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写信是一种艺术，写得好，别人就会认真对待你，写得不好，别人说不定会忽略你。不管你是写求职信，还是写信给一个朋友，或者只是给同事发电子邮件，一切都要从一个好的开头开始，要抓住读者的注意力，促使他们阅读下去。学会如何填写收件人地址、写一行吸引人眼球的话、写一段引人入胜的介绍语，能帮助你写出一封值得一读的信。
步骤
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确定你要写给谁。 一个特定的称谓比一般性的称呼更能吸引人们的兴趣，因为它能证明你知道你要跟谁说话，这是最基本的。
- 如果你是写求职简历或者商业信函，要花点时间找到你的读者的名字。多数情况下，做个小调查就能找到招聘官、人力资源协调员或招聘经理的名字。如果你在网上不能找到信息，打个电话往往就能确定你要给谁写信。
- 通常来说，最好避免使用“敬启”或“亲爱的先生或女士”。这些称呼不能表达任何个人特征，不能让读者印象深刻，会让你的信淹没在众多信件当中，没有特点。
- 例如，假设你要雇佣一个人，你收到了两封信，一个称呼你为“亲爱的先生或女士”，而另一个特意写了你的名字在上面。你认为哪个申请人更有可能“做事周全”，值得雇用呢？
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如果你不能找到你要写信的人的确切的名字，别担心！有时候这些信息是刻意隐藏的，在这些情况下，只要用“敬启”就可以了。
- 例如你在写推荐信，或者在给公司里面一个不知道名字的人写信件，就可以使用一般的称谓，如“敬启”。
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用正确的称谓开头。 当你知道你写信给谁的时候，就写“亲爱的某某某”，除了个别例外，一般写信都应该是给特定的人的。
- 如果你要写信给某个重要的人物，如政府官员、学者或者宗教人物等，你应该使用适合他们职位的称呼形式。 [1]
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研究来源
- 例如，如果你打算写信给受戒的法师，你的称呼应该是“亲爱的某某法师”或“亲爱的法师”；如果你写信给美国总统，你的称呼应该是“亲爱的总统先生/女士”。
- 大多数人在公司里的头衔不需要特别指明，例如“亲爱的最正确的、最可敬的首席执行官比尔•盖茨”，是一个相当不好的称呼，听起来也不自然。但是有一点很重要：这一点不适用于律师和法律官员。
- 如果你要写信给某个重要的人物，如政府官员、学者或者宗教人物等，你应该使用适合他们职位的称呼形式。 [1]
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研究来源
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再次确认收件人的名字。 写错名字是相当不礼貌的。
- 听起来陌生的名字和头衔要特别注意，熟悉的名字也要特别留心。你很可能因为大意而犯错误。尽管你可能不知道或者不关心周晓彤和周小彤这两个名字的区别，但是他们本人可能觉得很重要。
- 小心地使用工作职务做称呼。如果工作职务写得不对，是很无礼的。例如，两个很像的职务“区域经理助理”和“区域经理助手”，很容易混淆。
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写一个吸引人眼球的开头。 每封信的第一行总是最受关注的句子，也是要给下文定下基调的句子。写信就像是钓鱼，第一行就是诱饵。你想吸引读者，就要用这第一行来抓住他/她的目光。
- 如果你是在写工作求职信，就要在你的信里面写一些东西，让它从无数的求职竞争者中脱颖而出。例如，在信的最前面突出你最独特的成就，确保一定要被读者注意到，吸引读者阅读接下来更多的内容，把你当做一个候选人对待。
- 在商务信函中，避免使用陈腐或尴尬的词汇。书信之所以是一种写作艺术，一部分就是因为用词要得当。记住——你的收件人可能读过许多像你这样的信件。尝试用与众不同的方式！
- 不要写“嗨！我的名字是……”、“我写这封信是因为……”或者“我想说……”这样的语句。这些太常见，没必要写——你的名字已经在信上面了，因为你要签名。你写信的原因应该简单明了，没有人能知道你的想法——他们只能看到你写出来的东西。
