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恭喜你刚上任秘书！不过，你知道如何做会议纪要以及如何准备、呈现吗？不管是否需要遵循会议纪要的圣经——《罗伯特议事规则》 [1] X 研究来源 ，或是没那么正式，你都要按照一定的步骤。
步骤
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了解公司的会议政策。 如果对会议记录的正式性要求较高，就得问清楚是否按照《罗伯特议事规则》或是别的标准。如果没那么正式，则需问清楚公司希望会议记录里涵盖那几块内容、会议记录将作何用。
- 作为记录者，不必熟读全本《罗伯特议事规则》，不过买一本（或借一本）用来参照还是很有帮助的。
- 明确你的角色。有些会议秘书不参加会议讨论，而有些既要做笔记还要参加讨论。无论怎样，会议秘书的中心工作还是做笔记，不承担会议主持或协调员等角色。 [2] X 研究来源
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带上电脑或笔记本。 习惯用哪个就带哪个。如果你经常写会议纪要，就专门用一个本子，或者在电脑上建个独立文件夹。
- 若上一次会议的纪要还没有提交审核，就把上一次的也带着。
- 可以用录音设备辅助，方便会后转录，但录音不能代替现场笔记。录音前先征求参会人员的同意，之后转录时也不要一字一句照搬。
- 学习缩记法可以加快笔记速度，但是不用记录会议中的每句话。这是应该避免的。
- 如果公司要求你公开记录，则使用投影仪或演示板。写字不能模糊，确保会后能把笔记带走，用于转录。 [5] X 研究来源
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发放参会人员签名单。 等到所有人到齐后，发一张纸，让大家签上自己的名字和联系方式。会后可以誊写到模版里，或者直接把这张纸作为附件也可以。这种方法一般用于大型会议。
- 如果参会人员中有很多你不认识，你可以看看座位安排表，并在他们自我介绍时记录他们的名字。名单放在身边，以便会议记录时随时参照。 [6] X 研究来源
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尽量填满模版。 在等待开会时，填好公司名、日期、地点、会议类型（如董事会、特别委员会等）。会议一开始，记下开始时间。
- 如果没有模版，就把这些信息写在笔记最上方。
- 若会议在特殊时期召开、有特殊目标，提前通知参会人员。转录笔记后，也要把会议特殊目标作为附件。
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记录其他提议。 仔细聆听所有讨论，但是不需要记录讨论内容，除非有特殊规定。只记录和提议相关的内容。
- 每个提议都要严格按照原本的措辞，还要记录提及人和投票结果。
- 有些提议在投票前需要附议。如果有人说“我附议该项提议”，你就要记下附议人和附议内容。
- 假如你不知道提议人的名字，或需要他重复提议，可以礼貌地询问。打断一下没关系，重要的是保证信息的准确性。
- 如果提议的措辞有改动，只需直接在记录上相应改动。除非改动违背了之前的意思，而且引起激烈讨论，否则不需要记录“有过改动”。 [9] X 研究来源
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听参会人员的报告，并获取报告副本。 当有人对照某文件念了一则报告或新闻，你要记下报告人和报告内容。如果其中包含提议，用常规记录提议的方式来记录。
- 最实际的做法就是会后向报告人要一份报告副本。在会议过程中记一笔，提醒自己会后去要相关材料。转录会议纪要后，把报告作为附件。
- 如果报告人没提供副本，要弄清楚怎样能够得到。会后需要获取。
- 如果只是口头报告，而不是对照文件读，那么只需对报告内容进行简要客观的概括。不需要记录细节和报告人的具体措辞。 [10] X 研究来源
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记录分配的任务。 包括提交的上次会议任务和本次会议布置的新任务。有人被指定写一份信件？记下他的名字和任务要求。
- 和会议的正式性相关，很多任务被包括在提议内。若是非正式会议，可能某些决定表述得不够不清晰，所以你需要仔细听。
- 如果会上还说明了决定的理由，你也需要概括性地记录。
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记录会议主席的指示。 当某个异议正式进入讨论程序，就要记录该异议及其理由，还有会议主席的指示。
- 建议参照《罗伯特议事规则》和公司章程。
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收尾。 记录会议结束的时间。记得向报告人要报告副本，或让他们用邮件发送给你。
- 快速浏览纪要，检查是否有遗漏或不清楚的地方。如果有问题，在参会人员离开前及时问清楚。
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用电脑把笔记打成电子版。 如果会议中是用电脑记的，那就跳过这步。然后新建一个文档转录笔记，把笔记文档打开在一边做参照。
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把笔记整理成明确的段落。 每个提议、决定、要求独立成段。检查以下几点： [14] X 研究来源
- 拼写和语法正确。可以使用拼写检查软件。
- 客观性。不能含有你自己的个人意见。会议纪要必须保证客观性。
- 用词明了、准确。用精准的词替换模糊的词。删去修饰性的描述。
- 只记录行动，不记录讨论。除非有特殊要求。
- 标页码。
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把会议纪要的初稿发放给相关人员。 按照一开始让参会人员填写的联系方式，发放到他们的邮箱。会议主持人那边应该也有联系方式。
