ดาวน์โหลดบทความ ดาวน์โหลดบทความ

เมื่อคุณมีปัญหากับธนาคาร บริษัทประกันชีวิต หน่วยงานรัฐบาล เจ้านาย หรือที่โรงเรียน คุณจำเป็นต้องโน้มน้าวใจให้ใครทำหรือช่วยคุณบางอย่าง แล้วเราจะเขียนจดหมายโน้มน้าวใจให้ได้ผลได้อย่างไรกัน บทความนี้จะเป็นแนวคิดหลักเพื่อการเขียนจดหมายโน้มน้าวใจให้ได้ผลดี

ส่วน 1
ส่วน 1 ของ 4:

เตรียมเขียนจดหมาย

ดาวน์โหลดบทความ
  1. ก่อนที่จะเริ่มเขียนจดหมาย ให้คิดก่อน ดูให้ดีว่าจดหมายจะต้องเขียนถึงสิ่งที่คุณต้องการ ทำไมคุณถึงต้องการ เหตุผลที่ควรจะต้องเห็นด้วย และข้อโต้แย้งต่างๆ หัวข้อนี้คือสิ่งที่คุณต้องการจริงๆ หรือไม่
    • เริ่มต้นด้วยแนวคิดนี้ ฉันต้องการโน้มน้าว ผู้อ่านของฉัน ให้ทำตาม วัตถุประสงค์ของฉัน เปลี่ยน ผู้อ่านของฉัน เป็นคนที่คุณต้องการโน้มน้าว และเปลี่ยน วัตถุประสงค์ของฉัน เป็นสิ่งที่คุณต้องโน้มน้าวพวกเขาให้ทำตาม
    • หลังจากที่คุณได้คำตอบแล้ว ถามตัวเองดูว่า ทำไม แล้วหาเหตุผลที่ว่าทำไมคุณถึงต้องให้ผู้อ่านทำตามที่คุณต้องการ
    • หลังจากที่ระดมความคิดหาเหตุผลได้แล้ว ให้จัดลำดับตามความสำคัญ เขียนรายละเอียดที่สำคัญไว้ในตารางฝั่งหนึ่ง และเขียนรายละเอียดที่สำคัญน้อยกว่าไว้ที่ตารางอีกฝั่งหนึ่ง ขั้นตอนนี้จะช่วยให้คุณตีกรอบการใช้เหตุผลให้แคบลง เพื่อเน้นสิ่งที่เกี่ยวข้อง และจุดที่สำคัญ [1]
  2. ต้องมั่นใจว่าคุณรู้ถึงที่สิ่งต้องการจริงๆ สิ่งใดที่คุณกำลังพยายามทำให้สำเร็จ สิ่งใดที่คุณต้องการให้เกิดขึ้น
    • เมื่อคุณกำลังค้นหาวัตถุประสงค์ของตัวเอง คิดถึงวิธีแก้ไขปัญหาที่คุณสามารถเสนอให้พวกเขาได้ [2]
  3. การวิเคราะห์และเข้าใจผู้อ่านจะช่วยให้คุณตีกรอบเนื้อหาจดหมายของคุณได้ ถ้าเป็นไปได้ พิจารณาดูว่าผู้อ่านน่าจะเห็นด้วยกับคุณ ไม่เห็นด้วยกับคุณ หรือรู้สึกเฉยๆ [3] วิธีนี้จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าจะให้น้ำหนักกับข้อโต้แย้งในแต่ละฝั่งอย่างไรถึงจะดีที่สุด
    • พยายามหาบุคลคนจริงๆ เพื่อกล่าวถึง พวกเขาเป็นใคร และพลังอะไรที่พวกเขามีแล้วช่วยคุณได้ แล้วพวกเขาจะเปลี่ยนความคิดของคุณได้อย่างไร พวกเขาจะปล่อยผ่านคำร้องเรียนของคุณหรือไม่ คุณจะส่งถึงพวกเขาได้อย่างไร พวกเขามีตำแหน่งอาวุโสหรือพนักงานทั่วไป ให้พูดคุยเพื่อพิจารณาตำแหน่งของพวกเขา
    • ลองพิจารณาดูว่าผู้อ่านมีความเชื่อหรืออคติกับหัวข้อของคุณอย่างไร ข้อโต้แย้งที่อาจจะเกิดขึ้นระหว่างคุณกับผู้อ่านคืออะไร คุณจะแสดงความเห็นโต้กลับไปด้วยความเคารพได้อย่างไร
    • ค้นหาว่าผู้อ่านจะพิจารณาอะไรจากหัวข้อของคุณ คุณมีงบประมาณในการแจกจ่ายที่จำกัดหรือไม่ ข้อจำกัดนั้นส่งผลต่อประเด็นของคุณมากน้อยแค่ไหน คุณมีเวลาในการพิจารณาเอกสารมากน้อยแค่ไหน [4]
    • คิดถึงหลักฐานที่ผู้อ่านต้องใช้กับข้อโต้แย้งที่จะโน้มน้าวใจ [5]
  4. จดหมายโน้มน้าวที่ใช้ได้ผลจะประกอบไปด้วยหลักฐานและข้อมูลที่สนับสนุนจุดยืนของคุณ และคสรพิจารณาในหลายๆ มุมมอง อย่าศึกษาแค่มุมของคุณคนเดียว ให้กล่าวถึงแนวคิดและข้อเท็จจริงตรงกันข้ามรอบๆ ตัว
    • ใช้ข้อเท็จจริง เหตุผล ข้อมูลสถิติ และหลักฐานโดยเรื่องเล่าเพื่อสนับสนุนคำร้องของคุณ [6]
    • อย่าออกตัวพูดว่าฝ่ายตรงข้ามผิด ให้เคารพและอธิบายว่าทำไมจุดยืนของคุณจึงหนักแน่นและควรค่าแก่การสนใจ
    โฆษณา
ส่วน 2
ส่วน 2 ของ 4:

วางรูปแบบเนื้อหาในจดหมาย

ดาวน์โหลดบทความ
  1. จดหมายธุรกิจจะมีรูปแบบเฉพาะตัว หากวางรูปแบบได้ถูกต้อง การจัดรูปแบบเนื้อหาจะไม่ทำให้ผู้อ่านสับสน อย่างไรก็ตาม หากจัดวางรูปแบบไม่ถูกต้อง ผลก็จะย้อนกลับไปหาคุณและผู้อ่านอาจจะไม่อ่านจดหมายของคุณ
    • เริ่มต้นด้วยการเว้นระยะห่างบรรทัดที่ 1.0 และจัดวางย่อหน้าแบบบล็อก
    • เขียนย่อหน้าให้ชัดเจน หรือก็คือ ไม่ต้องเยื้องย่อหน้าเหมือนการเขียนร้อยแก้วหรือความเรียง
    • เว้นบรรทัดระหว่างย่อหน้า 1 บรรทัด
    • ใช้รูปแบบตัวอักษรแบบมาตรฐาน โดยทั่วไปจะใช้ Times New Roman หรือ Aria ขนาด 12 หน่วย [7]
  2. เริ่มต้นจากการเขียนที่อยู่บริเวณมุมบนซ้ายของหน้ากระดาษ อย่าเขียนชื่อของคุณ ให้เขียนแค่ที่อยู่ ถนน เมือง จังหวัด และรหัสไปรษณีย์ คุณอาจจะเขียนหมายเลขโทรศัพท์และอีเมล์ไว้ในบรรทัดใหม่ได้ ถ้าคุณอาศัยหรือทำงานในแถบสหราชอาณาจักร ที่อยู่ควรจะอยู่บริเวณด้านขวา จากนั้น เว้นบรรทัด 1 บรรทัด
    • เขียนวันที่ สะกดชื่อเดือนตัวเต็ม จากนั้นเขียนวันที่แลปี แล้วเว้นบรรทัด 1 บรรทัด
    • ตัวอย่างเช่น June 4, 2013
    • เขียนชื่อและที่อยู่ของผู้รับ. พายายามหาบุคคลที่เฉพาะเจาะจงในการส่งจดหมาย เขียนชื่อที่อยู่จากนั้น เว้นบรรทัด 1 บรรทัด [8]
  3. ส่วนใหญ่การเปิดจดหมายที่ยอมรับให้ใช้กันคือคำว่า Dear ตามด้วยชื่อของผู้รับ ตรวจสอบการสะกดคำให้ถูกต้อง และชื่อควรจะตรงกับชื่อที่อยู่บริเวณหัวกระดาษ
    • เมื่อทำการระบุตัวบุคคล ให้ใช้คำนำหน้าว่า (Mr./Ms./Dr./อื่นๆ) และตามด้วยนามสกุล ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าจะใช้คำนำหน้าชื่อผู้หญิงอย่างไร ให้ใช้ Ms. ไว้ก่อน
    • จากนั้นให้ใช้เครื่องหมายโคลอน (:)
    • เว้นระยะห่าง 1 บรรทัดจากย่อหน้าแรก [9]
    • ตัวอย่างเช่น Dear Dr. Brown:
  4. คิดถึงน้ำเสียงของเนื้อหาเสมอเมื่อเลือกประโยคปิด ประโยค Thank you เป็นประโยคมาตรฐาน ในขณะที่คำอื่นๆ เช่น Best regards, จะทำให้น้ำเสียงดูเป็นกันเองมากขึ้น ตัดสินใจดูว่าจดหมายของคุณต้องใช้น้ำเสียงทางการหรือเป็นกันเอง
    • ใช้คำว่า Respectfully yours, เพื่อให้ดูเป็นทางการมากยิ่ง Sincerely, Kind regards, Thank you, หรือ Yours truly, เป็นคำมาตรฐานสำหรับอีเมล์หรือจดหมายธุรกิจแบบเป็นทางการ Best, Best regards, หรือ Have a nice day, เป็นคำที่ใช้แบบกึ่งทางการหรือเป็นกันเอง
    • เว้นบรรทัด 4 บรรทัดถัดจากคำลงท้าย เพื่อให้พื้นที่ในการเซ็นชื่อ จากนั้น พิมพ์ชื่อของคุณลงไปถัดจากลายเซ็น
    • ตัวอย่างเช่น Thank you,
    โฆษณา
ส่วน 3
ส่วน 3 ของ 4:

