ดาวน์โหลดบทความ
ดาวน์โหลดบทความ
ทั้งหน้าที่การงาน ครอบครัว เพื่อนฝูง แล้วยังเวลาหาความสุขส่วนตัวและอื่นๆ อีก เหล่านี้ต่างก็ดูดพลังชีวิตแถมทำเอาแต่ละวันของเรายุ่งเหยิงไปหมด แต่จะเลวร้ายยิ่งกว่าถ้าใครเป็นพวกไร้ระเบียบ จนทำเอาถอดใจว่าชีวิตนี้คงไม่มีวันสบายกับเขาได้เลย การจัดระเบียบนี่แหละคือทักษะสำคัญที่จะช่วยจัดการกับภาระหน้าที่ทั้งหลายของคุณ แต่ก็ใช่ว่าทุกคนจะสามารถจัดระเบียบแต่ละเรื่องในชีวิตได้ง่ายๆ เสมอไป อย่างไรก็ดี ถ้าคุณรู้จักวิธีและหมั่นฝึกฝน รับรองว่าคุณจะทำอะไรมีประสิทธิภาพและศักยภาพขึ้นอีกเยอะ แล้วชีวิตดี๊ดีจะไปไหนเสีย
ขั้นตอน
-
ทำ to-do list. เขียนทุกอย่างที่ต้องทำวันนี้ลงไป พอทำข้อไหนเสร็จก็ขีดฆ่าข้อนั้นออก พอเขียนสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวันออกมาแบบนี้ คุณก็ไม่ต้องมานั่งจำนั่งเตือนตัวเองให้เครียด แถมเวลาได้ขีดฆ่าสิ่งที่ทำเสร็จแล้วออก มันรู้สึกว่าตัวเองขยันน่าดู เพราะฉะนั้นถ้าทำอะไรแล้วในวันนั้นก็เขียนลงไปแล้วขีดทิ้งด้วยก็ได้
- จัดลำดับความสำคัญของแต่ละเรื่องใน to-do list โดยเรียงจากสำคัญมากไปสำคัญน้อย คุณจะรู้ได้ว่าอันไหนควรทำก่อนหลัง โดยดูว่าเรื่องไหนเร่งด่วนและสำคัญกว่าอีกเรื่อง ถามตัวเองว่า “ถ้าวันนี้เลือกทำได้อย่างเดียว จะทำอะไร?” นั่นแหละข้อแรกสุดใน to do list ของคุณ [1] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- ถ้าเป็นไปได้ให้ทำ to-do list ของวันรุ่งขึ้นเตรียมไว้เลยแล้วอ่านทวนว่าต้องทำอะไรก่อนเข้านอน แบบนั้นพอตื่นเช้ามาสมองจะได้ตื่นตัว พร้อมลงมือ
-
ทำลิสต์แบบยืดหยุ่น เพิ่มสิ่งที่อยากทำเข้าไปเรื่อยๆ. อย่างถ้ามีหนังสือที่คุณอยากอ่าน หรือร้านอาหารที่อยากแวะไปชิม ก็จดไว้ใน running list หรือลิสต์ที่ไม่มีกำหนดเวลาชัดเจนแล้วพกติดตัวไว้ตลอดเวลา ถ้าคุณอยากดูหนังก็ไม่ได้แปลว่าคุณต้องดูภายในวันนี้ ก็เลยยังไม่ต้องใส่ไว้ใน to-do list ประจำวัน การมี running list จะช่วยเตือนความจำคุณเรื่องสิ่ง “นอกเหนือ” ที่ต้องทำ [2] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- จะเขียน running list ไว้ในสมุดเล่มเล็กๆ จะได้พกติดตัว หรือใช้โปรแกรมออนไลน์อย่าง Dropbox ก็ได้ แบบนั้นก็เข้าไปดูได้ตลอดเวลา
-
