วิธีการ ใช้ Mail Merge ใน Microsoft Word

PDF download ดาวน์โหลดบทความ
ร่วมเขียน โดย ทีมงานวิกิฮาว

PDF download ดาวน์โหลดบทความ

บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการใช้ฟีเจอร์ "Mail Merge" ใน Microsoft Word ให้คุณเอง Mail Merge ให้คุณใช้ spreadsheet ที่มีข้อมูล contacts กำหนดที่อยู่ ชื่อ และอื่นๆ ไปยังเอกสารแต่ละฉบับได้อัตโนมัติ สะดวกเวลาจะทำจดหมายข่าวหรือประกาศ เพราะไม่ต้องมานั่งเขียนชื่อหรือที่อยู่ที่หัวเอกสารเองทีละฉบับ

ส่วน 1
ส่วน 1 ของ 3:

สร้าง Contact Sheet

PDF download ดาวน์โหลดบทความ
  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/7\/72\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-1-Version-4.jpg\/v4-460px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-1-Version-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/7\/72\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-1-Version-4.jpg\/v4-728px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-1-Version-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    ไอคอนของ Microsoft Excel จะเป็นตัว "X" สีขาวบนพื้นเขียวเข้ม คลิกแล้วหน้า "New" ของ Excel จะเปิดขึ้นมา
  2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/b\/b5\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-2-Version-4.jpg\/v4-460px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-2-Version-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/b\/b5\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-2-Version-4.jpg\/v4-728px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-2-Version-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    ที่ด้านซ้ายบนของหน้า "New" เพื่อเปิดเอกสารใหม่ว่างๆ ขึ้นมาใน Excel
  3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/6\/6c\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-3-Version-4.jpg\/v4-460px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-3-Version-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/6\/6c\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-3-Version-4.jpg\/v4-728px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-3-Version-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    เริ่มจากเซลล์ A1 แล้วขยับไปทางขวา ให้ใส่ headers ดังต่อไปนี้ [1]
    • FirstName - ชื่อของ contacts จะอยู่ในคอลัมน์นี้ (เซลล์ A1 )
    • LastName - นามสกุลของ contacts จะอยู่ในคอลัมน์นี้ (เซลล์ B1 )
    • Tel - เบอร์โทรของ contacts จะอยู่ในคอลัมน์นี้ (เซลล์ C1 )
    • StreetAddress - ที่อยู่ของ contacts จะอยู่ในคอลัมน์นี้ (เซลล์ D1 )
    • City - เมือง/อำเภอ/เขตของ contacts จะอยู่ในคอลัมน์นี้ (เซลล์ E1 )
    • State - รัฐ/จังหวัดของ contacts จะอยู่ในคอลัมน์นี้ (เซลล์ F1 )
    • ZIP - รหัสไปรษณีย์ของ contacts จะอยู่ในคอลัมน์นี้ (เซลล์ G1 )
    • Email - อีเมลของ contacts จะอยู่ในคอลัมน์นี้ (เซลล์ H1 )
  4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/e\/ee\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-4-Version-4.jpg\/v4-460px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-4-Version-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/e\/ee\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-4-Version-4.jpg\/v4-728px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-4-Version-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    เริ่มจากคอลัมน์ A เซลล์ 2 ให้กรอกข้อมูล contact ของแต่ละคนที่จะใช้ mail merge
    • ต้องตรวจทานความถูกต้องของข้อมูลก่อนไปต่อ
  5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/c\/c8\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-5-Version-4.jpg\/v4-460px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-5-Version-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/c\/c8\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-5-Version-4.jpg\/v4-728px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-5-Version-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    โดย
    • Windows - คลิก File คลิก Save As ดับเบิลคลิก This PC คลิกเลือกตำแหน่งเซฟไฟล์ ทางซ้ายของหน้าต่าง พิมพ์ชื่อเอกสารในช่อง "File name" แล้วคลิก Save
    • Mac - คลิก File คลิก Save As... พิมพ์ชื่อเอกสารในช่อง "Save As" เลือกตำแหน่งเซฟไฟล์ โดยคลิกช่อง "Where" แล้วคลิกโฟลเดอร์ จากนั้นคลิก Save
    • จดจำตำแหน่งเซฟไฟล์ไว้ให้ดี เพราะเดี๋ยวต้องมาหา spreadsheet ของ Excel นี้ทีหลัง
  6. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/8\/88\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-6-Version-4.jpg\/v4-460px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-6-Version-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/8\/88\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-6-Version-4.jpg\/v4-728px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-6-Version-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    คลิก X มุมขวาบนของ Excel (Windows) หรือวงกลมสีแดง มุมซ้ายบน (Mac) เท่านี้ก็ไปสร้าง mail merge ใน Microsoft Word ได้แล้ว
    โฆษณา
ส่วน 2
ส่วน 2 ของ 3:

Import รายชื่อ Contacts เข้า Word

PDF download ดาวน์โหลดบทความ
  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/e\/e0\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-7-Version-2.jpg\/v4-460px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-7-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/e\/e0\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-7-Version-2.jpg\/v4-728px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-7-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    ไอคอนของ Word จะเป็นตัว "W" สีขาวบนพื้นน้ำเงิน คลิกแล้วหน้า "New" จะเปิดขึ้นมาเหมือนของ Excel
    • ถ้ามีเอกสาร Microsoft Word ที่จะ import contacts ของ Excel อยู่แล้ว ก็ให้ดับเบิลคลิกเพื่อเปิดขึ้นมา แล้วไม่ต้องทำขั้นตอนถัดไป
  2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/1\/17\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-8-Version-2.jpg\/v4-460px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-8-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/1\/17\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-8-Version-2.jpg\/v4-728px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-8-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    ที่เป็นช่องสีขาว ด้านซ้ายบนของหน้า เพื่อเปิดเอกสาร Microsoft Word ว่างๆ
  3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/1\/19\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-9-Version-2.jpg\/v4-460px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-9-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/1\/19\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-9-Version-2.jpg\/v4-728px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-9-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    ที่เป็น tab ด้านบนของหน้าต่าง Microsoft Word แล้ว toolbar จะโผล่มาล่างแถว tab ต่างๆ
  4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/4\/46\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-10-Version-2.jpg\/v4-460px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-10-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/4\/46\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-10-Version-2.jpg\/v4-728px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-10-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    ในหัวข้อ "Start Mail Merge" ของ toolbar Mailings แล้วเมนูจะขยายลงมา
  5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/e\/e5\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-11-Version-2.jpg\/v4-460px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-11-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/e\/e5\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-11-Version-2.jpg\/v4-728px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-11-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    ที่เป็นตัวเลือกในเมนูที่ขยายลงมา เพื่อเปิดหน้าต่างใหม่
    • ถ้าอยากใช้ contacts ของ Outlook แทน ให้เลือก Choose from Outlook Contacts ในเมนูที่ขยายลงมา
    • หรือพิมพ์รายการข้อมูล contact ชั่วคราว ใน Word โดยเลือก Type a New List สะดวกเวลาจะทำข้อมูล contacts แค่นิดเดียว
  6. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/a\/a7\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-12-Version-2.jpg\/v4-460px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-12-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/a\/a7\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-12-Version-2.jpg\/v4-728px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-12-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    ทางซ้ายของหน้าต่าง ให้คลิกโฟลเดอร์ที่เซฟ sheet ของ Excel ไว้ แล้วคลิกเพื่อเลือก sheet นั้น
  7. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/a\/a4\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-13.jpg\/v4-460px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-13.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/a\/a4\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-13.jpg\/v4-728px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-13.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    มุมขวาล่างของหน้าต่าง
  8. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/1\/17\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-14.jpg\/v4-460px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-14.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/1\/17\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-14.jpg\/v4-728px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-14.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    คลิกชื่อ sheet ของ Excel ในหน้าต่าง pop-up แล้วคลิก OK ทางด้านล่างของหน้าต่าง เพื่อเลือก sheet Excel นั้นเป็นตำแหน่งโหลด contacts
    • อย่าลืมติ๊กช่อง "First row of data contains column headers" ทางด้านล่างของหน้าต่างด้วย
    โฆษณา
ส่วน 3
ส่วน 3 ของ 3:

ใช้ Mail Merge

PDF download ดาวน์โหลดบทความ
  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/9\/97\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-15.jpg\/v4-460px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-15.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/9\/97\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-15.jpg\/v4-728px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-15.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    หาจุดที่จะใส่ข้อมูล contact (เช่น หัวเอกสาร) แล้วคลิกเพื่อให้เคอร์เซอร์โผล่มา
  2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/d\/df\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-16.jpg\/v4-460px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-16.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/df\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-16.jpg\/v4-728px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-16.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    ที่เป็นตัวเลือกในหัวข้อ "Write & Insert Fields" ของ tab Mailings แล้วเมนูจะขยายลงมา
    • อาจจะต้องคลิก tab Mailings อีกรอบซะก่อน
  3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/2\/27\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-17.jpg\/v4-460px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-17.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/2\/27\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-17.jpg\/v4-728px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-17.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    ในเมนูที่ขยายลงมา ให้คลิกชื่อหนึ่งใน headers จากไฟล์ Excel เพื่อใส่
    • เช่น ให้คลิก FirstName ในเมนูที่ขยายลงมา ถ้าจะใส่แท็กของชื่อ contacts
  4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/2\/2c\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-18.jpg\/v4-460px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-18.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/2\/2c\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-18.jpg\/v4-728px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-18.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    เช่น ที่อยู่ นามสกุล เบอร์โทร และอื่นๆ ของ contacts
  5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/7\/73\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-19.jpg\/v4-460px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-19.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/7\/73\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-19.jpg\/v4-728px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-19.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    ที่ด้านขวาสุดของ toolbar ใน tab Mailings เพื่อขยายเมนูลงมา
  6. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/d\/d1\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-20.jpg\/v4-460px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-20.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/d1\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-20.jpg\/v4-728px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-20.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    คลิกหนึ่งในตัวเลือกต่อไปนี้
    • Edit Individual Documents - เปิดไฟล์ของแต่ละผู้รับ เพื่อปรับแต่งเฉพาะไฟล์ไป
    • Print Documents... - พริ้นท์เอกสารของแต่ละคนใน contact sheet
    • Send Email Messages... - ส่งเอกสารไปทางอีเมล อีเมลของ contacts จะถูกเลือกเป็นอีเมลปลายทาง
  7. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/5\/59\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-21.jpg\/v4-460px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-21.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/5\/59\/Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-21.jpg\/v4-728px-Mail-Merge-in-Microsoft-Word-Step-21.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    อันนี้แล้วแต่ว่าคุณเลือกอะไรไป อาจจะมีแบบฟอร์มเพิ่มเติม (เช่น ถ้าเลือก Email จะมีให้ใส่ subject แล้วคลิก OK ) เพื่อทำขั้นตอน mail merge ให้เสร็จสิ้น
    โฆษณา

เคล็ดลับ

  • Mail Merge เหมาะสำหรับสร้างใบแจ้งหนี้, ประกาศ, รายงาน หรือเอกสารอื่นๆ ที่ต้องใช้เป็นจำนวนมาก โดยเป็นเอกสารที่มีชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ และอื่นๆ
โฆษณา

คำเตือน

  • ต้องตรวจทานข้อมูล contact ก่อน import เข้า Word เสมอ ไม่งั้นถ้าผิดพลาดไป เช่น ชื่อผิด อีเมลผิด ก็อาจส่งเอกสารไปผิดคนได้
โฆษณา

บทความวิกิฮาวอื่น ๆ ที่่เกี่ยวข้อง

วิธีการ
หาค่าเฉลี่ย (Mean) และค่าเบี่ยงเบนมาตรฐาน (Standard Deviation) ด้วย Excel 2007
วิธีการ
ทำนามบัตรด้วยโปรแกรม Microsoft Word
วิธีการ
ใส่เครื่องหมายถูกในโปรแกรมเวิร์ด (Word)
วิธีการ
พิมพ์สัญลักษณ์ X Bar ในโปรแกรม Word
วิธีการ
สร้างกราฟเส้นใน Microsoft Excel
วิธีการ
แทรกรูปภาพใน Excel ให้มีขนาดพอดีกับเซลล์โดยอัตโนมัติ
วิธีการ
ใส่เส้นประใน Word
วิธีการ
พิมพ์คีย์บอร์ดให้ได้เร็วแบบสุดๆ
วิธีการ
ซ่อนหรือลบข้อคิดเห็นในเอกสาร Microsoft Word
วิธีการ
ลบหน้าว่างใน Word
วิธีการ
พิมพ์ตัวเลขในวงกลมด้วย Microsoft Word
วิธีการ
ใช้โปรแกรม Excel
โฆษณา

ข้อมูลอ้างอิง

  1. ↑ https://support.office.com/en-us/article/Mail-merge-using-an-Excel-spreadsheet-858c7d7f-5cc0-4ba1-9a7b-0a948fa3d7d3

เกี่ยวกับวิกิฮาวนี้

ในภาษาอื่น
มีการเข้าถึงหน้านี้ 31,961 ครั้ง

บทความนี้เป็นประโยชน์กับคุณไหม

โฆษณา