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如果你每天要做的事情非常多，那制定日程表可以让你更加快速、高效、有条理地完成任务。尝试用笔记本、项目管理软件或应用程序来安排你的时间，选择最适合自己的方式，并坚持下去。合理设置期望值，并平衡任务时间和休息时间。坚持每天做计划，养成习惯，每完成一项任务就奖励一下自己吧。
步骤
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尝试使用笔记本、项目管理软件和日程规划应用程序。 第一次做日程表时，可以尝试各种纸质和电子方式。如果你想在白纸上做计划，可以用纸质笔记本或者记事本程序。如果你希望有现成的日期和时间段网格，可以用日程管理软件或者日历应用程序。 [2] X 研究来源
- 选择你自己喜欢的方式。如果你不喜欢在纸上写字，可以用应用程序。如果手写能帮你坚持下去，就用纸笔做计划。
- 你在使用的过程中，就能了解自己的喜好。找到适合的方式之后，坚持下去。所有的任务要集中在一个地方，要么在笔记本上，要么在项目管理软件上或者应用程序上。
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如果有必要，可以写下日期和星期。 如果没有包含日期和星期，可以在日程安排的页面顶部加上这些。整个页面只写1天的计划，这样你就能专注完成当天的任务，有需要还可以稍微做下笔记。 [3] X 研究来源
- 写上星期几能帮你掌握特定时间的活动，比如周一和周三有音乐课。
- 如果你用的是空白笔记本，可以在左边页面按时间顺序写下日程安排，然后在右边页面写下要完成的优先事项和其他笔记等。
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填写你固定时间段的安排。 课程、例会和其他固定任务是日程表的主要重点。首先填写这些固定时间段的安排，比如“早上8点半 - 心理学导论”，或者“下午4点 - 瑜伽课。” [4] X 研究来源
- 如果你用的是空白笔记本或者电子表格，在左边页面填写时，最好以半个小时为间隔填写。在这些半小时间隔之间空出2至3行，这样可以大致写下每个任务的要点。
- 如果你用的是项目管理软件，或者日程计划应用程序，应该是已经有时间空档的。
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在另一张纸上单独列出任务清单。 填写固定的事情安排很简单，但要安排好其他时间并不容易。首先在一张空白的纸、手机或电脑上的新文件中，写下你要完成的所有事情。用数字或字母标明任务的优先顺序。 [5] X 研究来源
- 例如，在最重要的事情前标注1或A。这些事情应该最先写在日程安排的最前面。在中等优先级的事情前标注2或B，在低优先级的事情前标注3或C。
- 在日程表上写任务时，可以在旁边标注优先级，或者就在最高优先级的任务前标注星号或者感叹号。
- 如果你在做周计划，就列出每周的任务；如果做日计划，就写下每天的任务。
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把最重要的任务安排在你最清醒的时候。 先从最重要的任务开始填写日程表。估算下每项任务所需的时间，然后把最重要的任务安排在你最清醒、最不容易被打扰的时间段。在高优先级的任务前画星号、加下划线或者高亮显示，以提醒自己。 [6] X 研究来源
- 比如说，假设你在早晨工作更有效率，那就把重要的项目安排在午餐之前。文件整理工作和删除邮件之类的事，就留在其他时间去完成。
- 尽量设定合理的预期。如果你知道完成家庭作业或者跟客户会面，要安排一整个小时的时间才比较合理，就不要试着把时间压缩到半个小时。
- 在做完了最重要的事情之后，可以去做一些较小的任务，比如洗衣服或者去杂货店购物。
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加上一些细节，以便准确记忆要做的事情。 在填写任务的时候，要加上具体的信息，这样你才不会忘记任务是什么。如果你只是速记了个大概，可能就不记得诸如“去开会”或者“做调查”是什么意思了。 [7] X 研究来源
- 如果你要去开会，要记下时间、地点和与会人员；也可以记下会议主题的一些要点。
- 记住，你不需要给每个任务都写下长篇大论。只需记下必要的细节，便于记忆即可。
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写下每项任务的起止时间。 无论你是在应用程序或者是在笔记本上规划日程安排，写下起止时间能让你每天更有规划。你会很清楚这一天将要做什么，以及什么时间应该在哪儿。 [8] X 研究来源
- 比如，你可能要在早上9点半到10点半准备一个提纲，11点到12点15分去上课，12点半吃午饭，然后下午1点到1点45分开会。
- 记住要设定合理的预期。参考之前记录时间的日志，准确地估计任务所需的时间。
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留出时间用于娱乐、家庭和放松。 你不可能一天24小时都工作，要留出一些时间给你爱的人，一起出去玩玩。如果你是那种会忙到忘记休息的人，那把休息和放松加入日程提醒就尤为重要了。 [9] X 研究来源