เวลาคุยกับใครให้จดไว้. เวลาคุยกับใครให้จดบทสนทนาเก็บไว้ ถือเป็นเรื่องสำคัญมากโดยเฉพาะการติดต่อพูดคุยกันทางธุรกิจ แต่ถึงเป็นเพื่อนหรือครอบครัวก็มีประโยชน์เหมือนกัน การจดโน้ตจะทำให้คุณจำเรื่องสำคัญที่คู่สนทนาพูดได้ หรือสิ่งที่ต้องทำ ไม่ก็เก็บไว้ระลึกถึงประสบการณ์ดีๆ ที่เคยมีร่วมกันกับคนสำคัญ [3] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- ไม่ต้องถึงขนาดพกสมุดไว้ตลอดแล้วจดทุกคำพูดของคนอื่น แค่หาเวลามาจดเรื่องสำคัญสัก 1 - 2 อย่างทุกครั้งที่คุยกับใครก็พอ
-
ใช้สมุด planner. สมุด planner แบบรายปีนี่แหละที่จะรวบรวมทุกความคิดของคุณไว้เป็นอย่างดี จดไปเลยเวลานัดกับใคร ไปเที่ยวที่ไหน และเรื่องสำคัญอื่นๆ จากนั้นก็อ่านทวนความจำทุกวัน และจดสิ่งที่คุณจะทำในระยะยาวลงไป เช่น ถ้าต้องโทรคุยกับลูกค้า 6 เดือนนับจากนี้ ก็เขียนลงไปใน planner เลยจะได้ไม่ลืม
-
กำจัดเรื่องรกสมอง. ก็เหมือนเวลาคุณโละของที่ไม่ได้ใช้หรือไม่สำคัญทิ้งไปจากบ้านหรือที่ทำงานนั่นแหละ คุณก็ต้องหมั่นล้างความคิดต่างๆ ที่ไม่จำเป็นออกจากสมองเหมือนกัน ลองนั่งสมาธิดูเพื่อให้จิตใจและสมองปลอดโปร่ง คลายเครียดคลายกังวล [4] X แหล่งข้อมูลอ้างอิงโฆษณา
-
อะไรไม่ใช้ก็ทิ้งไป. De-cluttering หรือการกำจัดของรกหูรกตานี่แหละขั้นตอนแรกที่สำคัญในการจัดบ้าน เทลิ้นชักออกมาเลย แล้วเก็บของที่ไม่จำเป็นออกให้เรียบ อาหารหมดอายุก็ทิ้งไป เสื้อผ้าและรองเท้าที่ไม่ได้หยิบมาใช้เป็นปีก็ทิ้งหรือบริจาคซะ ยาหมดอายุทิ้งได้แต่ต้องมิดชิด ส่วนสารพัดของใช้ในห้องน้ำ อันไหนขวดเปล่า อันไหนเหลือครึ่งๆ แต่ไม่ค่อยได้ใช้ก็ต้องถูกกำจัด ของอื่นๆ ที่ไม่จำเป็นกับคุณอีกต่อไปแล้วก็เช่นกัน [5] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
-
ทำแฟ้มจัดการสิ่งต่างๆ ที่สำคัญในชีวิต. ติดป้ายกำกับแต่ละช่องไว้ด้วย ว่า “ประกันรถ”, “พักร้อน”, “ใบเสร็จ”, “งบประมาณ” และอื่นๆ ที่จำเป็นหรือสำคัญต่อชีวิตคุณ
- กำหนดสีให้แต่ละช่องไปเลย เช่น สีฟ้าคือใบเสร็จ (ค่าน้ำมัน ของชำ เสื้อผ้า) สีแดงคือประกัน (ประกันรถ บ้าน ประกันชีวิต) เป็นต้น
- เก็บแฟ้มไว้บนชั้นให้เป็นระบบระเบียบ
-
ติดชั้นวางของกับตะขอที่ผนัง. ถ้าในบ้านคุณมีที่แคบๆ ในแนวตั้งแล้วใช้ประโยชน์อะไรไม่ค่อยได้ ให้ลองซื้อตะขอมาติดผนังไว้แขวนจักรยานในโรงรถหรือห้อยของอื่นๆ ในบ้าน และหาชั้นวางของ (ชั้นแบบตอกตะปูติดผนัง ไม่ใช่ตู้) มาเพิ่มพื้นที่ใช้สอยและตกแต่งบ้านอย่างมีประสิทธิภาพ
-
