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Même si cela peut paraitre difficile, rédiger un rapport de travail peut être beaucoup plus facile que vous le croyez. Les rapports professionnels servent souvent à expliquer l’avancement d’un projet ou à formuler des conclusions et des recommandations sur un problème au travail. Afin de rédiger un document efficace, vous devez dans un premier temps prendre en compte l’objectif, le public cible, les recherches et le message à faire passer. Ensuite, rédigez-le selon un format typique des rapports de gestion. Pour finir, il faut réviser le rapport pour le rendre efficace.
Étapes
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Déterminez l’objectif et le sujet du rapport. Dans de nombreux cas, on vous demandera de rédiger un rapport. L’objectif ou le sujet figurera sans doute dans la demande. Imaginez le message que vous souhaitez faire passer si vous n’êtes pas sûr(e) d’un sujet ou d’un objectif bien précis. Une autre possibilité consiste à demander des éclaircissements à votre supérieur hiérarchique ou à votre superviseur [1] X Source de recherche .
- Par exemple, vous pouvez avoir pour objectif d’analyser un problème au sein de l’entreprise, d’expliquer les résultats d’un projet auquel vous avez participé ou de donner à votre supérieur un aperçu de l’avancement de vos travaux [2] X Source de recherche .
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Optez pour un ton et un langage adaptés au public. Réfléchissez à ce que votre public sait déjà, ainsi qu’au langage qui serait le plus approprié. Lorsque vous rédigez un rapport de travail, les termes utilisés sont généralement plus techniques que si l’on s’adressait au grand public [3] X Source de recherche .
- Qui va lire le rapport ? Veuillez mentionner toute personne susceptible d’utiliser votre document.
- Incluez tous les renseignements nécessaires afin que même le lecteur le moins informé puisse comprendre si le document s’adresse à différents types de lecteurs. Cependant, il convient d’utiliser des titres pour chaque section afin que les lecteurs les plus avertis puissent sauter les informations qui leur semblent redondantes [4] X Source de recherche . Il est également possible d’inclure des sections pour chaque groupe cible dans le but de répondre à leurs préoccupations particulières.
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Ajoutez si possible du matériel de recherche et de support. Veuillez joindre à votre rapport les documents utilisés pour parvenir à des conclusions ou élaborer des recommandations. Non seulement vous pouvez consulter ces documents pendant la phase de préparation, mais vous devrez peut-être les joindre aux annexes du rapport. Voici quelques types de documents que vous pouvez considérer lors de la phase de préparation [5] X Source de recherche :
- des informations financières ;
- des tableaux ;
- des graphiques ;
- des statistiques ;
- des enquêtes ;
- des questionnaires ;
- des entretiens avec des collègues, des experts, des clients, etc.
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Examinez vos progrès dans le cas d’un rapport d’avancement. Quand ce type de document est bien rédigé, il donne un aperçu du travail que vous avez effectué, de ce que vous allez faire ensuite et de la progression du projet. Considérez cela comme une réponse aux questions que les gens peuvent se poser sur votre projet. Voici quelques points à inclure dans le rapport [6] X Source de recherche .
- La portée du projet a-t-elle changé ?
- Quelles tâches ont été accomplies depuis le dernier rapport d’avancement ?
- Quelles seront les prochaines tâches à accomplir ?
- Êtes-vous en mesure d’achever le projet dans les délais prévus ? Si ce n’est pas le cas, pourquoi ?
- Quels sont les obstacles rencontrés et que comptez-vous faire pour les surmonter ?
- Qu’avez-vous appris de nouveau ce mois-ci ?
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Exposez les grandes lignes du contenu du rapport. Notez vos idées sous forme d’un plan pour vous aider à structurer votre document. Lorsque vous décrivez les grandes lignes, créez des titres afin de vous aider à organiser vos idées. Il n’est pas nécessaire que le plan soit trop organisé ou bien élaboré, car il est destiné à votre usage personnel uniquement [7] X Source de recherche .
- Dans la majorité des cas, il faut d’abord exposer les résultats et les conclusions ou les recommandations. Expliquez ensuite comment vous en êtes arrivé là, ainsi que le raisonnement utilisé, le cas échéant.
- Expliquez la démarche utilisée et votre raisonnement bien avant d’arriver à une conclusion ou une recommandation controversée, afin que le public puisse comprendre pourquoi vous êtes parvenu à cette idée.
