Cara Menggunakan Mail Merge

Unduh PDF
Unduh PDF

Mail merge adalah sebuah fungsi umum yang ada pada program Office guna menyesuaikan satu dokumen untuk banyak penerima. Anda dapat mengatur dan menggabungkan semua jenis dokumen, termasuk amplop, label, surat formulir, surel, faks dan kupon bernomor. Baca langkah-langkah di bawah ini untuk mengetahui cara menggunakan Mail merge pada komputer.

Metode 1
Metode 1 dari 3:

Persiapan

Unduh PDF
  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/7\/73\/Do-a-Mail-Merge-Step-1.jpg\/v4-460px-Do-a-Mail-Merge-Step-1.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/7\/73\/Do-a-Mail-Merge-Step-1.jpg\/v4-728px-Do-a-Mail-Merge-Step-1.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Data dapat berupa berkas spreadsheet (lembar kerja), berkas basis data, atau bahkan dokumen teks dengan format yang sesuai. Berkas lembar kerja adalah yang paling sering digunakan; panduan ini mengasumsikan Anda menggunakan lembar kerja.
    • Data berkas harus mencantumkan semua informasi yang akan berubah pada setiap salinan. Misalnya, jika Anda menulis surat formulir, data berkas akan mencantumkan nama dan mungkin alamat semua orang yang hendak Anda kirimi surat.
      • Masukkan sebuah informasi dalam setiap sel sepanjang garis, sehingga setiap jenis informasi (nama depan, nama belakang, sebutan kehormatan, dan sebagainya) berda dalam kolom masing-masing.
    • Buat nama kolom yang masuk akal. Mail merge membaca data dalam setiap kolom, dan menganggap bahwa entri pertama dalam setiap kolom informasi adalah nama umum untuk jenis informasi tersebut, jadi gunakan nama yang masuk akal.
      • Misalnya, awali kolom nama pertama dengan mengetikkan "namadepan", lalu tuliskan semua nama pertama di bawahnya. Ketika Anda diminta memasukkan kolom data ke dalam surat, Anda akan melihat "namadepan" sebagai pilihan dan segera mengingat apa yang ada dalam kolom tersebut.
    • Pengguna Microsoft Office yang menggunakan Outlook sebagai sarana berkirim surel dapat menggunakan buku alamat Outlook sebagai berkas data, jika mau.
  2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/9\/96\/Do-a-Mail-Merge-Step-2.jpg\/v4-460px-Do-a-Mail-Merge-Step-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/9\/96\/Do-a-Mail-Merge-Step-2.jpg\/v4-728px-Do-a-Mail-Merge-Step-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Simpan berkas sehingga Anda dapat menemukannya dengan mudah. Berikan nama yang akan mudah Anda ingat.
  3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/e\/ef\/Do-a-Mail-Merge-Step-3.jpg\/v4-460px-Do-a-Mail-Merge-Step-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/e\/ef\/Do-a-Mail-Merge-Step-3.jpg\/v4-728px-Do-a-Mail-Merge-Step-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":346,"bigWidth":728,"bigHeight":547,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Dokumen ini akan dimasukkan informasi ke dalamnya. Misalnya, jika Anda menulis sebuah surat formulir, dokumen utamanya adalah surat. Setiap item yang akan Mail merge isi (seperti nama) saat ini dibiarkan kosong.
    Iklan
Metode 2
Metode 2 dari 3:

Mail Merge di MS Office

Unduh PDF
  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/7\/77\/Do-a-Mail-Merge-Step-4.jpg\/v4-460px-Do-a-Mail-Merge-Step-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/7\/77\/Do-a-Mail-Merge-Step-4.jpg\/v4-728px-Do-a-Mail-Merge-Step-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Dari dokumen utama, klik panel tersebut untuk membukanya. Jika Anda tidak melihatnya, buka menu Tools dan pilih Mail merge dari daftar.
  2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/7\/7f\/Do-a-Mail-Merge-Step-5.jpg\/v4-460px-Do-a-Mail-Merge-Step-5.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/7\/7f\/Do-a-Mail-Merge-Step-5.jpg\/v4-728px-Do-a-Mail-Merge-Step-5.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":346,"bigWidth":728,"bigHeight":547,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Fitur Mail merge dalam Office menampilkan beberapa langkah yang dirancang untuk lebih memudahkan Anda dalam menggabungkan berkas lebih cerdik dan akurat.
    • Mulailah dengan memilih jenis dokumen yang sedang Anda tulis. Klik mana paling cocok, lalu klik Next .
    • Pilih starting document (dokumen utama) yang ingin Anda gunakan. Jika Anda mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat memilih use this document . Klik Next .
  3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/0\/0e\/Do-a-Mail-Merge-Step-6.jpg\/v4-460px-Do-a-Mail-Merge-Step-6.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/0\/0e\/Do-a-Mail-Merge-Step-6.jpg\/v4-728px-Do-a-Mail-Merge-Step-6.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Ini adalah berkas data yang telah Anda buat sebelumnya. Pilih tombol radio yang sesuai lalu klik Next untuk mencari berkas tersebut dan menghubungkannya ke dokumen utama.
    • Jika Anda ingin menggunakan buku alamat Outlook, klik pilihan tersebut.
  4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/5\/59\/Do-a-Mail-Merge-Step-7.jpg\/v4-460px-Do-a-Mail-Merge-Step-7.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/5\/59\/Do-a-Mail-Merge-Step-7.jpg\/v4-728px-Do-a-Mail-Merge-Step-7.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Office memungkinkan Anda untuk memilih atau membatalkan pilihan baris informasi yang Anda mau. Anda dapat memilih item-item informasi di dalam berkas data yang ingin digabung ke dalam dokumen utama, sehingga berkas data tersebut nantinya akan lebih berguna jika Anda menggunakannya untuk berbagai hal yang berbeda. Setelah puas, klik Next .
    • Data dapat diurutkan dengan mengeklik judul kolom di setiap kolom. Hal ini dapat berguna jika Anda ingin mencari cepat di banyak informasi.
  5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/d\/d2\/Do-a-Mail-Merge-Step-8.jpg\/v4-460px-Do-a-Mail-Merge-Step-8.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/d2\/Do-a-Mail-Merge-Step-8.jpg\/v4-728px-Do-a-Mail-Merge-Step-8.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Pada halaman berikutnya dari panel tugas, Anda akan diminta untuk menulis dokumen jika Anda belum melakukannya, dan akan disajikan berbagai pilihan untuk memasukkan data dari berkas ke dalam dokumen.
    • Masukkan sebuah kolom data dengan menempatkan kursor di kolom data tersebut, lalu mengeklik tombol yang sesuai pada panel tugas untuk menyisipkannya di sana.
      • Anda dapat menghapus kolom data yang salah letak atau duplikat dengan menekan tombol Delete, sama seperti huruf biasa atau angka.
    • Opsi preset (prasetel) akan sedikit berubah tergantung jenis dokumen yang Anda pilih. Office melakukan yang terbaik untuk mengisi informasi yang sesuai dari data yang Anda berikan. Misalnya, jika Anda sedang menulis surat formulir bisnis, Anda mungkin melihat opsi untuk menyisipkan blok alamat yang mencakup nama depan dan belakang serta alamat lengkap setiap penerima tersusun rapi di beberapa baris.
      • Beberapa opsi prasetel akan membuka jendela tambahan untuk Anda mengisi informasi yang sesuai. Ini semua kurang lebih lugas dan mudah dimengerti.
      • Jika Anda menggunakan opsi prasetel dan tidak dapat menemukan informasi yang sesuai, klik tombol Match Fields untuk menentukan sendiri nama kolom data yang sesuai dengan nama standar tersebut. Misalnya, Anda dapat menentukan kategori "Nama Keluarga" dalam berkas data untuk mengisi data "Nama Belakang" dalam blok alamat.
    • Untuk menggunakan kolom sendiri, klik more options . Anda akan dapat melihat nama yang Anda berikan untuk setiap kolom dan menggunakannya sebagai gantinya.
  6. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/38\/Do-a-Mail-Merge-Step-9.jpg\/v4-460px-Do-a-Mail-Merge-Step-9.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/38\/Do-a-Mail-Merge-Step-9.jpg\/v4-728px-Do-a-Mail-Merge-Step-9.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Mail merge tidak akan menampilkan informasi spesifik di kolom yang Anda terapkan ke dokumen utama sampai Anda mencetaknya, namun Office tidak menawarkan fungsi pratinjau yang memungkinkan Anda untuk memeriksa dan memastikan bahwa informasi yang muncul akan sesuai dengan kolom yang Anda inginkan dalam dokumen. Silakan menggunakannya sampai Anda puas dengan urutan yang ditampilkan.
  7. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/b\/b7\/Do-a-Mail-Merge-Step-10.jpg\/v4-460px-Do-a-Mail-Merge-Step-10.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/b\/b7\/Do-a-Mail-Merge-Step-10.jpg\/v4-728px-Do-a-Mail-Merge-Step-10.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Layar akhir dari panel tugas mail merge akan memberi tahu bahwa segalanya sudah berdasarkan urutan, dan siap untuk mencetak dokumen Anda. Masing-masing set informasi akan muncul di per dokumen yang dicetak, dan program akan mencetak sebanyak salinan set informasi yang ada.
    • Jika Anda ingin menyunting sendiri surat tertentu, Anda juga dapat melakukannya dari layar panel tugas ini dengan mengeklik "edit individual letters" terlebih dahulu.
    Iklan
Metode 3
Metode 3 dari 3:

