ดาวน์โหลดบทความ
ดาวน์โหลดบทความ
ATTN นั้นย่อมาจาก “attention” ปกติจะใช้ในอีเมลกับจดหมายทั่วไป เพื่อใช้ระบุผู้รับ ถ้าเป็นอีเมล ควรใส่ ATTN ไว้ที่หัวข้ออีเมลหรือ subject จะเหมาะที่สุด จะได้ชัดเจนกันไปเลย ว่าข้อความในอีเมลนี้จ่าหน้าถึงใคร ถึงมือผู้รับแน่นอน
ขั้นตอน
-
นำหน้า subject ด้วย ATTN. ในบางกรณี เช่น อีเมลสมัครงาน ถ้ามีแค่อีเมลของบริษัท แต่อยากจ่าหน้าถึงพนักงานหรือแผนกไหน ก็ใส่ไปในหัวข้ออีเมลเลยว่า “ATTN: Khun Pichai” เป็นต้น [1] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- หรือถ้าไม่รู้ชื่อผู้รับ ก็ให้เขียนประมาณว่า “ATTN: HR Manager” หรือ “ATTN: Marketing Department” เป็นต้น
-
สรุปใจความสำคัญของอีเมลไว้ใน subject. นอกจากระบุผู้รับหรือกลุ่มผู้รับให้ชัดเจนแล้ว น่าจะสรุปใจความของเนื้อหาไป 2 - 3 คีย์เวิร์ดในอีเมลด้วย แบบนี้ถือว่าตรงประเด็น ผู้รับเปิดอ่านอีเมลไวแน่นอน
- เช่น เขียนหัวข้ออีเมลว่า “ATTN: Khun Pichai re: Digital Marketing Specialist Position”
-
ถ้า subject ยาวไปแล้ว ก็ใส่ ATTN ที่ต้นเนื้อหาในอีเมลแทน. คุณใส่ข้อความ ATTN ไว้ในเนื้อหาอีเมลหรือไฟล์แนบได้ แบบนี้ก็ยังสื่อสารเพิ่มเติมกับผู้รับได้อยู่ และสงวน subject ไว้ใช้บอกจุดประสงค์ของอีเมลโดยเฉพาะ เหมาะสำหรับตอนตอบอีเมลที่มี subject เก่าอยู่แล้ว
- เช่น เริ่มเนื้อหาอีเมลว่า "ATTN: Khun Pichai"
- แต่จะใส่ ATTN ทั้งใน subject และเนื้อหาอีเมลก็ไม่ว่ากัน
โฆษณา
-
ใช้ ATTN ถ้าไม่มีอีเมลของผู้รับที่ต้องการ. ถ้าไม่มีอีเมลของพนักงานหรือแผนกนั้นโดยตรง ให้ส่งข้อความไปที่อีเมลของบริษัท โดยใส่ ATTN ใน subject ว่าจะส่งข้อความนี้ถึงใคร
-
ใส่ ATTN ตอนเขียนอีเมลในแผนกหรือในบริษัท. ให้ใส่ ATTN ตอนส่งข้อความภายในที่เกี่ยวข้องกับคนในกลุ่มหรือแผนก แต่อยากเจาะจงถึงเพื่อนร่วมงาน 1 - 2 คนเป็นพิเศษ แบบนี้ทุกคนก็ได้ข่าวสารทั่วกัน แต่อาจจะมีบางเรื่องที่มอบหมายให้คนที่ระบุชื่อโดยเฉพาะ
- จะเขียนว่า “ATTN: Khun Nida re: business trip” แต่ส่งอีเมลไปหาทั้งแผนกก็ได้
-
เน้นความสำคัญของอีเมลโดยใส่ ATTN. จะใส่ ATTN ใน subject เพื่อเน้นว่าเรื่องในอีเมลต้องจัดการโดยด่วนก็ได้ เช่น “Business trip canceled urgent ATTN”โฆษณา
-
ต้องมี subject. เวลาจะส่งอีเมลสำคัญ ต้องมี subject หรือหัวข้อของอีเมลเสมอ เพราะคุณเน้นใจความสำคัญของอีเมล หรือระบุบางคีย์เวิร์ดของเนื้อหาอีเมลได้ อีเมลที่ไม่มี subject จะดูเหมือน junk หรือ spam มักจะถูกลบไปจาก inbox แถมผู้รับจะรำคาญว่าต้องมานั่งเปิดดูทีละอีเมล ถึงจะรู้ว่าอันไหนเป็นเรื่องอะไร [2] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
