步骤
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1决定你的信是否需要正式的格式。 如何去写信取决于你与收信人之间的关系。需考虑到这些方面：
- 如果你写给政府官员，未来老板，高官，学术官员或者任何与你有职业来往的人，那信就需要很正式。
- 如果你写给你现在的老板，一个不太熟悉的同事，一个远亲或者长辈，或者是一些你不太熟悉的人，信就可能需要稍微正式一点。
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2决定你的信是手写还是用电邮。 你所选择的发送方式也表明了正式的程度。
- 许多正式的信件需要用打字机打出来并通过邮递的方式发送。如果你的信很急或者你知道收件人想要以电邮的方式的话，就可以另作他谈。
- 对于日常使用的信件，一封电邮或者手写信是可以接受的。
- 对于稍微正式一点的信，你必须打电话确定。如果对方已经选择了和你联系的主要方式是电邮，那么电邮可能是保险的方式。如果你不确定，那就采用手写的形式吧。
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3使用有信头的信纸或者把你的地址写在信的上方（正式的才要）。 如果你是写一封商业信件，那么使用有公司台头的信纸是。或者，如果仅仅是想要你的信件看起来更专业，你可以用文字处理程序设计一个信头。另外，把你家庭住址写在信的上方，向左对齐。在第一行写你的街道地址，你的城市，省份以及邮政编码写在第二行。
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4写日期。 如果你已经写好了你的地址，空两行或者留一点位置然后写上日期。另外，以日期为开头，向左对齐。
- 写出详细的日期。“2012年9月9日”比“2012.9.9”或者“2012/9/9”要好的多。
- 如果你通过电邮来发送一封稍微正式一点或者日常信件，就没有必要加上日期—电邮会有时间标记。
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5写上名字，头衔以及收信人的地址（仅限于正式的信件）。 在日期下面空两行，或者留一些位置，然后写出收信人的全名以及头衔。在第二行，写出公司或者机构名（如果合适的话）。在第三行写出街道地址，第四行写城市，省份以及邮政编码。
- 这些对于电邮来说是不需要的。
- 在稍微正式一点或者日常的信件里，这些也是不必要的。在信封写上名字和地址就足够了。
- 如果你写信是做调查并且没有联系人，简单的写上公司或者机构名和它的地址就可以了。
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6以称呼为开头。 你用的称呼将取决于你和收信人的关系，正式的信件也一样。下面是一些可能的情况：
- 如果你没有特定的联系人，但是你知道收信人群的性别（男女），你就多了一点选择。你可以写“亲爱的先生们”，“亲爱的女士们”，或者“亲爱的先生女士们”。但要特别注意这一点—在（他/她）阅读或者打开你信件之前你并不想冒犯他们。
- 如果你写的一封正式的信件并且你有特定的联系人，可以使用最保险的称呼是“亲爱的、或者我的…..”如果你觉得这太亲密的话，你最好不要用，你可以简单礼貌的称呼收信人的名字，以逗号（，）结束（比如“张女士，…”）.
