ดาวน์โหลดบทความ
ดาวน์โหลดบทความ
จดหมายรับรองมีจุดประสงค์เพื่อยืนยันรายละเอียด เช่น ข้อตกลงทางวาจา การนัดหมายและการสัมภาษณ์งาน จดหมายนี้สามารถ ได้แก่ ใบยืนยันการจอง คำตอบรับคำเชิญ ใบเสร็จสำหรับสินค้าหรือบริการหรือแผนการสำหรับการท่องเที่ยว จดหมายรับรองสั้นและได้ใจความรักสามารถเขียนได้ตามรูปแบบที่เรียบง่าย
ขั้นตอน
-
ใช้หัวกระดาษ. จดหมายรับรองต้องเขียนบนกระดาษที่มีหัวกระดาษถ้าหากเป็นจดหมายรับรองที่เกี่ยวกับธุรกิจ สิ่งนี้ทำให้จดหมายเป็นทางการและเป็นเอกสารทางการจากบริษัท คุณต้องใส่ชื่อและที่อยู่เต็มของผู้รับจดหมายเหนือคำทักทาย สิ่งนี้รวมไปถึงชื่อของบุคคลที่คุณเขียนจดหมายหา ตำแหน่ง แผนกหรือบริษัทที่พวกเขาทำงาน (ถ้าเป็นไปได้) และที่อยู่ของบริษัท
- ถ้าหากเป็นจดหมายส่วนตัวหรือคุณโต้ตอบกับบริษัทเป็นการส่วนตัว คุณสามารถใช้กระดาษตามรูปแบบของธุรกิจ เขียนที่อยู่ส่งกลับและวันที่ในด้านซ้ายหรือคุณสามารถทำให้ตรงกับด้านขวา เว้นบรรทัดแล้วจึงใส่ที่อยู่ของผู้รับด้านซ้ายมือ [1] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
-
เริ่มด้วยคำทักทายที่เหมาะสม. เมื่อคุณส่งจดหมายรับรอง คุณต้องใช้คำทักทายที่เหมาะสมและชื่อและตำแหน่งของบุคคล รูปแบบที่เป็นที่ยอมรับคือ เรียนคุณ… ตามด้วยชื่อและนามสกุลของผู้รับ
- อย่าอ้างอิงถึงใครว่าเป็น นาง นอกเสียจากว่าคุณรู้ว่าเธอแต่งงานแล้ว
- ถ้าหากคุณเขียนจดหมายที่เป็นทางการน้อยลงหรือเป็นจดหมายรับรองส่วนตัว คุณสามารถใช้เพียงชื่อของผู้รับโดยไม่ต้องมีนามสกุล
-
ยืนยันการจัดการท่องเที่ยวในย่อหน้าที่ 1. เข้าประเด็นสำหรับจดหมายยืนยัน คุณไม่จำเป็นต้องใส่ข้อมูลเกริ่นนำ แทนที่จะทำเช่นนั้น คุณสามารถใช้ย่อหน้าแรกวางเค้าโครงข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงของสิ่งที่คุณต้องการยืนยัน ได้แก่ วันที่ เวลาและสถานที่คุณต้องใช้ข้อมูลที่เฉพาะเจาะจง
- บางวิธีที่พบบ่อยในการเริ่มย่อหน้าคือ ดิชั้นเรียนมาเพื่อยืนยัน… หรือ จดหมายนี้ยืนยันว่า… [2] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- ถ้าคุณส่งจดหมายเพื่อยืนยันสินค้าที่คุณได้รับ คุณก็ต้องใส่รายละเอียดในย่อหน้าแรก เขียนให้ละเอียดว่าสินค้าที่คุณได้รับคืออะไร จำนวนเท่าไหร่และเลขสั่งซื้อคืออะไร ตามด้วยย่อหน้าที่ว่า ดิฉันยินดีที่จะยืนยัน หรือ ดิฉันดีใจที่ได้รับ
-
เขียนรายละเอียดอื่นๆ. พูดถึงรายละเอียดอื่นๆที่เกี่ยวข้องในย่อหน้าแรกหรือในย่อหน้าที่ 2 อย่างกระชับและได้ใจความ สิ่งนี้อาจรวมไปถึงข้อตกลง เงื่อนไขหรืออะไรก็ตามที่คุณต้องยืนยัน รายละเอียดเหล่านี้ให้เป็นความรับผิดชอบต่อชิ้นงานที่เฉพาะเจาะจงหรืองานที่ต้องทำสำเร็จที่เหลือ
