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Les logiciels, les jeux, les ordinateurs et les appareils ont besoin de manuels d'utilisation, c'est à dire des guides décrivant comment utiliser le produit (et comment ne pas l'utiliser). Il s'agit d'un document formel, doté d'une structure définie, qui doit être rédigé par une personne connaissant parfaitement le produit, par exemple le concepteur ou un rédacteur technique. Pour le rendre efficace, il faut connaitre les utilisateurs de l'appareil, puis le rédiger en tenant compte de leurs besoins. Veillez à ce que la formulation soit claire, précise et simple afin d'assurer une expérience agréable à l'utilisateur.
Étapes
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Faites une analyse de votre public. Le manuel d'utilisation doit être rédigé à l'intention du public, c'est-à-dire de ceux qui vont acheter le produit ou le service et lire le document. Grâce à cette étude, vous connaitrez le public principal ou cible et pourrez ainsi vous guider dans la rédaction.
- Discutez avec les futurs utilisateurs de ce produit. Fournissez-leur des prototypes et un modèle du manuel dans des conditions contrôlées. Demandez-leur de vous faire part de leurs avis sur des éléments qui ne sont pas évidents ou qui prêtent à confusion dans le mode d'emploi et intégrez les modifications apportées à la notice en fonction de ces observations.
- On ne peut jamais plaire à tout le monde. Rédigez le document en fonction de la cible ou d'un public plus large.
- Considérez l'âge, l'état de santé du public (souffre-t-il d'une maladie, d'un trouble d'apprentissage ou d'un handicap ?) et le niveau d'éducation pour décider de la meilleure démarche à adopter pour rédiger le guide.
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Coordonnez la conception du guide. Si vous étiez membre de l'équipe qui a contribué à la conception et au développement du produit, vous pourriez avoir du mal à l'examiner objectivement pour en expliquer le fonctionnement. C'est pourquoi il faut demander l'avis d'un rédacteur (ayant si possible de l'expérience dans la rédaction d'instructions) et d'un graphiste pour faciliter la rédaction du manuel. Vous pouvez les recruter dans un cabinet de conseil externe ou dans votre propre société ou organisation.
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Procédez à une analyse des tâches. C'est le processus qui vise à identifier et à organiser les différentes étapes nécessaires à l'utilisation du produit. Faire une évaluation complète des tâches permettrait de déterminer les équipements et les matériaux (comme les médicaments, les piles ou d'autres fournitures de l'utilisateur) nécessaires à chaque phase, ainsi que les actions, les erreurs et les solutions de dépannage qui peuvent être nécessaires à chaque étape.
- Si votre produit peut effectuer différentes tâches ou sous-tâches, il vous faudra procéder à une analyse pour chacune d'entre elles. Par exemple, dans une voiture, l'on peut klaxonner, attacher sa ceinture de sécurité et allumer ou éteindre les phares. Pour chaque tâche, faites une analyse, si nécessaire.
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Respectez les exigences d'étiquetage et d'autorisation. Ces normes visent à garantir que les appareils ont été conçus en tenant compte de la sécurité des consommateurs et à limiter l'exposition de ces derniers à des situations dangereuses telles que les radiations et l'électrocution. La publicité doit clairement démontrer l'objectif et les lignes directrices de base du fonctionnement du produit et il convient d'utiliser ces sources au moment de rédiger le guide.
- Pour que votre guide d'emploi soit efficace, vous devez le rédiger conformément aux étiquettes directement apposées sur le produit.
- Vous devez vous assurer que l'appareil est homologué pour la vente avant de rédiger la notice de l'utilisateur.
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Décidez de la présentation du document. Le manuel peut être présenté sous plusieurs formes. Vous devez mettre un titre en gras au début de chaque section, chacun commençant par une lettre majuscule. Par exemple, voici à quoi pourraient ressembler les titres des sections « Paramètres de l'appareil », « Fonctionnement de l'appareil » et « Dépannage » en étant caractères gras.
- Une autre façon de présenter le document est de faire deux colonnes, l'une à droite du texte et l'autre à gauche, avec des chiffres, des puces ou de petites icônes comme signes d'avertissement ou points d'exclamation rouges [1] X Source de recherche .
- La notice peut se composer principalement d'images avec un peu de texte sous chaque image pour expliquer le dispositif ou se résumer à un texte accompagné de quelques images seulement. Vous pouvez aussi utiliser un organigramme afin de fournir des instructions au lecteur. En rédigeant le manuel, réfléchissez au produit et à l'utilité de chaque méthode. Toutefois, il faut éviter d'utiliser plusieurs formes de présentation dans un même manuel. Choisissez-en une et tenez-vous-en à cela.