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Utilisez une couverture ou une page de garde. La page de garde doit indiquer sur une ligne séparée le nom du rapport suivi de la date de soumission. Sur une autre ligne, indiquez les noms de tous les auteurs. Inscrivez ensuite le nom de l’entreprise sur une ligne supplémentaire [8] X Source de recherche .
- Dans certains cas, il est possible de joindre au document une lettre de motivation expliquant la raison pour laquelle vous l’avez rédigé, son contenu et les mesures qu’il convient de prendre à votre avis. Cette approche est plus courante pour les rapports dont la préparation a pris trop de temps ou qui nécessitent des explications supplémentaires avant même que le lecteur n’y jette un coup d’œil.
- Si vous rédigez un rapport d’avancement, indiquez votre nom, le nom du document, ainsi que la date et la période du rapport sur une page de garde. Chaque élément doit figurer sur une ligne distincte. Pour chaque ligne, vous pouvez écrire « nom », « nom du projet », « date » et « période du rapport » ou simplement énumérer les informations [9] X Source de recherche .
- Demandez à votre supérieur(e) s’il existe des recommandations spécifiques pour la mise en forme du document. Il est votre meilleure source pour bien préparer le rapport.
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Écrivez un résumé détaillant les informations clés. Énumérez vos justifications, conclusions et recommandations. Cela permet au lecteur de comprendre les points clés du rapport sans avoir à en lire le contenu en entier. Il n’est pas nécessaire de fournir une explication détaillée, mais le lecteur doit comprendre le contenu du rapport. Il doit avoir une longueur comprise entre une demi-page et une page [10] X Source de recherche .
- Il n’est pas nécessaire de résumer l’ensemble du document. Il suffit de se concentrer sur les idées les plus importantes, telles que vos principales recommandations ou conclusions.
- Abandonnez cette rubrique si vous rédigez un rapport d’avancement.
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Créez la table des matières énumérant le contenu du rapport. Indiquez les titres des sections dans la table des matières, de même que les numéros de page où les sections commencent. Cela permet au lecteur de parcourir facilement le contenu et de trouver les informations dont il a besoin [11] X Source de recherche .
- Utilisez des entêtes et des titres pour chaque section afin de rendre le rapport facile à lire.
- Il n’est généralement pas nécessaire d’inclure une table des matières dans un rapport d’avancement, sauf si votre supérieur préfère que vous le fassiez. Toutefois, il convient d’inclure des titres et des entêtes pour chacune des sections afin de permettre au lecteur de parcourir plus facilement votre rapport.
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Rédigez une introduction pour donner un aperçu du document. Faites savoir au lecteur ce qui vous a motivé à écrire ce rapport. Résumez le contexte et expliquez votre objectif. Anticipez les questions auxquelles vous répondrez ou le problème que vous aborderez. Précisez la portée et élaborez un plan sur le contenu [12] X Source de recherche .
- L’introduction ne doit pas être longue. Soyez direct(e) et précis afin que le lecteur comprenne le contexte et l’objectif sans de longues explications.
- Rédigez une introduction de deux à quatre paragraphes.
- S’il s’agit d’un rapport d’avancement, l’introduction ne doit comporter qu’un ou deux paragraphes. Il doit résumer le projet et les résultats que vous espérez obtenir. Vous pouvez également donner un aperçu du travail que vous avez accompli et de ce que vous avez l’intention de faire ensuite.
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Expliquez vos conclusions ou résultats. Donnez un aperçu des recherches ou des évaluations que vous avez menées en rapport avec le projet. Discutez ensuite et interprétez vos conclusions et leur lien avec l’objet du rapport [13] X Source de recherche .
- Dans la majorité des cas, cette rubrique comprend un paragraphe introductif et une liste des conclusions tirées.