- 比如，可以设置这样的安排：“周二下午6点半 - 和张三、李四一起吃晚饭（5点45分做完工作）”，或者“周六中午12点 - 带小乔去公园”。
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预留25%的时间。 把一天的时间全部填满，就没有任何修改的余地了。留出一些时间来处理任务中断或延迟的情况。每个任务之间至少要留出15分钟时间，给计划一些回旋的余地。 [10] X 可靠来源 U.S. Small Business Administration 前往来源
- 如果你要开车去什么地方，记得要多留出10到15分钟的时间，以防遇上塞车。
- 即使任务没有延迟或者被打扰，也可以利用这个空当来休息一下，做做运动，或者做些其他的工作。
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每天在同一时间安排日程。 如果每天在同一时间做日程安排，这就会变成例行工作的一部分。无论你是在早上喝咖啡的时候列任务清单，还是在头一天晚上就做好，把这个当成是例行公事去完成。 [11] X 研究来源
- 你会发现在周日晚上计划一周的安排会很有用，然后每天晚上或者早上再稍微调整，和安排下每天的任务清单即可。
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定时休息，避免过度劳累。 没有休息的日程安排会让人筋疲力尽，并且会导致拖延。此外，如果你很累，表现也不会很好。留出一些时间休息，好让自己更好地完成工作，放松身心。 [16] X 可靠来源 Darmouth University Academic Skills Center 前往来源
- 例如，利用周末的时间做些家务就很不错。不过，如果你在周六修剪草坪、洗衣服、打扫房间等，那周日的大部分时间就休息吧。
- 每天晚上，尽量在睡前安排1至2个小时的放松时间。利用这个时间读一本轻松的书，泡个澡或者听听舒缓的音乐。
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小提示
- 无论是在笔记本、项目管理软件还是应用程序，将所有任务都集中在一个日程表上。如果你在多个日程表上安排不同的任务，可能会无法跟进进度。 [17] X 研究来源
- 灵活一点，用铅笔写，然后根据需要调整日程安排。当事情没有按计划进行时，也不要紧张。 [18] X 研究来源
- 把零碎的时间利用起来。假如离预约还有15分钟，不要刷朋友圈，可以做些日常任务。你可以利用这个时间吃些健康的小吃，做做拉伸，或者健步走。 [19] X 可靠来源 American Psychological Association 前往来源
- 做好准备会被打扰，但尽量控制好。如果有人去你的办公室，或者你接到了一个电话，可以说：“我只能说几分钟。”或者说：“我很高兴听你的问题，但我得晚点才能给你答复。” [20] X 可靠来源 U.S. Small Business Administration 前往来源
- 不要拖延。你一拖延任务就会越积越多，日程表就会越来越满。 [21] X 研究来源
- 如果你没法跟上日程表，不要灰心。把日程安排得简单一点，然后尽量遵循安排。
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参考
- ↑ http://www.apa.org/gradpsych/2013/03/hours.aspx
- ↑ http://www.entrepreneur.com/article/234145
- ↑ https://pennstatelearning.psu.edu/time-management
- ↑ https://www.oberlin.edu/sas-programs/make-schedule
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- ↑ https://www.entrepreneur.com/article/243962
- ↑ https://www.sba.gov/sites/default/files/files/PARTICIPANT_GUIDE_TIME_MANAGEMENT.pdf
- ↑ https://pennstatelearning.psu.edu/time-management
- ↑ https://students.dartmouth.edu/academic-skills/learning-resources/making-schedule
- ↑ https://www.oberlin.edu/sas-programs/make-schedule
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- ↑ https://pennstatelearning.psu.edu/time-management
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