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Organisez le contenu du manuel de manière logique. Le guide doit être rédigé de manière à ce que le lecteur puisse en tirer le meilleur parti. Divisez-le en chapitres ou sections pertinents pour l'utilisation du produit et prévoyez une table des matières à l'avant du guide pour qu'il soit plus facile de trouver chaque section.
- Il est particulièrement nécessaire de fournir une table des matières pour les notices plus longues.
- Envisagez d'inclure un glossaire ou un index si vous devez expliquer beaucoup de termes que le public pourrait ne pas maitriser. Toutefois, il n'est pas recommandé de créer des glossaires. Il est préférable d'expliquer les termes qui prêtent à confusion dans le texte. Par contre, si vous voulez en inclure un, placez-le à l'avant, juste après la table des matières.
- Il est nécessaire de fournir une liste de tableaux ou de figures uniquement si le document en contient plus d'un.
- Vous devez insérer une annexe pour les éléments qui nécessitent une explication, mais qui ne peuvent pas être abordés ailleurs, au risque de perturber la fluidité et l'attention du lecteur.
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Indiquez les avertissements appropriés. Les avertissements d'ordre général ou les informations de précaution doivent renseigner sur les menaces éventuelles qui peuvent résulter d'une mauvaise utilisation du dispositif, par exemple des risques de décès ou de blessures graves. Cette section doit être placée au début du manuel, après la page de couverture, pour être visible par l'utilisateur. En outre, il faudrait inclure des avertissements spécifiques dans le texte juste après ou avant qu'une opération pouvant être dangereuse ne soit évoquée.
- Par exemple, pour un appareil électrique, un avertissement général peut stipuler qu'il faut éviter de l'utiliser sous la pluie.
- Une consigne spécifique peut préconiser de s'assurer que les mains de l'utilisateur et l'appareil sont secs avant le branchement.
- Prévoyez des graphiques (une tête de mort par exemple) ou du texte en couleurs (comme du texte en rouge) pour différencier l'avertissement du reste des instructions du document et attirer l'attention du lecteur sur celui-ci.
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Décrivez le dispositif. Vous devez non seulement expliquer sa fonction par écrit, mais également présenter un petit graphique montrant à quoi il ressemble. Dans le tableau, il convient d'étiqueter et de nommer correctement tous les interrupteurs, boutons et pièces raccordables de l'appareil.
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Fournissez des instructions de configuration. Cette section doit comprendre des informations élémentaires sur la façon de se préparer à utiliser le produit ou l'appareil. Si un utilisateur ne peut pas installer ou configurer le dispositif chez lui, indiquez clairement ce point dans un titre en gras en haut de la section de configuration. Incluez également :
- une liste de pièces ;
- des instructions de déballage ;
- des avertissements liés à la configuration ;
- des conséquences d'une mauvaise configuration ;
- des contacts à appeler en cas de difficulté.
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Fournissez des informations relatives au fonctionnement. Il s'agit de la section la plus importante du manuel et elle doit fournir des informations particulières et détaillées sur la façon d'utiliser le dispositif. Commencez par les préparatifs de base nécessaires, comme le fait de brancher l'appareil ou de se laver les mains. Ensuite, décrivez les étapes logiques et numérotées et ajoutez des commentaires (comme, « vous entendrez un clic... ») auxquels l'utilisateur peut s'attendre pendant l'utilisation correcte du produit.
- À la fin de cette section, il convient de diriger le lecteur vers la section de dépannage pour résoudre tout problème ne pouvant être expliqué rapidement.
- Ajoutez des graphiques si vous le souhaitez. Il est plus facile d'expliquer certaines étapes à l'aide d'images et de mots. Envisagez l'utilisation d'images ou d'illustrations dans le guide.
- Dans cette rubrique, comme dans chacune d'entre elles, veillez à indiquer les avertissements de sécurité appropriés en cas d'utilisation ou de manipulation incorrecte. Par exemple, avertissez les utilisateurs d'une tronçonneuse de ne pas consommer d'alcool ou en prendre pendant un traitement médical.
- Si vous estimez que les utilisateurs de votre produit en tireront profit, songez à inclure des liens vers des vidéos qui montrent son utilisation et son fonctionnement corrects. Vous pouvez intégrer ces vidéos soit au début de la rubrique, soit à la fin de chaque étape (pour les vidéos qui n'illustrent qu'une seule étape).
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Réservez un résumé à la fin du document. Il doit figurer à la fin, juste avant l'index, afin de fournir les étapes de fonctionnement de base. Le résumé doit être une version réduite et simplifiée de la rubrique « Informations opérationnelles » et ne doit pas excéder une page. C'est la synthèse du mode d'utilisation de l'appareil. Il comprend des avertissements élémentaires, des étapes numérotées qui expliquent comment utiliser le produit et des numéros de téléphone ou des adresses électroniques à utiliser pour obtenir de l'aide.