- Voici un exemple de conclusion : « 1. Notre population vieillit, ce qui présente plus de risques pour la santé de nos clients. »
- Dans un rapport d’avancement, il n’y aura pas de résultats ou de conclusions à présenter. En lieu et place, énumérez les réalisations ou les tâches accomplies dans la section qui suit l’introduction. Une autre approche consiste à écrire un petit paragraphe de deux à quatre phrases dans cette rubrique. Toutefois, une liste est souvent suffisante. Écrivez quelque chose comme ceci : « Un montant de 200 € a été collecté pour payer la tente du festival », « La société X a été engagée pour gérer la planification du festival » et « Des enquêtes ont été menées auprès de 1 500 habitants pour recueillir des informations auprès du public [14] X Source de recherche . »
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Faites des recommandations pour la suite. Les recommandations doivent expliquer ce qui va se produire à l’avenir. Dites en quelques phrases les problèmes que les solutions vont résoudre et leur lien avec les conclusions. Après avoir rédigé ce paragraphe, présentez les recommandations sous forme de liste numérotée, chacune commençant par un verbe. Classez les recommandations par ordre d’importance [15] X Source de recherche .
- Écrivez quelque chose comme : « 1. Former tous les employés à la réanimation cardiopulmonaire. »
- Lors de la rédaction d’un rapport d’avancement, énumérez les tâches ou objectifs suivants que vous prévoyez d’accomplir au cours de la prochaine période. Voici quelques exemples : « choisir les fournisseurs pour le festival », « approuver les travaux de conception » et « commander des affiches promotionnelles [16] X Source de recherche . »
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Discutez du processus et du raisonnement utilisés. Expliquez comment vous avez abordé le problème, la question ou la problématique. Examinez les conclusions, puis expliquez comment elles aboutissent aux recommandations formulées. Organisez la discussion en différentes rubriques avec des titres indiquant clairement le contenu de chaque section au lecteur [17] X Source de recherche .
- Cette étape peut inclure une discussion plus approfondie sur les recherches et les évaluations effectuées.
- Cette section devrait être la plus longue du rapport.
- Veuillez renoncer à cette rubrique si vous rédigez un rapport d’avancement. À la place, mentionnez les obstacles rencontrés pendant le projet et la façon dont vous les avez surmontés [18] X Source de recherche . Voici à quoi cela pourrait ressembler : « De nombreuses personnes interrogées n’ont pas renvoyé l’enquête parce qu’elle n’était pas préaffranchie. Nous inclurons plus tard les frais d’expédition dans nos enquêtes ou donnerons aux participants la possibilité de mener l’enquête par voie numérique. »
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Énumérez toutes les références utilisées pour le rapport. Il peut s’agir d’articles de journaux, d’interviews, d’enquêtes, d’articles de presse, de résultats statistiques, de questionnaires et d’autres informations connexes. Citez ces références à la fin du rapport, en nommant la page « Références [19] X Source de recherche ».
- Sauf indication contraire, utilisez le style APA pour les rapports professionnels.
- Vous pouvez sauter cette section si vous rédigez un rapport d’avancement.
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Fournissez des pièces jointes pour certains documents. Il s’agit notamment des enquêtes, des questionnaires ou des courriers électroniques. Tous les rapports professionnels n’ont pas besoin d’annexes. Toutefois, vous pouvez les inclure si vous voulez que le lecteur ait une idée des documents que vous avez utilisés comme référence ou des informations complémentaires qui peuvent l’aider à mieux comprendre le sujet ou les résultats. Nommez chaque annexe par une lettre distincte [20] X Source de recherche .
- Par exemple, vous pouvez écrire « Annexe A », « Annexe B » et « Annexe C ».
- Il n’est pas nécessaire d’inclure cette section si vous rédigez un rapport d’avancement.
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Rédigez une brève conclusion résumant les résultats ou les progrès. Vous n’avez peut-être pas besoin de faire une conclusion, mais le fait d’en rédiger une peut être un bon moyen de résumer le contenu du document. Limitez la conclusion à trois ou quatre phrases, en résumant les informations présentées dans le rapport [21] X Source de recherche .
- Vous pouvez écrire quelque chose comme ceci : « Le projet de planification du festival d’art se déroule comme prévu et sera achevé dans les temps. Nous avons réalisé 90 % des activités prévues et nous nous concentrons maintenant sur l’achat de matériel. Le projet ne présente pas de grandes difficultés, mais toute éventualité est envisageable à l’avenir. »
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Utilisez des titres bien définis pour aider le lecteur à s’orienter. Créez des titres directs et objectifs. Le lecteur doit savoir exactement ce que le rapport contient.
- Voici à quoi pourraient ressembler les titres : Introduction, Tâches accomplies, Objectifs pour le prochain trimestre, Obstacles et solutions et Conclusion.