เขียนจดหมาย

ดาวน์โหลดบทความ
  1. จดหมายโน้มน้าวใจต้องกระชับและสุภาพ เพราะคนยุ่งๆ มักไม่ค่อยอ่านจดหมายที่ยาวเกิน 1 หน้า หรือจดหมายที่มีน้ำเสียงดูกันเองมากเกินไป อย่าใช้คำฟุ่มเฟือย พยายามเขียนให้ชัดเจน ไม่กำกวม นอกจากนี้ หลีกเลี่ยงการกล่าวนอกประเด็นหรือให้ข้อมูลหรือหลักฐานที่ไม่จำเป็น
    • หลีกเลี่ยงการใช้ประโยคที่ยาวเกินไป คุณต้องใช้ประโยคที่หนักแน่นและชัดเจน การเขียนของคุณควรจะสั้นกระชับ อ่านง่าย และตรงประเด็น
    • อย่าเขียนย่อหน้ายาวเกินไป อย่ายัดข้อมูลเยอะๆ ในจดหมาย เพราะจะทำให้ผู้อ่านเสียสมาธิและหลุดจากประเด็นหลัก หรือทำให้ประเด็นของคุณเข้าใจยาก ให้มุ่งเน้นเขียนข้อมูลที่เกี่ยวข้อง และขึ้นย่อหน้าใหม่เมื่อต้องเขียนความคิดใหม่ [10]
  2. เริ่มต้นด้วยประโยคเปิดที่เป็นมิตร จากนั้นเข้าประเด็นหลักทันที กล่าวถึงสิ่งที่คุณต้องการ (นั่นคือ ประเด็นหลักของคุณ) ใน 2 ประโยคแรก [11]
    • ย่อหน้านี้ควรมีประโยคประมาณ 2-4 ประโยค
  3. เน้นย้ำถึงความสำคัญของคำร้องของคุณในย่อหน้าที่สอง. ในย่อหน้านี้ ให้เขียนเค้าโครงถึงสิ่งที่คุณต้องการ ยังไม่ต้องให้เหตุผล ข้อสนับสนุน หรือประเด็นในส่วนนี้ แต่ให้คุณอธิบายถึงจุดยืนของคุณ ปัจจัยของความกังวลหรือคำร้องขอ และทำไมถึงมีความสำคัญมากพอที่จะต้องตอบรับคำขอนั้น [12]
    • จำไว้ว่าพยายามเขียนให้มีเหตุมีผล สุภาพ และเป็นข้อเท็จจริง หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาแสดงอารมณ์มากเกินไป อย่าเรียกร้องการตอบรับ หรือใช้ภาษาหยาบคายต่อบุคคลหรือบริษัทที่คุณกำลังเขียนถึงหรือต่อต้าน
  4. ย่อหน้าถัดไปควรจะกล่าวถึงจุดยืนของคุณด้วยการให้ข้อมูลพื้นฐานและรายละเอียด ดูให้ดีว่าคุณเขียนอย่างมีเหตุผล เป็นข้อเท็จจริง เชื่อถือได้ ใช้ได้จริง และถูกกฎหมาย อย่าแสดงตนด้วยอารมณ์ ความเชื่อ หรือความต้องการส่วนตัว อย่าทำให้ผู้อ่านเบื่อด้วยการเขียนยืดยาว เขียนให้ตรงประเด็นอย่างรวดเร็วและแม่นยำ ซึ่งมีกลวิธีในการเขียนให้ประสบความสำเร็จได้ดังต่อไปนี้
    • กล่าวถึงสถิติและข้อเท็จจริงที่แสดงให้ผู้อ่านเห็นถึงเหตุผล ดูให้ดีว่าสถิติและข้อเท็จจริงนั้นมาจากแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้ สามารถใช้ข้อมูลนั้นได้อย่างน่าเชื่อถือ และต้องไม่ออกนอกประเด็น นอกจากนี้ ให้อ้างอิงแหล่งข้อมูลนั้นๆ เสมอ
    • อ้างอิงจากผู้เชี่ยวชาญในหัวข้อที่ช่วยสนับสนุนจุดยืนหรือข้อโต้แย้งที่มีต่อฝ่ายตรงข้าม ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้ควรเป็นคนที่ได้รับการเคารพในสายงานและมีคุณสมบัติที่จะแสดงความคิดเห็นต่อหัวข้อนั้นๆ ได้ [13]
