างรวมอยู่ในที่เดียว รับรองว่าการตรวจเช็คสต็อกจะเป็นไปอย่างสะดวกรวดเร็ว [2] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- ถ้าพื้นที่ไม่พอ ใช้ชั้นวางของขนาดใหญ่ ตู้เก็บอุปกรณ์ หรือห้องทำงานสักห้องที่ว่างอยู่ก็ได้ [3] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
-
แยกประเภทอุปกรณ์สำนักงาน จะได้หาและเช็คสต็อกได้รวดเร็ว. เริ่มจากสำรวจอุปกรณ์สำนักงานทั้งหมดที่มี แล้วแบ่งประเภท อันไหนประเภทเดียวกันก็จัดไว้ด้วยกัน จากนั้นวางแผนว่าจะจัดวางอุปกรณ์สำนักงานต่างๆ ในห้องหรือพื้นที่นั้นยังไง ให้คิดว่าอะไรต้องใช้ทุกวัน อะไรใช้แค่อาทิตย์ละครั้ง เดือนละครั้ง จากนั้นจัดเรียงให้อะไรที่ใช้ประจำ อยู่ใกล้ หยิบใช้สะดวก เสร็จแล้วติดป้ายระบุชื่ออุปกรณ์ไว้ที่ชั้นวาง ตะกร้าใส่ หรือภาชนะ/กล่อง [4] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- เช่น วางอุปกรณ์ที่ต้องใช้ประจำไว้ในระดับสายตา ให้หยิบง่าย ส่วนพวกโทนเนอร์ พรินเตอร์ เก็บไว้ชั้นบนๆ ได้ เพราะไม่ได้ใช้บ่อยขนาดนั้น
- ถ้าอุปกรณ์สำนักงานเยอะเป็นพิเศษ แนะนำให้จัดเรียงตามลำดับอักษร ตามชื่ออุปกรณ์ น่าจะหาง่ายขึ้น
- หรือจัดประเภทตามความต้องการของแต่ละแผนก เช่น อุปกรณ์สำนักงานของแผนกบัญชี ก็แยกไว้ชั้นหนึ่ง ส่วนแผนกธุรการก็อีกชั้น
โฆษณา
-
พอจัดอุปกรณ์สำนักงานทั้งหมดเป็นระเบียบแล้ว ก็ทำรายการหลักได้ง่าย!. หยิบปากกากับกระดาษมาจดทุกอย่างที่มีในสต็อกลงไป รวมถึงชื่อยี่ห้อ ชื่ออุปกรณ์ หมายเลข สี และรายละเอียดอื่นๆ ที่จำเป็นสำหรับการเติมสต็อก [5] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- เช่น จดชื่อยี่ห้อและประเภทโทนเนอร์ของพรินเตอร์ที่สำนักงานใหญ่ใช้ไว้ แบบนี้ก็ไม่ต้องมานั่งหารายละเอียด เวลาจะสั่งหมึกมาเติม
-
ถ้าเป็นออฟฟิศขนาดเล็กถึงกลาง แนะนำให้ใช้ spreadsheet. ไม่ถึงกับต้องซื้อโปรแกรมพิเศษอะไรมาบริหารจัดการสต็อกอุปกรณ์สำนักงานในออฟฟิศทั่วไป! แค่ spreadsheet ของ Excel หรือ Google Sheets ก็เหลือเฟือแล้ว เริ่มจากสร้างคอลัมน์ไว้ลงรายชื่ออุปกรณ์สำนักงาน โดยแยกไปตามแต่ละเซลล์ จากนั้นสร้างคอลัมน์เพิ่มเติม ไว้ใส่ข้อมูลอย่างชื่อยี่ห้อ หมายเลขชิ้นส่วน สี และอื่นๆ [6] X แหล่งข้อมูลอ้างอิงโฆษณา
-
สร้างคอลัมน์สุดท้ายไว้เช็คยอดในสต็อก. ใส่จำนวนของที่มีในสต็อก ของแต่ละอุปกรณ์สำนักงาน ไว้ในคอลัมน์สุดท้ายของ spreadsheet จากนั้นเซฟ spreadsheet แล้วเก็บไว้ที่หน้า desktop จะได้เปิดดูและอัพเดทได้ง่ายๆ [7] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- ถ้าอยากลงรายละเอียดกว่านี้ ให้สร้างคอลัมน์ “trigger point” แล้วใส่เลขที่ว่าด้วย โดย trigger point จะเป็นจำนวนของแต่ละอุปกรณ์ที่แนะนำให้คงไว้ในสต็อก พอของในสต็อกลดลงไปต่ำกว่า trigger point ก็ถึงเวลาเติมสต็อก! ถ้าทำตามนี้ก็ไม่ต้องกลัวของหมดเลย [8] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
-
โปรแกรมจะช่วยให้ขั้นตอนบริหารสินค้าคงคลังจำนวนมากนั้นตรวจติดตามได้ง่าย. ถ้าเป็นองค์กรใหญ่ มีอุปกรณ์สำนักงานในสต็อกเยอะเป็นพิเศษ แนะนำให้ลงทุนกับโปรแกรมบริหารจัดการสินค้าคงคลัง รับรองคุ้มค่า! ขั้นแรกให้พิมพ์ชื่ออุปกรณ์ และจำนวนที่มีในสต็อก จากนั้นให้ผู้จัดการอุปกรณ์สำนักงาน คอยอัพเดทยอดในสต็อกทุกครั้งที่มีการเบิกอุปกรณ์สำนักงานออกไป [9] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- ถ้าอัพเดทข้อมูลในโปรแกรมแบบ real time ไม่ได้ ก็แนะนำให้ผู้จัดการจดบันทึกอุปกรณ์สำนักงานที่ถูกเบิกออกไปก่อน ค่อยมาป้อนข้อมูลในโปรแกรมทีหลัง
- ตั้งค่าให้โปรแกรมแจ้งเตือนไปที่ desktop หรือทาง SMS ทุกครั้งที่จำนวนอุปกรณ์ลดลงถึง trigger point ที่กำหนดไว้ จะได้คอยเติมสต็อกไม่ให้พร่อง!
