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商务备忘录是一种公司内部的沟通方式。当然，如果是在两公司间交流，也可以算作是对外方式。备忘录一般用于传达信息，比如，告知一个部门应完成的任务，或是需传达到多人的公告。固定的备忘录和邮件模板可以简化我们的工作，但学会自己写商务备忘录也是很重要的。
步骤
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书端。 这一部分包括这份备忘录的接受者，发出者，日期及主题。其主题句较短，是对整篇备忘录的概述。
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首段。 备忘录的第一段应清楚的表明其目的，并对主体内容所包含的信息有一个简单描述。
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事件简述。 需要简单说明一下为什么发出这份备忘录。描述事件的语句要简单明了，强调重点，以事实为基础。
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提出解决方案。 如果该备忘录提出了一个问题，在第三段应给出相应的解决方案，或者一些建议。如果目的是通知不大好的消息，则应在这一段给出所有可能的正面影响。
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在第四段给出总结。 如果备忘录很短，这一段则可有可无。但如果长度超过一整页，则有必要对文中的要点进行总结，以确保要点不被遗漏。可以采用列表的方式使该段重点突出。
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最后一段要写收到这份备忘录的人需要做什么，并给出任务完成的最后期限。 再加上后续沟通需要的有关信息。
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签名。 一般不会强制要求，但有些公司要求在商务信函中，在打印版的发出者姓名上方加上手写签名。
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校正备忘录。 在备忘录发出之前（不管是对内还是对外），确定内容没有语法错误。如果备忘录包含敏感信息，要根据公司规定，寻找合适的人对该备忘录进行编辑和校正。广告
小提示
- 选择合适的称谓。在社交场合的称谓并不一定能在商务信函中使用。
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