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审定，获得批准。 你可能需要在下次会议上朗读这次的会议纪要，接受审定。如果纪要中的提议都通过，则纪要获得批准。 [15] X 研究来源
- 如果在批准前经过修改，要在文件中注明有修改。但不用注明具体修改内容。
- 如果获得批准后再有人提议修改，要一字不差地记录提议内容和提议是否通过。
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访问会议文件模版网站。 使用模版会更有条理，也能避免格式错误。
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浏览比较。 用网站上的搜索功能，找一个最适合你用的模版。
- 按照具体要求检索模版（通用或标准），找到适合的模版，然后点击“下载”或“使用”。保存下来，确保下次能找到。
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打开模版。 下载后解压，用Microsoft Word或Exel打开。为了方便使用、达到最佳效果，建议使用最新版Microsoft Word。保持更新就能享受更多新功能，操作更方便。
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在页眉处添加公司标识和版权信息。 删去范例中的标识，不过记得阅读模版使用条例，避免不必要的法律纠纷。
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换标题。 删去范例文字，写上实际的会议纪要标题。
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换模版主题（可选）。 你可以更换模版的颜色或别的主题，使之更专业。很简单：找到“页面布局”，点击“颜色和主题”，你可以自己设置。比如选用和公司标志相配的颜色。
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调整模版结构。 有些板块多余或缺失，或者你不喜欢它的样式。根据自己的需要来调整。
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保存，以备会议上使用。 用Microsoft来做会议笔记，方便快捷且更有条理。不过你也可以把模版打印出来，手写笔记。注意调整好行高，确保空白足够填写信息。
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检查模版。 恭喜你做好了模版。有了模版作参考，一定能提高效率和准确度。别忘了快速浏览一遍，看看有没有缺失的或模糊的地方。检查完，确保没有问题，那么你已经充分准备好啦！广告
小提示
- 会后立即转录笔记，因为此时记忆最清晰。争取尽早传递到相关人员手中。
- 会议中靠近主持人坐，方便询问没听清楚的信息。
- 把会议纪要储存在安全的地方。
- 让提议人提交书面提议，以免记录不准确。
- 有疑问时要问清楚，别怕打断会议。
- 会议纪要很重要。它们会被保存、参照很多年。尤其是关于法律问题的会议纪要，还影响到相关人员的声誉。
- 阅读部分《罗伯特议事规则》，尤其关于秘书的职责那一节。
- 按照时间顺序记录。如果某话题被提起两次，不要合并到一起。
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参考
- ↑ http://www.robertsrules.com/
- ↑ http://www.mftrou.com/meeting-minutes.html
- ↑ http://www.effectivemeetings.com/meetingbasics/minutes.asp
- ↑ http://www.arara.org/3_2_Minutes.pdf
- ↑ http://www.mftrou.com/meeting-minutes.html
- ↑ http://www.mftrou.com/meeting-minutes.html
- ↑ http://www.arara.org/3_2_Minutes.pdf
- ↑ http://www.edc-odu.com/.../wp.../WRITING-THE-MEETING-MINUTES.docx
- ↑ http://www.workerseducation.org/crutch/procedure/minutes.html
- ↑ http://www.arara.org/3_2_Minutes.pdf
- ↑ http://www.robertsrules.com/faq.html# 15
- ↑ http://www.effectivemeetings.com/meetingbasics/minutes.asp
- ↑ http://www.effectivemeetings.com/meetingbasics/minutes.asp
- ↑ http://www.wildapricot.com/membership-articles/how-to-write-effective-meeting-minutes
- ↑ http://www.effectivemeetings.com/meetingbasics/minutes.asp
- ↑ http://www.mwe.com/info/pubs/CorporateSecretary0706.pdf
- ↑ http://www.mwe.com/info/pubs/CorporateSecretary0706.pdf
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