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第一段表明立场。 第一段是你写完第一句话后面的内容，有时候完成这一段只需要一个句子。
- 试着在第一段写明你的兴趣。信的第一段就像是整封信的缩小版——如果读者不喜欢第一段，他们可能就不读下去了。所以第一段要写得好！例如，如果你正在写一封求职信，为了突出你在工作中的成就，不要从你微不足道的小成就开始写，后面才写你的大成就，否则读者可能在还没读到你的大成就时就不想读了。
- 对于商务信函和求职信，要在第一段非常清楚地对收件人说明你能做什么，你为什么要写这封信。
- 开头如果写这样的句子，“我是一个经验丰富的机械厂工人，我对车床工作很擅长”，这是毫无意义的，读者不在乎这些东西。但是“我有多年的从业经验，能为贵公司提供优质专业的车床工作服务”这样的句子，就非常清楚地说出了读者关心的东西，直接解决他们的需求。
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在第一段写明你和对方的联系。 这一点对于商务信函特别重要，读者时间紧迫，可能都不能读完你的信。你的第一段应该陈述你的目的，表明你是谁。如果可以的话，提到之前的谈话或曾经的接触，让读者回忆起你是谁。你可以提出是谁推荐的你，可以小小吹捧、夸耀一下自己的成功经历，但是小心不要吹牛皮吹过头了。
- 例如，类似“我写信给您，是为了进一步讨论我们在6月20日决定的关于桥梁的交易”这样的提醒，就很特别地表明了信的主题。这样的语句对读者是有帮助的——提醒到了你们之前接触时的细节，委婉地表明了此次的主题，让你们可以继续交流下去，而不会显得突兀或打扰到对方。
- 措辞得切中要点。没有人希望费力地读一篇文章！你是对读者有所求的，为什么要给人家写一封晦涩难懂的信呢？
- 努力让你的第一段简洁、易读、有趣。这听起来仿佛很难，的确……所以我们才将写信称为一门艺术！
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小提示
- 在常规的、非正式的信件中不要使用称谓（“亲爱的某某”）。这种类型的信件的例子包括：公司内部邮件或个人电子邮件、备忘录、正式的报告等。
- 信件之所以有别于其他类似的备忘录、通告或者“公开信”，是因为它是专门写给某个人的。如果你发现在写某个要求很多人做一些事的东西，或者通知已经或将会发生的事情，考虑用别的形式吧。
- 言简意赅是一个很重要的能力，尤其是在商务中。对于求职者，在你的求职信中，简洁明了的表达能力是对一个员工能力的首要要求。多花点时间在这些信件上，确保你掌握了基础知识——如何正确使用称谓。
- 如果你是要寄一封重要的信，要准备复本。不管是要作为证据，还是因为个人原因，或者只是觉得它写得很好，你都要保留复本——因为一旦你发送了，你就没办法收回来了！
- 不拘礼节是一把双刃剑，可能成功也可能失败。不正式的语气可以使你的信脱颖而出，并帮助你阐述观点，但它也可能让你看起来不专业，显得轻浮。这一切取决于你的收件人。如果你不熟悉你的收件人，那么使用不正式的语气就是在冒险。
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参考
- ↑ http://www.emilypost.com/forms-of-address/titles/777-official-forms-of-address
- http://www.net-temps.com/careerdev/crossroads/print.htm?id=1680
- http://msn.careerbuilder.com/Article/MSN-694-Cover-Letters-Resumes-5-Attention-Getting-Ways-to-Start-Your-Cover-Letter/
- http://www.theenglishweb.com/business-writing-skills/how-to-start-and-end-a-business-english-letter-or-email.php
- http://www.docstoc.com/docs/4678674/How-to-start-the-letter-The-first-paragraph-in
- http://www.techrepublic.com/article/create-a-cover-letter-that-gets-results/1057878
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