Mail Merge di OpenOffice.org

Unduh PDF
  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/7\/7e\/Do-a-Mail-Merge-Step-11.jpg\/v4-460px-Do-a-Mail-Merge-Step-11.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/7\/7e\/Do-a-Mail-Merge-Step-11.jpg\/v4-728px-Do-a-Mail-Merge-Step-11.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Dalam OpenOffice.org, Mail merge selalu memerlukan berkas basis data. Namun, Anda tetap dapat membuat data-data Anda di sebuah lembar kerja terlebih dahulu.
    • Dari dokumen utama, buka menu File dan pilih untuk membuat berkas basis data baru.
    • Pada jendela yang muncul, pilih opsi connect to an existing database . Dari menu buka-bawah, pilih spreadsheet lalu klik Next .
    • Di layar berikutnya, arahkan OpenOffice.org ke berkas lembar kerja yang ingin digunakan. Anda dapat memilih apakah ingin menambahkan kata sandi pada basis data dengan mencentang kotak di bawah lokasi berkas. Klik Next ketika Anda siap.
    • Pada layar ini, pilih apakah akan mendaftarkan basis tersebut data untuk akses yang lebih mudah nantinya, dan memutuskan apakah Anda ingin membuka berkas basis data untuk menyuntingnya sekarang. (Anda mungkin tidak perlu menyuntingnya jika hanya membuat berkas lembar kerja.) Klik Finish untuk menyimpan basis data.
      • Pastikan untuk memberikan nama pada basis data tersebut agar mudah diingat.
  2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/39\/Do-a-Mail-Merge-Step-12.jpg\/v4-460px-Do-a-Mail-Merge-Step-12.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/39\/Do-a-Mail-Merge-Step-12.jpg\/v4-728px-Do-a-Mail-Merge-Step-12.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Kini Anda telah mengaitkan informasi Anda ke basis data yang OpenOffice.org bisa pahami, dan menggunakan basis data untuk menggabungkan surat adalah hal yang mudah selama Anda tahu di mana mencarinya.
    • Dari menu Insert , pilih fields , lalu other... dari submenu. Atau, Anda dapat menekan Ctrl+F2.
    • Pada jendela yang muncul, klik tab database .
    • Klik tombol Browse di bagian kanan bawah jendela dan menemukan berkas basis data yang baru saja dibuat.
      • Setelah dipilih, basis data itu akan muncul dalam daftar berjudul database selection di sisi kanan jendela.
    • Dari daftar type di sisi kiri jendela, pilih mail merge fields .
    • Klik "+" di samping basis data Anda, dan sebuah berkas lembar kerja akan muncul di bawahnya. Klik "+" di sampingnya , dan Anda akan melihat nama kolom data yang Anda pilih saat membuat lembar kerja.
    • Pilih kolom data mana saja yang ingin Anda masukkan, lalu klik Insert untuk menempatkan kolom data tersebut ke dalam dokumen utama.
      • Ingatlah untuk menempatkan kursor di tempat Anda ingin memasukkan kolom data tersebut sebelum mengeklik Insert , jika tidak Anda harus memindahkannya ke posisi yang tepat.
      • Sama seperti di Office, kolom teks dianggap sebagai karakter alfanumerik dalam dokumen utama. Anda dapat memindahkannya menggunakan spasi dan menghapusnya dengan tombol Delete.
  3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/e\/ec\/Do-a-Mail-Merge-Step-13.jpg\/v4-460px-Do-a-Mail-Merge-Step-13.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/e\/ec\/Do-a-Mail-Merge-Step-13.jpg\/v4-728px-Do-a-Mail-Merge-Step-13.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Periksa setiap penempatan kolom data. Setelah selesai, cetak dokumen utama Anda. Mail merge akan mencetak satu salinan untuk masing-masing set entri dalam berkas yang digabung ke dokumen.
    Iklan

Tips

  • Program pengolah kata biasanya memiliki templat yang dapat digunakan untuk membuat dokumen utama.
  • Pastikan untuk memecah kolom-kolom ke dalam kata kunci yang paling spesifik. Misalnya, Anda dapat menggunakan panggilan (Tn., Ny., Nona), nama depan dan nama belakang untuk nama. Gunakan ketiga kolom terpisah untuk nama tersebut dengan satu jenis kolom data di masing-masing kolom.
Iklan

wikiHow Terkait

Cara Menggunakan Emoji Wajah Kepanasan 🥵 di Chat dan DM
Cara
Menyimpan Foto dari Telegram pada Perangkat Android
Cara
Membuat Alamat Surel yang Keren
Cara
Menghasilkan Uang Memakai WhatsApp
Emoji yang Paling Banyak Dipakai Wanita jika Dia Suka Anda
Apa Arti Emoji Api?
Cara
Mengetikkan Teks Tebal pada Telegram Melalui Perangkat Android
Apa Arti Emoji Daun?
Apa Arti Emoji Love Warna Hijau 💚?
Cara
Menghubungi Pelayanan Pelanggan WhatsApp
Apa Arti Emoji Jari Menyilang?
Cara
Melihat Kapan Seseorang Terakhir Kali Online di WhatsApp
Cara
Menemukan Email Lama di Gmail
Cara
Mendapatkan Tautan Grup pada Telegram di Perangkat Android
Iklan

Referensi

  1. http://kb.iu.edu/data/agiy.html
  2. http://blog.worldlabel.com/mail-merge-in-openofficeorg-everything-you-need-to-know

Tentang wikiHow ini

Bahasa lain
Halaman ini telah diakses sebanyak 11.405 kali.

Apakah artikel ini membantu Anda?

Iklan