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写工作报告可能会让你望而生畏，但它或许没你想象的那么难。一般来说，工作报告的作用是说明你在某个工作项目上的进度，或者就工作场所问题提出自己的结论和建议。要轻松写出一份有效的工作报告，你应该先考虑自己的目的、受众、研究和信息。然后，使用业务报告的典型格式来起草报告。最后，你可以进行修改，让报告能够有效地传达信息。
步骤
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如果有的话，你可以汇集研究和证明资料。 把你用来得出结论或建议的资料放进去。在编写报告的过程中，你会参考这些资料；此外，你可能还得把它们放进报告的附录。以下是你编写报告时可能需要用到的资料类型： [5] X 研究来源
- 财务信息
- 图表
- 图形
- 统计信息
- 调研
- 问卷调查
- 对专家、同事和客户等人的采访
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如果你写的是进度报告，就回顾自己的进度。 一份好的进度报告会对你已经完成的工作，下一步要做的事情，以及项目是否按计划进行做一个简单的概述。最好想一下别人会对你的项目提什么问题，然后在报告中进行回答。以下是报告应该回答的问题： [6] X 研究来源
- 项目范围有变化吗？
- 自上次进度报告以来，你做了哪些工作？
- 你下一步要做哪些工作？
- 你能按时完成这个项目吗？如果不行，为什么？
- 你遇到了哪些困难，准备如何克服？
- 这个月你有没有吸取什么教训？
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概括 你报告必须囊括的信息。 用一个松散的提纲来概括你的想法，这样可以帮助你编写报告。在概括时，为报告拟一些小标题，帮助你组织自己要写的内容。你的提纲无须非常简洁或十分完善，它只供你自己使用。 [7] X 研究来源
- 在大多数情况下，报告应该先说你的结果、结论或建议。然后，如果可以的话，解释你是如何做到这一步的，说明你的论证过程。
- 如果你要提出有争议的结论或建议，就先说明你的论证过程和论证方法，这样受众就能理解你为什么会得出这个结论。
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使用封面或标题页。 标题页必须写出报告的名称，然后另起一行，写你提交报告的日期。第三行则列出所有作者的姓名。然后，在第四行写下你所在的组织的名称。 [8] X 研究来源
- 在某些情况下，你还可以附函一封，说明你为什么写这份报告，它包含哪些内容，以及你认为下一步要做什么。这种致读者信更常见于那些花费很长时间撰写，或者在读者看正文之前需要作出额外说明的报告中。
- 写进度报告时，要在标题页列出你的姓名、项目名称、日期以及报告周期。每一项另起一行。你可以在每一行标出“姓名”、“项目名称”、“日期”和“报告周期”，也可以直接罗列上述信息。 [9] X 研究来源
- 问问老板对你工作报告的格式是否有具体建议。他们的意见是你编写报告最好的参考资料。
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写一个详细说明关键信息的执行摘要。 里面应该包括你的结论、理由和建议。这可以让看的人不必阅读整篇报告，就能理解它的要点。你不必写一份详细说明，但是读者必须理解报告的内容。执行摘要的长度应该介于半页到一页之间。 [10] X 研究来源
- 你不必概括整篇报告。重点说明报告中最重要的观点，比如你提出的关键建议或结论。
- 如果你写的是进度报告，可以略过这一部分。
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编一个目录，列明报告包含的内容。 在目录中列出小节标题，以及该节开始的页码。这样读者就能轻松浏览你的报告，找到自己需要的信息。 [11] X 研究来源
- 为每节内容拟定标题和小标题，使自己的报告易于阅读。
- 如果你写的是进度报告，那么除非老板要求，否则通常不必列目录。但是，你还是应该为每节内容拟定标题和小标题，使报告易于浏览。
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解释你描述的结果或提出的结论。 概述你已经完成，并且与这个项目有关的研究或评估。然后，讨论并说明你的发现，以及它们与你报告主题之间的关系。 [13] X 研究来源
- 在大多数情况下，本节应该包含一个介绍性段落，并列明你得出的结论。
- 以下是结论可能的呈现方式：“1.我们的人口正在老龄化，所以客户会面临更多的健康风险。”
- 进度报告不必描述任何结果或提出任何结论。但是你应该在介绍后面那一节列出自己取得的成就或完成的任务。你还可以在本节中简单地写一段话，只用包含2到4句。但是，一个列表通常就足够了。你可以列出“筹集1000元购买庆典帐篷”，“与A公司签订合约，请他们管理庆典方案”，以及“调查了1500名居民，收集公众意见”。 [14] X 研究来源
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列出你在写报告时使用的所有参考资料。 参考资料可能包括期刊文章、新闻报道、访谈、调研、问卷调查、统计结果和其他相关信息。把它们列在报告结尾，并在页面标明“参考资料”。 [19] X 研究来源
- 除非另有要求，否则业务报告应该使用APA格式。
- 如果你写的是进度报告，可以略过这一部分。
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把调研、问卷调查或电子邮件等资料放进附录。 有些工作报告不需要附录。但是，如果你想让读者知道你参考了哪些资料，或者想提供一些额外的信息，以帮助读者更好地了解主题或你的发现，那么你可以利用附录。为每个附录赋予一个字母编号。 [20] X 研究来源
- 比如，你可以有“附录A”、“附录B”和“附录C”。
- 进度报告不必包含这一部分。
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用一个简短的结论来总结你的发现和进度。 报告中不必包含结论，但写一个能很好地概括你付出的努力。结论应该保持在3到4句话以内，总结你在报告中呈现出的信息。 [21] X 研究来源
- 你可以写：“艺术节策划项目预计可以如期完成。我们已经完成了计划活动的90%，现在的重点已经转移到采购材料上。工作没有遇到很大的困难，即使未来出现任何问题，我们也做好了解决的准备。”