    • ให้เหตุผลว่าทำไมคำร้องของคุณถึงควรได้รับพิจารณา การบอกใครสักคนให้ทำอะไรบางอย่างไม่ใช่เทคนิคในการโน้มน้าวใจที่ได้ผลดีนัก แต่การอธิบายให้เขารู้ว่าทำไมคุณถึงเชื่อว่าสิ่งนั้นควรได้รับการแก้ไขเป็นวิธีที่ช่วยเปลี่ยนใจพวกเขาได้ [14] ให้อธิบายสถานการณ์ล่าสุดและทำไมถึงต้องเปลี่ยนแปลง
    • ให้รายละเอียด ข้อมูลจำเพราะ และข้อจำกัดในจุดยืนและคำร้องของคุณ พูดถึงความพยายามที่เคยทำมาที่เกี่ยวข้องกับคำขอของคุณ หรือความขาดแคลนการแก้ไขปัญหา
    • ให้ตัวอย่างหรือคำรับรองที่เกี่ยวข้องกับจุดยืนของคุณ คิดถึงหลักฐานต่างๆ ที่คุณสามารถเสนอเพื่อแสดงให้เห็นว่าทำไมจุดยืนของคุณถึงสำคัญ [15]
    • จำไว้ว่าคุณต้องจำกัดเนื้อหาที่คุณจะเขียนในย่อหน้าของคุณ กล่าวถึงกรณีและสถานการณ์อย่างง่ายๆ อย่าให้ข้อมูลมากเกินไป แต่ต้องเขียนถึงจุดที่สำคัญทั้งหมด เลือกเฉพาะข้อมูลทางสถิติ ข้อมูลจากผู้เชี่ยวชาญ และหนังสือรับรองที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
  5. หนึ่งในกุญแจหลักที่จะทำให้การโน้มน้าวใจได้ผลคือการกล่าวถึงฝ่ายตรงข้าม คุณต้องคาดการณ์ข้อโต้แย้งที่จะตีกลับมา คำคัดค้าน หรือคำถามที่ผู้อ่านจะมีเพื่อเขียนในจดหมายของคุณ มองหาสิ่งคิดว่าฝ่ายตรงข้ามจะโต้แย้ง หรือหาข้อสนับสนุนที่หนักแน่น
    • เปิดใจยอมรับข้อแตกต่างระหว่างจุดยืนของคุณกับฝ่ายตรงข้าม อย่าพยายามซ่อนพวกเขา เพราะจะทำให้ข้อโต้แย้งของคุณอ่อนลง ให้มุ่งเน้นที่คุณค่า ประสบการณ์ และปัญหาที่มีร่วมกันกับฝ่ายตรงข้าม
    • หลีกเลี่ยงการใช้ประโยคที่ตัดสินเด็ดขาด. เพราะการใส่อารมณ์มากเกินไปจะลดความมีเหตุผลของคุณลง การคิดลบและตัดสินมากเกินไปอาจจะทำให้ฝ่ายตรงข้ามไม่ยอมรับคุณ [16]
  6. กล่าวคำร้องหรือความคิดเห็นซ้ำในตอนจบ ซึ่งจะเป็นย่อหน้าที่คุณสามารถแนะนำวิธีแก้ไขปัญหาหรือเรียกร้องให้แก้ไขปัญหาได้ บอกผู้อ่านว่าคุณจะติดตามการติดต่อผ่านโทรศัพท์ อีเมล์ หรือส่วนตัว
    • ตั้งเป้าหมายให้จบด้วยประโยคที่มีพลังที่จะช่วยโน้มน้าวผู้อ่านให้อยู่ฝั่งเดียวกับคุณได้ หรืออย่างน้อยให้พวกเขาเห็นสถานการณ์ได้ชัดเจนยิ่งขึ้นจากมุมมองของคุณ
    • เสนอวิธีแก้ไขปัญหาหรือความช่วยเหลือ. ยอมรับที่จะประณีประนอม หรืออยู่ตรงกลาง แสดงสิ่งที่คุณได้ทำลงไปหรือเตรียมที่จะทำเพื่อรับมือกับปัญหา
    โฆษณา
ส่วน 4
ส่วน 4 ของ 4:

เตรียมตัวในขั้นตอนสุดท้าย

ดาวน์โหลดบทความ
  1. ไวยากรณ์แย่ๆ หรือการสะกดคำผิดๆ จะทำให้ความประทับใจแรกเป็นไปในทางลบ คุณต้องให้ผู้อ่านสนใจความคิดและคำร้องของคุณ ไม่ใช่ข้อผิดพลาดในจดหมายของคุณ ทบทวนจดหมายหลายๆ รอบก่อนที่จะส่ง อ่านออกเสียงเพื่อดูว่าน้ำเสียงเป็นอย่างไร
    • ถ้าจำเป็นจริงๆ ให้คนอื่นตรวจสอบการสะกดคำของคุณ (หรือใช้โปรแกรมตรวจคำผิด)
  2. ถ้าคุณกำลังส่งจดหมายแทนที่จะส่งอีเมล์ คุณจะต้องเซ็นจดหมายด้วย การเซ็นจดหมายจะช่วยสร้างความเป็นส่วนตัวและความน่าเชื่อถือให้กับจดหมายของคุณ
  3. ถ้ามีคนอื่นในบริษัทหรือองกรณ์อื่นๆ ที่ต้องการอ่านจดหมายของคุณ ให้ส่งสำเนาไปให้ ซึ่งหมายถึงการพิมพ์และส่งจดหมายมากกว่า 1 ฉบับด้วยลายเซ็นเดิม
  4. เก็บสำเนาจดหมายของตัวเองเสมอ พร้อมกับเวลาที่ส่งและผู้ที่ได้รับจดหมาย บันทึกการติดต่อเอาไว้จนกว่าปัญหาจะแก้ไขเสร็จสิ้น
    โฆษณา

เคล็ดลับ

  • เขียนให้เป็นทางการ คนที่อ่านจดหมายจะไม่เชื่อคุณถ้าคุณเขียนด้วยภาษาแชตหรือไม่เป็นทางการ ภาษาทางการนั้นมีความสุภาพมากกว่าคำแสลงที่ไม่มีสาระ
  • ใช้คำยกย่อง คนที่คุณพยายามจะโน้มน้าวอาจจะช่วยคนที่ใจดีกับเขา
  • อย่าหลงประเด็น พยายามอย่าให้ข้อมูลมั่วซั่วที่ไม่เกี่ยวข้องกับประเด็นหลักของคุณ และมุ่งเน้นข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องและเรียบง่าย ใช้ข้อเท็จจริงเพื่อให้ข้อมูล
  • ใช้สัญลักษณ์หัวข้อย่อย (Bullet Point) ในย่อหน้ากลางเมื่อคุณต้องการเขียนขั้นตอน การกระทำ หรือคำแนะนำที่ชัดเจนมากๆ เท่านั้น
  • เขียนภาษาที่เป็นมาตรฐาน จดหมายไม่ใช่แชตหรือสื่อสังคมออนไลน์ เป็นการเขียนแบบทางการ การเขียนลายมือหวัด ใช้แสลง และอารมณ์อาจจะทำให้จดหมายของคุณถูกมองข้าม
  • ผูกประเด็นของคุณให้เข้ากับลักษณะของบริษัท หน่วยงานที่ไม่แสวงหาผลกำไรอาจจะมีแนวคิดที่ต่างกับองกรณ์ใหญ่
  • อย่าปฏิบัติกับผู้อ่านเหมือนพวกเขาติดหนี้คุณและเรียกร้องจากพวกเขา พยายามโน้มน้าวพวกเขาในขณะที่เขียนจดหมายด้วยความเป็นกันเองและเป็นมืออาชีพ [17]
โฆษณา

เกี่ยวกับวิกิฮาวนี้

มีการเข้าถึงหน้านี้ 3,872 ครั้ง

บทความนี้เป็นประโยชน์กับคุณไหม

โฆษณา