ซื้อกล่องหรือตะกร้าเก็บของ. อย่างถ้าจะจัดออฟฟิศ ก็ให้จัดเก็บลงกล่องและตะกร้าให้เป็นระเบียบ เก็บของประเภทละกล่อง แล้วจัดระบบตามใจคุณ (แต่ต้องยึดตามนี้นะ) ถ้าจะจัดบ้านก็ต้องซื้อกล่องหรือตะกร้าหลายๆ ขนาด สำหรับช้อนส้อมจานชาม เครื่องสำอาง ตุ๊กตุ่นตุ๊กตา อาหาร รองเท้า และของกระจุกกระจิกทั้งหลายโฆษณา
-
ซื้อกล่องหรือตะกร้าเก็บของ. เดี๋ยวนี้หาซื้อได้ง่ายๆ จะสั่งซื้อออนไลน์หรือแวะไปเลือกชมตามห้างสรรพสินค้าต่างๆ หรือร้านขายของแต่งบ้านโดยเฉพาะอย่าง IKEA ไม่ก็ร้านขายอุปกรณ์สำนักงานอย่าง OfficeMate ก็ได้ เลือกมาสัก 10 กล่องเป็นอย่างน้อย คละขนาดด้วย จะได้แยกเก็บกระดาษ ปากกา และอื่นๆ ที่ขนาดใหญ่กว่า [6] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- ซื้อกล่อง ตะกร้าเก็บของ ลิ้นชักเก็บเอกสาร และอื่นๆ ตามลักษณะการใช้งาน
-
ซื้อเครื่องติดฉลากหรือสติ๊กเกอร์. จะมีประโยชน์อะไรถ้าเก็บของใส่กล่องซะดิบดีแต่ไม่รู้ว่าอะไรอยู่กล่องไหน? ใช้เครื่องติดฉลากหรือสติ๊กเกอร์นี่แหละแยกประเภทให้เรียบร้อย เช่น กล่องหนึ่งเขียนว่า “เครื่องเขียน” เอาไว้เก็บพวกดินสอ ปากกา ไฮไลต์ ส่วนอีกกล่องติดว่า “อุปกรณ์” ไว้เก็บกรรไกร แมกซ์ ที่แกะแมกซ์ แล้วก็ที่เจาะกระดาษ [7] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- ติดฉลากแยกประเภทให้หมด กระทั่งแฟ้ม ลิ้นชัก แล้วก็ตู้เอกสาร
-
แยกประเภทตาม “การใช้งาน”. แทนที่จะจัดเอกสารลงแฟ้มแยกตามที่มา ให้เก็บตามการใช้งานในอนาคตจะดีกว่า เช่น ถ้ามีเอกสารจองโรงแรมแถวเขาใหญ่ที่คุณต้องไปพักช่วงสัมนา ก็ให้เก็บไว้ในแฟ้มที่เขียนว่า “เขาใหญ่” แทนที่จะไปเก็บในแฟ้ม “โรงแรม” [8] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- ทำแฟ้มแยกย่อยลงมา เช่น ถ้าคุณเป็นคนเดินทางบ่อยๆ ถึงมีแฟ้ม “โรงแรม” แล้วก็ควรมีแฟ้มแยกย่อยของแต่ละ “จังหวัด” ไปเลย โดยเฉพาะจังหวัดที่ไปบ่อยๆ
-
เวลาจัดออฟฟิศให้ทำโครงร่างหรือ “สารบัญ” ด้วย. เพราะถึงจะเป็นระเบียบเรียบร้อย แต่ถ้าจำไม่ได้ว่าอะไรอยู่ที่ไหนก็ไม่มีประโยชน์ ให้ไล่รายชื่อของแต่ละกล่อง รวมถึงของทุกชิ้นข้างในด้วย อีกหน่อยจะใช้ก็หาเจอทันที
- แถมพอใช้เสร็จ ถ้ามีรายการนี้คุณก็สามารถเก็บของคืนที่ได้อย่างง่ายดาย
-
แบ่งงานเป็น “จะทำ” กับ “เสร็จแล้ว”. ใช้พื้นที่บางส่วนของโต๊ะวางกองงานที่ต้องทำ (เอกสารที่ต้องเซ็น รายงานที่ต้องอ่าน และอื่นๆ) ส่วนอีกกองหนึ่งเป็นงานที่เสร็จแล้ว พอแยกกันชัดเจนแบบนี้คุณก็ไม่สับสนแล้ว ว่างานไหนทำแล้ว งานไหนยังไม่ทำ
-