- Si vous pensez que l'utilisateur retirera la fiche de synthèse ou qu'il doit s'y référer fréquemment, songez à l'imprimer sur une carte plastifiée détachable ou sur un carton épais pour faciliter son transport et sa consultation.
- Il est possible d'apposer la fiche de synthèse directement sur le produit pour que l'utilisateur puisse la consulter facilement et rapidement.
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Expliquez comment le nettoyer. Si l'appareil doit être nettoyé, expliquez comment le faire. N'oubliez pas de mentionner les articles de nettoyage nécessaires. Faites savoir au lecteur à quelle fréquence doit se faire le nettoyage. Ensuite, comme pour toute autre rubrique, donnez des instructions numérotées et détaillées sur la méthode de nettoyage.
- S'il faut démonter le dispositif ou enlever une ou plusieurs pièces, en particulier avant de procéder au nettoyage, assurez-vous de fournir des détails sur la manière de les démonter.
- Prévoyez un avertissement sur les conséquences d'un défaut de nettoyage. Par exemple, vous pouvez ajouter : « En absence de nettoyage, l'appareil ne fonctionnera pas de manière optimale. »
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Précisez comment effectuer la maintenance de base. Si le client est en mesure de réparer l'appareil ou le produit pour corriger des problèmes de fonctionnement, fournissez des instructions numérotées sur la façon de le faire. Par exemple, s'il faut remplacer les piles toutes les 300 heures d'utilisation, expliquez comment vérifier cela, retirer les piles usées et les remplacer par de nouvelles.
- Si des travaux de maintenance ne peuvent être effectués que par un spécialiste agréé, veuillez diviser la section « Maintenance » en deux parties.
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Abordez la question des options de stockage. Au besoin, le guide doit expliquer la manière de stocker convenablement le produit. Dans cette rubrique, il faut également indiquer pourquoi le stockage est nécessaire et quels sont les résultats d'un stockage inadéquat. Voici quelques exemples de ce que vous pouvez écrire.
- « Conservez le produit dans un endroit sec et frais. Un mauvais stockage peut réduire sa durée d'utilisation en raison de l'accumulation d'humidité. »
- « Évitez d'exposer le produit à la chaleur ou de le stocker à des températures supérieures à 49 °C. Autrement, cela peut provoquer une combustion. »
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Fournissez des informations sur le dépannage. Cette rubrique peut se présenter sous la forme d'une liste de problèmes fréquents et de leurs solutions. Regroupez tous les problèmes analogues sous une même catégorie. Ainsi, l'utilisateur pourra trouver rapidement des problèmes spécifiques.
- Par exemple, si l'ordinateur affiche un écran bleu et qu'il y a plusieurs problèmes, il faut les regrouper sous un sous-titre intitulé « Problèmes courants liés à l'écran ».
- Dans cette section, vous devez également indiquer le numéro de téléphone ou l'adresse électronique du service clientèle.
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Lisez d'autres manuels d'utilisation. Avant de rédiger un guide pour votre propre produit, consultez d'autres exemplaires. Portez une attention particulière à la structure de la phrase, au choix des mots et au style utilisé. Les plus grandes marques telles que Microsoft, Apple et Google produisent des manuels d'utilisation de qualité dont le contenu peut vous aider à rédiger un document plus soigné [2] X Source de recherche .
- Ne vous contentez pas de les lire. Intéressez-vous aux guides des produits similaires que vous vendez. Par exemple, si vous êtes un concepteur d'articles pour bébés, lisez les manuels pour bébés et non les notices pour les appareils technologiques.
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Choisissez vos normes de rédaction. La normalisation de l'orthographe, de la formulation et du choix des mots rendra le document plus facile à utiliser. Les normes typographiques peuvent également servir de guide de style lors de la rédaction du manuel de l'utilisateur. Examinez toutes les normes dont vous disposez pour savoir si l'une d'entre elles convient le mieux à votre notice [3] X Source de recherche .
- Par exemple, au lieu d'utiliser à la fois « interrupteur d'alimentation » et « interrupteur marche/arrêt » dans le document, choisissez l'un ou l'autre de ces termes et conservez-le.
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Employez la voix active. La voix active est une perspective écrite expliquant les choses du point de vue de l'utilisateur. Elle est plus facile à comprendre que la voix passive et alternative, dans laquelle le sujet n'est pas défini [4] X Source de recherche .
- Utilisez un traitement de texte spécial pour identifier les passages à la voix passive.
- Examinez les deux phrases suivantes, la première est à la voix active et l'autre passive, pour avoir des exemples de chacune :
- vous devez ouvrir l'emballage lentement et avec précaution ;
- l'emballage doit être ouvert lentement et avec précaution.