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使用清晰的标题，来帮助读者浏览报告。 拟定开门见山的标题。读者应该一看就知道报告包含什么内容。
- 你的标题可以包括：介绍、已完成的任务、下一季度的目标、困难和解决方法以及结论。
- 根据报告包含的信息修改标题。
- 进度报告的受众可能是你的上司、团队或客户。 [22] X 研究来源
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使用简单直接的语言来表达自己的想法。 工作报告不需要写大话套话，也不用文采斐然。你只需要把自己的观点告诉读者。用尽量简单的语言表达你的想法，直截了当。 [23] X 研究来源
- 你可以写“第四季度的营收上涨了50%”，不要写“第四季度的营收猛增50%，创造了骄人的业绩。”
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使用简洁的文字，尽量让报告简短一点。 写太多不必要的内容会浪费你和读者的时间。删除不必要的废话，直接说出你的观点。 [24] X 研究来源
- 记住，有些工作报告可能很长，因为它们包含大量信息。但是，你的文字一定要简洁。
- 你可以写“在销售人员进行电话推销后，上季度的销售额实现了增长”，不要写“我们可以看到，上个销售季度的收入呈指数增长，因为我们才华横溢、爱岗敬业的销售员开始给潜在客户打电话推销，劝说他们购买更多的产品。”
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用不带情绪的客观语言表达自己的想法。 只写事实，让读者在客观看待问题的基础上得出结论。虽然你可能会对如何处理某个问题提出建议，但不要试图挑起读者的情绪来说服他们。让读者根据他们对事实的客观看法，形成自己的观点和判断。 [25] X 研究来源
- 不要写“消极的员工士气低落，让办公室像一台没有灵魂的机器”，你可以写“有报告说，工作效率较低的员工觉得自己无所事事。”
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在大多数报告中，不要使用俚语以及“我”这个字。 如果有个项目的参与人员只有你一个人，在它的进度报告中说“我”可能是合适的。其他情况下，不要在你的工作报告中用“我”这个字或任何俚语。但是，当一个句子指向你的目标读者时，你可以用“你”或“你们”。 [26] X 研究来源
- 整篇报告都应该使用专业的语言。
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检查报告，确保里面没有错误。 语法和拼写错误会损害工作报告的专业性。一定要仔细阅读报告，确保其中没有打字错误、不当的措辞或用语。校对报告的次数最好不低于两次。 [27] X 研究来源
- 如果可以，最好请其他人帮你检查报告，因为你很难发现自己所有的错误。
- 如果时间允许，就把报告放至少24小时，再去检查。
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小提示
- 写好第一份工作报告后，你可以把它当成以后报告的模板。
- 你工作单位可能有工作报告的模板。问问上司你的报告是否可以使用模板。
- 如果可以，最好参考你所在企业或组织以前的工作报告，来确定你报告的格式。检查办公室的文件，或者向同事或主管索取以前报告的副本。
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警告
- 如果你要参考过去的报告，不要抄袭里面的语句。这是剽窃行为，会带来一定后果，不利于你的职业发展。
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参考
- ↑ https://bizfluent.com/how-7883364-write-report-boss.html
- ↑ https://www.cipd.co.uk/knowledge/students/study-guides/business-report-writing
- ↑ https://bizfluent.com/how-7883364-write-report-boss.html
- ↑ https://www.victoria.ac.nz/vbs/teaching/resources/VBS-Report-Writing-Guide-2017.pdf
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- ↑ https://www.e-education.psu.edu/styleforstudents/c6_p10.html
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- ↑ https://www.auckland.ac.nz/en/engineering/current-students/undergraduate/practical-work/practical-work-reports.html
- ↑ https://www.auckland.ac.nz/en/engineering/current-students/undergraduate/practical-work/practical-work-reports.html
- ↑ https://www.victoria.ac.nz/vbs/teaching/resources/VBS-Report-Writing-Guide-2017.pdf
- ↑ https://www.e-education.psu.edu/styleforstudents/c6_p10.html
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- ↑ https://wac.colostate.edu/docs/tipsheets/writing_business_reports.pdf
- ↑ https://wac.colostate.edu/docs/tipsheets/writing_business_reports.pdf
- ↑ https://bizfluent.com/how-7883364-write-report-boss.html
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