-
ใส่ subject แค่สั้นๆ พอ. inbox ของอีเมลส่วนใหญ่จะแสดง subject แค่ประมาณ 60 อักขระ ยิ่งถ้าอ่านในแอพยิ่งเหลือแค่ประมาณ 25 - 30 อักขระ เพราะงั้นพยายามเขียนหัวข้ออีเมลให้สั้นกระชับได้ใจความไว้ [3] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- ใช้ตัวย่อ เช่น “ATTN” กับ “RE” จะลงรายละเอียดได้ครบถ้วนกว่า
-
เขียนอะไรที่ดึงดูดความสนใจ. แต่ละวันเราได้รับสารพัดอีเมลจนแทบจะล้น inbox กันอยู่แล้ว แน่นอนว่าต้องมี spam กับโฆษณาต่างๆ หลงมาด้วย หลายคนเลยชิงลบอีเมลแปลกๆ ซะก่อนจะเปิดอ่าน ถ้าจะส่งอีเมลหาคนที่ไม่ได้รู้จักกันเป็นการส่วนตัว ต้องพยายามทำให้อีเมลโดดเด่นออกมา วิธีดึงดูดความสนใจผู้รับก็เช่น เขียนหัวข้ออีเมลให้ตรงประเด็นและดึงความสนใจ [4] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- เช่น เขียนว่า “คุณไม่รู้จักผม แต่ผมเห็นคุณอยู่ทุกวัน” ไม่ว่าจะเป็นคนที่แอบชอบ เดินสวนกันที่คณะทุกวัน หรือดาราคนโปรดที่เห็นหน้ากันทางทีวีทุกวัน หัวข้ออีเมลที่กึ่งๆ จะแสดงความชื่นชม กึ่งๆ โรคจิตนิดๆ แบบนี้ รับรองคนได้รับจะหยุดทุกอย่างแล้วแวะเข้าไปอ่านว่ามันอะไรกันแน่
- หรือเขียนว่า “ขอเชิญพบกับนิยายที่เขียนจบใน 16 ชั่วโมง” ก็เป็นหัวข้ออีเมลที่น่าสนใจดี สำหรับคนที่ส่งต้นฉบับไปให้สำนักพิมพ์พิจารณา
-
อย่าลืมรายละเอียดสำคัญ. ย้ำว่าหัวข้ออีเมลต้องมีคีย์เวิร์ดหรือใจความสำคัญของเนื้อหา ถ้าจะเขียนอีเมลหาเพื่อนร่วมงานเรื่องโครงการอะไร ก็ต้องใส่ชื่อโครงการไว้ใน subject ให้ชัดเจน แบบนี้เห็นปุ๊บเขาจะได้รู้ปั๊บ แล้วรีบเปิดอ่านดำเนินการ [5] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- หรือเขียนว่า “ขอคำตอบด่วน!” ก็ยิ่งเพิ่มความสำคัญและการตอบรับ
- หรือถ้าไม่ใช่เรื่องใหญ่แต่อยากได้คำตอบเร็วๆ ก็อาจจะเป็น “location confirm re: lunch meeting” แบบนี้รู้เลยว่าเป็นเรื่องอะไร รับรองคนจะรีบเข้ามาเช็คหรือแนะนำสถานที่กัน
โฆษณา
ข้อมูลอ้างอิง
- ↑ https://english.stackexchange.com/questions/131405/how-to-indicate-the-attn-person-in-an-email
- ↑ http://www.businessinsider.com/how-to-write-an-email-subject-line-2015-1
- ↑ http://www.businessinsider.com/how-to-write-an-email-subject-line-2015-1
- ↑ http://www.huffingtonpost.com/adam-grant/cold-email-tips_b_3495308.html
- ↑ http://www.businessinsider.com/how-to-write-an-email-subject-line-2015-1
เกี่ยวกับวิกิฮาวนี้
มีการเข้าถึงหน้านี้ 20,851 ครั้ง
โฆษณา