- แต่ละโปรแกรมก็มีฟังก์ชั่นการใช้งานแตกต่างกันไป ก็ให้เลือกที่ตรงตามความต้องการของออฟฟิศคุณที่สุด เช่น บางโปรแกรมจะมีให้สแกนบาร์โค้ดเพื่อบันทึกยอดที่มีในสต็อก อันนี้เหมาะกับองค์กรใหญ่ที่อุปกรณ์สำนักงานเยอะเป็นพิเศษ!
โฆษณา
-
สำคัญมากว่าต้องหมั่นเช็คสต็อก จะได้อัพเดทข้อมูลใน spreadsheet. อันนี้แล้วแต่ว่าออฟฟิศคุณใช้อุปกรณ์สำนักงานเปลืองแค่ไหน บางทีอาจจะต้องเช็คสต็อกทุกอาทิตย์ แต่บางทีก็เช็คแค่ทุกสองอาทิตย์ หรือทุกเดือน พอถึงวันที่กำหนด ให้เข้าไปนับจำนวนว่าเหลือแต่ละอุปกรณ์ในสต็อกมากแค่ไหน แล้วอัพเดทข้อมูลใน spreadsheet ตามนั้น จากนั้นสั่งของเติมสต็อกตามต้องการ [10] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- ถ้ากำหนด trigger points ไว้ ก็ให้สั่งของเพิ่มเมื่อถึงกำหนด ไม่ต้องขึ้นอยู่กับจำนวนของในสต็อก
-
กำหนดเลยว่าจะสั่งของเพิ่มวันไหน เพื่อให้เป็นระเบียบ. กำหนดวันสั่งของเติมสต็อกไว้เลย จะช่วยคงจำนวนของในสต็อก ไม่ใช่สั่งหลายอย่างแยกหลายครั้ง เท่ากับวางแผนซื้อของครั้งเดียวไปเลยในวันที่กำหนด ทุกอย่างจะได้มาถึงพร้อมกัน [11] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- จะต้องสั่งซ้ำบ่อยแค่ไหน ก็แล้วแต่ว่าเบิกอุปกรณ์ในสต็อกบ่อยแค่ไหน และเช็คสต็อกบ่อยแค่ไหน
โฆษณา
-
รักษาความปลอดภัย ให้มีแต่ผู้จัดการที่เข้าไปในห้องเก็บอุปกรณ์. ถ้าปล่อยให้พนักงานแต่ละคนเข้าไปหยิบอุปกรณ์สำนักงานในห้องจัดเก็บตามใจชอบ จะตรวจติดตามได้ยากมากเลย ที่สำคัญคือสิ้นเปลืองงบประมาณ เพราะอุปกรณ์สำนักงานลดฮวบแน่นอน ปัญหานี้ป้องกันได้โดยล็อคห้อง หรือจำกัดการเข้าถึง ไว้เฉพาะผู้ดูแลเท่านั้น (และอาจจะมีพนักงานผู้ช่วยอีก 1 - 2 คน) [12] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- แบบนี้พนักงานก็จะต้องสอบถามผู้จัดการ (หรือผู้ช่วยที่ได้รับมอบหมาย) ก่อนเสมอ เวลาจะใช้อุปกรณ์สำนักงานอะไรในคลัง
บทความวิกิฮาวอื่น ๆ ที่่เกี่ยวข้อง
ข้อมูลอ้างอิง
- ↑ https://bizfluent.com/how-4518917-manage-office-supplies-inventory.html
- ↑ https://getwindfall.com/4-clever-ways-to-manage-your-office-supply-budget/
- ↑ https://www.theorderexpert.com/organizing-tip-how-keep-track-office-supplies/
- ↑ https://www.forbes.com/sites/theyec/2018/10/17/five-ways-to-improve-your-inventory-management/?sh=2b6bee492b7d
- ↑ https://www.theorderexpert.com/organizing-tip-how-keep-track-office-supplies/
- ↑ https://makeinbusiness.com/tips-for-managing-your-office-supply-inventory-as-a-new-business/
- ↑ https://makeinbusiness.com/tips-for-managing-your-office-supply-inventory-as-a-new-business/
- ↑ https://www.forbes.com/sites/kevingibbon/2017/04/05/one-step-ahead-the-importance-of-inventory-planning-for-smbs/?sh=528c039d70b7
- ↑ https://makeinbusiness.com/tips-for-managing-your-office-supply-inventory-as-a-new-business/