ดาวน์โหลดบทความ
ดาวน์โหลดบทความ
บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการนำข้อมูลของ 2 ไฟล์ Excel ที่แตกต่างกัน มาเปรียบเทียบกันโดยตรง เวลาจัดการและ เปรียบเทียบข้อมูล ก็ใช้ฟังก์ชั่น Look Up, Index และ Match ช่วยวิเคราะห์ข้อมูลได้เลย
ขั้นตอน
-
เปิด 2 workbook ที่จะเปรียบเทียบ. ขั้นแรกให้เปิด Excel ขึ้นมา คลิก File แล้วคลิก Open จากนั้นเลือก 2 workbook ที่จะนำมาเปรียบเทียบ จากในเมนูที่โผล่มา
- ไปยังโฟลเดอร์ที่มี workbook ของ Excel เลือกแต่ละ workbook แยกกัน แล้วเปิดทั้ง 2 workbook ไว้
-
คลิก tab View . พอเปิดหนึ่งใน workbook แล้ว ให้คลิก tab View ตรงกลางด้านบนของหน้าต่าง
-
คลิก View Side by Side . ในกลุ่ม Window ของ ribbon เมนู View ไอคอนเป็นกระดาษ 2 แผ่น เพื่อย่อทั้ง 2 worksheet เป็นหน้าต่างเล็กๆ เทียบกันในแนวตั้ง
- บางทีก็ไม่เจอตัวเลือกนี้ใน tab View ถ้าเปิดไว้ workbook เดียวใน Excel
- ถ้าเปิดไว้ 2 workbook แล้ว Excel ก็จะเลือกเอกสารนั้นๆ แล้วปรับหน้าต่างไว้ข้างกันโดยอัตโนมัติ
-
คลิก Arrange All . เป็น setting สำหรับเปลี่ยนการวางแนวของ workbook ที่เปิดไว้ข้างกันแล้ว
- ในเมนูที่โผล่มา คุณเลือกได้ว่าจะเปิด workbook เทียบกันแบบ Horizontal (แนวนอน), Vertical (แนวตั้ง), Cascade (ซ้อนกัน) หรือ Tiled (เป็นช่องแบบกระเบื้อง)
-
เปิดใช้ Synchronous Scrolling. พอเปิดทั้ง 2 worksheet แล้ว ให้คลิก Synchronous Scrolling (ล่างตัวเลือก View Side by Side ) เพื่อให้เลื่อน 2 ไฟล์ Excel แบบทีละบรรทัด เช็คได้ง่ายว่าข้อมูลต่างกันตรงไหน
-
เลื่อน workbook เดียวจะขยับทั้ง 2 workbook. พอเปิดใช้ Synchronous Scrolling แล้ว จะเลื่อนทั้ง 2 workbook พร้อมกัน และเปรียบเทียบข้อมูลได้อย่างง่ายดายโฆษณา
-
เปิด 2 workbook ที่จะเปรียบเทียบ. ขั้นแรกให้เปิด Excel ขึ้นมา คลิก File แล้วคลิก Open จากนั้นเลือก 2 workbook ที่จะนำมาเปรียบเทียบ จากในเมนูที่โผล่มา
- ไปยังโฟลเดอร์ที่เซฟ workbook ของ Excel ไว้ จากนั้นเลือกแต่ละ workbook แล้วเปิดทั้ง 2 workbook ไว้
-
เลือกว่าจะให้ผู้ใช้เลือกเซลล์ไหน. เดี๋ยวจะมีรายการขยายลงมาภายหลัง
-
คลิกเซลล์. กรอบเซลล์จะสีเข้มขึ้น
-
คลิก tab DATA ใน toolbar. พอคลิกแล้ว ให้เลือก VALIDATION ในเมนูที่ขยายลงมา เพื่อเปิดหน้าต่าง pop-up
- ถ้าใช้ Excel เวอร์ชั่นเก่า DATA toolbar จะโผล่มาหลังเลือก tab DATA แล้วมี Data Validation เป็นตัวเลือกแทน Validation
-
คลิก List ในรายการ ALLOW.