อะไรไม่ใช้ก็ทิ้งไป. ตอนเก็บของเข้ากล่องที่ซื้อมาก็ให้ทิ้งของที่ไม่ใช้แล้วไปด้วยพลางๆ อย่างอะไรที่ร้อยวันพันปีไม่เคยกระทั่งหยิบขึ้นมาดูหรือเปิดใช้ พวกของที่เสียแล้ว ส่วนอะไรที่สำรองไว้แต่ยังไม่ใช้ก็เก็บลืมไปก่อน [9] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- เอกสารที่ไม่ใช้แล้วก็ทำลายซะ ส่วนอุปกรณ์ของใช้สำนักงานทั้งหลายก็ลองถามเพื่อนร่วมงานดู ว่าเขาจะใช้หรือเปล่า
- ถ้าคุณตัดใจทิ้งอะไรไม่ลง ให้ลองขนไปบริจาคแทน อย่างน้อยก็คิดซะว่าของพวกนี้จะไปทำประโยชน์ให้คนอื่นไง
-
จัดระเบียบคอมพิวเตอร์. ถึงจะจัดของรอบตัวซะนิ้งแค่ไหน แต่ถ้าปล่อยไฟล์ในคอมพิวเตอร์อยู่กันแบบตามมีตามเกิด ก็อาจทำให้งานของคุณไม่ค่อยลื่นไหล สุดท้ายก็ยังหงุดหงิดใจเพราะความรกรุงรังอยู่ รีบคลิก new folder เร็ว หรือจะสร้าง subfolder (โฟลเดอร์ย่อย) ไว้เก็บไฟล์ด้วยก็ได้ หน้า desktop อย่าปล่อยให้รก จะได้หาอะไรสะดวกๆ ไฟล์ไหนซ้ำซ้อนก็ลบไปซะ เวลาตั้งชื่อไฟล์ก็ลงรายละเอียดหน่อย ส่วนแอพไหนไฟล์ไหนไม่จำเป็นก็ลบให้เกลี้ยง [10] X แหล่งข้อมูลอ้างอิงโฆษณา
-
หมั่นเก็บของเข้าที่ แค่ 10 นาทีต่อวัน. ไหนๆ ก็อุตส่าห์เสียเวลาจัดระเบียบ เก็บทุกอย่างเป็นที่เป็นทางแล้ว ลองสละเวลามาเก็บงานอีกนิดในแต่ละวัน จะได้เรียบร้อยในระยะยาวไง ทุกคืนให้จับเวลาสัก 10 นาที แล้วใช้เวลานี้เก็บของเข้าที่ เช็คด้วยว่ากล่องและตะกร้าต่างๆ ยังอยู่ดีตามที่จัดไว้หรือเปล่า [11] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
-
ถ้าจะเพิ่มของใหม่ในชีวิต ให้แลกกันกับของเก่า. ก่อนจะซื้อหนังสือเล่มใหม่ ให้สำรวจชั้นหนังสือของตัวเองก่อน ว่ามีเล่มไหนไม่เคยอ่านหรือจะไม่อ่านอีกแล้ว จากนั้นก็ทิ้งไป แต่จริงๆ แล้วบริจาคให้คนที่เขาได้ประโยชน์จะดีที่สุด จะได้ไม่เสียของ [12] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง Kolberg, J., Nadeau, K. 2002. ADD-friendly ways to organize your life. New York: Brunner-Routledge
- หรือก้าวกระโดดไปกำจัดของเก่า 2 - 3 ชิ้น เพื่อแทนที่ด้วยของใหม่ 1 ชิ้นเลยก็ได้
-
วางกล่อง “บริจาค” ไว้ให้เห็นเด่นชัด. หากล่องมาตั้งไว้เลย คุณอยากขนอะไรไปบริจาคจะได้ใส่กล่องได้ทันควัน พอเห็นของที่ไม่ใช้แล้วเมื่อไหร่ก็หย่อนลงกล่องบริจาคเลย
- ถ้าของชิ้นนั้นไม่เหมาะจะเอาไปบริจาค ก็ทิ้งลงถังเลยจะรออะไร
-
ลิ้นชักไหนเปิดค้างอยู่ให้รีบปิด. ไม่ต้องรอ 10 นาทีทองประจำวันแล้วค่อยทำ เห็นอะไรผิดที่ผิดทางก็เก็บเข้าที่ได้ทันทีตลอดวัน ถังขยะเต็มก็รีบเปลี่ยนถุง กระดาษวางเกลื่อนก็เก็บด่วน เรียกว่าจัดระเบียบกันจนติดเป็นนิสัยเลยทีเดียว