- คุณควรย้ำเงื่อนไขและข้อตกลงเพื่อทำให้มั่นใจว่าไม่มีการเข้าใจผิดเกิดขึ้นระหว่างการตกลง การพูดย้ำถึงเงื่อนไขและข้อตกลงที่ยอมรับสามารถช่วยให้คุณทำสิ่งที่คาดหวังให้ชัดเจนขึ้น
- ถ้าหากคุณขอร้องให้ใครบางคนรับผิดชอบสำหรับงานใดงานหนึ่ง คุณต้องเสนอให้เขายืนยันว่าการจัดการสามารถเป็นที่ตกลงได้หรือไม่ คุณสามารถระบุว่าคุณต้องการได้รับคำยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษร ทางโทรศัพท์หรืออีเมล
- จดหมายรับรองไม่ได้มีไว้เพียงแค่เพื่อยืนยันนัดหมาย ข้อตกลงเป็นใบเสร็จสินค้าสำหรับทั้งสองฝ่ายเท่านั้นแต่ยังเป็นหลักฐานที่เป็นลายลักษณ์อักษร จดหมายรับรองคือเอกสารที่ทั้งสองฝ่ายสามารถใช้เป็นหลักฐานการโต้ตอบซึ่งช่วยปกป้องทั้งสองฝ่ายในกรณีที่เกิดปัญหาหรือความเข้าใจผิด [3] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
-
ถามหาการติดตามถ้าจำเป็น. ย่อหน้าสุดท้ายควรมีประโยคที่กระตุ้นให้ผู้รับติดต่อคุณถ้าจำเป็น บอกให้พวกเขารู้ถ้าหากมีปัญหาเกิดขึ้น เช่น ขอความชัดเจน ความเข้าใจผิดหรือปัญหา
- ตัวอย่างของประโยคเหล่านี้ ได้แก่ กรุณาติดต่อถ้าหากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม หรือ กรุณาตอบกลับถ้าหากคุณต้องการเพิ่ม… ' [4] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
-
จบจดหมายด้วยคำขอบคุณผู้รับ. คุณต้องจบจดหมายให้เหมาะสม ใช้คำว่า ด้วยความเคารพ ขอขอบพระคุณ ด้วยความยินดี หรือ ด้วยความเคารพเป็นอย่างสูง พิมพ์ชื่อของคุณและเซ็นชื่อเหนือตัวพิมพ์ ใช้ชื่อเต็มสำหรับจดหมายธุรกิจโฆษณา
-
ตรวจทานจดหมายรับรอง. คุณต้องตรวจทางจดหมายก่อนที่คุณจะส่งเอกสารที่เป็นทางการถึงแม้ว่าจะเป็นเรื่องส่วนตัวก็ตาม สิ่งนี้สำคัญถ้าหากจดหมายเกี่ยวข้องกับการจัดการทางธุรกิจ มองหาคำสะกดผิด คำหาย ไวยากรณ์ผิด การเว้นวรรคผิดหรือข้อผิดพลาดใดๆ
- การส่งจดหมายที่ดูเรียบร้อยทำให้คุณดูมีความรับผิดชอบและเป็นมืออาชีพซึ่งใส่ใจกับรายละเอียด
-
ใช้จดหมายที่เหมาะสมกับเครื่องพิมพ์ที่มีคุณภาพ. เมื่อคุณพิมพ์จดหมายสำหรับธุรกิจ คุณต้องใช้เครื่องเขียนของบริษัทที่มีหัวกระดาษ ถ้าหากคุณไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจและไม่มีเครื่องเขียน คุณต้องพิมพ์จดหมายบนกระดาษที่มีคุณภาพสูง คุณต้องใช้เครื่องพิมพ์ที่มีคุณภาพดีที่หมึกไม่หมด
- พิมพ์จดหมายรับรองเสมอถ้าหากคุณไม่ได้ส่งอีเมล คุณไม่ควรเขียนจดหมายธุรกิจ
-
