下载PDF文件
下载PDF文件
召开会议需要以清晰、简洁的方式，把所有相关信息传达给与会人员。你应该说明会议的时间、地点和主题。如果会议需要任何准备工作或物品，你可能也应该予以注明。无论你发会议邀请是用自己的电子邮箱，还是Outlook这样的应用程序，都应该确保提供详尽的信息，让受邀者了解所有内容与要求。
步骤
-
标题要简洁而有意义，注明会议的日期和主题。 标题中包含这些信息，意味着收件人不用打开电子邮件，就能知道会议什么时候召开以及讨论什么问题。比如，你可以这样写：“12月8日会议：新的汇报原则。” [1] X 研究来源
警告： 不写会议主题可能会导致收件人回邮件，询问会议是否与他们的部门相关，或者他们是否必须出席，所以一定要写出会议主题！
-
在标题里要求收件人确认能否出席。 如果你必须弄清楚哪些人会出席会议，就在标题中请求确认。这样一来，收件人甚至不用打开电子邮件，就知道他们必须尽快回复。你可以这样写：“10月6日周五人资会议，请尽快确认。” [2] X 研究来源
- 你还可以这样写：“请回复：10月6日人资会议。”
-
在标题中注明会议是否紧急。 如果问题比较急迫或紧急，需要立即开会，就让标题带有紧迫感。比如，你可以这样写：“2月31日周一-紧急会议：网络安全。” [3] X 研究来源
- 一定要写明会议的主题，并让收件人知道会上会讨论什么问题。
-
说明收件人是否必须出席会议。 如果你工作的公司规模很大，有些会议可能不需要所有人参加。在标题中注明相关的部门，或者让收件人知道他们是否必须出席。比如，你可以这样写：“10月6月-营销会议-务必参加。” [4] X 研究来源
- 如果会议不强制要求参加，你可以这样写：“10月6日-关于有效研究策略的会议-建议参加。”
-
在标题中使用完整的词句，避免造成困惑。 缩写看似有效，但不像完整的词句那么明确，可能造成困惑。比如，“SAP”指的可能是“系统和处理”，也可能是“样品和分析方案”，不同的人，对你习惯用语的熟悉程度不同，可能会产生不同的理解。 [5] X 研究来源
- 不过，你可以使用一些常见的缩写，比如“ASAP”、“人资”和“盼复”等。
广告
-
写一个简短、友好的介绍和一段简短的说明。 如果你在一家大公司工作，或者收件人中有人不认识你，那么一定要做自我介绍。你还应该在这段简短的介绍中说明一下，收件人来参加会议时，是否应该完成或携带任何文件或物品。 [6] X 研究来源
- 做介绍时，口气礼貌一点，说的内容要与工作相关。比如：“大家好，我期待新程序在下周上线！”
小提示： 如果收件人出席会议时，必须完成任何任务或携带任何物品，一定要提醒他们。比如，你可以写：“提醒一下，请携带4份打印好的供应商联系人名单。”
-
单起一行，写会议日期和时间，突出这条信息。 这对出席会议的人来说是关键信息，所以你应该写清楚，让它比正文的其他部分更突出。上下各空两行，并且（或）使用粗体字。 [7] X 研究来源
- 比如：“10月6日，上午10:30 - 11:45”
- 如果召开的是网络会议，就列出时区，避免不同时区的人因为沟通问题而错过会议。比如，你可以这样写：“10月6日，上午10:30 - 11:45（太平洋标准时间）”
-
在日期和时间后列出地点。 让地点和时间、日期一样突出，如果召开会议的地点是个新地方，或者很难找，或者你知道有些收件人不熟悉这个地点，就更应该突出这条信息。通过实时论坛或视频聊天来召开虚拟会议时，一定要提供论坛或视频通话的连接，便于参会者点击访问。 [8] X 研究来源
- 说明路线时，尽可能具体一点。比如：“请到友谊大厦（南京街209号）592号会议室参加会议。592室位于大厦的楼面层，所以你得从1楼坐电梯到12楼，然后坐大厦南侧（位于你的左手边）的电梯，到59楼。
-
说明会议的目的。 让收件人知道会议需要完成的任务。提供一份简短的会议议程，可以帮助他们认识到哪些任务需要提前完成。你可以直接写出主题，比如“网络安全更新”，也可以提供时间表： [9] X 研究来源
- 10:30 - 10:45 分享项目的状态更新
- 10:45 - 11:10 对比并选择可行的报价
- 11:10 - 11:30 讨论和启动目标
-
校对电子邮件中的语法错误和事实错误。 会议的日期、时间和地点，是最重要的校对对象，一定要确保它们正确无误！你还可以校对自己写的介绍、议程或其他说明，确保邮件包含所有基础信息。 [10] X 研究来源
- 大声朗读你的电子邮件，确保行文清晰、简洁，然后再发送出去。