- 如果你写的是一封稍微正式一点的信件，你可以用“亲爱的”或者“您好”作为寒暄。
- 如果你写的日常信件，你可以用“亲爱的”或者“您好”，又或者更随意的问候如“你好”或“嗨”。
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7在称呼后面写上收信人的名字。
- 如果是正式的信件，用礼貌的尊称如先生，女生，博士，或者其他军衔或者其他政府头衔，然后再写上收信人的姓。
- 如果信件是稍微正式一点的，你必须确定你是否可以直呼收信人的名字。如果你不确定最保险的方式是搭配一个礼貌的尊称。
- 对于一封日常信件，你可以普遍认定你被允许直呼对方她或者他的名字。明显例外的一个可能是你的长辈，那些你应该在名字后面写上称呼如阿姨或者奶奶。
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8开始写信。 如果你在打你的信件的话在称呼后面空两行，或者如果你如果用手写的话就简单的换到下一行。
- 如果你写的是一封私人信件，以祝福收信人安康后再开始。这可以正式的如“我祝愿你们都好”或者随意的如“最近过的怎样？”。
- 如果你写的是一封商业或者其他正式信件，那就直入主题。时间就是金钱，你也不想浪费收信人的时间。
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9问问自己需要交流什么。 一封信主要目的是沟通交流。在你写的时候，问问你自己收信人需要什么信息，并且把它们写进信里。你需要告诉他你产品的新价格吗，你有多想念对方，或者谢谢他或她的生日礼物？无论是什么，分享的内容应该是信的重点。
- 知道你“不要”写什么。一封在充满愤怒或者乞求同情的信件不是你应该发送的。如果你已经写了这样的信件并且不确定是否要寄出去，在把它放进邮筒之前把它放在那里几天—你也许会改变主意。
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10校正你的信件。 在你把它寄出去之前，仔细阅读几次确保它表达了你想要说的话，并且没有拼写或者语法错误。用你文字处理软件中的拼写检查功能，或者让朋友帮你检查一下。做任何必要的改变。
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11用结尾敬语。 一个结尾敬语可以让你的信件以一个好的印象以及和收信人建立良好关系作为结束。在信得最后一段后面空两行，然后写上结尾敬语。
- 对于正式的信件，要保留问候及祝福语。
- 对于稍微正式一点的信件，你可以简略以上的敬语“真挚的”、“致意”或者“敬祝”。
- 对于日常的信件，你的敬语反映了你和收件人的关系。如果你是写给你的配偶，亲密的朋友，或者近亲，你可以用“挚爱地”或者“爱你的”。
- 如果你感觉兴致来了，你可以在一封正式的信件里用旧时的结尾敬语（或者如果你写给你的一个欣赏你这份心意的密友）。把敬语写进句子里。例如，在信的最后一段可能读到“我保证，会一直…….”。空两行然后写“你真挚的”。这样，信的最后一行和你的结束敬语就像是一个句子。你可以以此创新找出其他方式把结尾敬语编排进去。
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12签名。 如何签名取决于你信的性质。
- 对于已经被打印的正式信件来说，在结尾敬语和你打印出来的全名之间留四行的位置。然后在中间位置用蓝色或者炭黑墨水签上你的名字。
- 如果你正发送一日常信件，在你的结束敬语后面打上的你名字。
- 如果你想，在你签名时，你可以在正式的信件后面用一个礼貌的尊称去称呼你自己。例如，一个已婚的女生可能会署名为“张太太”。
- 对于稍微正式一点的信件，用你的全名或者你的名字取决于你自己。你同样可以打印“并且”签上名字，就像你在写一封正式的信件一样，或者只是简单的签名。
- 对于日常的信件，没有必要在底下打印出你的全名。在一份日常电邮下面打上你的名字就可以，或者在手写信的最后简单的签上你的名字。
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折叠信件（可选择）。 如果你通过邮局去寄信，就把它折三折。从纸张的底部向上折三分之一的纸张，然后，从顶部向下折以至于可以和底部对齐。用这样的方式折叠信纸是为了确保能放进大部分的信封里。
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14在信封上写姓名地址（可选择）。 在纵横间，找到信封的中心。这是你写收信人详细地址的地方，像这样：
- 林先生
- 北京市朝阳区XXXXXXX
- 邮编 100021
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15在你的信封上写上写信人地址（可选择）。 像写收信人地址那样写寄信人地址（上列的）；唯一改变的是你想要简单的写出你的姓而不是你的全名。广告
小提示
- 试着不要在你的信件里加入不必要的内容，特别是如果你写的是一封商业信件的话。
- 试着把信的重点放在收信人感兴趣的内容。
- 用蓝色或炭黑色墨水写信。
- 如果你发送的是正式或稍微正式一点的信件，确保你的电邮地址是可接收的。一封来自“dong.chen”的信要比一封来自“happy189”的信件正式的多。
- 如果你正在印刷一封正式的信件，用一张纸质较好的纸。
- 你可以用信件表达你的感谢，慰问，爱，幽默，关心，以及其他的情感。
- 如果你在写投诉信的话，尽可能理智和礼貌—如果你做到了，你很可能得到一个良好的回复。
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警告
- 在信封上乱涂乱画可能会妨碍传送。如果你想要装饰你的信封或者增加贴纸的话，那就在信封的后面弄吧。
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