-
คลิกปุ่มที่มีลูกศรสีแดง. จะมีให้เลือกแหล่งข้อมูล (หรือก็คือคอลัมน์แรก) ซึ่งจะนำไปประมวลผลเป็นข้อมูลในเมนูที่ขยายลงมา
-
เลือกคอลัมน์แรกในรายการ แล้วกด Enter . คลิก OK หลังหน้าต่าง data validation โผล่มา จะเห็นช่องที่มีลูกศร คลิกลูกศรแล้วช่องจะขยายลงมา
-
เลือกเซลล์ที่จะให้ข้อมูลอื่นโผล่มา.
-
คลิก tab Insert และ Reference . ถ้าใช้ Excel เวอร์ชั่นเก่าๆ ก็ไม่ต้องคลิก tab Insert แค่คลิก tab Functions เพื่อเปิดหมวดหมู่ Lookup & Reference
-
เลือก Lookup & Reference จากในรายการหมวดหมู่.
-
ค้นหา Lookup ในรายการ. พอดับเบิลคลิก จะมีอีกช่องโผล่มา ก็คลิก OK
-
เลือกเซลล์ที่มีรายการขยายลงมาได้ เป็น lookup_value.
-
เลือกคอลัมน์แรกของรายการเป็น Lookup_vector.
-
เลือกคอลัมน์ที่ 2 ของรายการเป็น Result_vector.
-
เลือกอะไรในรายการที่ขยายลงมา. แล้วข้อมูลจะอัพเดทอัตโนมัติโฆษณา
-
เปิดเบราว์เซอร์แล้วเข้าเว็บ https://www.xlcomparator.net . เข้าเว็บ XL Comparator สำหรับอัพโหลด 2 workbook ของ Excel ไว้เปรียบเทียบข้อมูลกัน
-
คลิก Choose File . เพื่อเปิดหน้าต่างสำหรับไปยังหนึ่งในสองไฟล์ Excel ที่จะเปรียบเทียบกัน อย่าลืมเลือกไฟล์ทั้ง 2 ช่อง
-
คลิก Next > เพื่อไปต่อ. พอเลือกแล้ว จะมี pop-up ข้อความโผล่มาด้านบนของหน้า บอกความคืบหน้าการอัพโหลดไฟล์ ถ้าเป็นไฟล์ใหญ่ก็จะใช้เวลานานหน่อย เสร็จแล้วคลิก Ok เพื่อปิดข้อความนี้
-
เลือกคอลัมน์ที่จะสแกน. ล่างชื่อแต่ละไฟล์ จะเป็นเมนูที่ขยายลงมา เขียนว่า Select a column ให้คลิกเมนูที่ขยายลงมาของแต่ละไฟล์ เพื่อเลือกคอลัมน์ที่จะเน้นไว้เปรียบเทียบ
- ชื่อคอลัมน์จะโผล่มาหลังคลิกเมนูที่ขยายลงมา
-
เลือกเนื้อหาของไฟล์ผลลัพธ์. จะมี 4 ตัวเลือก ที่มีลูกโป่งข้างๆ ในหมวดหมู่นี้ ต้องเลือกหนึ่งในนั้นเป็นฟอร์แมตของไฟล์ที่จะออกมา
-
เลือกตัวเลือกต่างๆ ให้เปรียบเทียบคอลัมน์ได้ง่ายขึ้น. ในเซลล์ล่างสุดของเมนู comparison จะมีอีก 2 เงื่อนไขไว้เปรียบเทียบเอกสาร คือ Ignore uppercase/lowercase และ Ignore "spaces" before and after values ให้คลิกทั้ง 2 ช่องติ๊กก่อนไปต่อ
-
คลิก Next > เพื่อไปต่อ. จะไปโผล่ที่หน้าดาวน์โหลดไฟล์ผลลัพธ์
-
ดาวน์โหลดไฟล์ผลลัพธ์การเปรียบเทียบข้อมูล. พออัพโหลด workbook และตั้งค่าพารามิเตอร์แล้ว จะได้เอกสารแสดงการเปรียบเทียบข้อมูลของ 2 ไฟล์ พร้อมดาวน์โหลด ให้คลิกข้อความ Click here ที่ขีดเส้นใต้ไว้ ในช่อง Download the comparison file
- ถ้าจะเปรียบเทียบไฟล์อื่นต่อ ให้คลิก New comparison มุมขวาล่างของหน้า เพื่อเริ่มขั้นตอนการอัพโหลดไฟล์อีกครั้ง
โฆษณา
-
หาชื่อ workbook และ sheet.