广告
-
点击Outlook开始选项卡下的“新建会议”。 如果你们公司使用Outlook这样有内置日历的通信数据库，就用它来召开会议。这通常是你共事者的首选联系方式。 [11] X 研究来源
- 如果你们公司没有使用Outlook或类似程序，你可以用工作邮箱发送邀请。
-
在“计划”窗口中选择时间和日期。 创建新会议后，Outlook会弹出日历窗口。点击“计划”，选中一个有空的时间和日期，来召开会议。 [12] X 研究来源
- 确保你和预定的参会者在预定时间都有空。根据你们公司使用的应用程序，你可能需要调整查看设置，来显示除你以外所有人的日程安排。
-
输入与会者的姓名或使用通讯录，来添加与会人员。 点击文本栏，手动输入姓名，或在通讯录中滚动浏览，从列表中选择他们的姓名。使用“计划”功能来检查其他人是否有空。 [13] X 研究来源
- 没有空的人，姓名会高亮显示。这个功能甚至会根据你和与会者的日程安排，来显示建议的时间段。
-
设置会议开始和结束的时间。 确保会议日期是你之前选择的日期，如果有必要，你可以点击“日历”按钮，来做出更改。然后使用时间列表右侧的下拉箭头，来选择正确的开始时间和结束时间。 [14] X 研究来源
- 添加结束时间是对他人时间的一种尊重，这样他们就知道会议要开多长时间，能够规划自己会议前后的通勤或工作。
-
点击屏幕顶部“会议”选项卡下的“约会”。 点击此按钮，Outlook会返回约会总界面，你可以看到已经安排好的条目。在这个界面，你可以添加主题、位置和注释。 [15] X 研究来源
- 如果你在约会界面没有看到自己安排好的条目，就回过头去重复以上步骤，直到它出现为止。
-
输入主题、位置和注释时要明确。 用几句简短的话语，让收件人知道会议的内容，比如“新品测试”。地点要说得具体一点，如果平时的会议不是在该地点举行，或者该地点比较难找，就提供路线信息。添加与会议有关的附加注释，比如任何准备工作。 [16] X 研究来源
- 写出会议地点的地址，即使你认为收件人已经知道，也不要省略。
- 完成后，点击“发送”。
小提示： 不要写过于宽泛的标题，比如“头脑风暴”，因为其他人看到标题后无法得知会议的目的。相反，你可以写“讨论新产品的供应商”。
广告
小提示
- 校对自己的电子邮件或邀请时，确保它的内容简明扼要。
- 使用友好、专业的笔调。
- 仔细检查收件人列表，确保所有应该参会的人都收到邀请。
- 如果你希望所有邮箱地址对收件人保持隐藏状态，就在“密件抄送”行输入邮箱地址。
广告
警告
- 不要发送没有日期、时间和地点的邀请或电子邮件。这可能会让引起受邀者的不满，而你会收到大量回复，向你询问这些信息。
- 不要全文使用粗体，否则别人会觉得你在吼叫，很不职业。
广告
参考
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ http://edtech.ut.edu/microsoft-office/333-using-outlook-scheduling-assistant-to-create-meeting-invitations
- ↑ http://edtech.ut.edu/microsoft-office/333-using-outlook-scheduling-assistant-to-create-meeting-invitations
- ↑ http://edtech.ut.edu/microsoft-office/333-using-outlook-scheduling-assistant-to-create-meeting-invitations
- ↑ http://edtech.ut.edu/microsoft-office/333-using-outlook-scheduling-assistant-to-create-meeting-invitations
- ↑ http://edtech.ut.edu/microsoft-office/333-using-outlook-scheduling-assistant-to-create-meeting-invitations
- ↑ http://edtech.ut.edu/microsoft-office/333-using-outlook-scheduling-assistant-to-create-meeting-invitations
广告