- Adaptez les titres pour qu’ils correspondent aux informations contenues dans le rapport.
- Pour un rapport d’avancement, le lecteur sera surement votre superviseur, vos employés ou vos clients [22] X Source de recherche .
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Employez un langage direct et simple pour transmettre vos idées. Un rapport de travail ne doit pas nécessairement comporter des mots complexes ou des phrases très élaborées. Il suffit de transmettre le message au lecteur. Exprimez vos idées avec des mots aussi simples que possible, en allant droit au but [23] X Source de recherche .
- Écrivez : « Les recettes ont augmenté de 50 % au quatrième trimestre », au lieu de « Les recettes ont augmenté de 50 % pour générer des gains considérables au quatrième trimestre. »
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Soyez concis(e) pour que le document soit aussi bref que possible. Écrire plus qu’il ne faut vous fait perdre votre temps et celui de vos lecteurs. Tâchez de supprimer les futilités et d’aller à l’essentiel [24] X Source de recherche .
- Il est bon de se souvenir que certains rapports peuvent être longs et couvrir beaucoup d’informations. Néanmoins, tâchez d’être concise.
- Vous pouvez écrire quelque chose comme : « Le chiffre d’affaires a augmenté au cours du dernier trimestre après la mise en place, par l’équipe de vente, d’un système de démarchage téléphonique », plutôt que « Nous avons observé une augmentation fulgurante des recettes au cours du dernier trimestre des ventes, car notre équipe talentueuse et dévouée a commencé à procéder au démarchage téléphonique auprès de clients potentiels pour leur proposer davantage de produits. »
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Exprimez des idées avec un langage objectif et impartial. Concentrez-vous sur les faits et laissez le lecteur tirer ses propres conclusions à partir d’une vision objective du sujet. Même si vous pouvez formuler des recommandations sur la façon de surmonter un problème spécifique, n’essayez pas de susciter des émotions chez le lecteur pour le persuader. Laissez-le se faire ses propres idées et opinions à partir d’une vision objective des faits [25] X Source de recherche .
- Au lieu d’écrire : « Les employés qui se sentent exclus sont déprimés, ce qui donne l’impression que le bureau est une machine sans vie », vous pouvez mettre : « Les employés qui ont une productivité plus faible que les autres ont déclaré se sentir exclus. »
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Évitez d’utiliser l’argot et la première personne du singulier. Il peut être approprié d’employer le pronom personnel « je » dans un rapport d’avancement si vous écrivez sur un projet sur lequel vous travaillez seul(e). Sinon, n’utilisez pas la première personne du singulier ou tout autre argot dans un rapport de travail. Toutefois, il est permis d’utiliser le mot « vous » lorsque vous vous adressez au lecteur [26] X Source de recherche .
- Maintenez un langage professionnel tout au long du rapport.
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Vérifiez qu’il n’y a pas d’erreurs. Les fautes d’orthographe et de grammaire peuvent remettre en cause votre professionnalisme. Il est essentiel que vous lisiez l’ensemble du document pour vous assurer qu’il n’y a pas de fautes de frappe, d’orthographe ou de mots mal utilisés. Il est préférable de lire le rapport au moins à deux reprises [27] X Source de recherche .
- Demandez à quelqu’un d’autre de faire la relecture pour vous, si possible, car il est plus difficile de détecter ses propres erreurs.
- Si possible, donnez-vous au moins 24 heures avant de réviser le document.
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Conseils
- Une fois que vous aurez rédigé votre premier rapport de travail, vous pouvez vous en servir comme modèle pour vos futurs documents.
- Votre lieu de travail peut disposer d’un modèle de rapport professionnel. Parlez à votre supérieur hiérarchique pour savoir si vous pouvez utiliser l’un de ces modèles.
- Utilisez un rapport existant de l’entreprise pour laquelle vous travaillez comme référence pour le formatage. Vérifiez les dossiers du bureau ou demandez à un collègue ou à un superviseur une copie d’un rapport existant.
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Avertissements
- Si vous vous servez d’un rapport existant comme exemple, ne copiez pas mot à mot les formulations de ce dernier. Il s’agit d’un plagiat et vous risquez d’en subir les conséquences professionnelles.
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Références
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- ↑ https://wac.colostate.edu/docs/tipsheets/writing_business_reports.pdf
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