ใช้รูปแบบอักษรและกรอบหน้าตามมาตรฐาน. เมื่อคุณเขียนจดหมายเป็นทางการ คุณต้องใช้รูปแบบอักษร Times New Roman หรือ Arial ขนาดของตัวอักษรควรจะเป็น 12 และไม่ใช้ตัวหนา ตัวเอียงหรือขีดเส้นใต้ กรอบหน้ากระดาษควรเป็น 1 นิ้วจากแต่ละฝั่ง
- สำหรับจดหมายที่เป็นทางการ เช่น จดหมายรับรอง คุณควรใช้รูปแบบช่องเดียวคือเว้นวรรคช่องเดียว เว้นบรรทัดระหว่างย่อหน้าและไม่เว้นแท๊บสำหรับย่อหน้า
-
กระชับและเข้าประเด็น. จดหมายรับรองคือจดหมายสั้น คุณต้องทำให้เนื้อหาสั้นและกำจัดคำ ประโยคและข้อมูลที่ไม่จำเป็น [5] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง ทำเนื้อหาของจดหมายให้เกี่ยวกับรายละเอียดที่คุณต้องการยืนยัน
-
เขียนแนวธุรกิจ. แนวของจดหมายต้องเป็นทางการและไม่เป็นส่วนตัวเพราะจดหมายรับรองส่วนใหญ่มีความกระชับตามธรรมชาติ สิ่งนี้ช่วยให้ผู้อ่านจดจ่อกับรายละเอียดที่คุณยืนยันแทนที่จะอ่านสิ่งที่ไม่จำเป็น [6] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- ถ้าหากคุณกำลังเขียนจดหมายรับรองที่เป็นส่วนตัว จดหมายหาคนรู้จักหรือใครบางคนที่คุณมีความสัมพันธ์แบบไม่เป็นทางการด้วย คุณสามารถใช้ความเป็นตัวเองได้มากขึ้น อย่างไรก็ตาม ทำให้เป็นรูปแบบทางการถ้าหากคุณไม่แน่ใจ
- ถึงแม้ว่าคุณต้องการทำให้จดหมายเป็นทางการแต่คุณสามารถแสดงความดีใจหรือความกระตือรือร้น เช่น ถ้าหากคุณได้รับนัดสัมภาษณ์งาน คุณสามารถตอบกลับและพูดว่า ดิฉันขอขอบคุณโอกาสสำหรับการสัมภาษณ์งานตำแหน่ง… หรือ ดิฉันตื่นเต้นสำหรับการสัมภาษณ์งานตำแหน่ง…
-
รู้ว่าต้องส่งจดหมายรับรองเมื่อไหร่. มีหลายเหตุผลว่าทำไมคุณต้องส่งจดหมายรับรอง การยืนยันวันที่สำหรับนัดหมาย การประชุม การสัมภาษณ์ การสัมมนาหรืองานอื่นๆ คือเหตุผลที่ผู้คนส่งจดหมายรับรอง สถานการณ์อื่นที่คุณสามารถส่งจดหมายรับรองได้แก่:
- เสนอให้ทำงาน
- ตอบรับเข้าทำงาน
- ยืนยันการซื้อ
- บอกสถานะการทำงาน
- การจัดการการท่องเที่ยว
- มอบอำนาจให้บุคคลอื่น
- แสดงการเข้าร่วม [7] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
โฆษณา
ข้อมูลอ้างอิง
- ↑ http://www.uwgb.edu/careers/pdf-files/professional-letters-guide.pdf
- ↑ http://www.nlc.cl/estr-downloads/Phrases%20to%20use%20in%20business%20letters%20and%20emails.pdf
- ↑ http://howtowritealetter.net/letter-of-confirmation.html
- ↑ http://www.writeexpress.com/confirmation.htm
- ↑ http://howtowritealetter.net/letter-of-confirmation.html
- ↑ http://www.letters.org/confirmation-letter/confirmation-letter.html
- ↑ http://www.letters.org/category/confirmation-letter
โฆษณา