- กรณีนี้เราจะยกตัวอย่างตำแหน่งและชื่อไฟล์ดังนี้
- C:\Compare\Book1.xls (มี sheet ชื่อ “Sales 1999”)
- C:\Compare\Book2.xls (มี sheet ชื่อ “Sales 2000”)
- ทั้ง 2 workbook จะมีคอลัมน์แรกเป็น “A” พร้อมชื่อผลิตภัณฑ์ และคอลัมน์สองเป็น “B” มีจำนวนที่ขายได้ต่อปี โดยแถวแรกจะเป็นชื่อคอลัมน์
- กรณีนี้เราจะยกตัวอย่างตำแหน่งและชื่อไฟล์ดังนี้
-
สร้าง workbook แสดงผลการเปรียบเทียบ. เราจะให้ Book3.xls เป็นไฟล์ผลลัพธ์การเปรียบเทียบ และสร้างคอลัมน์หนึ่งไว้ระบุผลิตภัณฑ์ อีกคอลัมน์บอกความแตกต่างของผลิตภัณฑ์ในระยะเวลา 2 ปี
- C:\Compare\Book3.xls (มี sheet ชื่อ “Comparison”)
-
ใส่ชื่อคอลัมน์. ให้เปิดไว้เฉพาะ “Book3.xls” แล้วไปที่เซลล์ “A1” จากนั้นพิมพ์
- ='C:\Compare\[Book1.xls]Sales 1999'!A1
- ถ้าจะเลือกตำแหน่งอื่น ให้เปลี่ยน “C:\Compare\” เป็นตำแหน่งไฟล์ ถ้าจะเปลี่ยนชื่อไฟล์ ให้ลบ “Book1.xls” แล้วพิมพ์ชื่อไฟล์ที่ต้องการ ถ้าจะเปลี่ยนชื่อ sheet ให้ลบ “Sales 1999” แล้วพิมพ์ชื่อ sheet ที่ต้องการ ระวังอย่าเปิดไฟล์ที่อ้างอิงข้อมูล (“Book1.xls”) ไว้ เพราะ Excel อาจจะไปเปลี่ยนแหล่งข้อมูลอ้างอิงที่เพิ่มไป สุดท้ายจะได้เซลล์ที่มีเนื้อหาเดียวกับเซลล์ที่อ้างถึง
-
4ลากเซลล์ “A1” ลงไปเพื่อใส่ผลิตภัณฑ์ทั้งหมด. กดสี่เหลี่ยมขวาล่างค้างไว้แล้วลาก copy ชื่อมาทั้งหมด
-
ตั้งชื่อคอลัมน์ที่ 2. ในตัวอย่างนี้จะเป็น “Difference” ใน "B1"
-
(ตัวอย่าง) คาดเดาถึงความแตกต่างของแต่ละผลิตภัณฑ์. ในตัวอย่างนี้ ให้พิมพ์ข้อความต่อไปนี้ในเซลล์ “B2”:
- ='C:\Compare\[Book2.xls]Sales 2000'!B2-'C:\Compare\[Book1.xls]Sales 1999'!B2
- คุณใช้ฟังก์ชั่นต่างๆ ของ Excel กับเซลล์ที่อ้างถึงได้ตามปกติ จากไฟล์ที่อ้างถึง
-
ลากสี่เหลี่ยมมุมล่างลงไป เพื่อเลือกความแตกต่างทั้งหมด ตามขั้นตอนเดิม.โฆษณา
เคล็ดลับ
- ย้ำว่าต้องปิดไฟล์อ้างอิงไว้ก่อน ถ้าเปิดไว้ Excel จะเซฟทับข้อมูลที่พิมพ์ในเซลล์ จะเข้าถึงไฟล์ไม่ได้อีกในภายหลัง (เว้นแต่จะเปิดไว้)
โฆษณา
โฆษณา