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Rédigez des instructions numérotées. Avec des instructions classées par ordre numérique, le lecteur peut se concentrer davantage sur le processus d'utilisation, de raccordement ou d'assemblage du produit en question. Plutôt que d'écrire un paragraphe long et confus ou une série de paragraphes non numérotés, rédigez le guide en suivant des étapes explicites et simples, chacune étant clairement numérotée [5] X Source de recherche .
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Employez le mode impératif. L'impératif est un mode utilisé pour exprimer une action. En commençant chaque étape par un verbe à la forme impératif, vous donnez au lecteur un indice sur les actions nécessaires pour réaliser l'étape. Par exemple, en fonction de l'appareil sur lequel vous écrivez, commencez les étapes par des verbes à la forme impérative tels que « connectez », « attachez » ou « glissez ». Cependant, ne commencez pas les étapes par une réponse du système [6] X Source de recherche
- Par exemple, au lieu de commencer l'étape par « L'écran va clignoter et devenir bleu », écrivez plutôt « Appuyez sur la touche de démarrage et maintenez-la enfoncée. L'écran va clignoter et devenir bleu. »
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Décidez du type de langage que vous allez utiliser. Si vous rédigez un guide d'utilisation pour un yoyo, votre public sera essentiellement constitué de jeunes enfants. Employez des mots et un langage simples pour décrire le fonctionnement du jouet. Dans le cas d'un manuel pour un microscope électronique à balayage, le public cible sera composé de scientifiques très qualifiés capables de comprendre des informations très complexes, alors n'hésitez pas à utiliser des termes spécialisés ou des explications nuancées.
- De façon générale, essayez d'éviter le langage technique et le vocabulaire spécialisé.
- Pour que le plus grand nombre d'utilisateurs puissent en bénéficier, essayez d'employer le niveau de langage des élèves de sixième et cinquième.
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Traduisez les informations si le produit doit être utilisé à l'étranger. Engagez un traducteur professionnel pour traduire le guide d'utilisation dans la langue maternelle du pays où l'appareil sera envoyé. Il existe également des logiciels de traduction sur Internet que vous pourrez utiliser, mais faites lire la version traduite par un locuteur natif et corrigez les erreurs.
- Si votre groupe cible est composé de personnes parlant plusieurs langues, veuillez inclure des traductions dans chaque langue.
- Le traducteur doit bien connaitre le dispositif, car il peut y avoir dans la langue cible des mots différents pour des termes spécifiques autres que des traductions littérales.
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Tâchez d'être bref(ve). Au lieu d'écrire quelques paragraphes longs, faites beaucoup de paragraphes courts. Cherchez toute rupture logique dans chaque rubrique et regroupez les informations utiles en un bloc d'une ou deux phrases. Le même principe s'applique au niveau des phrases. Préférez les phrases courtes et simples aux phrases interminables et incohérentes [7] X Source de recherche .
- Si une étape est trop longue, décomposez-la en plusieurs étapes plus petites. Le nombre de mots n'en sera pas réduit, mais les sauts de ligne faciliteront la lecture.
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Révisez le document. La crédibilité d'un manuel peut être compromise par des erreurs orthographiques et grammaticales. Faites en sorte qu'un collègue ou un rédacteur technique révise et corrige aussi votre notice. En plus des fautes d'orthographe et de grammaire, la personne doit rechercher [8] X Source de recherche :
- l'utilisation de la voix passive ;
- un langage confus ou ambigu ;
- des phrases avec une structure compliquée ;
- des paragraphes trop longs.
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Conseils
- Tout le monde n'apprend pas de la même façon. Veuillez inclure dans le manuel, si cela est possible et approprié, des ressources visuelles ou des liens vers des vidéos en ligne afin d'aider les lecteurs.
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Références
- ↑ https://books.google.com/books?id=FmggBAAAQBAJ&lpg=PR1&pg=PA83#v=onepage&q&f=false
- ↑ https://books.google.com/books?id=FmggBAAAQBAJ&lpg=PR1&pg=PA80#v=onepage&q&f=false
- ↑ http://online-learning.com/five-tips-writing-user-manual/
- ↑ http://online-learning.com/five-tips-writing-user-manual/
- ↑ http://online-learning.com/five-tips-writing-user-manual/
- ↑ http://online-learning.com/five-tips-writing-user-manual/
- ↑ https://books.google.com/books?id=FmggBAAAQBAJ&lpg=PR1&pg=PA83#v=onepage&q&f=false
- ↑ https://books.google.com/books?id=FmggBAAAQBAJ&lpg=PR1&pg=PR1#v=onepage&q&f=false/
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