- แต่ก็อย่าลงทุนถึงขนาดทิ้งงานทิ้งการมาจัดของ รีบไปไหนมีอะไรต้องทำก็อย่าเพิ่งเดินย้อนกลับมาปิดลิ้นชัก ไว้ถ้าตื่นมา จะเตรียมตัวไปประชุม แล้วลิ้นชักหน้าบ้านเปิดอยู่ แบบนั้นก็ปิดตอนจะออกจากบ้านได้ แต่ถ้าการปิดลิ้นชักจะไปขัดจังหวะการทำงานของคุณ บอกเลยว่าประสิทธิภาพการทำงานอาจลดลงถึง 25% เลยทีเดียว! [13] X แหล่งข้อมูลที่เชื่อใจได้ Harvard Business Review ไปที่แหล่งข้อมูล
-
จัดระเบียบด้วยเทคโนโลยี. เดี๋ยวนี้มีแอพเป็นร้อยเป็นพันที่ช่วยคุณจัดระเบียบชีวิตได้ ทั้งแอพ to do list อย่าง Evernote, แอพเตือนความจำอย่าง Beep Me, แอพจัดทริปอย่าง TripIT แล้วก็แอพจัดระบบการทำงานอย่าง Last Time [14] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- เลือกแอพที่ใช้แล้ว sync ข้อมูลกันทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าอยู่ที่ไหนหรือเมื่อไหร่จะได้ใช้งานได้ทันที
โฆษณา
ข้อมูลอ้างอิง
- ↑ http://www.makeuseof.com/tag/3-strike-system-prioritize-list/
- ↑ http://www.lifehack.org/articles/productivity/the-power-of-the-list-essential-lists-for-productivity.html
- ↑ http://www.essortment.com/improve-organizational-skills-186390.html
- ↑ http://www.cnn.com/2012/01/22/health/how-organize-your-mind/
- ↑ http://www.allyou.com/budget-home/organizing-cleaning/organization-tips/more
- ↑ http://www.worklifecoach.com/ten_easy_organizing.pdf
- ↑ http://www.hgtv.com/design/decorating/clean-and-organize/10-steps-to-an-organized-home-office
- ↑ http://www.frogpond.com/Six-Ways-To-Improve-Your-Office-Organization-Skills-FP1-bhemphill04
- ↑ http://www.worklifecoach.com/ten_easy_organizing.pdf
- ↑ http://www.techlicious.com/tip/get-organized-and-clean-out-your-computer/
- ↑ http://www.help4adhd.org/documents/wwk12.pdf
- ↑ Kolberg, J., Nadeau, K. 2002. ADD-friendly ways to organize your life. New York: Brunner-Routledge
- ↑ https://hbr.org/2012/03/the-magic-of-doing-one-thing-a.html
- ↑ http://appadvice.com/applists/show/get-organized-with-the-ipad
เกี่ยวกับวิกิฮาวนี้
มีการเข้าถึงหน้านี้ 4,531 ครั้ง
โฆษณา
